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【摘要】：随着科技的不断发展，人事档案信息化管理向传统的人事档案管理提出了挑战。作为一名档案管理者，必须顺应社会发展的潮流，才能提高人事档案的服务水平。本文以下内容将简要分析人事档案信息化管理面临的挑战，并提出了相应的对策，以供大家学习参考之用。
【关键词】：人事档案；信息化管理；网络安全；服务方式
Abstract: with the development of science and technology, information management of personnel files put out a challenge to the traditional personnel archives management. As a file manager, must conform to the trend of social development, to improve the service level of personnel archives. This paper take a brief analysis of personnel archives information management challenges, and puts forward corresponding countermeasures, in order to study for reference purposes.
Key words: personnel file; information management; network security; service mode
中圖分类号：G271文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）
前言：
改革开放以来，随着经济的不断发展和科技水平的不断提高，我国迎来了网络信息化的时代，这给传统的人事档案管理提出了新的要求，带来了新的挑战。人事档案的信息化主要是指在人事档案的管理活动中全面利用计算机网络信息化技术，对人事档案的信息资源进行收集、管理和利用，其目标就是通过采取一系列的措施，使得人事档案资源达到数字化、信息管理满足标准化、信息服务实现网络化，已达到人事档案的接收、传输和利用的一体化，实现人事档案资源的共享，从而促进人事档案管理能够健康的发展。本文以下内容将简要分析人事档案信息化管理面临的挑战，并提出了相应的对策，以供大家参考。
1、人事档案实行信息化管理的作用
人事档案的信息化顺应了社会的发展方向，极大的推动了人事档案管理健康的发展，其重要性主要表现在如下几个方面：第一，人事档案的管理实行信息化，可以一次投入，多次利用，提高认识档案信息的重复利用率。以往的人事档案管理着重于档案的实体管理，管理人员手工进行档案的管理工作，工作量大、效率低，且一旦出现问题，需要重新返工，大大增加了工作量。而人事档案实行信息化管理后，人事档案的管理强调的是自动、实时、快速、便捷，数据一次录入，可以多次重复利用，而且一旦出现问题，直接在计算机上更改出现问题的那一小部分就可以，对整个人事档案不会造成影响，更重要的是，人事档案的信息化管理可以在档案管理内部进行数据共享。第二，人事档案信息化管理有利于推动企事业单位人事制度的改革，随着我国信息网络化的不断深入，用人单位可以直接从在计算机网络上查询到应聘者的个人基本信息，有利于在聘用制用人模式下，企事业单位对自身所需人才的选拔与管理，同时，在聘用期间，企事业单位也可以利用计算机网络将职工的表现传输到人才管理中心，不断更新和健全聘用人员的人事信息，加强对聘用人员的社会监督。第三，有利于对人事档案纸质载体的保护，由于在实际中，人事档案的利用率是非常高的，在人事档案管理的过程中，会经常有人查阅、借出档案，而且人事档案经过反复的拆、装，纸质很容易受到损坏。而在人事档案实行信息化管理后，人员的信息可以供计算机上进行查询，减轻了对原始档案的磨损，有利于保护人事档案的完整性。
2、人事档案实行信息化管理面临的挑战
人事档案信息化管理对于传统的人事档案管理带来了极大的冲击和挑战，主要表现在如下几个方面：第一，传统人事档案管理模式老化，存在劳动繁琐、效率低下，而且传统的服务方式无法满足广大群众信息量大、数据快捷、准确等方面的要求。另外传统的人事档案管理难以形成综合性的人才信息，使得我们无法对社会人才的情况有一个整体的把握，不利于人才的管理和人才资源的合理分配。第二，软硬件基础设施和专业人才是人事档案信息化建设过程中不可缺少的物质基础和基本条件。但是目前在人事档案信息化管理的现状是软硬件设备落后，档案管理软件陈旧，原来的操作平台跟不上信息网络化发展的步伐，很难适应现代化的办公要求，而且与现代的管理模式及人才资源的发展不相适应。网络信息化发展的加快，而懂得业务知识，还懂得计算机管理和法律法规的复合型人才的培养却严重滞后。