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【摘 要】文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案，是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。本文就文书档案管理信息的电子化应用的优越性进行浅析。
【关键词】文书档案 信息网络 电子化
为提高文书档案管理的效率，改变文书档案管理方式，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学化管理，要提高文书档案管理水平，就必须采用新的管理方式和方法。要有创新意识、更新观念，建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，目前国家档案局提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，并开发出一系列档案管理软件，有些企业还自行开发出适合自己的档案管理软件来提高文书档案管理的水平，使档案信息资源开发真正的做到方便、准确、快捷，实现档案管理信息化的最终目标。下面就采用计算机进行文书档案管理信息的电子化的优越性谈一点我个人粗浅的认识。
一、操作方便，简单易行，便于管理，稳定性强
在计算机管理信息系统中，运用信息系统的自动分类功能，档案部门根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上分门别类地记录下来，转化为电子档案，非常便于管理。由于每个人在实际工作中需求不同，根据自身的需求我们可以将将电子文件选择不同的工具来用于储存。比较常见的一些例如：光盘、移动硬盘、U盘、网盘等。这些均受外界环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
二、容量大，体积小，节省空间，保管经济
传统的纸质档案需众多的库房和装具来进行存放和保管，电子信息档案由于采取电子数码技术进行压缩，比较一些常见多用的技术有：光盘技术、扫描技术、缩微技术等等电子高科技广泛的应用于工作当中，这样一来就非常有效的增加了档案信息的存储量，电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的，可以通过数字化的整合将一个档案馆几十年、甚至上百年的馆藏信息都存储在载体中，使用者可以在任意地点、任意时间进行档案查阅。对存放场地要求相对较低，不需要耗用大量的人财物力。所以，它的特点是容量大、体积小、节省空间，保管经济。
三、能够有效加强档案编研工作，提高编研质量
文书档案管理信息的电子化的应用也促进了档案编研工作进程，把档案编研工作的档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案电子信息成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，下真功夫编写出一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，实现档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。
四、能够有效改善、提高了案卷质量和目录编制质量
在实际工作当中文书人员使用信息管理系统，可以在很大程度上提高组卷的效率以及质量。这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，这样一来不但是克服了组卷的随意性，而且还能够起到确保归档材料的完整齐全的作用，既科学又规范。文书人员，可以根据计算机所列的清单确定归档文件，既能够防止遗漏，还能够确保案卷的原始性以及真实性。 使用计算机文书档案管理系统，可使目录的编制更加的规范、更加的便捷，录入存储的连贯性强，促进后续工作的跟进，而且还能提高编制速度，对错误或缺失信息可以随时修正、补充、增删，制成的目录册资料美观、简洁，用时信手拈来。
五、提高办公效率，检索神速，提升了文件传递的速度和安全性
计算机具有极快的运算速度和强大的信息处理功能，利用计算机整理文件，不仅可以收到事半功倍的效果，而且由于电子档案建立了完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。通过多种查询手段：文书人员可以从模糊查询，组合查询，分类查询这三者当中进行选择，从而选取最切合实际的查询方式，然后在档案库中进行检索，以找出有用的档案信息，因此，实现即时的查询、检索神速，加快了业务处理的速度，真正达到了简化整理、深化检索的目的。在应用计算机网络技术层面上，直接通过网络进行传递，从而根据工作的需求不但实现了可以随时随地的进行文件收发，而且还进一步的提高了文件传递的安全性，与此同时还更加节约了时间，既降低了人为因素的影响，又可发挥计算机管理优势，效率显著。
六、网络传输，实现信息资源的共享
在传统的手工操作中，普通的文书传递方法主要是通过工作人员只手互相传递，这种陈旧的方法不仅造成资金以及资源方面的浪费，在一定程度上造成文件和信息查找困难。在传阅的过程中，时间延误或文件丢失的情况时有发生，给档案管理人员归档和其他人员检索带来很大不便。公文网络传输，直接依靠先进的网络工具，网上适时传阅办理，可以在瞬间完成大容量信息的传递，不仅提高了流转速度，还有效保障了文书的安全，加快了现代社会工作节奏，它所起到经济效益和社会效益是不可估量的。档案部门通过网络联接，人们可以通过协议进行网上检索，利用更加便捷，提高了部门之间的了解、交流、协调、增强了业务联系，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛地开发和利用。
