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摘要：销售与收款是企业经济活动中风险最大、最重要的一环。本文从某烟草公司商品销售与收款业务循环分析起，介绍每个环节风险点及内部控制措施，并提出了提高内部控制有效性的途径，对企业商品流通企业增强内部控制建设有一定的借鉴作用。
关键词：销售收款；风险：内部控制
销售与收款业务是企业实现盈利和增长的关键活动之一，也是企业内部控制风险最大、最重要的一部分。某烟草公司在总部设在地市级城市荆州，业务范围是商品批发，销售范围为所辖八个县市区，八个县市区为非法人主体的营销部，专门负责客户服务和市场管理。该公司的销售模式为“总部统一电话访销，物流中心统一配送，财务结算中心集中核算”。由于商品销售与收款遍布在全市八个县市区，总部为了减少货款回笼的风险，电子订单指令直接传到仓库，仓库出库实行“扫码出库”“一户一码”，销售收款支持电子划款、POS划款、现金进账等多种方式，财务资金平台与银行对接可以及时查询货款到账情况。虽然先进的信息系统实现了数据上下、左右之间的共享，但是内部控制的难度依然很大。
一、销售与收款业务流程分析
1.接收订单。电访营销员根据电话或网上订货情况生成销售订单，按照客户订购商品的品种和数量，系统自动计算应付款金额。客户选择结算方式，有三种结算方式：电子划款，到货后POS划卡付款和单独银行进账。每天业务平台根据成交量，汇总生成卷烟销售日报表。此环节的风险：客户需求与仓库库存不一致，订单量减少，仓库存货增加。
2.仓库分拣出货。仓库根据销售订单情况，组织分拣、包装、扫码出库，直送组装车直接配送给客户，非直送组先送到各中转站仓库，然后中转站组织配送。在这个过程产生客户送货单，汇总生成分线路出库单。有中转站二次配送情况的生成内部入库接收单和出库单。此环节的风险有：分拣包装货物出现差错，与客户订单不一致：未经审批出库，出库商品与业务平台访销数据不一致。
3.配送到户。送货员清点货物，装车后按照指定路线将商品交给客户，客户核对品种和数量后签收。此环节的风险有：装车货物与发货单数量、品种不一致：运输途中水灾、火灾等自然灾害致使货物受损；保管不当货物变质、挤压变形：货物被抢、被盗、被冒领，不能顺利送到客户手中。
4.销售收款。销售收款有三种方式：一是电子划款。订单结算方式为电子结算的客户，通过工、农、建、中、邮储、信合电子转账平台转账到公司收入账户，电子划款金额当天可以通过平台查询。二是POS划卡付款。客户在收到卷烟后也就是订货后的第三天，通过POS刷卡付款，货款第二天归集到工行账户，财务人员可以通过POS刷卡系统查询相应数据。三是单独银行进账。选择单独银行进账的主要是大型超市、量贩店，进账时间可能是订货后支票进账也有可能是收货后支票进账。此环节的风险有：收款员进账不及时，入账账户不正确：收款员未及时收款、收款金额错误：收款员携款潜逃、保管不当、资金被盗等风险。
在整个业务循环中，产生两流“实物流”和“资金流”，重要的业务单据有客户销售单、仓库出库单、中转站出入库单、装车单、客户送货签收单、客户电子划款单、POS进账单、分线路出库汇总表、银行收款回单。仓库的分线路出库汇总表是会计确认收入和应收账款的重要依据，银行收款回单是收款的重要依据。最原始的资料客户销售单、仓库出库单、移库单、装车单、客户送货签收单、客户电子划款单、POS进账单分别保存在营销中心和物流配送中心。财务部门分营销部核算销售收入及应收账款，分银行账户记录货款回收情况，财务数据是汇总的数据。而业务部门的客户签收单、POS进账单都具体到每个客户，当产生进账错误或者退货、换货等纠纷时，能更好的服务客户。销售部门的资料与物流部门、财务部门的资料相互印证，来保证整个经济活动的真实、准确。
二、销售与收款环节的内部控制措施
内部控制是公司为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性的一系列方法和措施。经过多年的经营，公司形成了一套固有的内部控制措施，主要有不相容职务分离控制、预算控制、授权批准控制、会计系统控制、财产保全控制、绩效考核控制。
1.不相容职务分离控制
