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【摘要】：随着科技的不断发展，福建省科技计划项目的管理系统也在走向完善。目前，福建科技档案馆用的管理系统是可以档案信息管理系统，这是依照国家档案局制定的规范标准执行的，可以实现所有的档案目录数据的规范化。本文通过这套系统的工作流程，以及系统的升级程序，进行了深入的研究与分析。
【关键词】：福建省;电子文档;科技计划项目;档案
O引言
在这个科技飞速发展的社会，福建科技档案馆只有不断完善改进自身的项目管理系统，才能够跟上科技的步伐。而要使这套系统更加实用，就要首先了解它的工作流程以及需要改进升级的地方。只有对这些问题进行深刻的探讨与研究，才能够从真正意义上体现出电子文件归档的实用性，才能够为工作取得便利的条件与快捷的方法。
一、福建省科技计划项目管理系统
当前系统前台和后台业务模块全部采用B/S结构体系，系统通过先进的平台技术和设计构架，紧密集成办公自动化系统，建立福建省科技厅与各科研单位和专家之间网上项目申报管理的通道，实现项目网上申报、查询、申请、审批、验收等业务功能。
1. 系统软件环境及配置：⑴Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系统。⑵Microsoft Internet Explorer 6.0及以上浏览器。⑶office 2000、office XP，office 2003办公软件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。
2. 硬件环境及配置要求：⑴Intel PIII450中央处理器（CPU），128MB内存。⑵10GB硬盘，10M/100M自适应以太网卡。⑶与Internet网络连通。
3. 系统用户功能：
用户注册：每个申报项目的企事业单位必须首先注册自己的单位信息，注册时输入的用户将自动成为该单位的管理用户。
专家注册：在申报项目时要填写的项目负责人以及成员、推荐专家均要预先通过专家注册方式录入到系统中才能在申请书中选择他们的信息。
单位管理：包括企事业单位信息维护和企事业单位个人用户管理。
申报管理：项目申报具体流程。
立项管理：用于查询自己申报项目的经费计划文件。
合同管理：项目承担方与省科技厅签订科技计划项目任务书。
历史项目：指不是在科技厅项目管理系统上申报同时未验收的项目，历史项目虽然不是在本系统中申报，但是在本系统使用之后，要求所有的未验收的历史项目必须在本系统中编制其中期执行情况表和进行项目验收。
执行与验收：主要填写项目执行情况表、单位审核项目执行情况表、项目验收申请书以及单位审核项目验收申请书。
系统管理：包括对系统的密码修改等。
二、福建省科技档案馆档案管理系统
目前福建省科技档案馆使用的是科易档案信息管理系统，该系统是遵循国家档案局制定的规范标准，结合科技档案馆实际需求进行定制的一套综合档案管理系统。该系统当前可以实现全部档案目录数据的规范化管理和查询利用，其中文书档案实现了扫描件和OA系统对接的电子档案的全文管理。
1.科易档案信息管理系统主要特点：（1）文档一体化。把档案收集整理组卷阶段延伸到文件管理阶段，实现与办公自动化的无缝衔接，做到电子文件即办即归。（2）综合管理。不仅实现了文书档案的管理，还根据实际需求，扩展了科研、会计、照片、基建等档案的目录级管理。（3）馆室衔接。系统可以实现与省档案局（馆）系统之间的数据结构的统一，在内容上设置移交进馆模块，可将目录数据直接上报给省档案局（馆）。
2. 系统运行环境。硬件环境：PC166以上，32MRAM;软件环境：操作系统为Windows95/98/2000/NT/XP。
3. 系统功能模块。具备档案管理系统常用功能。如文件管理、档案管理、检索、档案利用、档案统计、档案保管、鉴定销毁、移交进馆、档案编研以及系统管理等。
三、在两个管理系统中实现科技计划项目电子文件归档的工作流程
福建省科技計划项目管理信息系统融合J2EE技术与数据库技术，实现科技项目网上申报、推荐、受理、评审，任务书签定，执行情况跟踪和验收等功能。可以在内网（局域网）实现立项、经费计划、经费结转等功能。而福建省科技计划项目档案管理系统应进行改造升级，才能适应以下工作流程：科技计划项目管理信息系统→电子文件采集接收→电子文件格式转换→电子文件封装→电子数据校验→电子数据迁移→档案管理系统→电子档案著录→电子档案格式转换→电子档案的封装→电子档案长期保存和备份。