这与目前提倡的——改进工作作风“八项规定”具体内容中的“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”的精神遥相呼应。
七、有利于档案管理的不断创新
配备档案管理所需要的计算机，扫描仪，光盘刻录机，互联网设备等现代化办公设备，运用这些设备来缩微档案资料，进行数字化，科学化处理及保存。为此，各级政府和单位不断加大现代信息化产业数字的投入，力争更多的经费，加大硬件设施建设和软件的升级。为档案部门利用现代化的档案管理模式，挖掘各方面的潜力，发挥自己的专业水平来存储大量的档案资源，有效的利用信息技术，来满足社会各界的需要，并将这类档案管理转化为经济效益，通过这些信息技术广泛运用，给档案工作注入新的活力和生机，创造出更为可观的社会效益和社会价值，为档案工作现代化，信息化的继续发展提供有力的保证。
八、强化了服务职能，提高了服务社会的能力
由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，能够确保其安全性，最大限度地满足利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。使之成为一个面向社会，面向大众，为广大人民群众服务的信息中心和文化阵地。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用，极大提高了档案管理工作服务社会的能力。
总之，为了更好的开发利用文书档案，就必须与时俱进，用信息化、科学化的头脑来改变和提高管理水平，提高和强化全社会档案利用的意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，积极推广文书档案管理信息的电子化应用，从而才能不断提高文书档案的利用率，有效提升档案管理整体水平，使之更好地为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。
参考文献：
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.
[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2010（5）：188.
[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2009（21）：218.
[4]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（6）：174.
[5]陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势.[J].中国科技博览.，2010（21）：302.
[6]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究.[J].黑河学刊，2011（2）：165.
【关键词】文书档案 信息网络 电子化
为提高文书档案管理的效率，改变文书档案管理方式，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学化管理，要提高文书档案管理水平，就必须采用新的管理方式和方法。要有创新意识、更新观念，建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，目前国家档案局提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，并开发出一系列档案管理软件，有些企业还自行开发出适合自己的档案管理软件来提高文书档案管理的水平，使档案信息资源开发真正的做到方便、准确、快捷，实现档案管理信息化的最终目标。下面就采用计算机进行文书档案管理信息的电子化的优越性谈一点我个人粗浅的认识。
一、操作方便，简单易行，便于管理，稳定性强
在计算机管理信息系统中，运用信息系统的自动分类功能，档案部门根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上分门别类地记录下来，转化为电子档案，非常便于管理。由于每个人在实际工作中需求不同，根据自身的需求我们可以将将电子文件选择不同的工具来用于储存。比较常见的一些例如：光盘、移动硬盘、U盘、网盘等。这些均受外界环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
二、容量大，体积小，节省空间，保管经济
传统的纸质档案需众多的库房和装具来进行存放和保管，电子信息档案由于采取电子数码技术进行压缩，比较一些常见多用的技术有：光盘技术、扫描技术、缩微技术等等电子高科技广泛的应用于工作当中，这样一来就非常有效的增加了档案信息的存储量，电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的，可以通过数字化的整合将一个档案馆几十年、甚至上百年的馆藏信息都存储在载体中，使用者可以在任意地点、任意时间进行档案查阅。对存放场地要求相对较低，不需要耗用大量的人财物力。所以，它的特点是容量大、体积小、节省空间，保管经济。
三、能够有效加强档案编研工作，提高编研质量
文书档案管理信息的电子化的应用也促进了档案编研工作进程，把档案编研工作的档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案电子信息成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，下真功夫编写出一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，实现档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。
