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摘要：结合长期从事高校研究生学籍管理工作的体会，就研究生学籍档案管理工作中的一些问题进行探讨，提出在研究生学籍档案的管理过程中应从加强和改进新生入学报到流程、信息资料的网上录入管理、课堂教学的督导管理、学籍异动书面资料、毕业答辩材料的归档管理以及研究生证的信息化管理等方面着手，加强研究生学籍档案的科学化管理。
关键词：研究生；学籍档案；科学管理
一、 学籍与档案的概念
学籍是指经过一定的手续或入学考试及格，正式录取，并按照规定办理注册手续后所取得的学生资格。档案是指国家机关、社会团体、企事业单位和个人，在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的历史记录材料。结合以上概念，我们可以这样理解，高等学校中的研究生学籍档案管理是高等学校研究生教学与培养管理部门工作内容中的一项重要组成部分，是学校对研究生从入学到毕业整个培养与管理过程的具有保存价值的资料的收集与整理，是研究生培养过程的重要体现，也是高等学校教育教学管理工作的一项重要内容。
二、 研究生学籍档案管理的内涵及意义
研究生的学制为弹性学制，硕士研究生学制一般规定为2.5年，博士研究生学制一般规定为3.5年。学籍管理内容除包括有入学与注册、转学与转专业、更换导师、休停学与复学、退学等，还涉及到研究生在校期间的学习成绩的记录。其中的入学与注册是指新生与老生的入学、报到与注册，新生入学时个人信息资料的计算机录入，制作与发放新生研究生证；转学与转专业的内容不仅包括有校外学生申请转入与校内学生申请转出的转学申请，还包括了同一学院或不同学院的学生对所报考的学院与专业调换的申请；更换导师指导师因年龄、身体或其他特殊原因无法继续履行导师职责的调整；休学是学生因病无法继续在校参加学习或研究而办理的手续；停学是指研究生因出国或女研究生因生育等情况而发生的手续；复学是研究生在休、停学或新生推迟入学期满向学校提出的继续学习的申请；退学是指个别研究生因学习成绩或其他特殊情况所造成的放弃学籍的现象。
学籍异动书面材料详细地反映出研究生学籍异动的全过程，是最直接、最有力学籍档案的证明材料，其内容涉及到研究生在校学习期间学籍异动的方方面面，准确、科学地记录和保存研究生学籍异动过程的动态材料，充实和完善研究生的个人档案资料内容是研究生教育管理部门工作的重要组成部分，也是研究生学籍管理工作者的一项重要的工作职责。
三、 研究生学籍档案传统管理方法中存在的问题
1. 学籍异动的申请和归档管理不到位
研究生的学籍异动内容包括了新生推迟入学与复学、入学后的转学与转专业、更换导师、休学与复学、停学与复学、退学等。目前在转专业与更换导师的学籍申请中，有部分学生因自己对导师所从事的研究课题内容不感兴趣而提出更换导师，或因对自己所报考的专业不感兴趣，进校后提出转换专业，在处理这些学籍的申请上，导师与学院的态度不够慎重，只要学生提出申请，双方导师同意交接，即放行，初审关把握不严，容易使学生从心理上造成对学籍异动申请的认识上的误区。而学籍异动的管理，传统的做法只是停留在学籍异动内容的书面记录和材料的分散保管上，这样一来，很容易因管理的疏漏，造成其学籍异动书面材料的丢失，为以后的资料查询带来诸多不便。
2. 考试成绩的管理方式有待改进
研究生考试成绩的管理工作包括考试成绩的计算机录入、个人网上查询和毕业答辩成绩审核以及个人成绩归档等工作。以往一般采取的是考试成绩由学籍管理部门专人录入的管理方式，每次都需要任课教师将考试成绩递交到学籍管理部门，成绩才能输入上网，随着研究生在校生人数的逐年增加，这种信息化管理方式已无法满足教学工作的要求，给教师及时传递和学生知晓考试成绩造成不便。研究生在毕业离校时，其个人档案中会归档一份学习成绩单，此成绩单所体现出来的往往只是合格的考试成绩，而其学习期间可能因特殊原因产生的补考、重考、缓考等情况却无从查证。