目前这种传统的档案管理模式下的人事档案管理现状已经不能适应人事档案信息化的要求。第三，传统的人事档案管理的技术标准和组织工作程序标准没有根据计算机信息处理的特点和发展要求考虑，越来越多的归档文件是磁介质载体，与现行的人事档案整理、著录标准、分类方法和有关规定相脱离，特别是与人事档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性不好，严重制约了人事档案的信息化进程。第四，在目前的人事档案管理中缺乏总体规划和统一的领导，资源被重复的开发，浪费严重。在企事业单位中，一般是组织、人事、档案和财务等部门各自为战，建立各自的信息化管理数据库，但是这些数据库中很多信息是类似的甚至相同的，企业各部门的各自为战导致了信息的重复录入，无法真正的实现信息的共享。第五，在目前企事业单位中建立人事档案信息库的主要存在如下问题：为了应付检查，仅仅录入一些基本信息，使得信息不完整；信息录入员仅仅按照职工自己填写的录入，没有经过认真的核实，造成了信息数据缺乏真实性；对于更新的数据没有及时进行补充修改，造成了数据库中的信息不能真实的反映实际情况。第六，企事业人事档案管理中，对信息安全的建设重视不够，从主观上来说，是由于档案部门档案的安全意识和保密意识不强，忽视了对档案网页内容的审查和信息的管理；缺乏必要的计算机网络安全知识和意识，不按照程序进行操作或者不及时进行数据的备份，以上这些成为了信息系统安全的最大隐患。从客观上来讲，目前电脑病毒和黑客都比较多，给档案的信息安全和保密工作带来的严重的威胁。
3、人事档案实行信息化管理应采取的对策
人事档案信息化管理对传统的人事档案管理带来了很大的挑战和冲击，需要我们积极采取措施，来应对这种挑战和冲击，以此推动人事档案信息化管理的发展。
3.1、完善档案法规
为了实现人事档案信息化建设的目标，作为政府部门必须制定出相关的政策法规，从法律法规层面上为人事档案信息化建设的可持续健康发展提供保障。需要从如下几个方面着手：第一，制定网络查询及档案数据信息的权限管理办法，并制定相应的安全管理协议。第二，在计算机网络信息化的条件下，在确保档案的真实性的前提下，也应发挥电子档案的凭证作用，这样的情况下，应对以前的相关法律举证条款进行必要的修改，以来保证电子档案能像传统档案一样具有凭证的作用。第三，完善的档案信息安全法规是保证档案信息安全的前提和基础，所有应根据社会的不断发展和科技的不断进步，不断对档案信息安全法规进行必要的修改或者是补充，以使其能适应社会的不断发展。
3.2、针对人事档案信息化管理开发专门的数字化工具
应该有效的利用身份认证、识别、安全审查、文件加密、权限限制、病毒防护、防护墙及安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全和计算机信息网络系统的正常运行。
3.3、提高人事档案的服务水平
在人事档案信息化的条件，要提高人事档案的服务水平应从如下几个方面着手：第一，建立人事档案计算机网络信息社会化的服务体系，促使档案信息资源的利用。第二，注意培养和引进具有掌握数据库和信息管理等技术的复合型人才，并注重对现有职工进行业务培训，提高其综合素质。
另外，还需要对人事档案信息进行及时更新，并注重动态的人事档案数据库的建立等。
4、结束语
面对人事档案信息化对传统档案管理的冲击，作为一名档案管理人员，应该不断学习信息化知识和掌握计算机网络技术，不断提高自身素质，为人事档案信息化管理做出应有的贡献。
【参考文献】
[1]《信息与档案管理》杨群欢等，浙江大学出版社
[2] 《档案管理基础》张虹等，中国人民大学出版社
[3] 《人事档案管理原理及方法》朱玉媛等，武汉大学出版社
【关键词】：人事档案；信息化管理；网络安全；服务方式
Abstract: with the development of science and technology, information management of personnel files put out a challenge to the traditional personnel archives management. As a file manager, must conform to the trend of social development, to improve the service level of personnel archives. This paper take a brief analysis of personnel archives information management challenges, and puts forward corresponding countermeasures, in order to study for reference purposes.
