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【摘要】 本文着力探讨了建设档案信息化理论体系的必然性、档案信息化理论体系的建设现状与存在问题，以及完善档案信息化理论体系建设的内容。
【关键词】 档案管理；信息化；数字化
档案信息化包括档案信息的数字化，档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案信息的网络化，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化和向社会提供服务为重点的转变过程。但由于我国信息化管理工作起步比较晚,基础设施建设相对比较落后，信息资源的开发和利用仍处于初始阶段。
一、概述
档案信息数字化建设是“一个高度整和的概念，是各种综合性的数字信息的完整集合”。它是指运用现代信息技术加强高校档案信息资源的收集、整理、开发、利用，它的建设过程是一个信息数字化建设的过程，同时也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，是以现代信息技术在档案工作中的实际运用为基础，以档案信息的资源为主导，以实现资源共享为目的，利用数字化手段，以网络化的方式为技术，将分散的电子档案信息资源进行连接，建立分布式数字信息系统。
高校作为人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，加强高校档案信息化建设，为高校的教学、科研、管理和决策提供优质信息服务，从而推动高校档案工作的现代化进程，是高校档案事业发展的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高高校档案管理和服务水平的必由之路。
档案信息化要实现档案信息的数字化。档案信息数字化是信息化的核心，在档案信息化建设中，网络建设是条件、人才是保障、自动化和文档一体化是方向、数字化是信息化的核心和根本。无论是传统载体的纸质、声像档案，还是现代电子文件档案，其信息都是以计算机所能识别的数字化方式存在，利用各种先进的数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息传输网络化、信息存储数字化、档案服务利用时空化。
二、高校档案信息数字化的必然性
档案信息化给高校传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势。
1．高校校务办公透明化的需要
高校档案信息化管理是高校档案工作服务手段的需要。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息。高校档案信息管理信息网络化的实现，为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。
2．信息资源社会共享的需要
随着计算机的高速发展,人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实现档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化,形成区域性全国性的联机服务网络。
通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，这样为着校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。
3．学校办公管理效率提高的需要
在信息发达的当今社会，高校领导为了正确贯彻实施党和国家的教育方针，顺利地开展工作,维护正常的教学、科研、工作秩序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要掌握足够的、准确的信息作为决策依据。
通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录，统一到计算机编目的方法上，建立科学的机读档案目录检索体系，实现了手工检索向计算机检索的过渡，从而大大提高了档案检索的效率对档案进行收集、储存、加工，使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。
高校档案管理信息网络化的建立，将实现档案信息的适时更新，快速解决档案信息的收集、处理和传输，使得学校各个层面可随时了解、掌握、监督和配合学校的工作，有助于学校工作的顺利开展和工作效率提高。
三、档案信息数字化在接收管理上存在的问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一；但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等；光盘是利用激光进行信息存取的。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
四、高校档案信息数字化的建设的内容
1．信息数字化的基础建设
档案信息化基础建设首先指的是基础设施建设，这是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。
档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件则是解决某些具体应用问题的程序，如档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
纸质档案是档案馆信息资源建设的基础。首先，鉴于网络技术普及，档案部门全面应用计算机管理方式将是大势所趋，但由于档案本身的特殊性，在应用新技术方面必将存在一定的滞后性；另外，纸质档案对库房的压力是可以通过加强鉴定销毁工作来解决的，而网络技术、微机管理在档案部门的应用则应以检索利用为主，目前应该主要作为档案利用手段的补充和完善。其次，考虑到我国的国情及纸质档案所具有的法律效力及原始凭证性、网络技术的安全保密性等诸多因素，至少在较长的时期,纸质档案仍是人们获得信息的主要途径。
2．档案信息化的实现
就高校而言，档案信息的数字化应包括以下几项内容：纸质档案的数字化；照片、底片、图纸等档案的数字化；录音档案的数字化以及录像档案的数字化等。这些内容的实现是利用数字图像技术、多媒体技术和数据库等信息技术手段对这些档案进行数字化处理，并借助于数据库与网络的强大数据处理与传输能力。