3. 教学实践环节的管理不够完善
研究生教育是高层次的人才培养模式，每一位研究生不仅要掌握过硬的专业基础理论知识，还应从多方面加强动手动脑的实践能力的锻炼。教学实践环节作为研究生教学培养计划内容的重要的组成部分之一，主要是通过协助导师指导本科生论文设计、帮助导师批阅本科生作业、完成某些教辅工作来实现，由导师负责安排管理，但有部分导师因行政事务较为繁忙，或科研压力大，或本科教学工作量不饱满，或疏于精力有限、时间不足，造成对此项工作不够重视，认为可有可无，或者应付了事，因而在此过程中产生的文字记录在研究生的个人档案中较难查证。更重要的是，它可能会造成研究生失去一部分动手动脑的锻炼机会，也使本科生失去了与研究生共同学习、交流、提高的机会。
四、 加强和改进研究生学籍档案管理工作的思考
研究生学籍档案是研究生在学校期间学习情况的综合反映，是人事档案内容的一个重要组成部分，也是伴随其一生的人事档案资料，我们应该从人事干部档案管理的高度来认识和看待研究生的学籍档案管理工作。如何加强和改进研究生的学籍档案管理，规范与完善研究生学籍档案管理制度，应受到每一位学籍管理工作人员的重视。结合我校研究生学籍管理工作的一些体会，提出应从新生入学报到、网上信息的录入、课堂教学管理、档案资料的归档以及学生证的管理几方面加以思考：
1. 改进新生入学报到流程管理
新生入学报到是研究生新生进入新学校学习的第一步，我们应在加强新生办理入校手续管理的同时，考虑如何给他们在办理手续的过程中提供方便。由于入校手续的办理，涉及到学校的相关部门较多，新生刚入校，对新学校的环境不了解，可将新生的入学报到纳入学院的日常管理工作，选派专人负责，形成以学院负责为主，其他部门统筹协调为辅的新生报到工作流程管理模式。
2. 加强网上信息的录入管理
在籍研究生是高校研究生教学部门的管理与服务对象，其学习的重心主要是以科学研究为主，只有当其及时了解到自己的专业基础课程学习情况后，才能安心地进入下一阶段的科学研究。为方便教师及时了解学生的选课情况，学生及时知晓自己的考试成绩，必须加强新生个人信息、个人培养计划的网上录入管理及学生考试成绩教师网上录入的信息化管理工作。此项工作可从两方面加以重视，其一，保证网络渠道的畅通。学校网络管理部门应加强校网维护，为师生查询信息提供方便；其二，加强个人信息录入的管理。每一届新生入学后，通过招生录取环节可获取大部分真实、完整的新生个人资料信息，这样一来，有效地缩短了新生网上录入个人信息的时间，再安排一周时间完成网上个人信息的补充及培养计划的录入，所有的课程学习一般可集中安排在一个学期完成，课程结束后要求任课教师必须在一周内完成网上成绩的公布（除部分有实验和论文作业的课程可延期两周外），否则可按任课教师职责条例的相关规定，追究任课教师的教学责任。
3. 加强教师与学生课堂教学的全方位管理
从研究生学习情况来看，任课教师应重视课堂教学环节，管理部门应加强课堂教学的监管力度，定期与不定期地进行课堂教学与教学实践环节的检查。在每届研究生的课程学习结束后进行的中期教学检查中，教学管理部门应安排相关负责人与任课教师、学生代表座谈，听取教师、学生的意见和建议，了解课程教学过程中所遇到的问题，了解学生的学习动态以及对于更新课堂知识结构的要求，有助于学院和研究生教学管理部门统筹协调专业培养计划中课程的设置与调整，提升学生学习的兴趣和激情。
4. 完善研究生个人档案资料的归档管理
