论文部分内容阅读
[摘要]：本文详细阐述了当今档案管理工作存在的问题与对策。
[关键词]：电子文件 档案管理 影响 对策
中图分类号：66 文献标识码：F 文章编号：1009-914x（2012）10-308-01
随着科技现代化的进程，文字、文档、档案的管理已经进入了告别铅与火迎来光与电的数码时代，所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
一、电子文件定义及其特点综述
1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3.电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、提高认识，更新观念
在新的形势下，档案人员要迅速转变以往那种按部就班，年复一年，天复一天的工作作风；转变那种不求有功，但求无过的陈旧思想观念；转变以往那种“你来查，我来拿”的单一服务模式。档案工作人员要解放思想，通过转变旧的工作作风，思想工作观念，服务方式来提高自己的素质。
首先，要树立全新的服务观念。档案只有被开发和利用才能实现其价值。“二十一世纪，人们无论是为追求繁荣与发展，还是要借鉴前人的智慧和历史遗产的经验，因而档案对于人们将会变得更加重要。怎样保存和利用好前人留下的历史遗产，又为子孙后代留下真实的历史记载，是需要我们认识思考和解决的问题……可见，档案工作将会在促进人类文明的崇高事业中发挥更大的作用，档案工作和档案学研究将会在为社会进步服务中不断发展”。可以看出档案在国民经济和社会发展中的地位和作用，档案已被公认为国家的重要资源，无形资产。档案人员在这座宝库中探索，他们的工作从本质上，是一种开发国家资源的劳动。所以说，任何一种档案文献只有通过档案人员辛勤的劳动，才能转化为巨大的财富。如何保存和利用好档案？这就需要档案工作人员要有全新服务的观念，要充分利用档案收藏丰富、全面、准确的优势，服务改革，服务社会。档案人员只有变被动为主动，树立全新的服务观念，对档案进行开发和利用，档案人员的工作成果才能够得到社会的承认和认可。
其二，要树立需求的意识。在新的形势下，信息量日益膨胀，如果对各种信息都进行收藏，必将会造成人力和财力上的浪费。如何才能解决好这个问题，这就要求档案工作者有“市场”的概念，必须考虑到社会各种需求，注意提供适销对路的精神产品，在开发和提供服务上做文章，要搞好开发经济信息为重点的信息综合、加工与传播工作，渗透到市场经济各个领域，市场需要什么时就提供什么服务，主动适应市场需求的变化。
三、电子文件对档案业务管理工作的影响
1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。
四、对电子档案的管理应采取的对策
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。
3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
4、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
五、加强软硬件建设，提高服务水平
实现档案管理现代化，必须要加强档案管理工作的硬件建设。档案部门一定要根据自身的应用目的来选择信息处理方法，既要考虑到平台系统建设技术的先进性与成熟性、经济性与可扩充性、可靠性与安全性的原则，又要避免盲目地追求高新处理技术，这样就可收到事半功倍的效果。
在档案信息化建设初期，许多部门对信息化的认识匮乏，认为先进的机器设备就代表信息化的水平，从而花费大量的资金购置了各种计算机设备，但由于应用系统软件开发严重滞后，几年过去了，机械性能大打折扣，造成严重浪费。对于档案信息化建设，我们应该加快建设档案基础平台，包括档案网络建设和管理系统软件的开发，同时建立起各类规范化、标准化的目录数据和内容数据库，提高档案信息服务水平。应加快建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享。
总结：
档案管理是一项技术性很强的专业性工作，任何时代的档案都要应用那一时代的有关科学技术，否则就不能发展。当代电子计算机技术、缩微摄影技术、现代通讯技术等高科技在档案管理中的应用，对档案人员提出了更高的要求。人对现代化知识的掌握在管理現代化中起到了决定性的作用。管理现代化深层内涵就是一批掌握档案管理现代化的知识和具有管理才能的人与先进的技术设备相结合。我们馆在注重物质上现代化的同时更注重人的下岗工人经，组织档案工作人员学习微机知识，使工作人员能够适应现代化的档案管理。所以说，档案工作人员学习新知识，学习新技术，使档案工作人员及时了解和掌握现代化科技的最新成果和动态，拓宽视野，提高能力成为我们档案工作人员今后工作中需要学习的新的课题。