1. 电子文件采集接收：通过Web Service技术，在科技计划项目系统和档案管理系统中建立对接通道，实现数据的交互对接。根据《福建省科技厅科技计划项目档案整理方法》规定的归档范围，收集科技计划项目信息系统中的科技计划电子文件，同时自动捕获或手动捕获文件元数据。文件和元数据自动进入中间库（预归档库）。
2. 电子文件格式转换：科技计划项目管理系统中电子文件进入中间库（预归档库）之前要先进行统一的格式转换。
3. 电子文件封装：对同一项目的科技计划项目应归档的电子文件自动封装成XML封装包，即每个项目自动封装成XML文件，并通过Web Service客户端向Web Service服务端进行发送。
4. 电子数据检验：包括准确性检验：检验档案的内容、范围的正确性，鉴定文件是否需要归档;完整性检验：检验档案数据（包括文件和元数据）的完整性;可用性检验：检验电子文件的可读性等。
5. 电子数据迁移：将Web Service接收到的已通过检验的XML封装包自动解包迁入至档案管理系统中。 6. 电子档案著录：排列电子文件顺序，编制档号，著录文件级和案卷级目录数据。
7. 电子档案格式转换：系统将接收的电子文件统一按照格式转换的标准要求自动进行格式转换。
8. 电子档案的封装：整理规范的电子档案数据将按照元数据封装规范要求自动封装成AIP封装包（档案信息包），提供长期保存的需求。
9. 电子档案的长期保存和备份
系统采用在线备份、近线备份和离线备份三种备份方式：（1）通过档案管理软件系统本身具备的自动备份功能实现对电子档案的在
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线备份。（2）通过磁带库等设备定期对电子档案进行近线定期备份。（3）通过光盘刻录方式实现对电子档案的离线备份。
四、对现有科易档案管理系统进行改造升级
要顺利实现以上科技计划项目电子文件归档的工作流程，应对现有科易档案管理系统功能进行改造与升级。系统改造与升级要基于OAIS（即开放档案信息系统）模型，OAIS模型作为信息资源长期保存的国际标准。在系统设计中，应充分考虑到现有实际情况，可基于OAIS模型，采用统一标准封装档案信息数据，进而保证档案信息的真实性、有效性、可读性。
1. 系统结构方面
科技计划项目管理系统采用的是J2EE的技术架构，为了能更好的实现数据的无缝对接，档案管理系统也应升级为J2EE技术架构。可以采用基于J2EE多层架构体系，使前端的表现与应用逻辑、数据存储相分离，通过组件式的开发与部署策略，使整个系统的架构清晰灵活，方便部署和扩展。
2. 标准规范方面
科易档案管理系统主要是基于目录管理标准规范，无法满足对元数据的标准规范需求。科技计划项目管理系统要对科技计划项目电子文件元数据进行格式转换和数据封装，档案管理系统要达到科技计划项目电子文件元数据标准、格式转换标准和封装标准要求。此外，科易档案管理系统还有文书档案，考虑到文书电子档案到期应向省档案馆移交与接收的情况， 所以国家档案局《电子档案移交与接收办法》中对电子档案移交与接收的规定标准也应做为未来科易档案管理系统改进升级参考依据。
3. 档案管理方面
科易档案管理系统现在是采用辅助的鉴定方式，并且不能实现对库房的综合管理。将来的档案鉴定需要采用网络化、流程化的鉴定方式，系统要增加流程化的鉴定方式，提高网络化管理要求。为了提高对实体库房的管理，系统还应增加“模拟库房”功能，实现对库房档案的排列定位、管理、统计等功能。
4. 数据存储方面
为了能实现对电子数据的長期保存，科易档案管理系统要增加数据存储功能，包含电子档案原文存储管理、封装包存储管理、备份恢复、存储日志等功能。
5. 档案利用方面
科易档案管理系统利用方式比较单一，只提供简单检索、组合检索两种方式进行利用，并且也不能对利用的电子档案全文进行防扩散控制等。为了能够提供更高效的档案利用功能，系统增加“档案全文检索”、“档案跨类检索”、“档案跨库检索”功能，实现对档案数据库的高效检索。在查询档案全文时，系统要增加“数字水印”和“防拷屏、防打印、防下载”功能，提高利用档案原文的安全性。同时，要增加“光盘发布”功能，可对需要脱离系统使用的档案及原文发布至光盘等移动介质上，方便使用。
五、结语