研究生的个人档案中应包含有个人登记表、教学实践环节记录、学籍异动申请、成绩报告单、毕业答辩环节等书面材料，以及其在校学习期间的所有与学习成绩、学籍变动相关的具有保存价值的材料，而其中研究生的毕业答辩材料是研究生在校学习期间学籍档案资料归档中最为重要的一部分内容，是对研究生学业完成情况的总体检阅。研究生毕业答辩材料需装订成册的资料包括了学位论文、学位申请书、独创性声明、导师评阅书、盲评评阅书、答辩委员会表决统计表。从2008年毕业的研究生开始，我们尝试将每一位通过毕业答辩的研究生的答辩材料统一装订成册，一式两份，一份交学校档案馆长久保存，另一份随个人档案，以进一步充实、完善研究生学籍档案资料的内容，力求保证研究生学习阶段的所有材料充实、完整。一旦学生的学籍异动申请生效，研究生学籍管理部门应在作好相关数据的信息化记录的同时，以书面的形式及时告知相关学院，建立起学籍管理部门、相关学院、个人档案三方存留的管理机制。
5. 加强研究生证的信息化管理
研究生证是研究生在学期间的身份证明。对研究生证的科学有效管理，也是研究生学籍管理工作内容的一个重要组成部分。随着国家教育事业的发展，我校的研究生招生专业数量和研究生招生人数逐年增加。研究生证的常规化管理已无法适应研究生招生规模与管理模式的需要。研究生证信息内容的传统手工书写方式不够规范，效率低下，容易出错，造成不必要的资源浪费，且美观性差。拥有一本制作精美的研究生证，是每一位在校研究生的心愿。通过开发打印程序，利用计算机程序对研究生证内容进行信息化管理，使得制作出的研究生证整洁、美观、大方，而且管理效率得到迅速提高。
五、 结语
综上所述，研究生的学籍档案管理是一个较为系统和复杂的过程管理，在此管理过程中，我们应以科学的管理手段来加强和改进新生入学报到流程管理、研究生在校学习期间的学籍异动资料、毕业答辩材料的归档管理、课程考试成绩的网上录入工作管理、课堂教学的监控管理以及研究生证的信息化管理等，进一步加强和完善研究生的学籍档案管理工作。
参考文献：
[1]范丽萍,黄巨恩.高校学籍管理工作若干问题思考[J].高教论坛,2005(4).
[2]金俊兰.加强高校研究生档案管理的探讨[J].高教论坛,2003(3).
[3]杨小光.学籍管理在研究生教育质量保证体系中的重要作用[J].东华理工学院学报,2004(3).
[4].陈安民,李铁虎.试论研究生教育中的学籍管理[J].中国研究生,2004(4).
(江南大学研究生处)
关键词：研究生；学籍档案；科学管理
一、 学籍与档案的概念
学籍是指经过一定的手续或入学考试及格，正式录取，并按照规定办理注册手续后所取得的学生资格。档案是指国家机关、社会团体、企事业单位和个人，在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的历史记录材料。结合以上概念，我们可以这样理解，高等学校中的研究生学籍档案管理是高等学校研究生教学与培养管理部门工作内容中的一项重要组成部分，是学校对研究生从入学到毕业整个培养与管理过程的具有保存价值的资料的收集与整理，是研究生培养过程的重要体现，也是高等学校教育教学管理工作的一项重要内容。
二、 研究生学籍档案管理的内涵及意义
研究生的学制为弹性学制，硕士研究生学制一般规定为2.5年，博士研究生学制一般规定为3.5年。学籍管理内容除包括有入学与注册、转学与转专业、更换导师、休停学与复学、退学等，还涉及到研究生在校期间的学习成绩的记录。其中的入学与注册是指新生与老生的入学、报到与注册，新生入学时个人信息资料的计算机录入，制作与发放新生研究生证；转学与转专业的内容不仅包括有校外学生申请转入与校内学生申请转出的转学申请，还包括了同一学院或不同学院的学生对所报考的学院与专业调换的申请；更换导师指导师因年龄、身体或其他特殊原因无法继续履行导师职责的调整；休学是学生因病无法继续在校参加学习或研究而办理的手续；停学是指研究生因出国或女研究生因生育等情况而发生的手续；复学是研究生在休、停学或新生推迟入学期满向学校提出的继续学习的申请；退学是指个别研究生因学习成绩或其他特殊情况所造成的放弃学籍的现象。
