正确解决事业单位档案管理工作中存在突出问题

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  摘要:事业单位的档案部门建设工作逐步落实下来,从人员调配到设备优化、从改变管理理念到革新工作机制,档案管理部门获得了更多的领导者与普通职工的关注,档案管理人员要对职工负责,在妥善处理人事档案材料时,还要对大型活动材料进行管理,记录事业单位的发展轨迹,在信息技术与科学档案管理意识的引领下,档案管理部门逐步走出了过去的工作困境,在新的时期,全新的管理问题呈现出来,事业单位要及时将当前的管理问题解决,调整基础档案管控体系。
  关键词:事业单位;档案管理;突出问题;解决措施
  档案管理工作不仅需要管理负责人存有充足的管理理论知识,同时还要具备一定的实践管理工作经验,事业单位以档案行业发展情况为准,给档案部门提出了更多且严格化的工作要求,档案部门中的所有工作人员都必须根据新型管理需求,来调整工作状态,积极总结工作问题,根据管理对象存在的变动,来对整个管理系统加以调整。本文结合现有的档案管理环境,给事业单位开设的内部档案管理活动提供调整建议,同时解析现有突出管理问题。
  1 事业单位在开设档案管理活动时产生的突出工作问题
  1.1 管理人员素质问题
  对于档案管理的工作中,工作的重点不仅是将工作有效率的完成,还要管理人员促进员工自身素质的加强。档案管理本身需要员工具备耐心与专注力,在较少的时间提高自我工作的效率。然而随着事业单位的不断改革,档案管理的员工不仅在工作上有所疏忽,在自身的素质上也存在一些问题。比如对于工作的关注度较低,不能细致化的进行工作,使工作产生错误,这会对事业单位的发展造成困扰。档案管理员工的综合素质较低,态度不够认真,会导致档案管理人员的档案整理达不到要求,最终为以后的发展带来不利的影响。
  1.2 管理制度问题
  随着事业单位的不断进步与改革,档案管理工作中存在的问题不断地出现,由于单位的档案管理体制不够完善,档案管理工作不能有效的进行发展,因此产生了比较严重的影响与阻碍,不利于事业单位今后的发展。比如在一些卷宗中存在分类不够完善,目录不够仔细等这些细节上的问题,这类问题的发生都是因为没有一个合理准确高效的管理体制,使管理员工不能依靠制度开展合理的工作,降低工作的效率,使日常的工作有所纰漏,为事业单位带来比较严重的损失。对于事业单位来说拥有一个完善的档案管理制度能够有效开展相关工作,由于档案管理存在问题,因此严重制约档案管理工作的合理进行。
  1.3 事业单位存在的问题
  对于事业单位来说,档案管理工作比较重要,但是渐渐地事业单位的工作重心有所转移,对档案管理的工作有所疏忽。由于一些事业单位对待档案管理工作有所忽视,最终造成档案工作的效率较低,为事业单位的发展造成阻碍。随着相关工作的不断进步,事业单位的管理手段与原先有所出入,这使人们对档案管理工作的真实性与可靠性产生质疑,不利于事业单位今后的发展。在平时的档案管理工作中由于缺少对档案管理员的培训,导致档案管理员缺乏专业的态度与水平,因此跟不上时代发展的需求。另外事业单位的硬件条件不够齐全,导致事业单位档案管理效率较低。传统的档案管理一般分为两种方式,一种手动检录,一种依靠电脑编录,但是一般来说,档案管理工作都是由手动方式进行编录,所以事业档案管理工作常有疏漏,不利于档案管理工作高效率的开展。
  2 事业单位在解决档案管理问题时可用的工作方法
  事业单位对档案管理工作的重视程度不断提升,继而不断地对档案管理方式的完善,加大对档案管理员工的素质培养,渐渐地将这样的问题就可以有效的控制。
  2.1 优化档案管理工作系统
  在掌握该部门的多种突出性问题之后,相应负责人需要具有一定的统筹意识,把握整体管理情况以及多种管理需求,对当前存有缺陷的管理系统展开全面调整,使其变得更加完善,这种系统建设工作不仅可以解决当前的突出问题,同时还能使未来的多种档案处理工作也可顺畅进行。管理者要从基础培养工作入手,对新加入档案部门以及原来的工作人员均进行工作技能与工作思想方面的培训,使其可以以坚定的工作态度投入到管理档案的活动中,在确定常规管理工作流程时,要兼顾核心管理环节与细节管理问题。
  以档案分类工作为例,该项工作相对比较简单,并不是对技巧性有较高要求的工作,主要考验的是工作人员的细心程度,但是不少管理档案的工作部门会出现忽视该项工作的情况,最终导致后续档案流通与保管工作也受到影响,因此在重建档案管理工作体系时,要针对初期准备环节的问题来改进管理工作,做好给档案材料进行分类的工作,根据收发材料的时间、材料的内容以及材料的价值等多项不同的标准进行分类,使档案管理工作效率被切实提升。
  2.2 革新档案管理部门的工作理念
  工作理念对于员工的工作行为带去的影响不容忽视,档案部门的管理人员要先形成正确的工作认识,借此对其负责管理的工作人员加以影响,使其能够在正确的工作理念的指引之下,认真地处理负责的每一项档案管理工作。针对工作人员守旧意识过强的问题,管理部门 必须及时落实新型管理技术展示工作,同时还要解析全新的管理制度,使其开设的档案管理工作更具时效性。
  2.3 加强档案管理部门内部人员培养工作
  在培养新时期的档案管理人员时也要从多个角度出发,使档案管理者可以兼顾学习与工作两方面需要,在档案部门的工作环境中全面发展。
  随着现代科技的不断进步,使现代的档案管理工作抛弃传统的模式,继而加强信息化水平,因此在平时的档案管理中要不断的提高档案管理员工的自我素質,通过不断的强化使自己以专业化的水准来对待工作。比如公司可以定期进行培训,促使员工不断的对自己进行完善,最终使自己的专业素质有所增强。要使档案管理工作人员充分掌握关于档案管理信息化的方式与能力,因此要不断重视培养档案管理的人才,不断提高档案管理人员的综合素质与能力,要以事业单位管理工作为重点,不断的提高工作质量,加大力度对档案管理人员进行适当的培训,提高档案管理人员队伍管理能力,要不断的进行适当的培训,从而改变传统的档案管理方式,进而全面提高工作人员的综合素质。
  2.4 将信息化技术融入到管理档案的环节中
  建立档案管理信息化网站。档案管理信息化网站是将事业单位档案管理部门进行网页形式呈现在大众眼中,目的是为了给相关人员提供比较可靠的档案信息,资源共享,将档案管理工作变得透明化。这样的网页模式是档案管理工作信息化重要的一种方式,通过这样的方式帮助信息快速的传递,渐渐地这样的模式成为档案管理信息化的主流模式。在这样的档案管理信息化中要不断进行更新与开发,才能在这个信息化飞速进步的现代能够立住脚步,更快适应快速发展的社会,因此在档案管理工作中利用信息技术更为便捷,能有效提高事业单位档案管理的工作效率。
  3 结束语
  事业档案的内部人员构成逐渐展现出了复杂化的特点,伴随当前行业环境出现的变动,事业单位的活力度也有所增加。事业单位在落实内部改革工作时,将档案管理部门也列为改革重点,主要是随着事业单位具有的实际经管规模逐渐扩大,档案管理环节的工作问题越来越明显,为了对职工负责,档案管理人员要定期展开交流活动,对日常工作中的工作经验进行交换与总结,根据突出档案管控问题,明确档案部门的改革方向,提升档案管理工作质量。
  参考文献:
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