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摘 要：提高会议质量，是倡导求真务实，提高行政效率的迫切需要。中央“八项规定”出台以后，全国各行各业会议活动得到有效精简，会风有所转变，会议效率有所提高。然而，会议质量不高仍是会议主办部门挥之难去的一个通病。影响会议质量的因素较多，本文重点从规范会议程序提高会议质量展开探讨。
关键词：会议质量；议事规则；对策
会议是当前我国社会主要的活动方式和组织形式，存在于社会生活的各个方面，具有极大的普遍性和重要性。中央“八项规定”出台以后，全国各行各业会议活动得到有效精简，会风有所转变，会议效率有所提高。但在一些单位部门中，会议问题依然存在不公、低效、与会者参与度低等现象，究其主要原因是缺乏或不遵守议事程序。诞生于美国的“罗伯特议事规则”，作为一套议事工具，对于我们规范议事程序、提高会议效率可以提供有益的借鉴。本文试图从“罗伯特议事规则”的视角，分析提出提高会议质量的对策方法。
一、明确会议主题，做好会前工作，开有准备的会
1.设计好会议议程和议题。会议主办部门，通常都会在会前设计好要讨论的议程和议题。但往往忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样措施进行实施等，却没有提前考虑周全，也就是说没有提出明确的“动议”（即行动建议的简称）。于是，会议用于沟通和辩论的时间就比较长，甚至达不成结果。因此，会议主办部门在会前要做加法，尽可能将议题细化，并以书面形式提交会议考虑；而在会中，则要做减法，要把议题清晰地引到设计好的方案中，尽可能减少提出不必要的附属动议（如“修改”、“搁置”等）。
2.会前公布会议议题。主办部门不仅自己要明确议题，更要事先告知参会人员。有的会议，参会人员在会前对要讨论什么议题一无所知，会上临时熟悉议题资料，导致会议时间无预期、辩论不充分、发言针对性不强，甚至偏离主题。因此，在会前要通知参会人员会上要讨论的内容，让参会者作比较充分的思考和准备。对于协商类会议，会议主办部门应将讨论议题和行动方案发至参会人员征求意见，综合各方意见进行修改后，再提交会议考虑，这样可以大大提高会议效率和质量。
3.确定好参会人员。一般情况下，我们主要依据会议的议题来确定参会人员。否则，参会人员不了解情况，不利于形成会议决议，对于会议决议的执行和落实也起不到实际作用。对涉及某项议题，但任务不多、关系不大的部门，会议主办部门可以通过会前征求意见等方式精简参会人员，对有必要让更多人了解的会议部署，可由会议主办部门进行会后通报，或者印发会议简报，传达会议精神。对于协商类会议，出席人员还必须满足会议组织指定的相关条件（如，必须满足“法定人数”）。
二、确定好主持人，严格控制进程，开短而有效的会
1.明确主持人的角色和作用。在会议现场，主持人对会议成败起着决定性的作用。一些国家和地区在运用“罗伯特议事规则”议事过程中，主持人始终是保持中立的，他（她）只是依据规则裁判并执行程序，但不能发表意见，也不能总结别人的发言；主持人要发言必须先授权他人主持，直到当前动议表决结束。正如，曾有记者采访香港原立法会主席范徐丽泰时，她说的那样：“我的职责，作为立法会主席，作为会议主持人，不是大家的主宰，不是最后拍板的人，就是一个帮助大家把会议开好的人。”我们不要把主持人地位化，而是要把他职责明确功能化。而在我国大部分会议制度中，主持人往往由主要领导或副职担任。在这种情况下，主持人必须强化程序和规则意识，要避免将自己的意志强加在各参会成员之上，要清楚主持人的职责不是使自己的意见成为多数意见，而是通过维持会议的秩序和流程使各成员在充分知情的基础上产生多数意见。