Key words: personnel file; information management; network security; service mode
中圖分类号：G271文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）
前言：
改革开放以来，随着经济的不断发展和科技水平的不断提高，我国迎来了网络信息化的时代，这给传统的人事档案管理提出了新的要求，带来了新的挑战。人事档案的信息化主要是指在人事档案的管理活动中全面利用计算机网络信息化技术，对人事档案的信息资源进行收集、管理和利用，其目标就是通过采取一系列的措施，使得人事档案资源达到数字化、信息管理满足标准化、信息服务实现网络化，已达到人事档案的接收、传输和利用的一体化，实现人事档案资源的共享，从而促进人事档案管理能够健康的发展。本文以下内容将简要分析人事档案信息化管理面临的挑战，并提出了相应的对策，以供大家参考。
1、人事档案实行信息化管理的作用
人事档案的信息化顺应了社会的发展方向，极大的推动了人事档案管理健康的发展，其重要性主要表现在如下几个方面：第一，人事档案的管理实行信息化，可以一次投入，多次利用，提高认识档案信息的重复利用率。以往的人事档案管理着重于档案的实体管理，管理人员手工进行档案的管理工作，工作量大、效率低，且一旦出现问题，需要重新返工，大大增加了工作量。而人事档案实行信息化管理后，人事档案的管理强调的是自动、实时、快速、便捷，数据一次录入，可以多次重复利用，而且一旦出现问题，直接在计算机上更改出现问题的那一小部分就可以，对整个人事档案不会造成影响，更重要的是，人事档案的信息化管理可以在档案管理内部进行数据共享。第二，人事档案信息化管理有利于推动企事业单位人事制度的改革，随着我国信息网络化的不断深入，用人单位可以直接从在计算机网络上查询到应聘者的个人基本信息，有利于在聘用制用人模式下，企事业单位对自身所需人才的选拔与管理，同时，在聘用期间，企事业单位也可以利用计算机网络将职工的表现传输到人才管理中心，不断更新和健全聘用人员的人事信息，加强对聘用人员的社会监督。第三，有利于对人事档案纸质载体的保护，由于在实际中，人事档案的利用率是非常高的，在人事档案管理的过程中，会经常有人查阅、借出档案，而且人事档案经过反复的拆、装，纸质很容易受到损坏。而在人事档案实行信息化管理后，人员的信息可以供计算机上进行查询，减轻了对原始档案的磨损，有利于保护人事档案的完整性。
2、人事档案实行信息化管理面临的挑战
人事档案信息化管理对于传统的人事档案管理带来了极大的冲击和挑战，主要表现在如下几个方面：第一，传统人事档案管理模式老化，存在劳动繁琐、效率低下，而且传统的服务方式无法满足广大群众信息量大、数据快捷、准确等方面的要求。另外传统的人事档案管理难以形成综合性的人才信息，使得我们无法对社会人才的情况有一个整体的把握，不利于人才的管理和人才资源的合理分配。第二，软硬件基础设施和专业人才是人事档案信息化建设过程中不可缺少的物质基础和基本条件。但是目前在人事档案信息化管理的现状是软硬件设备落后，档案管理软件陈旧，原来的操作平台跟不上信息网络化发展的步伐，很难适应现代化的办公要求，而且与现代的管理模式及人才资源的发展不相适应。网络信息化发展的加快，而懂得业务知识，还懂得计算机管理和法律法规的复合型人才的培养却严重滞后。目前这种传统的档案管理模式下的人事档案管理现状已经不能适应人事档案信息化的要求。