公司將办理销售、发货、收款三项业务的部门分别设立，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和收款政策、催收货款。物流部门主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。财会部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。整个流程有两个关键控制点：第一个是在仓库出入库环节。仓库出入库信息必须能及时传递给财务和销售部门，销售、财务部门依据出入库流水账及时盘点，对存货的管理进行监督。第二个是销售收款环节。电子划款当天到账风险较小，关键的是POS刷卡客户和单独进账客户，相应的收款金额必须及时传递给销售和财务部门，以便销售部门和财务部门掌握货款回收情况，采取更好的收款策略。
2.计划与预算控制
销售计划和预算既有利于企业了解市场需求合理供货，也有利于各营销部了解自己的目标和任务，有针对性的采取措施，确保预算目标实现。销售计划和预算是连接市场与自身的纽带。做好预算首先要有充分的市场调查与分析，准确预测市场需求，其次预算目标一旦确定，需要及时分解落实。准确的销售计划和预算是降低接受订单环节风险的重要措施。
3.发货审批与复核控制
一般而言，价格、信用和发货是销售与收款业务的三个关键审批点。由于该公司没有自由定价权和赊销权，因此重点在发货的审批与复核。仓储部门只有取得销售部门编制和签字认可的发货通知单才能发货，避免重复发货。数量重大的发货，需要与销售部门核对后再发货：由独立职员清点发运货物，与销售单上列明的品种和数量进行核对，发运人和清点复核人应该在有关凭证上签字：实际发货的品种、数量和时间应记录在有关账册，并将其中一联交会计部门登账，避免延迟入账：发货后应取得对方签收的收货回执并加以存档。 4.财产保全控制
财产保全控制要求单位限制未经授权的人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账务核对、财产保险等措施，确保各种财产的安全完整。比如：非经允许不准进入仓库，工作人员出入库不能带包，登记好收、发、存台账，定期组织盘点：购买财产保险转嫁火灾、盗抢风险：配备车辆安全设备降低送货风险：现金收款就近存入银行，不准留存现金过夜确保资金安全等。
5.账务记录和应收款管理
业务平台记录每天销售情况，仓库记录每天发货情况，会计记录销售收入，首先要确保销售收入记录准确、及时。其次，财务部门指定专人核对应收账款等往来款项，应收账款部分无法收回时，及时查明原因，明确责任。送货员送完货后，将送货金额、电子划款金额、POS小票进账金额和直接进账金额直接交给中转站站长，以便站长及时了解每条线路收款情况和收款进账情况。中转站站长复核无误后相关资料传给营销部财务人员二级复核，财务人员及时了解营销部货款回收情况，最后交给市公司财务人员，市公司财务人员通过资金平台和POS查询系统，核对中转站上报的结算报表是否与平台收款金额一致，并及时将应收账款回收情况通报市公司相关部门。
6.绩效考评控制
绩效考评控制通过考核评价的形式规范企业各级管理者及员工的经济目标和经济行为，分为经营者绩效考评和员工绩效考评。经营者绩效考评需要制定综合的、具体的指标，对销售与收款的结果进行考核与控制，通过考核实现销售目标的实现和企业资产的保全。员工绩效考评主要是实现作业层面控制，制定详细岗位责任书，对各个流程各个作业点的工作进行考核，实现过程控制。该公司对每个营销部每年都有销售与收款任务的考核，也有部门责任表和岗位职责书来明确每个部门的职责和目标。
三、提高内部控制有效性的途径
该公司的内部控制制度设计比较完善，经过多年实践的检验，鲜有问题发生。但是随着经营环境的变化，市场日趋饱和，销售压力越来越大，对货款风险的防范和内部控制的加强一刻也不能放松。内部控制措施的有效性与组织环境、人员素质、信息系统建设情况等有很大的关系，提高内部控制有效性有以下途径。
1.加强内控制度建设
首先是完善岗位责任制。对关键岗位重要环节设置风险点控制，业务部门是内控体系的第一道防线，财务部门是第二道防线，审计监察部门是第三道防线。其次，加强重要凭证保管制度。业务资料作为原始凭证具有重要的凭据作用，保管好销售与收款所有原始凭据才能找到责任人，落实责任，降低风险。最后，及时加强上下信息沟通。信息不对称往往容易出现“道德风险”，建立及时的信息传递机制是降低风险的一项重要手段。
