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档案记载着企业经营管理的全过程信息，有着珍贵的历史价值和利用价值，但是随着企业经营年限的延续，存在着巨量无利用价值的档案资料占据着库存资源。企业按照国家档案管理规定需要承担库房、设备、装具、管理人员、信息存储、复制、修复等多项费用，并且随保存期限延长，管理成本将会呈增长趋势。因此，企业必须考虑避免冗余档案，保持合理的库容量，降低管理成本。