2.按照议事规则控制会议进程。既然要开会议事，如何议事就成为民主决策的关键。如果议事没有程序、没有规则，那么协商的过程就极有可能为主持会议的少数人所垄断，或各人众说纷纭、杂乱无章，最后不了了之。这一切都使得开会成为一门“艺术”，而议事规则成为掌握这门艺术的要点；没有适当的议事规则，民主决策就是一句空话。“罗伯特议事规则”作为美国的通用议事规则，历经130多年而经久不衰，用事实证明了自己的价值和生命力。他就像一部设计良好的机器，能够有条不紊地让各种意见得以充分表达。譬如，他强调：“规定每人发言的时间和次数、辩论必须围绕当前的议题、主持人应该打断跑题发言、禁止人身攻击、主持人应请正反双方分别进行表决，等等。”既然“罗伯特议事规则”是一套工具，能有效规范议事程序、提高议事效率和质量，那么我国会议主办部门就应该吸收借鉴人类文明成果，分享规则带来的公平与效率，从而增强集体决策的科学合理性。
三、转变会议风气，鼓励积极发言，开有民主氛围的会
1.要力戒“一言堂”。从一言堂发展为群言堂是毛泽东同志在延安时就提出的会议要求。然而，当下有些会议仍然存在参会领导讲话多、念稿子多，前后讲话内容重复；讲话时有套话、官话和大理论内容，比较沉闷和压抑；台上台下没有互动性，言者滔滔，听者寥寥，大部分与会者不过是可有可无的发言对象，会议冷漠较为普遍。《墨子》中有这样一则故事：子禽问日：“多言有益乎？”墨子日：“虾蟆蛙蝇，日夜恒鸣，口干舌擗，然而不听。今观晨鸡，时夜而鸣，天下振动。多言何益？唯其言之时也。”这则故事生动地揭示了讲话在精而不在多的道理。
2.保证与会者有效参与。会议的最大优点就在于通过集思广益使问题得到全面透彻的分析，而这依赖于与会者的积极参与。同时，有效参与关系到公众参与民主的数量和民主实现的质量，会议在做出民主决策以前，所有成员必须拥有平等而有效地表达意见的机会。罗伯特议事规则强调，任何一位会议成员，在每一次“动议”或者“辩论”之前，都必须首先向主持人申请取得“发言权”；发言不能无限制进行，一个人只能有有限的几次发言机会；针对同一个动议，尚未发表辩论的人，优先于已经发表过辩论的人；若持正反双方立场的人都有，主持人应该尽可能地向意见相反的双方轮流分配发言权。同时，主持人还要善于调动会场气氛，让与会人员在轻松、愉快的氛围下，直抒己见；也能适时地给予引导，启发与会人员畅所欲言，提出建设性的意见。 3.兼顾总体意愿和少数方权利。对于协商类会议，必须谨慎细致地平衡会议中个人和群体的权利。首先，在民主实现过程中，多数决定起着如何做决定或者说决定标准的规则性作用。在议事规则的程序中，出席人数必须达到一定的要求，一个动议必须得到过半数的表决才能成为会议组织的决定或行动。但前提是，要让每个人充分表达自己的意志、主张、允许不同意见之间的碰撞和争论。每个人都应恪守伏尔泰的名言：“我可以不同意你的观点，但我誓死捍卫你说话的权利。”其次，要运用议事规则保护少数人权利。罗伯特议事规则强调，所有会议成员都必需守规则，在规则面前都是平等的主体，既要努力运用好各自的发言权、知情权和投票权，设法使自己的意见占上风；又要当自己的意见不被多数接受时不滥用个人的权利而危害整体的利益。
四、做好会议总结，执行会议决策，开有后续反馈的会
1.做好会议纪要。虽然参会人员都做了记录，但会议纪要仍是重要会议的一个不可或缺的会议资料。尤其是对会议讨论做出的决定，通过的事项，明确的目标、责任、措施、完成时间等内容，是落实会议精神的方向，也是对项目、单位、个人成果进行考核的依据。会议结果不应用模糊字眼，应尽量达成明确结果，减少或杜绝“基本同意”、“大致通过”等模糊词语。会议结束后，如果没有确切结果，也应给出下次达成结果的时间。如某项议题的实施条件尚不成熟，可用“暂缓实施、暂不实施”等词语明确。
