浅析大数据时代学校“个性化”档案建设

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  摘要:大数据时代的到来给传统的档案工作提出了新的要求,传统的档案管理模式已经不能满足社会对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求,学校的档案管理工作也呈现出了新的个性化的特点。本文从学校“个性化”档案建设出发,分析了学校在个性化档案建设方面普遍存在的问题,并给出了大数据时代学校“个性化”档案管理模式创新的建议。
  关键词:档案管理;学校建设;个性化档案;大数据时代
  中图分类号:G4 文献标识码:A
  学校档案是学校在长期教育教学活动中各个方面的精彩再现,反应了一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平和办学特色。在学校普遍走特色化发展之路的今天,个性化的档案建设已经成为学校个性化发展的一个重要方面,也是学校区别于其他学校的独特品质。
  一、学校“个性化”档案建设的内容
  学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源。它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等很多方面。
  1.个性化办学成果档案。
  个性化办学成果档案是学校个性化建设实践过程中形成的真实记录,包括工作方案、实施方案、年度总结、科研成果、工作汇报等等,可以是文字材料,也可以是影像音频、设计图纸、奖状证书等,载体形式多样。
  2.学校重大活动档案。
  主要指发生在校内的具有重要影响和规模的各种活动记录。如:上级领导来校参观考察活动、学校对外交流活动、学校召开重大会议、举办重大庆典和纪念活动、学校的重点建设工程、重大事件的处置情况等等。
  3.个性化的学生档案。
  一方面包括针对每届学生的档案信息,如学籍卡、健康卡、成绩单、花名册;另一方面包括每个学生的个人档案,如入团入党材料、各种荣誉表彰、成长阶段的重要材料等,以个体为单位,单独建立个性档案材料。
  二、大数据时代学校档案管理中存在的问题
  随着大数据时代的到来,数字信息爆炸式增长,传统的档案工作已经不能满足社会对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求,学校档案管理工作也普遍暴露出了很多短板和问题。
  1.管理制度不健全。
  由于目前很多学校对学校档案工作认识不足,档案管理制度不够健全,管理方式跟不上学校整体发展的潮流。一些学校档案管理人员配置少、没有专职档案管理工作人员、缺乏明细的工作流程是普遍存在的现象,很多学校的檔案管理工作都是由教师兼任,管理职责不清,这就造成档案管理缺乏科学性、系统性、合理性,更别提个性化了。
  2.人员素质不达标。
  随着大数据时代的来临,信息化已经走入了各部门档案管理工作之中,许多学校的档案工作人员缺乏专业知识,大多为兼职,且还身兼数职,由于工作繁忙,造成他们业务钻研不够、不深。他们中不少人思想观念陈旧,创新意识不强,工作的积极性不高。而另一方面,信息技术却在不断地更新发展,便会导致专业能力与信息技术不匹配,达不到应有的档案信息化建设水平。
  3.“硬件”投入不充足。
  随着国家对教育的投入增加,学校的办学条件也有了明显改善,但是有些学校对档案建设的“硬件”投入还相对滞后,有限的资金大都投入到了教学资源的购置中,造成了档案管理配套设备的缺失,从而增加了档案管理工作的难度,导致档案管理工作一直被其他教务工作所边缘化。
  三、大数据时代学校“个性化”档案管理模式创新
  在当前大数据时代,传统的档案管理方式越来越无法满足电子档案发展的需求。特别是大数据特有的碎片化、及时性和非结构化的特点,这也迫切要求档案工作要加快自身的变革,摒弃落后的管理模式。只有这样,才能使档案更好地发挥其价值,为学校的发展贡献力量。
  1.加强人员培训,强化大数据意识。
  学校档案管理人员否具备较高的专业素养和信息素养,是否具备创新意识和创新思维,是否能够顺应互联网时代的发展提升自身的档案管理水平,对于学校档案管理信息化的顺利推进有着非常重要的影响。
  在当前档案管理工作中,要加强综合知识学习和业务技能培训,优化档案人员队伍的知识结构、专业技能,专(兼)职档案人员要持证上岗。同时,不断强调档案管理人员的操作技能和网络安全意识培养,确保档案管理人员能够胜任大数据时代的档案管理工作。
  2.加大投入,搭建“智慧档案”服务平台。
  学校要加大对档案工作的资金投入,为档案工作的可持续发展创造良好条件。每年安排一定的专项资金用于加强学校档案工作,重点用于档案的信息化建设、重要档案征集、珍档保护等工作:按要求配备档案工作的专门库房和必备设施,购置标准、统一的档案装具等。
  同时,逐步将互联网思维引入至档案管理的日常工作中,以电子档案逐步取代纸质档案,在不涉及学校机要泄露的前提下,逐步开展档案共享服务,搭建学校“智慧档案”服务平台。
  3.寻找学校特色,建立专题特色数据库。
  当前形势下,仅仅根据学校的归档目录机械化收集档案材料已经跟不上学校发展的步伐,必须深入调查,发现学校特色,并为之建立档案数据库,通过这些数据库为教学工作提供个性化的专题服务。
  还可以围绕学校中心工作和中短期规划,进行档案资料深度挖掘,借助于网络等传播手段,为学校和社会提供基础性、综合性、系统性的信息服务,结合学校和社会的重大庆祝、纪念活动,举办各种各样的专题展览等。力求将原有的存量档案转化为有科技含量的知识信息,变“死档案”为“活资料”。
  参考资料
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