【摘 要】作为世界上最大的发展中国家，据预测2020年我国将超过美国成为世界上碳排量最大的国家，在面临如此巨大的碳减排压力下，如何转变经济发展方式、实现低碳经济的又好又快发展，成为我国经济发展进程中亟待解决的问题。而无纸化、数字化又是今后几年顺应潮流的发展方向，本文将从“无纸化办公及文档数字化”领域向大家分享高新技术給于我们现代低碳经济所带来的种种新风向。
　　【关键词】无纸化办公；文档数字化；节能降耗；效率
　　1.基本概念
　　高新技术是指那些对一个国家或一个地区的政治、经济和军事等各方面的进步产生深远的影响，并能形成产业的先进技术群。具有高智力、高收益、高战略、高群落、高渗透、高投资、高竞争、高风险等特点。
　　低碳经济是指在可持续发展理念 指导下，通过 技术创新、制度创新、产业转型、新能源 开发等多种手段，尽可能地减少煤炭、石油等高碳能源消耗，减少温室气体排放，达到经济社会发展与生态环境保护双赢的一种经济发展形态。
　　1.1无纸化办公
　　无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加，预计在本世纪头十年达到普及。
　　无纸化办公通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。
　　工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。
　　协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。
　　知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。
　　公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。
　　行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。
　　鉴于无纸化具有易学易用性，网络安全性，高度自动化等特点。其可将在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网路之中。通过对文件查询、传阅、审批流程的定义，用户可在网络中对文件进行圈阅、批注和签名，使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。用户不需要学习繁琐的键盘输入方法，就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样，就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统，从而大大减少了培训工作量，这对最终用户和开发商都有利。办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字，同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。
　　无纸化办公通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，甚至进行远程办公或在家办公。
　　无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力。其具体效果有六个方面：
　　（1）整合资源：通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成正规、科学、开放的单位的制度和文化，保持单位旺盛的生命力，保证单位健康持续发展。
　　（2）加快信息流通：文件的下放、通知、任务定制可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。
　　（3）规范办公流程：建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让部门单位充满活力，促进可持续发展，责任明确，权限分明，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。
　　（4）提高办事效率：有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行效率和力度。
　　（5）节能降耗：全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字，在纸张背后的能源消耗，更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。
　　（6）优化管理流程：一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗，在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作，为此付出的宝贵时间。无纸化办公在技术允许的情况下，可以简化工作环节，节省办公成本，提高办公效率。 　　而一切无纸化办公的前提无不建立在数字化的基础之上，下一步就让我们来看一下数字化、数字化文档的由来。
　　1.2文档数字化
　　行政机关、企事业单位，常对内对外发布公文、新闻、公告、通知，以前是通过打印、粘贴，流动性弱、影响小、受众面窄。用无纸化办公可以通过计算机、网络，将这些信息传递到各自工作人员或员工电脑上。企业当前传真都是传统的传真机，纸张，油墨，电费，机器维修保养费，员工时间等都是企业的成本开支，社会在进步，创新和符合潮流，实用的产品是社会的主流，使用无纸传真管理系统已经是社会的趋势。
　　伴随人类走入二十一世纪，数字化出现的频率越来越高，涉及的领域越来越广。提到信息的存储和传播，首先想到的就是数字化。因此，实现文档资料的数字化，使文档管理由传统走向现代，是摆在我们面前的一个重要课题。
　　数字化的建立是对信息库的重要完善，随着网络、多媒体、GIS系统等新技术相继引入文档管理中，文档利用计算机技术把全文信息、图像信息及其例览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，实现文档图文信息的全文检索，也就是说可以不接触文档而查阅各种原始资料，全面了解文档状况，以达到查询速度快、保存期限长、内容全面完整，文档利用不受时间、地点限制的目的。对于文档的管理，从内部业务建设看，实现了信息共享，相关人员可直接从影像文档管理系统中调阅资料，同时又可把自己在过程中形成的信息输入存储；从外部社会服务看，为社会各界提供全面、及时、有效、方便的服务，使文档工作进一步贴近社会、贴近使用者。