2.做好会议总结。高质量的会议必须达成决议，否则纯属浪费时间。对于决议如何通过，罗伯特议事规则的很简单地做出了回答：当“赞成方”多于“反对方”，动议通过，平局等于没通过。对于已达成的决策事项，秘书人员要做的是在会后及时做好会议总结，明确会议决议及与会者应承担的相关责任或工作任务；对尚未达成共识的议题做出适当安排；初步确定下次会议的时间和内容；对与会者表示感谢，等。会议结束后，秘书应将会议决定尽快以书面形式分发给所有与会者与缺席者。
3.抓好会议部署落实。会议议定的事项、做出的部署是否能够得到有效实施，是会议决策转化为现实生产力的重要环节，是会议效益的最终体现。对于议定的事项，应逐一落实责任部门、责任人、保障措施、时间节点、完成时限等。各责任部门应定期汇报实施进度和具体完成情况，主办部门应及时协调解决项目实施过程中遇到的困难和问题，评估实施效果，确保各项工作实现闭环管理，整个项目完成后，总结评估项目实施的经济效益和社会效益，完善相关制度办法，着手建立长效机制。
总之，要提高会议质量，必须加强会议规范化建设，通过规范议事程序，消除会议中的随意性和不确定性，保障会议有序而理性地发挥职能作用。他山之石可以攻玉，在会议规范化建设中，我们应借鉴西方国家的议事经验，弃其糟粕，取其精华，促进我国会议规范的建设和优化。这一切离不开会议主办部门在实践中不断学习和总结。
参考文献：
[1]亨利·罗伯特.罗伯特议事规则[M].格致出版社，2000.
[2]寇延丁、袁天鹏.可操作的民主[M].浙江大学出版社，2012.
[3]姚逸青. 从“罗伯特议事规则”看如何提高会议效率[J]办公室业务 ，2009.
[4]王智华.如何提高会议的效率和效益[J].赤峰学院学报，2012.
[5]蒂姆·欧汉龙、菲尔·西蒙斯. 提高会议质量的几个关键因素[J]中国学术期刊网，2005.
关键词：会议质量；议事规则；对策
会议是当前我国社会主要的活动方式和组织形式，存在于社会生活的各个方面，具有极大的普遍性和重要性。中央“八项规定”出台以后，全国各行各业会议活动得到有效精简，会风有所转变，会议效率有所提高。但在一些单位部门中，会议问题依然存在不公、低效、与会者参与度低等现象，究其主要原因是缺乏或不遵守议事程序。诞生于美国的“罗伯特议事规则”，作为一套议事工具，对于我们规范议事程序、提高会议效率可以提供有益的借鉴。本文试图从“罗伯特议事规则”的视角，分析提出提高会议质量的对策方法。
一、明确会议主题，做好会前工作，开有准备的会
1.设计好会议议程和议题。会议主办部门，通常都会在会前设计好要讨论的议程和议题。但往往忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样措施进行实施等，却没有提前考虑周全，也就是说没有提出明确的“动议”（即行动建议的简称）。于是，会议用于沟通和辩论的时间就比较长，甚至达不成结果。因此，会议主办部门在会前要做加法，尽可能将议题细化，并以书面形式提交会议考虑；而在会中，则要做减法，要把议题清晰地引到设计好的方案中，尽可能减少提出不必要的附属动议（如“修改”、“搁置”等）。
2.会前公布会议议题。主办部门不仅自己要明确议题，更要事先告知参会人员。有的会议，参会人员在会前对要讨论什么议题一无所知，会上临时熟悉议题资料，导致会议时间无预期、辩论不充分、发言针对性不强，甚至偏离主题。因此，在会前要通知参会人员会上要讨论的内容，让参会者作比较充分的思考和准备。对于协商类会议，会议主办部门应将讨论议题和行动方案发至参会人员征求意见，综合各方意见进行修改后，再提交会议考虑，这样可以大大提高会议效率和质量。