当了解了电子文件管理系统的工作流程，并且知道应该升级的各个方面之后，对其进行相应的完善，这就给档案管理人员的工作带来了极大的便利，摆脱了陈旧的管理方法，适应了科技的发展，相信通过科技的不断进步，还会有更加便捷有效的方法能够投入到档案管理系统的应用中。
【关键词】：福建省;电子文档;科技计划项目;档案
O引言
在这个科技飞速发展的社会，福建科技档案馆只有不断完善改进自身的项目管理系统，才能够跟上科技的步伐。而要使这套系统更加实用，就要首先了解它的工作流程以及需要改进升级的地方。只有对这些问题进行深刻的探讨与研究，才能够从真正意义上体现出电子文件归档的实用性，才能够为工作取得便利的条件与快捷的方法。
一、福建省科技计划项目管理系统
当前系统前台和后台业务模块全部采用B/S结构体系，系统通过先进的平台技术和设计构架，紧密集成办公自动化系统，建立福建省科技厅与各科研单位和专家之间网上项目申报管理的通道，实现项目网上申报、查询、申请、审批、验收等业务功能。
1. 系统软件环境及配置：⑴Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系统。⑵Microsoft Internet Explorer 6.0及以上浏览器。⑶office 2000、office XP，office 2003办公软件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。
2. 硬件环境及配置要求：⑴Intel PIII450中央处理器（CPU），128MB内存。⑵10GB硬盘，10M/100M自适应以太网卡。⑶与Internet网络连通。
3. 系统用户功能：
用户注册：每个申报项目的企事业单位必须首先注册自己的单位信息，注册时输入的用户将自动成为该单位的管理用户。
专家注册：在申报项目时要填写的项目负责人以及成员、推荐专家均要预先通过专家注册方式录入到系统中才能在申请书中选择他们的信息。
单位管理：包括企事业单位信息维护和企事业单位个人用户管理。
申报管理：项目申报具体流程。
立项管理：用于查询自己申报项目的经费计划文件。
合同管理：项目承担方与省科技厅签订科技计划项目任务书。
历史项目：指不是在科技厅项目管理系统上申报同时未验收的项目，历史项目虽然不是在本系统中申报，但是在本系统使用之后，要求所有的未验收的历史项目必须在本系统中编制其中期执行情况表和进行项目验收。
执行与验收：主要填写项目执行情况表、单位审核项目执行情况表、项目验收申请书以及单位审核项目验收申请书。
系统管理：包括对系统的密码修改等。
二、福建省科技档案馆档案管理系统
目前福建省科技档案馆使用的是科易档案信息管理系统，该系统是遵循国家档案局制定的规范标准，结合科技档案馆实际需求进行定制的一套综合档案管理系统。该系统当前可以实现全部档案目录数据的规范化管理和查询利用，其中文书档案实现了扫描件和OA系统对接的电子档案的全文管理。
1.科易档案信息管理系统主要特点：（1）文档一体化。把档案收集整理组卷阶段延伸到文件管理阶段，实现与办公自动化的无缝衔接，做到电子文件即办即归。（2）综合管理。不仅实现了文书档案的管理，还根据实际需求，扩展了科研、会计、照片、基建等档案的目录级管理。（3）馆室衔接。系统可以实现与省档案局（馆）系统之间的数据结构的统一，在内容上设置移交进馆模块，可将目录数据直接上报给省档案局（馆）。
2. 系统运行环境。硬件环境：PC166以上，32MRAM;软件环境：操作系统为Windows95/98/2000/NT/XP。
3. 系统功能模块。具备档案管理系统常用功能。如文件管理、档案管理、检索、档案利用、档案统计、档案保管、鉴定销毁、移交进馆、档案编研以及系统管理等。
三、在两个管理系统中实现科技计划项目电子文件归档的工作流程
福建省科技計划项目管理信息系统融合J2EE技术与数据库技术，实现科技项目网上申报、推荐、受理、评审，任务书签定，执行情况跟踪和验收等功能。可以在内网（局域网）实现立项、经费计划、经费结转等功能。而福建省科技计划项目档案管理系统应进行改造升级，才能适应以下工作流程：科技计划项目管理信息系统→电子文件采集接收→电子文件格式转换→电子文件封装→电子数据校验→电子数据迁移→档案管理系统→电子档案著录→电子档案格式转换→电子档案的封装→电子档案长期保存和备份。