四、能够有效改善、提高了案卷质量和目录编制质量
在实际工作当中文书人员使用信息管理系统，可以在很大程度上提高组卷的效率以及质量。这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，这样一来不但是克服了组卷的随意性，而且还能够起到确保归档材料的完整齐全的作用，既科学又规范。文书人员，可以根据计算机所列的清单确定归档文件，既能够防止遗漏，还能够确保案卷的原始性以及真实性。 使用计算机文书档案管理系统，可使目录的编制更加的规范、更加的便捷，录入存储的连贯性强，促进后续工作的跟进，而且还能提高编制速度，对错误或缺失信息可以随时修正、补充、增删，制成的目录册资料美观、简洁，用时信手拈来。
五、提高办公效率，检索神速，提升了文件传递的速度和安全性
计算机具有极快的运算速度和强大的信息处理功能，利用计算机整理文件，不仅可以收到事半功倍的效果，而且由于电子档案建立了完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。通过多种查询手段：文书人员可以从模糊查询，组合查询，分类查询这三者当中进行选择，从而选取最切合实际的查询方式，然后在档案库中进行检索，以找出有用的档案信息，因此，实现即时的查询、检索神速，加快了业务处理的速度，真正达到了简化整理、深化检索的目的。在应用计算机网络技术层面上，直接通过网络进行传递，从而根据工作的需求不但实现了可以随时随地的进行文件收发，而且还进一步的提高了文件传递的安全性，与此同时还更加节约了时间，既降低了人为因素的影响，又可发挥计算机管理优势，效率显著。
六、网络传输，实现信息资源的共享
在传统的手工操作中，普通的文书传递方法主要是通过工作人员只手互相传递，这种陈旧的方法不仅造成资金以及资源方面的浪费，在一定程度上造成文件和信息查找困难。在传阅的过程中，时间延误或文件丢失的情况时有发生，给档案管理人员归档和其他人员检索带来很大不便。公文网络传输，直接依靠先进的网络工具，网上适时传阅办理，可以在瞬间完成大容量信息的传递，不仅提高了流转速度，还有效保障了文书的安全，加快了现代社会工作节奏，它所起到经济效益和社会效益是不可估量的。档案部门通过网络联接，人们可以通过协议进行网上检索，利用更加便捷，提高了部门之间的了解、交流、协调、增强了业务联系，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛地开发和利用。
这与目前提倡的——改进工作作风“八项规定”具体内容中的“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”的精神遥相呼应。
七、有利于档案管理的不断创新
配备档案管理所需要的计算机，扫描仪，光盘刻录机，互联网设备等现代化办公设备，运用这些设备来缩微档案资料，进行数字化，科学化处理及保存。为此，各级政府和单位不断加大现代信息化产业数字的投入，力争更多的经费，加大硬件设施建设和软件的升级。为档案部门利用现代化的档案管理模式，挖掘各方面的潜力，发挥自己的专业水平来存储大量的档案资源，有效的利用信息技术，来满足社会各界的需要，并将这类档案管理转化为经济效益，通过这些信息技术广泛运用，给档案工作注入新的活力和生机，创造出更为可观的社会效益和社会价值，为档案工作现代化，信息化的继续发展提供有力的保证。
八、强化了服务职能，提高了服务社会的能力
由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，能够确保其安全性，最大限度地满足利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。使之成为一个面向社会，面向大众，为广大人民群众服务的信息中心和文化阵地。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用，极大提高了档案管理工作服务社会的能力。
总之，为了更好的开发利用文书档案，就必须与时俱进，用信息化、科学化的头脑来改变和提高管理水平，提高和强化全社会档案利用的意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，积极推广文书档案管理信息的电子化应用，从而才能不断提高文书档案的利用率，有效提升档案管理整体水平，使之更好地为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。
参考文献：
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.
[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2010（5）：188.
[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2009（21）：218.
[4]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（6）：174.
[5]陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势.[J].中国科技博览.，2010（21）：302.
[6]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究.[J].黑河学刊，2011（2）：165.