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摘要：高校教学秘书是教学管理工作的重要组成部分，其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。本文从教学秘书的角色定位和职能特点出发，分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的重要性，并提出如何提高教学秘书沟通与协调的能力。
关键词：教学秘书；角色定位；职能特点；沟通与协调
中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0009-02
长期以来，人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价，认为他们只是从事简单的日常性工作，只需要具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。事实上，随着高校教学改革进程的不断深入，教学秘书作为高校里面一个特殊的角色，处于教学管理工作环节的枢纽位置，其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。教学秘书除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外，还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力，最重要的是具备良好的沟通协调能力，这是由教学秘书特定的角色定位和职能特点决定的。沟通与协调的能力，不仅是教学秘书的职业需要，更是一种生存方式，会直接影其工作效率和效果，影响学校的教学运行，因此，沟通与协调对高校教学秘书而言意义重大。
本文拟结合实际工作，从教学秘书的角色定位和职能特点出发，分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的重要性，进而对提高教学秘书工作效率提出几点建议。
一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位
教育部《高等学校教学管理要点》（教高司［1998］33号）指出：“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”这在理论上对教学秘书的行政关系、岗位职责范围和工作定位做出了明确界定。在实践中由于每个学校的情况不尽相同，教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。不过从个性的教学秘书角色可以归纳出其共性的定位，一般为以下几种：
（一）服务者角色
教学秘书工作的宗旨是服务，为学校的管理服务，为老师的教学服务，为学生的学习服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。作为教学秘书，必须要树立服务意识，因为管理和沟通的最终归属就是服务，只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢，才能真正体现教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性。
（二）协调者角色
教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间，是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。教学管理工作涉及大量的协调工作，诸如排课、排监考员、调停课等等，都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用，化解各种矛盾，确保工作平稳有序地开展。
（三）信息传递者角色
教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传递与反馈的桥梁，是各种教学信息上传下达的枢纽。教学秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规章制度及时准确地传达给教师和学生，另一方面把来自师生的信息上报教学管理部门，以便教学管理部门采取相应的改进措施。
二、教学秘书在教学管理中的职能特点
（一）服务性强
教学秘书，也可以叫做教务员，顾名思义，其工作包括“教”和“务”两部分，其中，“务”是教学秘书的工作重心。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，作为学校的窗口人员，沟通的能力是必不可少的，只有善于跟各种人员交流和沟通，才能更好地为学校、为师生服务。
（二）涉及面广
教学秘书处在教学管理的最基层位置，很多教学活动都需要由教学秘书进行组织和安排，因此与专职教师相比，教学秘书所要接触的人员更多，涉及范围更广。对上要面对教务处和院系领导，对下要为广大师生服务，横向还要与其他职能部门以及各系进行协调，这就要求教学秘书必须具备良好的沟通与协调能力。
（三）时效性强
教学秘书的工作繁杂，其中很多工作都有较强的时效性，因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。本文作者所在的学校属于异地办学，有时候教务处出一个紧急通知，这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员，并保证他们收到通知。教学秘书必须掌握各种沟通方法和技巧，及时地传递信息，以便高效完成任务。