　　数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型文档信息形态，它把各种载体的文档资源转化为数字化的文档信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的文档信息库，及时提供利用，实现资源共享。
　　数字化是无纸化建设最基础的工作，传统载体的文档经高科技技术加工成数字形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子文档，为迎接文档信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强文档业务部门的服务水平，为内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
　　数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为文档工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
　　数字化较之传统文件文档管理有不可替代的先进性，其作用体现为如下几个方面：
　　（1）提高经济效益
　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理文档使传统的以纸质为载体的文档信息对象转为机读文档，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
　　（2）提高办公效率
　　数字化文档管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的文档信息。然而文档数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化文档管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化文档事实上成为“无墙界文档”，文档库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
　　（3）增强对原件保护
　　将纸制资料转变为数字化电子文档后，使用更加安全。尤其对历史悠久的文档材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过文档的数字化处理后，并且可以有效防止对文档篡改的行为。
　　2.总结
　　由此可见“无纸化办公及文档数字化”不仅給现今不景气的经济环境带来了新风向更对低碳经济环境作出了莫大的贡献，这些都体现在如下几个方面：
　　（1）适应国家和地区信息化战略的要求
　　推进国民经济和社会信息化，是实现国家现代化的战略的重要举措。进入新世纪，随着信息技术和信息产业的发展，我国电子政务、电子商务迅速推进，电子文件大量产生，对文档信息化提出新的挑战和要求。数字文档馆建设是国家和地区信息化战略的重要组成部分，应该纳入国家和地区信息化建设中统筹考虑。
　　（2）数字化管理方式发展转变的需要
　　数字化与传统之间是有较大差异的，这集中体现在数字化管理是一种开放式的基于网络环境下的管理方式，而传统办公及文档管理有巨大的地域限制；传统的管理方式往往以一般化的服务方式来满足用户的信息需求，而数字化管理强调以创新的知识服务来促进用户对信息或知识的共享、开发与应用；传统的管理方式只注重人力资源管理，而数字化管理则重视对知识资本的管理。所以，数字化的部署是转变的必然趋势。
　　（3）贯彻落实“十二五”规划的需要
　　“十二五”，雄关漫道，征程又启。在 “十二五”规划中明确了未来数字化事业发展的主要目标，其中就包括：进一步加强数字化基础设施建设；在确保对原始资源的高校利用的基础上，逐步实现数字化流转的优化配置；加快全面实现无纸化办公及文档数字化的建设；利用先进技术，为社会各界提供快捷、便利的服务等。
　　（4）电子政务发展的必然需要
　　数字化建设既是电子政务发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求和知识经济时代基础信息资源不可替代的组成部分，作为电子政务的一部分，数字化文档从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑平台，为公众提供文档目录和文档原文的数字信息查询中心，也为政府信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。
　　（5）保存人类记忆并对历史负责的需要
　　随着电子政务建设的强力推进，社会正在逐步实现政务和办公的网络化、自动化，在这个过程中将产生大量的电子文件，如果不能及时收集、归档这些电子文件，容易产生数据遗失、毁损，影响利用，造成事实上的“失忆政府”。保存历史、维护历史的真实面貌是政府的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。
　　（6）变革带来改变
　　数字化建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在文档领域中的广泛应用；并且通过最大程度地实现信息资源的有效利用和共享，发挥数字化的增值作用，这代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。
　　（7）节约政务管理成本的需要
　　电子文件相对于纸质文件，其保管条件、运作成本要求较低，成立数字文档馆及时对各单位形成的电子文件进行集中统一管理，将比各单位的分散保管要节约大量成本，减少重复劳动，且易于专业化管理。
　　（8）社会公众利用的需要
　　社会广大公众对公共信息需要量不断增加，对于部分利用者要查阅这些原始资料十分不便，他们迫切要求信息共享，迫使传统服务业尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使得信息能及时、方便地提供给各方面的使用者。