2.提高人员素质
内部控制是由人建立的，也要由人来行使，如果企业内部行使控制职能的人员在心理上、技能上和行为方式上未达到实施内部控制的基本要求，对内部控制的程序或措施不理解、不重视甚至误解，那么再好的内部控制也很难充分发挥作用。內部控制强调相互牵制，也可能出现两个或更多的人串通或管理层不当凌驾于内部控制之上而使内部控制实效。因此我们应该通过教育培训增强他们对内部控制的理解，形成诚实守信的文化氛围。
3.建立评价和监督机制
企业的内外部环境是不断变化的，内部控制措施不能一成不变，企业是否建立了内部控制的评价和监督机制影响着内部控制的有效性，因此企业需要由专门的审计部门对内部控制进行评估和修订。
关键词：销售收款；风险：内部控制
销售与收款业务是企业实现盈利和增长的关键活动之一，也是企业内部控制风险最大、最重要的一部分。某烟草公司在总部设在地市级城市荆州，业务范围是商品批发，销售范围为所辖八个县市区，八个县市区为非法人主体的营销部，专门负责客户服务和市场管理。该公司的销售模式为“总部统一电话访销，物流中心统一配送，财务结算中心集中核算”。由于商品销售与收款遍布在全市八个县市区，总部为了减少货款回笼的风险，电子订单指令直接传到仓库，仓库出库实行“扫码出库”“一户一码”，销售收款支持电子划款、POS划款、现金进账等多种方式，财务资金平台与银行对接可以及时查询货款到账情况。虽然先进的信息系统实现了数据上下、左右之间的共享，但是内部控制的难度依然很大。
一、销售与收款业务流程分析
1.接收订单。电访营销员根据电话或网上订货情况生成销售订单，按照客户订购商品的品种和数量，系统自动计算应付款金额。客户选择结算方式，有三种结算方式：电子划款，到货后POS划卡付款和单独银行进账。每天业务平台根据成交量，汇总生成卷烟销售日报表。此环节的风险：客户需求与仓库库存不一致，订单量减少，仓库存货增加。
2.仓库分拣出货。仓库根据销售订单情况，组织分拣、包装、扫码出库，直送组装车直接配送给客户，非直送组先送到各中转站仓库，然后中转站组织配送。在这个过程产生客户送货单，汇总生成分线路出库单。有中转站二次配送情况的生成内部入库接收单和出库单。此环节的风险有：分拣包装货物出现差错，与客户订单不一致：未经审批出库，出库商品与业务平台访销数据不一致。
3.配送到户。送货员清点货物，装车后按照指定路线将商品交给客户，客户核对品种和数量后签收。此环节的风险有：装车货物与发货单数量、品种不一致：运输途中水灾、火灾等自然灾害致使货物受损；保管不当货物变质、挤压变形：货物被抢、被盗、被冒领，不能顺利送到客户手中。
4.销售收款。销售收款有三种方式：一是电子划款。订单结算方式为电子结算的客户，通过工、农、建、中、邮储、信合电子转账平台转账到公司收入账户，电子划款金额当天可以通过平台查询。二是POS划卡付款。客户在收到卷烟后也就是订货后的第三天，通过POS刷卡付款，货款第二天归集到工行账户，财务人员可以通过POS刷卡系统查询相应数据。三是单独银行进账。选择单独银行进账的主要是大型超市、量贩店，进账时间可能是订货后支票进账也有可能是收货后支票进账。此环节的风险有：收款员进账不及时，入账账户不正确：收款员未及时收款、收款金额错误：收款员携款潜逃、保管不当、资金被盗等风险。
在整个业务循环中，产生两流“实物流”和“资金流”，重要的业务单据有客户销售单、仓库出库单、中转站出入库单、装车单、客户送货签收单、客户电子划款单、POS进账单、分线路出库汇总表、银行收款回单。仓库的分线路出库汇总表是会计确认收入和应收账款的重要依据，银行收款回单是收款的重要依据。最原始的资料客户销售单、仓库出库单、移库单、装车单、客户送货签收单、客户电子划款单、POS进账单分别保存在营销中心和物流配送中心。财务部门分营销部核算销售收入及应收账款，分银行账户记录货款回收情况，财务数据是汇总的数据。而业务部门的客户签收单、POS进账单都具体到每个客户，当产生进账错误或者退货、换货等纠纷时，能更好的服务客户。销售部门的资料与物流部门、财务部门的资料相互印证，来保证整个经济活动的真实、准确。
二、销售与收款环节的内部控制措施