[关键词]：电子文件 档案管理 影响 对策
中图分类号：66 文献标识码：F 文章编号：1009-914x（2012）10-308-01
随着科技现代化的进程，文字、文档、档案的管理已经进入了告别铅与火迎来光与电的数码时代，所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
一、电子文件定义及其特点综述
1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3.电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、提高认识，更新观念
在新的形势下，档案人员要迅速转变以往那种按部就班，年复一年，天复一天的工作作风；转变那种不求有功，但求无过的陈旧思想观念；转变以往那种“你来查，我来拿”的单一服务模式。档案工作人员要解放思想，通过转变旧的工作作风，思想工作观念，服务方式来提高自己的素质。
首先，要树立全新的服务观念。档案只有被开发和利用才能实现其价值。“二十一世纪，人们无论是为追求繁荣与发展，还是要借鉴前人的智慧和历史遗产的经验，因而档案对于人们将会变得更加重要。怎样保存和利用好前人留下的历史遗产，又为子孙后代留下真实的历史记载，是需要我们认识思考和解决的问题……可见，档案工作将会在促进人类文明的崇高事业中发挥更大的作用，档案工作和档案学研究将会在为社会进步服务中不断发展”。可以看出档案在国民经济和社会发展中的地位和作用，档案已被公认为国家的重要资源，无形资产。档案人员在这座宝库中探索，他们的工作从本质上，是一种开发国家资源的劳动。所以说，任何一种档案文献只有通过档案人员辛勤的劳动，才能转化为巨大的财富。如何保存和利用好档案？这就需要档案工作人员要有全新服务的观念，要充分利用档案收藏丰富、全面、准确的优势，服务改革，服务社会。档案人员只有变被动为主动，树立全新的服务观念，对档案进行开发和利用，档案人员的工作成果才能够得到社会的承认和认可。
其二，要树立需求的意识。在新的形势下，信息量日益膨胀，如果对各种信息都进行收藏，必将会造成人力和财力上的浪费。如何才能解决好这个问题，这就要求档案工作者有“市场”的概念，必须考虑到社会各种需求，注意提供适销对路的精神产品，在开发和提供服务上做文章，要搞好开发经济信息为重点的信息综合、加工与传播工作，渗透到市场经济各个领域，市场需要什么时就提供什么服务，主动适应市场需求的变化。
三、电子文件对档案业务管理工作的影响
1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。
四、对电子档案的管理应采取的对策
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。
3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
4、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
五、加强软硬件建设，提高服务水平
实现档案管理现代化，必须要加强档案管理工作的硬件建设。档案部门一定要根据自身的应用目的来选择信息处理方法，既要考虑到平台系统建设技术的先进性与成熟性、经济性与可扩充性、可靠性与安全性的原则，又要避免盲目地追求高新处理技术，这样就可收到事半功倍的效果。
在档案信息化建设初期，许多部门对信息化的认识匮乏，认为先进的机器设备就代表信息化的水平，从而花费大量的资金购置了各种计算机设备，但由于应用系统软件开发严重滞后，几年过去了，机械性能大打折扣，造成严重浪费。对于档案信息化建设，我们应该加快建设档案基础平台，包括档案网络建设和管理系统软件的开发，同时建立起各类规范化、标准化的目录数据和内容数据库，提高档案信息服务水平。应加快建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享。
总结：
档案管理是一项技术性很强的专业性工作，任何时代的档案都要应用那一时代的有关科学技术，否则就不能发展。当代电子计算机技术、缩微摄影技术、现代通讯技术等高科技在档案管理中的应用，对档案人员提出了更高的要求。人对现代化知识的掌握在管理現代化中起到了决定性的作用。管理现代化深层内涵就是一批掌握档案管理现代化的知识和具有管理才能的人与先进的技术设备相结合。我们馆在注重物质上现代化的同时更注重人的下岗工人经，组织档案工作人员学习微机知识，使工作人员能够适应现代化的档案管理。所以说，档案工作人员学习新知识，学习新技术，使档案工作人员及时了解和掌握现代化科技的最新成果和动态，拓宽视野，提高能力成为我们档案工作人员今后工作中需要学习的新的课题。