三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力
通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析，可以看出沟通与协调能力对于教学秘书在工作中具有重要作用。沟通与协调不是一种本能，而是一种能力，它不是人天生就具备的，而是在工作实践中培养和训练出来的。教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方面的能力：
（一）三“心”两“意”
首先，是自尊“心”。平等与尊重是沟通的前提。教学秘书很容易陷入两个误区，一是身为非教学人员，职称学历层次相对来说不高，因此在专职教师会产生自卑心理；二是在学生面前以教师的身份出现，是管理者，因而觉得高人一等。这两种认识都易造成人与人之间的不平等，因而也就难以进行有效的沟通。事实上，在工作中，教学秘书和教师、学生都是平等的，所以教学秘书应做到自尊自爱，维护自己的人格也尊重他人的人格，才能达到有效沟通。其次，是热“心”。教学秘书是系部的窗口人员，要面对来自各个层面的人，因此，在日常工作中，教学秘书在同其他人员进行交流沟通时，一定要有热心的态度，真诚对人，乐于助人。第三，耐“心”。教学秘书每天要面对大量的文件、通知、电话、资料和形形色色的人，同一个问题可能要重复地跟不同的人解释，这种工作很容易让人丧失耐心，影响人际关系，不利于沟通。因此，教学秘书在接待处理问题时，必须耐心细致，不推诿拖沓，对于师生的询问要确保事事落实，件件有回音。第四，服务“意”识。服务意识是教务管理中的灵魂，教学秘书大多数情况下是在默默工作，极少有“出头”、“露面”的机会，而对于千头万绪的工作，教学秘书必须树立一种服务意识，有吃苦耐劳，勇于奉献的精神，以一种甘当配角的态度来为学校服务。最后，管理“意”识。教学秘书是高校教学活动的基层管理者，担负着诸多管理者的角色。教学秘书的教学管理包括学生的学籍和成绩管理、教学计划执行管理、课程考核管理、教学质量监控管理等，教学秘书应学习和运用教学管理的基本理念，指导和实施教学管理；应以一个管理者的能力素质要求自己，不断提高自身的管理能力和水平，以便更好地发挥沟通协调的能力。 （二）对教学信息的收集和反馈
教学信息是领导对教学工作指导、决策的重要依据，信息的及时、客观、全面直接关系到教学运行管理的工作效率。对于同样的信息源，教学秘书收集、整理、反馈信息能力的强弱，直接影响所获得的信息数量、质量及利用效果。教学秘书要充分掌握准确的教学信息，从多方面、多渠道地了解各要素的信息，把这些信息传达给接受目标，并把结果反馈给信息发送者。由于目前很多高校已经不实行教师坐班制，教学秘书作为教师与系领导沟通的桥梁，就要利用自己经常与领导接触的机会，多了解领导对于某位教师的看法和要求，及时把领导的意见和要求转达给教师，使教师更加明确自己努力的方向。同样，教学秘书也要利用经常和教师接触的机会，多倾听教师对系领导的意见，及时反馈给领导，使领导在决策的过程中，能充分考虑广大老师的意见，使决策更符合大多数教师的意愿。其次，教学秘书通过对教师的教学情况进行质量检查（包括教学资料上传情况、学生评教、教师听课情况等），对于在检查中发现的教学问题及时反馈给教师，督促教师进行处理和解决，通过查漏补缺，使教学质量得以提高；通过学生信息的收集（如学生信息员反馈、学生课堂评价、座谈会、出勤率等），了解学生学习过程中的问题及心理状态，对收集的信息进行整理和分析，把相关信息及时反馈给相关人员及有关领导，以便对发现的问题及时予以解决和处理。
（三）利用现代信息技术提高沟通效率
教学秘书是教务工作的执行者，常常要传达一些执行性的通知，涉及的人员多，迫切需要提高效率。由于本文作者所在的学校是异地办学，校区分散，信息传送较为不便，也不可能经常在各个校区之间走动，这就要求教学秘书充分利用现代信息沟通工具，对于群发的消息，可以通过飞信的方式来通知。飞信实现了电脑端和手机端的信息免费传送，通过电脑打字不仅比手机编辑短信要快，而且还可以直接复制通知的原文粘贴到发送窗口。对于时效性不是那么强的信息，可以通过Q群进行沟通和联系，而且在Q群里面，成员还能发表意见或者疑问，回答者的答案也能让所有成员看见，是一种高效的沟通渠道。
（四）巧妙地说“不”，修炼沟通艺术
教学秘书每天要面对各种繁杂的事务，处理各种琐碎的问题，也要面对形形色色的人提出的要求或请求。例如，当你正在为统计某个数据表而焦头烂额时，时不时会有人来拜托你帮忙处理一些并不在你本职范围的事。每天总有各种各样的事情，打乱你的工作思路，处理不好还得罪人，而分管领导却认为你工作效率低。这就需要教学秘书分清事情的轻重缓急，恰当处理与领导以及同事的关系，大胆地说“不”，巧妙地说“不”，不要碍于私人情面而耽误了大局。注重管理的艺术性，使自己的基层管理工作能够游刃有余地开展。
总之，沟通与协调不是万能的，但是不沟通就像彼此之间隔了一道墙，解决问题则难上加难，不协调就像马路上没有了红绿灯，只顾自己行走，事故难免发生，所以多沟通多协调才能畅通安全。教学秘书必须从自己所在学校教学工作的特点出发，不断加强自身综合素质和业务能力的培养，提高沟通与协调的能力，以适应高等教育事业发展的需要。
参考文献：
［1］黎祯.浅谈高校教务员的角色定位及素质要求［J］.高等函授学报（哲学社会科学版），2006，（12）.
［2］李静.浅谈教学管理中教学秘书的基本素质及培养［J］.管理观察.
［3］王维宏.浅谈高校教学秘书的工作职责及沟通协调能力的提升［J］.现代企业教育，2012，（12）.
［4］向佳玲，杨秀芹，邵明.定位与职责：对高校院系教学秘书的再认识［J］.产业与科技论坛，2008，（9）.
［5］李连洁.教学秘书在高校教学运行管理中的作用［J］.淮北煤炭师范学院学报（哲学社会科学版），2010，（12）.
