[摘 要]加强物资采购监督，是提升内控力度、规范企业经营管理的重要抓手。目前，企业采购环节经营行为不规范，缺乏严格的制度约束，在采购环节吃回扣、以次充好、损公肥私、贪污腐败的现象普遍存在，加强和规范国有工业企业物资采购管理已成为突出问题。
　　[关键词]物资 采购 监督 管理
　　中图分类号：F239.63 文献标识码：F 文章编号：1009―914X（2013）25―0422―01
　　物资采购作为“三项工作”的重要内容，因其发生频率较多、单项金额相对偏小、总额较大和涉及面广、权利与责任交织、经济因素与人为因素并存的特点，成为了煤炭行业当前整顿规范工作的重点对象。因此，加强物资采购监督，是促进物资采购工作的公开透明、监管到位，提升企业内控力度，打造企业良好形象的内在要求。
　　设立物资采购监督管理部门正是适应了国有大环境的需要，因此，在物资采购的重大事项上，应建立民主的决策制度，避免个人专权和决策失误；在日常采购管理工作中明确各级管理者，各有关部门及相关人员的权限和责任，实行分级管理：加强物资采购价格的监督，严格实行比价采购，避免采购环节中资产和效益隐性流失；严把各种采购物资进矿质量检验关，杜绝伪劣产品或质次价高产品进矿。
　　1、要明确人这个监督重点
　　人是采购行为的主体，物资采购过程是否规范，采购物资质量是否优良，很大程度上取决于对采购行为主体的管理。一是从制度上规范采购人员的行为。对采购人员实行采购物资质量保证制度，对采购物资的质量实行“谁采购、谁负责”的终身负责制。同时，参照民主评议制度精神，对采购人员定期开展“德、能、勤、绩、廉”综合评定，促进采购人员勤政务实和遵纪守法的自觉性。二是在权限上推行权力分散化。实行阶段管理控制，在货物的订购、验收、保管、使用、记账等环节要分解到不同的人员，做到账物相符、账账一致，避免一个部门包揽、甚至一个人全程操办等权力过于集中的现象。实行有限授权，防止采购人员越权行事。比如，授权采购人员签订合同时，规定采购人员可以在什么情况下调整价格、有权调价的范围，在什么情况下须报请审批等，通过这些限制措施可以有效防范采购人员滥用职权、徇私舞弊等行为。三是实行采购人员轮岗制度，不定期更换具体承办采购事项的主要人员，减少因采购人员长期固定出现的采购人员与相关人员结成利益小团体、与供应商形成利益关系网的几率，有效防范内外联手、从中谋私行为。通过阅读大量信息报刊，建立价格信息网络台帐。运用电话、电传、信函、市场模拟采购等多种形式并结合实地考察，进行大量的价格及质量调查，建立动态信息档案，以便及时掌握市场价格变化，为指导比质比价采购、控制采购价格、择优选点采购提供重要依据。根据进货情况，生成价格查询系统，随时掌握市场价格信息变化和供货商的资信情况，筛选质量高、信誉好、价格低的进货商，为领导决策和价格审核提供及时、准确、可靠依据，减少企业管理的随意性和决策的盲目性，增强了各类数据的真实性，使企业决策奠定在市场分析的基础上，这样在企业内部控制制度上起到了积极有效的作用，使信息资源得到充分利用，信息得以在各部门之间交换、沟通和反馈，从而起到了堵塞漏洞，进一步挖掘降低库存资金、降低采购成本、提高经济效益的目的。
　　2、要抓好关键监督环节
　　项目计划环节，要关注计划采购物资的依据、必要性与可行性，防止出现盲目计划、拍脑袋预算或虽有计划但却难以按时实施的现象。在选择实施方式上，要充分发挥“三项工作”管理委员会的项目决策作用，避免出现不通过“三项工作”管理委员会票决、擅自决定实施方式的行为。在评委选择上，监督部门要到场监督“三项工作”管理委员会办公室的评委抽取工作，确保评委数量达到要求，防止出现直接指定评委的不规范行为。在评标、谈判、询价等环节，要在独立评标、谈判结果、比质比价上实事求是，客观公正。在供应商选择上，要落实评标报告、谈判报告的评委实名签字措施，严格按照评定分值择优选择成交供应商。