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[摘要]：档案工作一直在医疗单位档案行政管理部门中“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下进行。医疗单位档案部门负责管理本部门的档案工作，并对部属单位的档案工作实行监督、指导。
[关键词]：医院 行政档案 行政部门 管理职能
中图分类号：R197.3 文献标识码：R 文章编号：1009-914x（2012）16-0300-01
医院行政部门档案管理具有双重职能，既是收集、保管档案的机构，又是本单位档案工作职能管理的部门。档案管理的基本任务是：贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。
为了加强医院行政类档案建设，逐步实现医院党、政档案工作的规范化，不断提高信息和档案的管理水平，有效地为医疗服务机构和社会服务，依据档案工作规范进行档案管理工作是当前医院行政管理必要的工作之一。
一、医院行政档案工作的基本原则
凡是医院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属行政档案。行政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有或拒绝归档。行政文件材料的归档工作应实行纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
医院各部门要有专员或者负责人分管行政部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同医院行政档案部门做好行政档案的收集、整理、归档工作。努力实现行政档案工作的现代化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥作用。
二、医院行政文件材料的归档流程
1、形成与积累
每年年初各部门布置工作时，同时开始布置形成积累行政文件材料的任务；部门专、兼职档案员按行政档案归档范围和保管期限表分别积累行政文件材料，并定期进行整理；归档的行政文件材料应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；部门产生的文件材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。
2、整理方法
归档文件以件为整理单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
装订：归档文件应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边整齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
分类方案： 党、政档案为一级类目。归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题（即：党群类或行政类）分类，再在党群类或行政类下面按保管期限分为永久或定期。
排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目（即：保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。
编目：归档文件应依据分类方案和科室的编号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
装盒：将归档文件按科室的编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目；档案盒应统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
备考表：备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
3、归档时间
行政文件材料于次年2～3月左右，由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门，由档案部门最后整理归档和制作全引目录并于每年底前将其目录报省档案局登记。
三、医院行政文件、材料归档范围和制度
1、适宜归档范围
反映医院党、政部门职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。医院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本院工作具有查考价值的文件材料。
2、不适宜归档范围
上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件；本单位文件材料中有重份的文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
3、日常归档制度
积极做好文件、资料的分发工作，办理完毕及时归档；把好本院签发文件、。简报的质量关，严格按照公文起草规范，对于字迹不清或用圆珠笔拟稿的，应重新抄写，以确保档案质量。各科室在开展医疗业务、病历档案、健康体检、科研培训及其它业务活动中形成的材料均属归档范围，由各科室兼职档案员负责收集、整理、保管、上交。在医院综合档案室档案管理人员的指导下，按规范化要求，做好档案的预立卷工作，于次年三月底钱叫医院综合档案室，在进行统一组卷。医院行政档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
四、医院行政档案的保密和保管制度管理
为了切实加强档案保密工作，根据党和国家的保密条例、法规、特制订本单位档案保密制度：不该说的机密，绝不能说；不在私人笔记本上记录国家机密事项；任何人不得任意将档案带出档案室；严格执行查阅规定和各项管理制度；复印机密级档案资料，严格按有关规定办理；销毁档案均登记造册，并经领导批准后派人监销；档案人员在调动工作是，应认真办理移交手续。
为了维护单干的完整、安全。偏于利用，特制订库房管理制度。库房内档案要科学分类，系统存放，排列整齐，编码醒目；库房应注意防火、防盗、防水、防潮、防强光、防尘、放有害生物和放污染，库房内严禁吸烟，无人时要关闭为门窗，经常进行打扫，保持档案库房的清洁。适时运用通风、去湿设备密闭等措施，控制库房湿度；无关人员不准进入库房，如需进入必须经领导批准；每年清点一次库藏档案，发现问题，立即报告，及时处理。库房钥匙专人保管，不准丢失，如发现丢失，必须重换门锁。
五、总结
行政档案的开发和利用、编辑、档案检索工具和专题材料的整理，应根据本单位实际应用需求及时提供档案的开发、收集和利用；行政档案管理人员应不断致力与学习研究档案学理论和业务知识，并能负责指导其他各职能部门兼职档案员的档案材料收集整理，不断提升业务水平和档案的科学管理水平，促进医院整理系统化，库房管理科學化，查找利用工具化和档案工作制度的不断完善；从而为医院提升医疗服务决策做出重要依据，最大化提升医院的综合管理水平。
【参考文献】
[1]李萍.提高医院统计病历档案的质量是做好信息统计工作的前提.中国医药指南，2008，6（22）.
[2]游嵘.档案建设在医院等级评审中的作用.机电兵船档案，2010，（5）.
