《行政单位内部控制手册》连载

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  2.现金使用范围。抢险救灾、突发事件需要;支付职工及直系亲属去世慰问金;签证费、快递费、打车停车费及举报奖励等;外出办案单笔消费500元以下的。凡能用公务卡或银行结算支出,不得使用现金。使用大额现金要报经领导特批。
  3.银行结算票据关注事项。支票购入、使用及保管登记由出纳负责,印章不得由出纳保管;支票出手必须依据领导签发的“领用凭证”;支票内容要填写齐全,不准签发空白支票、空头支票及远期支票;支票使用后5天内办完手续交回相关凭证;支票丢失后应及时挂失,且由丢失者负责处理所引发的后患。
  4.银行账户管理。银行账户的开立与撤销报区财政局批准,账户不准出租出借。
  存货业务控制
  (一)存货业务控制的范围
  存货包括库存物资、低值易耗品及工具等。存货业务流程为:提出需求→购买→验收入库→领用等。
  (二)存货业务控制的目标
  1.确保物资的购进、领用、存储和计价手续完善、合规合法;2.确保货物账实相符、安全完整、有效使用;3.确保存货的会计信息真实、完整。
  (三)存货业务控制的职责
  1.控制责任
  存货管理岗位:负责存货的请购、验收、报废及存货保管;
  职能科室:负责在用存货的保管、报废、卡片登记,并与会计核对;
  计财科:负责存货的核算、报废清理、年终清查盘点及存货报告等。
  (四)存货业务控制流程
  需求单位提出需求申请,经领导审批→经查库有无库存,转财务审核并向领导申请购买→按政府采购规定,办理采购→物管员验收购进物资,做到“票物单”相符→结算货款、会计登记账簿→需用者填写领用单,经领导批准后去仓库领用→库存物资进行清查核对账目,及时处理差异。
  (五)存货业务风险评估与应对
  1.仓库安全的风险
  控制目标:存货安全性。
  风险描述:缺乏存货安全管理规定,对于易燃、易爆及有毒物资未进行单独存放保管,消防设备准备不足,防火防盗意识淡薄,易导致火灾等风险。
  风险类别:财产安全。
  控制方法:归口管理。
  控制措施:制定安全规范,库内危险物品单独存放保管,消防设备备齐。
  2.物资计划的风险
  控制目标:提升资产的使用效果。
  风险描述:存货预算编制不科学、计划不合理,与实际需求背离,可能导致库存积压或短缺,影响资金使用效果。
  风险类别:财产使用。
  控制方法:审批控制。
  控制措施:财会部门严格审核采购预算,预算应由需求部门提出,经主管领导批准,严格审核控制领用。
  3.物资发放的风险
  控制目标:资产安全性。
  风险描述:存货领用/发放审核不严格,手续欠完善、计量不准确,存放不规范,可能导致资源浪费、资产流失的风险。
  风险类别:财产安全。
  控制方法:归口控制。
  控制措施:规范物资出入库手续,定期检查计量器具,确定物资存放规则。
  4.财产清查的风险
  控制目标:资产安全性。
  风险描述:存货清查制度不完善,清查计划走形式,清点物资不认真,盘点清单填写不清,责任人没签字盖章,可能造成账实不符、信息失真。
  风险类别:失真信息。
  控制方法:归口管理。
  控制措施:行政单位应完善清查制度,做好事前安排,提出具体的清查责任及要求,强化事后监督检查。
  控制目标:资产安全完整。
  风险描述:保管员调动不办交接手续,长期未清查、物资短缺、报废责任不明确,原因不清楚、审批不合规,可能导致存货流失的风险。
  风险类别:财产损失。
  控制方法:归口控制。
  控制措施:应建全物资报废的责任追究制度,未经批准不得随意报废物资,追查报废的原因及责任人。
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