档案信息数字化只是档案信息化的一部分，重要的是要将这些数字化的档案信息科学有效地管理起来。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等，而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。一个完整的档案信息管理系统大致包括：目录信息管理、全文、图像、视频、音频信息的管理，而档案信息的管理利用就是针对这几方面而言的。一个成熟的档案信息管理系统，就是要实现档案信息管理和提供利用的一体化。
建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统的文件使用同一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理。
编制一套完整全面的电子档案收集、整理保存方式，并在各个使用单位中全面推广。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每２年应拷贝一次，光盘每５年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
3．建立高校档案新型信息服务中心
档案信息化的主要目的之一就是要使信息资源得到共享，因而只有为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务，才能达到档案信息化的目的。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一，与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的，并贯穿于档案信息化的整个过程。
高校档案信息服务中心是高校与社会对接的主要服务机构，是架起高校与社会的桥梁与纽带，是为高校档案提供最富有生命力的新型服务的专业化机构。为了加快高校档案信息服务的改革步伐，我们必须变传统的经验管理为现代化信息乃至知识的管理。因此，尽快建立起开放型的社会化新型服务机构，面向高校教学科研及管理的同时，开展全方位的档案信息服务，具有重要而深远的意义。
高校档案信息服务是兼具档案保管、档案整理、处置和提供档案查询、利用等功能的管理结构，迎合了档案事业管理的要求和时代发展的需求，具有经济高效的优点。其工作的重点就在于处置中心和利用中心，将潜藏的档案资源的使用价值充分挖掘出来，使档案信息资源增值，以此来满足社会公众用户和校内用户的利用需求。
4．档案信息安全的保证
信息安全包括保密、身份认证、完整性、不可否认性几方面的内容。其中保密是最基本的要求，档案信息安全首先要求档案数据不能被非法用户获取，如果这都不能保证的话，那么档案信息的安全也就无从谈起。身份认证是由于通讯各方不在一起，于是在提供敏感信息或进行网上交易之前需要确认对方的身份是可信的。完整性是指用户获得的信息没有被篡改过。另外网上信息交互，如何防止双方否认或抵赖也成为必须考虑的问题，不同的档案管理系统都有不同的解决方案，但目的都是一致的。目前比较科学和切实可行的信息安全技术主要包括数据加密、访问控制、身份认证和安全通信等。
【关键词】 档案管理；信息化；数字化
档案信息化包括档案信息的数字化，档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案信息的网络化，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化和向社会提供服务为重点的转变过程。但由于我国信息化管理工作起步比较晚,基础设施建设相对比较落后，信息资源的开发和利用仍处于初始阶段。
一、概述
档案信息数字化建设是“一个高度整和的概念，是各种综合性的数字信息的完整集合”。它是指运用现代信息技术加强高校档案信息资源的收集、整理、开发、利用，它的建设过程是一个信息数字化建设的过程，同时也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，是以现代信息技术在档案工作中的实际运用为基础，以档案信息的资源为主导，以实现资源共享为目的，利用数字化手段，以网络化的方式为技术，将分散的电子档案信息资源进行连接，建立分布式数字信息系统。
高校作为人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，加强高校档案信息化建设，为高校的教学、科研、管理和决策提供优质信息服务，从而推动高校档案工作的现代化进程，是高校档案事业发展的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高高校档案管理和服务水平的必由之路。
档案信息化要实现档案信息的数字化。档案信息数字化是信息化的核心，在档案信息化建设中，网络建设是条件、人才是保障、自动化和文档一体化是方向、数字化是信息化的核心和根本。无论是传统载体的纸质、声像档案，还是现代电子文件档案，其信息都是以计算机所能识别的数字化方式存在，利用各种先进的数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息传输网络化、信息存储数字化、档案服务利用时空化。
二、高校档案信息数字化的必然性
档案信息化给高校传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势。
1．高校校务办公透明化的需要
高校档案信息化管理是高校档案工作服务手段的需要。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息。高校档案信息管理信息网络化的实现，为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。
2．信息资源社会共享的需要
随着计算机的高速发展,人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实现档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化,形成区域性全国性的联机服务网络。