1. 电子文件采集接收：通过Web Service技术，在科技计划项目系统和档案管理系统中建立对接通道，实现数据的交互对接。根据《福建省科技厅科技计划项目档案整理方法》规定的归档范围，收集科技计划项目信息系统中的科技计划电子文件，同时自动捕获或手动捕获文件元数据。文件和元数据自动进入中间库（预归档库）。
2. 电子文件格式转换：科技计划项目管理系统中电子文件进入中间库（预归档库）之前要先进行统一的格式转换。
3. 电子文件封装：对同一项目的科技计划项目应归档的电子文件自动封装成XML封装包，即每个项目自动封装成XML文件，并通过Web Service客户端向Web Service服务端进行发送。
4. 电子数据检验：包括准确性检验：检验档案的内容、范围的正确性，鉴定文件是否需要归档;完整性检验：检验档案数据（包括文件和元数据）的完整性;可用性检验：检验电子文件的可读性等。
5. 电子数据迁移：将Web Service接收到的已通过检验的XML封装包自动解包迁入至档案管理系统中。 6. 电子档案著录：排列电子文件顺序，编制档号，著录文件级和案卷级目录数据。
7. 电子档案格式转换：系统将接收的电子文件统一按照格式转换的标准要求自动进行格式转换。
8. 电子档案的封装：整理规范的电子档案数据将按照元数据封装规范要求自动封装成AIP封装包（档案信息包），提供长期保存的需求。
9. 电子档案的长期保存和备份
系统采用在线备份、近线备份和离线备份三种备份方式：（1）通过档案管理软件系统本身具备的自动备份功能实现对电子档案的在
（下转第页）
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线备份。（2）通过磁带库等设备定期对电子档案进行近线定期备份。（3）通过光盘刻录方式实现对电子档案的离线备份。
四、对现有科易档案管理系统进行改造升级
要顺利实现以上科技计划项目电子文件归档的工作流程，应对现有科易档案管理系统功能进行改造与升级。系统改造与升级要基于OAIS（即开放档案信息系统）模型，OAIS模型作为信息资源长期保存的国际标准。在系统设计中，应充分考虑到现有实际情况，可基于OAIS模型，采用统一标准封装档案信息数据，进而保证档案信息的真实性、有效性、可读性。
1. 系统结构方面
科技计划项目管理系统采用的是J2EE的技术架构，为了能更好的实现数据的无缝对接，档案管理系统也应升级为J2EE技术架构。可以采用基于J2EE多层架构体系，使前端的表现与应用逻辑、数据存储相分离，通过组件式的开发与部署策略，使整个系统的架构清晰灵活，方便部署和扩展。
2. 标准规范方面
科易档案管理系统主要是基于目录管理标准规范，无法满足对元数据的标准规范需求。科技计划项目管理系统要对科技计划项目电子文件元数据进行格式转换和数据封装，档案管理系统要达到科技计划项目电子文件元数据标准、格式转换标准和封装标准要求。此外，科易档案管理系统还有文书档案，考虑到文书电子档案到期应向省档案馆移交与接收的情况， 所以国家档案局《电子档案移交与接收办法》中对电子档案移交与接收的规定标准也应做为未来科易档案管理系统改进升级参考依据。
3. 档案管理方面
科易档案管理系统现在是采用辅助的鉴定方式，并且不能实现对库房的综合管理。将来的档案鉴定需要采用网络化、流程化的鉴定方式，系统要增加流程化的鉴定方式，提高网络化管理要求。为了提高对实体库房的管理，系统还应增加“模拟库房”功能，实现对库房档案的排列定位、管理、统计等功能。
4. 数据存储方面
为了能实现对电子数据的長期保存，科易档案管理系统要增加数据存储功能，包含电子档案原文存储管理、封装包存储管理、备份恢复、存储日志等功能。
5. 档案利用方面
科易档案管理系统利用方式比较单一，只提供简单检索、组合检索两种方式进行利用，并且也不能对利用的电子档案全文进行防扩散控制等。为了能够提供更高效的档案利用功能，系统增加“档案全文检索”、“档案跨类检索”、“档案跨库检索”功能，实现对档案数据库的高效检索。在查询档案全文时，系统要增加“数字水印”和“防拷屏、防打印、防下载”功能，提高利用档案原文的安全性。同时，要增加“光盘发布”功能，可对需要脱离系统使用的档案及原文发布至光盘等移动介质上，方便使用。
五、结语
当了解了电子文件管理系统的工作流程，并且知道应该升级的各个方面之后，对其进行相应的完善，这就给档案管理人员的工作带来了极大的便利，摆脱了陈旧的管理方法，适应了科技的发展，相信通过科技的不断进步，还会有更加便捷有效的方法能够投入到档案管理系统的应用中。