［6］李漪.当前高校教务员工作中存在问题分析及解决对策［J］.江苏技术师范学院学报，2009，（5）.
关键词：教学秘书；角色定位；职能特点；沟通与协调
中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0009-02
长期以来，人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价，认为他们只是从事简单的日常性工作，只需要具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。事实上，随着高校教学改革进程的不断深入，教学秘书作为高校里面一个特殊的角色，处于教学管理工作环节的枢纽位置，其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。教学秘书除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外，还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力，最重要的是具备良好的沟通协调能力，这是由教学秘书特定的角色定位和职能特点决定的。沟通与协调的能力，不仅是教学秘书的职业需要，更是一种生存方式，会直接影其工作效率和效果，影响学校的教学运行，因此，沟通与协调对高校教学秘书而言意义重大。
本文拟结合实际工作，从教学秘书的角色定位和职能特点出发，分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的重要性，进而对提高教学秘书工作效率提出几点建议。
一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位
教育部《高等学校教学管理要点》（教高司［1998］33号）指出：“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”这在理论上对教学秘书的行政关系、岗位职责范围和工作定位做出了明确界定。在实践中由于每个学校的情况不尽相同，教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。不过从个性的教学秘书角色可以归纳出其共性的定位，一般为以下几种：
（一）服务者角色
教学秘书工作的宗旨是服务，为学校的管理服务，为老师的教学服务，为学生的学习服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。作为教学秘书，必须要树立服务意识，因为管理和沟通的最终归属就是服务，只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢，才能真正体现教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性。
（二）协调者角色
教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间，是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。教学管理工作涉及大量的协调工作，诸如排课、排监考员、调停课等等，都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用，化解各种矛盾，确保工作平稳有序地开展。
（三）信息传递者角色
教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传递与反馈的桥梁，是各种教学信息上传下达的枢纽。教学秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规章制度及时准确地传达给教师和学生，另一方面把来自师生的信息上报教学管理部门，以便教学管理部门采取相应的改进措施。
二、教学秘书在教学管理中的职能特点
（一）服务性强
教学秘书，也可以叫做教务员，顾名思义，其工作包括“教”和“务”两部分，其中，“务”是教学秘书的工作重心。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，作为学校的窗口人员，沟通的能力是必不可少的，只有善于跟各种人员交流和沟通，才能更好地为学校、为师生服务。
（二）涉及面广
教学秘书处在教学管理的最基层位置，很多教学活动都需要由教学秘书进行组织和安排，因此与专职教师相比，教学秘书所要接触的人员更多，涉及范围更广。对上要面对教务处和院系领导，对下要为广大师生服务，横向还要与其他职能部门以及各系进行协调，这就要求教学秘书必须具备良好的沟通与协调能力。
（三）时效性强
教学秘书的工作繁杂，其中很多工作都有较强的时效性，因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。本文作者所在的学校属于异地办学，有时候教务处出一个紧急通知，这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员，并保证他们收到通知。教学秘书必须掌握各种沟通方法和技巧，及时地传递信息，以便高效完成任务。
三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力
