随着办学规模不断扩大，学校的各种奖助学金的发放人次和金额也不断增长，学生收费工作的压力也同步增长，而学校计财处人员自然退休减员的情况下，每个同事手头上的工作在增多。资助与收费涉及到最广大的群体，通过改进工作方法，提高工作效率，把两者有机结合，有效改进了奖助学金的发放管理与收费工作。
　　一、学校基本情况介绍
　　柳州铁道职业技术学院（简称柳铁职院）创立于1956年。近年来随着我国特别是广西高铁快速发展，我校的全日制学生规模人数不断增长，由2013年的9000多人到2016年秋学期人数将近12000多人，三年学生人数净增加了3000人，相当于增加了2013年是一个学年学生人数，三年复合增长率是11%。学校的国家奖助学金发放人次与在校学生人数同步增长，由2013年的7000多人次到2016年的12000多人次。负责学生资助发放和收费管理的综合科一共只有两名工作人员，除了收费管理与资助发放管理之外，还负责校园卡一卡通中心的核算。
　　二、存在的問题
　　（一）收费网站知名度低，很多学生不知道有缴费网络的存在或者知道有网络存在但是不愿意使用网络缴费。我校于2015年购买了桂林佳朋公司的学费管理系统，解决了网上缴费的通道，但是2015年只有25%左右的学生通过网络通道来进行缴费，2016年度也不过40%学生在收费网上缴费。这里虽然解决了网上缴费通道的问题，但是还没有解决学生“知道”网上缴费的便捷通道。
　　（二）负责收费工作和学生资助发放的人员不足，工作量太大。整个计财处的人员控制非常严格，2016年的学生人数是2013年学生人数的1.33倍，而与之不相互匹配的是，学校计财处负责收费和管理和学生奖助学金发放工作的人员与2013年相比不升反降，由原先的2人下降到1.5人（负责收费科工作的科长兼负责校园卡一卡通中心业务的结算，那也是涉及数以万计的业务量，而整个计财处人员只有11人，比2013年时还减少了一人）。负责收费及管理人员工作任务繁重，工作人员严重不足。
　　（三）学生资助工作量大，资助发放失败人数多，后续发放期长。每次奖助学金发放的时候失败率都在3%以上，以发放国家助学金为例，2015年共计发放国家助学金5555人/次，第一次发放失败的笔数是180笔，失败率达到3.24%。失败人员越多，所占用的工作时间越长，要通过辅导员来通知学生过来核对账号然后重新确认账号，而学生过来的时间不确定性导致其他工作的被动，重新发放期有时长达几个月，翻查原始凭证耗费大量时间精力。
　　三、解决问题思路
　　（一）、收费与资助合二为一。收费工作和资助发放工作都面对着广大的学生，工作具有批量性特点，分别解决这两个问题问题所达到的效果是非常不理想的，特别是在现实缺少人力条件下。通过2016年上半年的技术准备，从2016年秋学期开始把收费工作与学生资助工作合并到一个系统里面，并规定学生所有的奖助学金及毕业结算都要通过缴费系统，学生处及各二级学院在做各种资助数据时不需要再提供学生的银行卡信息，只需提供学生准确的学号、姓名等身份信息和资助项目及金额。通过这次改革，各二级学院及学生处不再需要核对学生账号，学生自行在网上自行录入并核对，对自己的信息负责。
　　通过捆绑销售模式把学生切身利益的奖助学金融入到缴费系统里，通过利益的倒逼机制，提高了学生对缴费系统的知晓率。同时学生通过登陆缴费系统可以获知其缴费情况，从而知道有不用花费大量时间来排队也可以完成缴费的渠道，可以像在网上购物那样方便的在网上完成缴费任务。
　　（二）、使用勤工俭学学生协助处理文案工作。由于业务量增大，所产生的会计凭证资料不断增多，而其中一些工作并不需要会计专业业务知识但是却需要花费大量时间来处理的工作，可以通过聘请勤工俭学的学生来协助完成。柳铁职院从2015年春学期开始长期聘请勤工俭学的学生来协助折叠和粘贴凭证以及收费时协助收费工作，取得了比较好的效果，让财务人员不用花费太多的时间在折叠凭证等一些琐碎的事务上，只需对其进行质量复核。
　　四、经验和提示
　　（一）各方的获益性。借助互联网通道，对于学生来说至少获得了以下好处，一是及时获得相关缴费信息，不用等辅导员通知；二是减少排队时间，通过网络完成各种缴费任务；三是及时修改资助账号，能够及时获得学校发放的资助。对于学校计财处说获得了以下的好处，一是减少现场收费的工作压力，节约收费时间，腾出更多时间去解决其他事情；二是更加方便的提供统计数据信息，为学校的收费预算工作提供及时信息；三是能够及时的发放奖助学金，减少后续的对账工作。
　　（二）改进与提高。一是要在工作中勤于思考，多去思考如何解决工作中遇到的困难，关注最新出现的技术和工作方法和经验，“拿来主义”也不失为一种解决问题的方式；二是要对工作业务流程中多项工作进行整合把表面上不相关的工作通过一定的技术手段和方法让它们相关并相辅相成。