学籍异动书面材料详细地反映出研究生学籍异动的全过程，是最直接、最有力学籍档案的证明材料，其内容涉及到研究生在校学习期间学籍异动的方方面面，准确、科学地记录和保存研究生学籍异动过程的动态材料，充实和完善研究生的个人档案资料内容是研究生教育管理部门工作的重要组成部分，也是研究生学籍管理工作者的一项重要的工作职责。
三、 研究生学籍档案传统管理方法中存在的问题
1. 学籍异动的申请和归档管理不到位
研究生的学籍异动内容包括了新生推迟入学与复学、入学后的转学与转专业、更换导师、休学与复学、停学与复学、退学等。目前在转专业与更换导师的学籍申请中，有部分学生因自己对导师所从事的研究课题内容不感兴趣而提出更换导师，或因对自己所报考的专业不感兴趣，进校后提出转换专业，在处理这些学籍的申请上，导师与学院的态度不够慎重，只要学生提出申请，双方导师同意交接，即放行，初审关把握不严，容易使学生从心理上造成对学籍异动申请的认识上的误区。而学籍异动的管理，传统的做法只是停留在学籍异动内容的书面记录和材料的分散保管上，这样一来，很容易因管理的疏漏，造成其学籍异动书面材料的丢失，为以后的资料查询带来诸多不便。
2. 考试成绩的管理方式有待改进
研究生考试成绩的管理工作包括考试成绩的计算机录入、个人网上查询和毕业答辩成绩审核以及个人成绩归档等工作。以往一般采取的是考试成绩由学籍管理部门专人录入的管理方式，每次都需要任课教师将考试成绩递交到学籍管理部门，成绩才能输入上网，随着研究生在校生人数的逐年增加，这种信息化管理方式已无法满足教学工作的要求，给教师及时传递和学生知晓考试成绩造成不便。研究生在毕业离校时，其个人档案中会归档一份学习成绩单，此成绩单所体现出来的往往只是合格的考试成绩，而其学习期间可能因特殊原因产生的补考、重考、缓考等情况却无从查证。
3. 教学实践环节的管理不够完善
研究生教育是高层次的人才培养模式，每一位研究生不仅要掌握过硬的专业基础理论知识，还应从多方面加强动手动脑的实践能力的锻炼。教学实践环节作为研究生教学培养计划内容的重要的组成部分之一，主要是通过协助导师指导本科生论文设计、帮助导师批阅本科生作业、完成某些教辅工作来实现，由导师负责安排管理，但有部分导师因行政事务较为繁忙，或科研压力大，或本科教学工作量不饱满，或疏于精力有限、时间不足，造成对此项工作不够重视，认为可有可无，或者应付了事，因而在此过程中产生的文字记录在研究生的个人档案中较难查证。更重要的是，它可能会造成研究生失去一部分动手动脑的锻炼机会，也使本科生失去了与研究生共同学习、交流、提高的机会。
四、 加强和改进研究生学籍档案管理工作的思考
研究生学籍档案是研究生在学校期间学习情况的综合反映，是人事档案内容的一个重要组成部分，也是伴随其一生的人事档案资料，我们应该从人事干部档案管理的高度来认识和看待研究生的学籍档案管理工作。如何加强和改进研究生的学籍档案管理，规范与完善研究生学籍档案管理制度，应受到每一位学籍管理工作人员的重视。结合我校研究生学籍管理工作的一些体会，提出应从新生入学报到、网上信息的录入、课堂教学管理、档案资料的归档以及学生证的管理几方面加以思考：
1. 改进新生入学报到流程管理
新生入学报到是研究生新生进入新学校学习的第一步，我们应在加强新生办理入校手续管理的同时，考虑如何给他们在办理手续的过程中提供方便。由于入校手续的办理，涉及到学校的相关部门较多，新生刚入校，对新学校的环境不了解，可将新生的入学报到纳入学院的日常管理工作，选派专人负责，形成以学院负责为主，其他部门统筹协调为辅的新生报到工作流程管理模式。
2. 加强网上信息的录入管理