通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析，可以看出沟通与协调能力对于教学秘书在工作中具有重要作用。沟通与协调不是一种本能，而是一种能力，它不是人天生就具备的，而是在工作实践中培养和训练出来的。教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方面的能力：
（一）三“心”两“意”
首先，是自尊“心”。平等与尊重是沟通的前提。教学秘书很容易陷入两个误区，一是身为非教学人员，职称学历层次相对来说不高，因此在专职教师会产生自卑心理；二是在学生面前以教师的身份出现，是管理者，因而觉得高人一等。这两种认识都易造成人与人之间的不平等，因而也就难以进行有效的沟通。事实上，在工作中，教学秘书和教师、学生都是平等的，所以教学秘书应做到自尊自爱，维护自己的人格也尊重他人的人格，才能达到有效沟通。其次，是热“心”。教学秘书是系部的窗口人员，要面对来自各个层面的人，因此，在日常工作中，教学秘书在同其他人员进行交流沟通时，一定要有热心的态度，真诚对人，乐于助人。第三，耐“心”。教学秘书每天要面对大量的文件、通知、电话、资料和形形色色的人，同一个问题可能要重复地跟不同的人解释，这种工作很容易让人丧失耐心，影响人际关系，不利于沟通。因此，教学秘书在接待处理问题时，必须耐心细致，不推诿拖沓，对于师生的询问要确保事事落实，件件有回音。第四，服务“意”识。服务意识是教务管理中的灵魂，教学秘书大多数情况下是在默默工作，极少有“出头”、“露面”的机会，而对于千头万绪的工作，教学秘书必须树立一种服务意识，有吃苦耐劳，勇于奉献的精神，以一种甘当配角的态度来为学校服务。最后，管理“意”识。教学秘书是高校教学活动的基层管理者，担负着诸多管理者的角色。教学秘书的教学管理包括学生的学籍和成绩管理、教学计划执行管理、课程考核管理、教学质量监控管理等，教学秘书应学习和运用教学管理的基本理念，指导和实施教学管理；应以一个管理者的能力素质要求自己，不断提高自身的管理能力和水平，以便更好地发挥沟通协调的能力。 （二）对教学信息的收集和反馈
教学信息是领导对教学工作指导、决策的重要依据，信息的及时、客观、全面直接关系到教学运行管理的工作效率。对于同样的信息源，教学秘书收集、整理、反馈信息能力的强弱，直接影响所获得的信息数量、质量及利用效果。教学秘书要充分掌握准确的教学信息，从多方面、多渠道地了解各要素的信息，把这些信息传达给接受目标，并把结果反馈给信息发送者。由于目前很多高校已经不实行教师坐班制，教学秘书作为教师与系领导沟通的桥梁，就要利用自己经常与领导接触的机会，多了解领导对于某位教师的看法和要求，及时把领导的意见和要求转达给教师，使教师更加明确自己努力的方向。同样，教学秘书也要利用经常和教师接触的机会，多倾听教师对系领导的意见，及时反馈给领导，使领导在决策的过程中，能充分考虑广大老师的意见，使决策更符合大多数教师的意愿。其次，教学秘书通过对教师的教学情况进行质量检查（包括教学资料上传情况、学生评教、教师听课情况等），对于在检查中发现的教学问题及时反馈给教师，督促教师进行处理和解决，通过查漏补缺，使教学质量得以提高；通过学生信息的收集（如学生信息员反馈、学生课堂评价、座谈会、出勤率等），了解学生学习过程中的问题及心理状态，对收集的信息进行整理和分析，把相关信息及时反馈给相关人员及有关领导，以便对发现的问题及时予以解决和处理。
（三）利用现代信息技术提高沟通效率
教学秘书是教务工作的执行者，常常要传达一些执行性的通知，涉及的人员多，迫切需要提高效率。由于本文作者所在的学校是异地办学，校区分散，信息传送较为不便，也不可能经常在各个校区之间走动，这就要求教学秘书充分利用现代信息沟通工具，对于群发的消息，可以通过飞信的方式来通知。飞信实现了电脑端和手机端的信息免费传送，通过电脑打字不仅比手机编辑短信要快，而且还可以直接复制通知的原文粘贴到发送窗口。对于时效性不是那么强的信息，可以通过Q群进行沟通和联系，而且在Q群里面，成员还能发表意见或者疑问，回答者的答案也能让所有成员看见，是一种高效的沟通渠道。
（四）巧妙地说“不”，修炼沟通艺术
教学秘书每天要面对各种繁杂的事务，处理各种琐碎的问题，也要面对形形色色的人提出的要求或请求。例如，当你正在为统计某个数据表而焦头烂额时，时不时会有人来拜托你帮忙处理一些并不在你本职范围的事。每天总有各种各样的事情，打乱你的工作思路，处理不好还得罪人，而分管领导却认为你工作效率低。这就需要教学秘书分清事情的轻重缓急，恰当处理与领导以及同事的关系，大胆地说“不”，巧妙地说“不”，不要碍于私人情面而耽误了大局。注重管理的艺术性，使自己的基层管理工作能够游刃有余地开展。
总之，沟通与协调不是万能的，但是不沟通就像彼此之间隔了一道墙，解决问题则难上加难，不协调就像马路上没有了红绿灯，只顾自己行走，事故难免发生，所以多沟通多协调才能畅通安全。教学秘书必须从自己所在学校教学工作的特点出发，不断加强自身综合素质和业务能力的培养，提高沟通与协调的能力，以适应高等教育事业发展的需要。
参考文献：
［1］黎祯.浅谈高校教务员的角色定位及素质要求［J］.高等函授学报（哲学社会科学版），2006，（12）.
［2］李静.浅谈教学管理中教学秘书的基本素质及培养［J］.管理观察.
［3］王维宏.浅谈高校教学秘书的工作职责及沟通协调能力的提升［J］.现代企业教育，2012，（12）.
［4］向佳玲，杨秀芹，邵明.定位与职责：对高校院系教学秘书的再认识［J］.产业与科技论坛，2008，（9）.
［5］李连洁.教学秘书在高校教学运行管理中的作用［J］.淮北煤炭师范学院学报（哲学社会科学版），2010，（12）.
［6］李漪.当前高校教务员工作中存在问题分析及解决对策［J］.江苏技术师范学院学报，2009，（5）.