第三，传统的人事档案管理的技术标准和组织工作程序标准没有根据计算机信息处理的特点和发展要求考虑，越来越多的归档文件是磁介质载体，与现行的人事档案整理、著录标准、分类方法和有关规定相脱离，特别是与人事档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性不好，严重制约了人事档案的信息化进程。第四，在目前的人事档案管理中缺乏总体规划和统一的领导，资源被重复的开发，浪费严重。在企事业单位中，一般是组织、人事、档案和财务等部门各自为战，建立各自的信息化管理数据库，但是这些数据库中很多信息是类似的甚至相同的，企业各部门的各自为战导致了信息的重复录入，无法真正的实现信息的共享。第五，在目前企事业单位中建立人事档案信息库的主要存在如下问题：为了应付检查，仅仅录入一些基本信息，使得信息不完整；信息录入员仅仅按照职工自己填写的录入，没有经过认真的核实，造成了信息数据缺乏真实性；对于更新的数据没有及时进行补充修改，造成了数据库中的信息不能真实的反映实际情况。第六，企事业人事档案管理中，对信息安全的建设重视不够，从主观上来说，是由于档案部门档案的安全意识和保密意识不强，忽视了对档案网页内容的审查和信息的管理；缺乏必要的计算机网络安全知识和意识，不按照程序进行操作或者不及时进行数据的备份，以上这些成为了信息系统安全的最大隐患。从客观上来讲，目前电脑病毒和黑客都比较多，给档案的信息安全和保密工作带来的严重的威胁。
3、人事档案实行信息化管理应采取的对策
人事档案信息化管理对传统的人事档案管理带来了很大的挑战和冲击，需要我们积极采取措施，来应对这种挑战和冲击，以此推动人事档案信息化管理的发展。
3.1、完善档案法规
为了实现人事档案信息化建设的目标，作为政府部门必须制定出相关的政策法规，从法律法规层面上为人事档案信息化建设的可持续健康发展提供保障。需要从如下几个方面着手：第一，制定网络查询及档案数据信息的权限管理办法，并制定相应的安全管理协议。第二，在计算机网络信息化的条件下，在确保档案的真实性的前提下，也应发挥电子档案的凭证作用，这样的情况下，应对以前的相关法律举证条款进行必要的修改，以来保证电子档案能像传统档案一样具有凭证的作用。第三，完善的档案信息安全法规是保证档案信息安全的前提和基础，所有应根据社会的不断发展和科技的不断进步，不断对档案信息安全法规进行必要的修改或者是补充，以使其能适应社会的不断发展。
3.2、针对人事档案信息化管理开发专门的数字化工具
应该有效的利用身份认证、识别、安全审查、文件加密、权限限制、病毒防护、防护墙及安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全和计算机信息网络系统的正常运行。
3.3、提高人事档案的服务水平
在人事档案信息化的条件，要提高人事档案的服务水平应从如下几个方面着手：第一，建立人事档案计算机网络信息社会化的服务体系，促使档案信息资源的利用。第二，注意培养和引进具有掌握数据库和信息管理等技术的复合型人才，并注重对现有职工进行业务培训，提高其综合素质。
另外，还需要对人事档案信息进行及时更新，并注重动态的人事档案数据库的建立等。
4、结束语
面对人事档案信息化对传统档案管理的冲击，作为一名档案管理人员，应该不断学习信息化知识和掌握计算机网络技术，不断提高自身素质，为人事档案信息化管理做出应有的贡献。
【参考文献】
[1]《信息与档案管理》杨群欢等，浙江大学出版社
[2] 《档案管理基础》张虹等，中国人民大学出版社
[3] 《人事档案管理原理及方法》朱玉媛等，武汉大学出版社