在籍研究生是高校研究生教学部门的管理与服务对象，其学习的重心主要是以科学研究为主，只有当其及时了解到自己的专业基础课程学习情况后，才能安心地进入下一阶段的科学研究。为方便教师及时了解学生的选课情况，学生及时知晓自己的考试成绩，必须加强新生个人信息、个人培养计划的网上录入管理及学生考试成绩教师网上录入的信息化管理工作。此项工作可从两方面加以重视，其一，保证网络渠道的畅通。学校网络管理部门应加强校网维护，为师生查询信息提供方便；其二，加强个人信息录入的管理。每一届新生入学后，通过招生录取环节可获取大部分真实、完整的新生个人资料信息，这样一来，有效地缩短了新生网上录入个人信息的时间，再安排一周时间完成网上个人信息的补充及培养计划的录入，所有的课程学习一般可集中安排在一个学期完成，课程结束后要求任课教师必须在一周内完成网上成绩的公布（除部分有实验和论文作业的课程可延期两周外），否则可按任课教师职责条例的相关规定，追究任课教师的教学责任。
3. 加强教师与学生课堂教学的全方位管理
从研究生学习情况来看，任课教师应重视课堂教学环节，管理部门应加强课堂教学的监管力度，定期与不定期地进行课堂教学与教学实践环节的检查。在每届研究生的课程学习结束后进行的中期教学检查中，教学管理部门应安排相关负责人与任课教师、学生代表座谈，听取教师、学生的意见和建议，了解课程教学过程中所遇到的问题，了解学生的学习动态以及对于更新课堂知识结构的要求，有助于学院和研究生教学管理部门统筹协调专业培养计划中课程的设置与调整，提升学生学习的兴趣和激情。
4. 完善研究生个人档案资料的归档管理
研究生的个人档案中应包含有个人登记表、教学实践环节记录、学籍异动申请、成绩报告单、毕业答辩环节等书面材料，以及其在校学习期间的所有与学习成绩、学籍变动相关的具有保存价值的材料，而其中研究生的毕业答辩材料是研究生在校学习期间学籍档案资料归档中最为重要的一部分内容，是对研究生学业完成情况的总体检阅。研究生毕业答辩材料需装订成册的资料包括了学位论文、学位申请书、独创性声明、导师评阅书、盲评评阅书、答辩委员会表决统计表。从2008年毕业的研究生开始，我们尝试将每一位通过毕业答辩的研究生的答辩材料统一装订成册，一式两份，一份交学校档案馆长久保存，另一份随个人档案，以进一步充实、完善研究生学籍档案资料的内容，力求保证研究生学习阶段的所有材料充实、完整。一旦学生的学籍异动申请生效，研究生学籍管理部门应在作好相关数据的信息化记录的同时，以书面的形式及时告知相关学院，建立起学籍管理部门、相关学院、个人档案三方存留的管理机制。
5. 加强研究生证的信息化管理
研究生证是研究生在学期间的身份证明。对研究生证的科学有效管理，也是研究生学籍管理工作内容的一个重要组成部分。随着国家教育事业的发展，我校的研究生招生专业数量和研究生招生人数逐年增加。研究生证的常规化管理已无法适应研究生招生规模与管理模式的需要。研究生证信息内容的传统手工书写方式不够规范，效率低下，容易出错，造成不必要的资源浪费，且美观性差。拥有一本制作精美的研究生证，是每一位在校研究生的心愿。通过开发打印程序，利用计算机程序对研究生证内容进行信息化管理，使得制作出的研究生证整洁、美观、大方，而且管理效率得到迅速提高。
五、 结语
综上所述，研究生的学籍档案管理是一个较为系统和复杂的过程管理，在此管理过程中，我们应以科学的管理手段来加强和改进新生入学报到流程管理、研究生在校学习期间的学籍异动资料、毕业答辩材料的归档管理、课程考试成绩的网上录入工作管理、课堂教学的监控管理以及研究生证的信息化管理等，进一步加强和完善研究生的学籍档案管理工作。
参考文献：
[1]范丽萍,黄巨恩.高校学籍管理工作若干问题思考[J].高教论坛,2005(4).
[2]金俊兰.加强高校研究生档案管理的探讨[J].高教论坛,2003(3).
[3]杨小光.学籍管理在研究生教育质量保证体系中的重要作用[J].东华理工学院学报,2004(3).
[4].陈安民,李铁虎.试论研究生教育中的学籍管理[J].中国研究生,2004(4).
(江南大学研究生处)