[3]戴玉霞.医院行政档案管理工作浅析.黑龙江科技信息，2011，（31）.
[关键词]：医院 行政档案 行政部门 管理职能
中图分类号：R197.3 文献标识码：R 文章编号：1009-914x（2012）16-0300-01
医院行政部门档案管理具有双重职能，既是收集、保管档案的机构，又是本单位档案工作职能管理的部门。档案管理的基本任务是：贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。
为了加强医院行政类档案建设，逐步实现医院党、政档案工作的规范化，不断提高信息和档案的管理水平，有效地为医疗服务机构和社会服务，依据档案工作规范进行档案管理工作是当前医院行政管理必要的工作之一。
一、医院行政档案工作的基本原则
凡是医院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属行政档案。行政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有或拒绝归档。行政文件材料的归档工作应实行纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
医院各部门要有专员或者负责人分管行政部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同医院行政档案部门做好行政档案的收集、整理、归档工作。努力实现行政档案工作的现代化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥作用。
二、医院行政文件材料的归档流程
1、形成与积累
每年年初各部门布置工作时，同时开始布置形成积累行政文件材料的任务；部门专、兼职档案员按行政档案归档范围和保管期限表分别积累行政文件材料，并定期进行整理；归档的行政文件材料应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；部门产生的文件材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。
2、整理方法
归档文件以件为整理单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
装订：归档文件应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边整齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
分类方案： 党、政档案为一级类目。归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题（即：党群类或行政类）分类，再在党群类或行政类下面按保管期限分为永久或定期。
排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目（即：保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。
编目：归档文件应依据分类方案和科室的编号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
装盒：将归档文件按科室的编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目；档案盒应统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
备考表：备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
3、归档时间
行政文件材料于次年2～3月左右，由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门，由档案部门最后整理归档和制作全引目录并于每年底前将其目录报省档案局登记。
三、医院行政文件、材料归档范围和制度
1、适宜归档范围
反映医院党、政部门职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。医院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本院工作具有查考价值的文件材料。
2、不适宜归档范围
上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件；本单位文件材料中有重份的文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
3、日常归档制度
积极做好文件、资料的分发工作，办理完毕及时归档；把好本院签发文件、。简报的质量关，严格按照公文起草规范，对于字迹不清或用圆珠笔拟稿的，应重新抄写，以确保档案质量。各科室在开展医疗业务、病历档案、健康体检、科研培训及其它业务活动中形成的材料均属归档范围，由各科室兼职档案员负责收集、整理、保管、上交。在医院综合档案室档案管理人员的指导下，按规范化要求，做好档案的预立卷工作，于次年三月底钱叫医院综合档案室，在进行统一组卷。医院行政档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
四、医院行政档案的保密和保管制度管理
为了切实加强档案保密工作，根据党和国家的保密条例、法规、特制订本单位档案保密制度：不该说的机密，绝不能说；不在私人笔记本上记录国家机密事项；任何人不得任意将档案带出档案室；严格执行查阅规定和各项管理制度；复印机密级档案资料，严格按有关规定办理；销毁档案均登记造册，并经领导批准后派人监销；档案人员在调动工作是，应认真办理移交手续。
为了维护单干的完整、安全。偏于利用，特制订库房管理制度。库房内档案要科学分类，系统存放，排列整齐，编码醒目；库房应注意防火、防盗、防水、防潮、防强光、防尘、放有害生物和放污染，库房内严禁吸烟，无人时要关闭为门窗，经常进行打扫，保持档案库房的清洁。适时运用通风、去湿设备密闭等措施，控制库房湿度；无关人员不准进入库房，如需进入必须经领导批准；每年清点一次库藏档案，发现问题，立即报告，及时处理。库房钥匙专人保管，不准丢失，如发现丢失，必须重换门锁。
五、总结
行政档案的开发和利用、编辑、档案检索工具和专题材料的整理，应根据本单位实际应用需求及时提供档案的开发、收集和利用；行政档案管理人员应不断致力与学习研究档案学理论和业务知识，并能负责指导其他各职能部门兼职档案员的档案材料收集整理，不断提升业务水平和档案的科学管理水平，促进医院整理系统化，库房管理科學化，查找利用工具化和档案工作制度的不断完善；从而为医院提升医疗服务决策做出重要依据，最大化提升医院的综合管理水平。
【参考文献】
[1]李萍.提高医院统计病历档案的质量是做好信息统计工作的前提.中国医药指南，2008，6（22）.
[2]游嵘.档案建设在医院等级评审中的作用.机电兵船档案，2010，（5）.
[3]戴玉霞.医院行政档案管理工作浅析.黑龙江科技信息，2011，（31）.