为深化教育人事制度改革,推进义务教育学校绩效工资制度顺利实施,加强教师队伍建设,促进教育事业科学发展,2009年起开始实施义务教育学校教师绩效考核,中小学教师分配制度进入新的改革与发展时期。作为绩效考核的重要载体之一的人事档案,也成为大家关注的问题。人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是人才信息的重要载体,是反映个人成长历史的凭证和依据,是知人善任、选贤举能的重要工具。构建科学合理、公平公正、注意激励的内部分配制度,吸引和鼓励各类优秀人才长期从教,促进教育事业持续发展,人事档案起着不可替代的作用。管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用,对教职工分配制度具有重要意义。本文根据我校档案工作的现状谈谈个人对绩效考核背景下提高学校档案管理工作水平的几点思考。
　　
　　1.当前人事档案管理存在的不足。
　　
　　1.1 对人事档案的作用认识不够。长期以来,由于人们档案意识不强,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高,也存在档案管理松懈的现象。
　　1.2 人事档案材料收集不完整,力度不够。在人事档案材料的收集过程中,存在“缺漏”现象。有的只注重干部职务任免、工资考核等材料的收集归档,而忽略了学历培训、职称、奖惩等相关材料的收集;有的只注重在职国家干部人事档案材料的收集,而忽略了聘用干部、离岗干部的人事档案材料的收集;有的只注重集中形成档案材料的收集,而忽略了个别零散材料的收集,造成系列材料脱节断档。由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时。学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源。加上收集归档的材料不全面,有些材料在内容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话,给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率。
　　1.3 人事档案管理队伍整体素质、硬件配备跟不上业务的要求。人事档案管理具有较高的专业性,仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换,而没有后续的培训,致使管档人员的工作水平偏低,材料分类混乱,提供数据不准确。因此,做好干部人事档案的管理,档案人员既要有一定的档案专业知识,又要有强有力的硬件设备作为后盾,才能适应现代信息化要求。随着管理体制改革进一步深化,转变政府职能,调整组织机构,精简人员编制,原有的人事档案管理体制受到冲击,有的被削弱,有的被精简,档案人员身兼数职的现象较为普遍,专职管档人员数量严重不足,一定程度上影响档案管理工作的水平。档案管理的现代化水平不高,已极不适应新形势下干部管理工作的要求,急需更新。
　　1.4 人事档案整理不规范,案卷质量不高。档案整理是档案管理中重要的基础工作,是一项细致的技术性较强的工作,一项经常性的工作。档案整理必须做到:分类准确、加工考究、排列合理有序、装订整齐。整理人事档案,在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案虽已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。从而,也降低了档案的利用率。
　　
　　2.做好人事档案管理的几点建议。
　　
　　2.1 增强对人事档案作用的认识。目前,人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用,很多关键的个人证明等手续都经过审核档案这一关。譬如:计算工龄、工作流动、考研、转正定级、职称申报、办理养老保险等都离不开档案。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》,通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三,建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使档案资料的完整性、准确性得到保证。
　　2.2 加强收集工作,完善档案内容,提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。针对有相当一部分形成材料的单位不能及时将材料送交归档、造成渠道不通的现象,要采取定期和不定期相结合的方式,及时全面地收集归档材料,以免造成有的干部人事档案中缺少任免、考察、工资或奖励、学历等材料。对于年度考核、工资普调、表彰奖励等材料按照计划定期进行收集归档;一些零星的、不具有普遍性的材料可采用不定期收集方式,变被动为主动,做到平时留心了解各方面的情况,及时掌握信息,增强做好收集工作的自觉性、主动性,做到口勤、手勤、腿勤,消除收集渠道闭塞现象,将研究成果、进修培训、晋升考核、政审鉴定等材料及时收集归档。同时,随着时代的进步与发展变化,还要拓展收集范围,抓住重点,特别是现阶段要根据人事制度改革和对人才信息的需要,注意收集那些能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料,使档案内容更加全面完整,提高档案的价值和利用率。
　　2.3 认真开展档案人员业务工作,提高业务人员水平和档案现代化管理水平。人事档案记载的是历史的真实面貌,有其时代的特点。管档人员的新旧更迭,新人已经脱离了那个年代,对当时的好多事情不了解,因此查阅档案难免会有困难,提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训,提高档案管理人员的管理水平和工作能力。《干部档案工作条例》三十八条规定,各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。因此,应定期组织培训业务知识,让他们掌握新的知识和先进的管理技术,进一步了解管理档案的重要性,增强责任心,提高档案管理的技术水平。同时,还要配置专职人事档案管理人员,落实管档人员待遇,提高档案人员的工作积极性。
　　二十一世纪是一个知识经济时代,如何适应经济时代发展的需求、实现档案工作全方位的创新仍将是档案工作面临的重要课题。当前,人事档案信息化管理基础薄弱,尚处在建设时期,因此,更需要制定信息发展战略,分阶段、有计划的加以实施,加大信息化管理设施设备,进而奠定档案现代化管理的基础,构筑干部信息化管理平台,促进档案管理社会化,发挥人文管理在信息化管理中的作用,建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。
　　2.4 规范档案整理,提高案卷质量。材料的收集工作是干部档案管理工作的重要环节,是管理的源头,我们要把好材料“入口关”。依据中共中央组织部《关于干部档案材料收集归档规定》的规定,建立健全收集档案材料和送交档案材料归档的工作制度,各种制度上墙,让操作人员有章可循,规范操作,按制度办事。规范建立各种档案管理簿册,如接收干部人事档案材料登记簿、转出干部人事档案材料登记簿、销毁干部档案材料登记簿等等。属于归档的材料应真实,完整齐全,文字清楚,对象明确。
　　档案整理的另一重要环节就是鉴别工作。鉴别工作是一项政策性很强的工作,鉴别就是对收集起来的材料进行审定,识别其真伪,判定其价值,确定其是否归档的一项工作,是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证,是保证干部档案质量的重要环节。根据形成材料的历史条件、主要内容、用途等,从查材料是否完整、事实是否准确、手续是否完备、书写是否清楚入手,逐一审查,特别对年龄、工龄、党龄、学历这“三龄一历”等要重点核对,确保归档材料准确反映干部的实际情况。因此,档案人员应坚持原则、本着向组织负责的态度,首先要确定鉴别材料是否属于干部材料的范畴,对于不属于归档范围的材料视不同情况分别处理;其次要对干部档案材料的内容是否真实进行鉴别,真实性是干部档案的生命;第三要鉴别干部档案材料是否完整,完整先是材料体系的完整,后是材料的内容和外部形式的完整,对头尾不清,来源和时间不明的材料,要查明后再确定是否归档,做到取之有据、舍之有理、实事求是,特别是对剔除后准备销毁的材料,应慎之又慎,切忌主观臆断,草率处理;第四要鉴别干部档案材料手续是否完备。总之,经过鉴别后的归档材料必须是真实、完整、精练、实用,以确保档案材料的权威性。
　　总之,人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分,管好人事档案是直接关系到管好干部的重要环节。只要按照科学的依据为指导,坚持科学的、先进的方法,加之过硬的物质条件作后盾,利用现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,相信在数字化时代,加强和改进人事档案管理工作,干部人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为人事管理工作和经济建设服务,合理推进绩效分配的改革,促进经济和社会的发展。