3.确定好参会人员。一般情况下，我们主要依据会议的议题来确定参会人员。否则，参会人员不了解情况，不利于形成会议决议，对于会议决议的执行和落实也起不到实际作用。对涉及某项议题，但任务不多、关系不大的部门，会议主办部门可以通过会前征求意见等方式精简参会人员，对有必要让更多人了解的会议部署，可由会议主办部门进行会后通报，或者印发会议简报，传达会议精神。对于协商类会议，出席人员还必须满足会议组织指定的相关条件（如，必须满足“法定人数”）。
二、确定好主持人，严格控制进程，开短而有效的会
1.明确主持人的角色和作用。在会议现场，主持人对会议成败起着决定性的作用。一些国家和地区在运用“罗伯特议事规则”议事过程中，主持人始终是保持中立的，他（她）只是依据规则裁判并执行程序，但不能发表意见，也不能总结别人的发言；主持人要发言必须先授权他人主持，直到当前动议表决结束。正如，曾有记者采访香港原立法会主席范徐丽泰时，她说的那样：“我的职责，作为立法会主席，作为会议主持人，不是大家的主宰，不是最后拍板的人，就是一个帮助大家把会议开好的人。”我们不要把主持人地位化，而是要把他职责明确功能化。而在我国大部分会议制度中，主持人往往由主要领导或副职担任。在这种情况下，主持人必须强化程序和规则意识，要避免将自己的意志强加在各参会成员之上，要清楚主持人的职责不是使自己的意见成为多数意见，而是通过维持会议的秩序和流程使各成员在充分知情的基础上产生多数意见。
2.按照议事规则控制会议进程。既然要开会议事，如何议事就成为民主决策的关键。如果议事没有程序、没有规则，那么协商的过程就极有可能为主持会议的少数人所垄断，或各人众说纷纭、杂乱无章，最后不了了之。这一切都使得开会成为一门“艺术”，而议事规则成为掌握这门艺术的要点；没有适当的议事规则，民主决策就是一句空话。“罗伯特议事规则”作为美国的通用议事规则，历经130多年而经久不衰，用事实证明了自己的价值和生命力。他就像一部设计良好的机器，能够有条不紊地让各种意见得以充分表达。譬如，他强调：“规定每人发言的时间和次数、辩论必须围绕当前的议题、主持人应该打断跑题发言、禁止人身攻击、主持人应请正反双方分别进行表决，等等。”既然“罗伯特议事规则”是一套工具，能有效规范议事程序、提高议事效率和质量，那么我国会议主办部门就应该吸收借鉴人类文明成果，分享规则带来的公平与效率，从而增强集体决策的科学合理性。
三、转变会议风气，鼓励积极发言，开有民主氛围的会
1.要力戒“一言堂”。从一言堂发展为群言堂是毛泽东同志在延安时就提出的会议要求。然而，当下有些会议仍然存在参会领导讲话多、念稿子多，前后讲话内容重复；讲话时有套话、官话和大理论内容，比较沉闷和压抑；台上台下没有互动性，言者滔滔，听者寥寥，大部分与会者不过是可有可无的发言对象，会议冷漠较为普遍。《墨子》中有这样一则故事：子禽问日：“多言有益乎？”墨子日：“虾蟆蛙蝇，日夜恒鸣，口干舌擗，然而不听。今观晨鸡，时夜而鸣，天下振动。多言何益？唯其言之时也。”这则故事生动地揭示了讲话在精而不在多的道理。