在物资验收环节，要点清数量，查明质量，防止采购的物资数量不足、以次充好。在账款支付环节，依据采购进度和合同约定条款，经财务部门审核后付款，审计部门及时对完成的采购项目资金进行审计。重点是对制订计划、价格咨询、签订合同、质量验收和结帐付款五个环节的监督。对计划的监督主要是保证计划的合理性和准确性；对价格的监督主要是看是否进行了货比三家、价格是否合理；对合同的监督主要是其合法性和公平程度；质量监督是保证验收过程不降低标准，不再虚作假；付款监督是确保资金安全，按程序按合同履行。把监督贯穿采购活动的全过程，是确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。这道防线在采购管理活动中发挥了重要作用。
　　3、坚持事前、事中、事后相结合的全过程监督
　　物资采购监督是程序性监督，也是实质性监督。监督部门要坚持有章必循的原则，针对采购活动组织开展好事前预防性监督、事中伴随性监督和事后评价性审计工作。根据项目运行情况，在“两项工作”管理系统中完成相应环节和节点的同步操作工作，确保“线下、线上”同步进行，实现网上运行、在线监控、全程监督。同时，监管人员通过对采购文件与合同审核，对评标、谈判过程的参与，对供应商资质审核与物资验收等环节的实质性参与和监督活动，监督物资归口管理部门和其他经办人员按程序要求规范操作，防止以权谋私、暗箱操作、明招暗定、化整为零等不规范行为。
　　4、针对市场供应情况确定合同的采购渠道
　　对于生产直接消耗的大量大宗原材料、配件而供方相对较少，组织难度较大，质量和交货期要求较高的关键原材料、配件、设备，要与供方建立长期稳定的供求关系，这样可以确保生产的稳定性和连续性。同时，供求双方长期进行业务往来，有较高的信任度，而且批量大有利于享受优惠价格，可以保证质量，特别在采购资金不足的情况下，可以赊帐购货，以缓解采购工作的难度。
　　对于一些市场资源相对宽松，可供选择厂家较多，需要较大而消耗稳定集中的材料、配件，可充分利用买方市场的优势，实行招标采购，利用供方的竞争，达到“货比三家”比价采购，质优价廉的目的，同时也可避免由于独家供应而带来在资源价格、货款上被牵着走的被动局面。同时，由于招标订货增加了采购订货的透明度，从而避免出现决策上的失误和管理上的漏洞，有利于各方面对其监督，避免了不廉洁现象的发生，纯洁了采购队伍。
　　5、要抓好“三项工作”与“两项工作”的有机结合
　　充分利用办事公开民主管理网站、“三项工作”管理系统、公示栏、座谈会等形式，促进物资采购项目的计划、决策、运行、结果等过程的网上运行和项目运作的及时、规范、全程公开，保障干部职工的知情权、监督权，确保项目运作全程公开透明，监管同步到位。建立健全以职工代表大会为主要形式的民主管理机制，充分发挥“三项工作”管理委员会、预算管理委员会的民主决策作用，支持、鼓励广大干部职工借助座谈会、办公会、职代会等形式参政议政，对重大物资采购民主管理、民主监督，对涉及采购工作的领导干部进行民主评议。
　　6、针对采购的品种不同，确定合理的订货形式
　　对于生产中所需的大宗消耗的原材料、配件，需要稳定的供货渠道和数量，可实行年度订货或半年订货。但由于在执行过程中，价格会随市场变化而变化，因此在预计原材料、配件价格将会下降的前提下，可以在年度或半年合同中确定总量，而价格不一次确定，根据市场变化情况，每半年或季度由双方协商确定价格，也可以实行年度确定价格，也可以实行年度确定总量，按季度价格签订合同，进行订货。
　　对市场价格经常变化，而消耗和需要量又不规律的品种，由于不易规律性订货，可以实行批量订货，以紧紧把握住市场机遇，回避市场风险，对行情见长的适当扩大订货批量，控制价格上涨因素。价格回落趋势的订货量小。回避落价风险，并以批量优势获得价格优惠，从而获得最佳采购效益。