通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，这样为着校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。
3．学校办公管理效率提高的需要
在信息发达的当今社会，高校领导为了正确贯彻实施党和国家的教育方针，顺利地开展工作,维护正常的教学、科研、工作秩序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要掌握足够的、准确的信息作为决策依据。
通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录，统一到计算机编目的方法上，建立科学的机读档案目录检索体系，实现了手工检索向计算机检索的过渡，从而大大提高了档案检索的效率对档案进行收集、储存、加工，使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。
高校档案管理信息网络化的建立，将实现档案信息的适时更新，快速解决档案信息的收集、处理和传输，使得学校各个层面可随时了解、掌握、监督和配合学校的工作，有助于学校工作的顺利开展和工作效率提高。
三、档案信息数字化在接收管理上存在的问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一；但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等；光盘是利用激光进行信息存取的。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
四、高校档案信息数字化的建设的内容
1．信息数字化的基础建设
档案信息化基础建设首先指的是基础设施建设，这是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。
档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件则是解决某些具体应用问题的程序，如档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
纸质档案是档案馆信息资源建设的基础。首先，鉴于网络技术普及，档案部门全面应用计算机管理方式将是大势所趋，但由于档案本身的特殊性，在应用新技术方面必将存在一定的滞后性；另外，纸质档案对库房的压力是可以通过加强鉴定销毁工作来解决的，而网络技术、微机管理在档案部门的应用则应以检索利用为主，目前应该主要作为档案利用手段的补充和完善。其次，考虑到我国的国情及纸质档案所具有的法律效力及原始凭证性、网络技术的安全保密性等诸多因素，至少在较长的时期,纸质档案仍是人们获得信息的主要途径。
2．档案信息化的实现
就高校而言，档案信息的数字化应包括以下几项内容：纸质档案的数字化；照片、底片、图纸等档案的数字化；录音档案的数字化以及录像档案的数字化等。这些内容的实现是利用数字图像技术、多媒体技术和数据库等信息技术手段对这些档案进行数字化处理，并借助于数据库与网络的强大数据处理与传输能力。
档案信息数字化只是档案信息化的一部分，重要的是要将这些数字化的档案信息科学有效地管理起来。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等，而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。一个完整的档案信息管理系统大致包括：目录信息管理、全文、图像、视频、音频信息的管理，而档案信息的管理利用就是针对这几方面而言的。一个成熟的档案信息管理系统，就是要实现档案信息管理和提供利用的一体化。
建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统的文件使用同一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理。
编制一套完整全面的电子档案收集、整理保存方式，并在各个使用单位中全面推广。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每２年应拷贝一次，光盘每５年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
3．建立高校档案新型信息服务中心
档案信息化的主要目的之一就是要使信息资源得到共享，因而只有为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务，才能达到档案信息化的目的。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一，与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的，并贯穿于档案信息化的整个过程。
高校档案信息服务中心是高校与社会对接的主要服务机构，是架起高校与社会的桥梁与纽带，是为高校档案提供最富有生命力的新型服务的专业化机构。为了加快高校档案信息服务的改革步伐，我们必须变传统的经验管理为现代化信息乃至知识的管理。因此，尽快建立起开放型的社会化新型服务机构，面向高校教学科研及管理的同时，开展全方位的档案信息服务，具有重要而深远的意义。
高校档案信息服务是兼具档案保管、档案整理、处置和提供档案查询、利用等功能的管理结构，迎合了档案事业管理的要求和时代发展的需求，具有经济高效的优点。其工作的重点就在于处置中心和利用中心，将潜藏的档案资源的使用价值充分挖掘出来，使档案信息资源增值，以此来满足社会公众用户和校内用户的利用需求。
4．档案信息安全的保证
信息安全包括保密、身份认证、完整性、不可否认性几方面的内容。其中保密是最基本的要求，档案信息安全首先要求档案数据不能被非法用户获取，如果这都不能保证的话，那么档案信息的安全也就无从谈起。身份认证是由于通讯各方不在一起，于是在提供敏感信息或进行网上交易之前需要确认对方的身份是可信的。完整性是指用户获得的信息没有被篡改过。另外网上信息交互，如何防止双方否认或抵赖也成为必须考虑的问题，不同的档案管理系统都有不同的解决方案，但目的都是一致的。目前比较科学和切实可行的信息安全技术主要包括数据加密、访问控制、身份认证和安全通信等。