2.保证与会者有效参与。会议的最大优点就在于通过集思广益使问题得到全面透彻的分析，而这依赖于与会者的积极参与。同时，有效参与关系到公众参与民主的数量和民主实现的质量，会议在做出民主决策以前，所有成员必须拥有平等而有效地表达意见的机会。罗伯特议事规则强调，任何一位会议成员，在每一次“动议”或者“辩论”之前，都必须首先向主持人申请取得“发言权”；发言不能无限制进行，一个人只能有有限的几次发言机会；针对同一个动议，尚未发表辩论的人，优先于已经发表过辩论的人；若持正反双方立场的人都有，主持人应该尽可能地向意见相反的双方轮流分配发言权。同时，主持人还要善于调动会场气氛，让与会人员在轻松、愉快的氛围下，直抒己见；也能适时地给予引导，启发与会人员畅所欲言，提出建设性的意见。 3.兼顾总体意愿和少数方权利。对于协商类会议，必须谨慎细致地平衡会议中个人和群体的权利。首先，在民主实现过程中，多数决定起着如何做决定或者说决定标准的规则性作用。在议事规则的程序中，出席人数必须达到一定的要求，一个动议必须得到过半数的表决才能成为会议组织的决定或行动。但前提是，要让每个人充分表达自己的意志、主张、允许不同意见之间的碰撞和争论。每个人都应恪守伏尔泰的名言：“我可以不同意你的观点，但我誓死捍卫你说话的权利。”其次，要运用议事规则保护少数人权利。罗伯特议事规则强调，所有会议成员都必需守规则，在规则面前都是平等的主体，既要努力运用好各自的发言权、知情权和投票权，设法使自己的意见占上风；又要当自己的意见不被多数接受时不滥用个人的权利而危害整体的利益。
四、做好会议总结，执行会议决策，开有后续反馈的会
1.做好会议纪要。虽然参会人员都做了记录，但会议纪要仍是重要会议的一个不可或缺的会议资料。尤其是对会议讨论做出的决定，通过的事项，明确的目标、责任、措施、完成时间等内容，是落实会议精神的方向，也是对项目、单位、个人成果进行考核的依据。会议结果不应用模糊字眼，应尽量达成明确结果，减少或杜绝“基本同意”、“大致通过”等模糊词语。会议结束后，如果没有确切结果，也应给出下次达成结果的时间。如某项议题的实施条件尚不成熟，可用“暂缓实施、暂不实施”等词语明确。
2.做好会议总结。高质量的会议必须达成决议，否则纯属浪费时间。对于决议如何通过，罗伯特议事规则的很简单地做出了回答：当“赞成方”多于“反对方”，动议通过，平局等于没通过。对于已达成的决策事项，秘书人员要做的是在会后及时做好会议总结，明确会议决议及与会者应承担的相关责任或工作任务；对尚未达成共识的议题做出适当安排；初步确定下次会议的时间和内容；对与会者表示感谢，等。会议结束后，秘书应将会议决定尽快以书面形式分发给所有与会者与缺席者。
3.抓好会议部署落实。会议议定的事项、做出的部署是否能够得到有效实施，是会议决策转化为现实生产力的重要环节，是会议效益的最终体现。对于议定的事项，应逐一落实责任部门、责任人、保障措施、时间节点、完成时限等。各责任部门应定期汇报实施进度和具体完成情况，主办部门应及时协调解决项目实施过程中遇到的困难和问题，评估实施效果，确保各项工作实现闭环管理，整个项目完成后，总结评估项目实施的经济效益和社会效益，完善相关制度办法，着手建立长效机制。
总之，要提高会议质量，必须加强会议规范化建设，通过规范议事程序，消除会议中的随意性和不确定性，保障会议有序而理性地发挥职能作用。他山之石可以攻玉，在会议规范化建设中，我们应借鉴西方国家的议事经验，弃其糟粕，取其精华，促进我国会议规范的建设和优化。这一切离不开会议主办部门在实践中不断学习和总结。
参考文献：
[1]亨利·罗伯特.罗伯特议事规则[M].格致出版社，2000.
[2]寇延丁、袁天鹏.可操作的民主[M].浙江大学出版社，2012.
[3]姚逸青. 从“罗伯特议事规则”看如何提高会议效率[J]办公室业务 ，2009.
[4]王智华.如何提高会议的效率和效益[J].赤峰学院学报，2012.
[5]蒂姆·欧汉龙、菲尔·西蒙斯. 提高会议质量的几个关键因素[J]中国学术期刊网，2005.