内部控制是公司为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性的一系列方法和措施。经过多年的经营，公司形成了一套固有的内部控制措施，主要有不相容职务分离控制、预算控制、授权批准控制、会计系统控制、财产保全控制、绩效考核控制。
1.不相容职务分离控制
公司將办理销售、发货、收款三项业务的部门分别设立，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和收款政策、催收货款。物流部门主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。财会部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。整个流程有两个关键控制点：第一个是在仓库出入库环节。仓库出入库信息必须能及时传递给财务和销售部门，销售、财务部门依据出入库流水账及时盘点，对存货的管理进行监督。第二个是销售收款环节。电子划款当天到账风险较小，关键的是POS刷卡客户和单独进账客户，相应的收款金额必须及时传递给销售和财务部门，以便销售部门和财务部门掌握货款回收情况，采取更好的收款策略。
2.计划与预算控制
销售计划和预算既有利于企业了解市场需求合理供货，也有利于各营销部了解自己的目标和任务，有针对性的采取措施，确保预算目标实现。销售计划和预算是连接市场与自身的纽带。做好预算首先要有充分的市场调查与分析，准确预测市场需求，其次预算目标一旦确定，需要及时分解落实。准确的销售计划和预算是降低接受订单环节风险的重要措施。
3.发货审批与复核控制
一般而言，价格、信用和发货是销售与收款业务的三个关键审批点。由于该公司没有自由定价权和赊销权，因此重点在发货的审批与复核。仓储部门只有取得销售部门编制和签字认可的发货通知单才能发货，避免重复发货。数量重大的发货，需要与销售部门核对后再发货：由独立职员清点发运货物，与销售单上列明的品种和数量进行核对，发运人和清点复核人应该在有关凭证上签字：实际发货的品种、数量和时间应记录在有关账册，并将其中一联交会计部门登账，避免延迟入账：发货后应取得对方签收的收货回执并加以存档。 4.财产保全控制
财产保全控制要求单位限制未经授权的人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账务核对、财产保险等措施，确保各种财产的安全完整。比如：非经允许不准进入仓库，工作人员出入库不能带包，登记好收、发、存台账，定期组织盘点：购买财产保险转嫁火灾、盗抢风险：配备车辆安全设备降低送货风险：现金收款就近存入银行，不准留存现金过夜确保资金安全等。
5.账务记录和应收款管理
业务平台记录每天销售情况，仓库记录每天发货情况，会计记录销售收入，首先要确保销售收入记录准确、及时。其次，财务部门指定专人核对应收账款等往来款项，应收账款部分无法收回时，及时查明原因，明确责任。送货员送完货后，将送货金额、电子划款金额、POS小票进账金额和直接进账金额直接交给中转站站长，以便站长及时了解每条线路收款情况和收款进账情况。中转站站长复核无误后相关资料传给营销部财务人员二级复核，财务人员及时了解营销部货款回收情况，最后交给市公司财务人员，市公司财务人员通过资金平台和POS查询系统，核对中转站上报的结算报表是否与平台收款金额一致，并及时将应收账款回收情况通报市公司相关部门。
6.绩效考评控制
绩效考评控制通过考核评价的形式规范企业各级管理者及员工的经济目标和经济行为，分为经营者绩效考评和员工绩效考评。经营者绩效考评需要制定综合的、具体的指标，对销售与收款的结果进行考核与控制，通过考核实现销售目标的实现和企业资产的保全。员工绩效考评主要是实现作业层面控制，制定详细岗位责任书，对各个流程各个作业点的工作进行考核，实现过程控制。该公司对每个营销部每年都有销售与收款任务的考核，也有部门责任表和岗位职责书来明确每个部门的职责和目标。
三、提高内部控制有效性的途径
该公司的内部控制制度设计比较完善，经过多年实践的检验，鲜有问题发生。但是随着经营环境的变化，市场日趋饱和，销售压力越来越大，对货款风险的防范和内部控制的加强一刻也不能放松。内部控制措施的有效性与组织环境、人员素质、信息系统建设情况等有很大的关系，提高内部控制有效性有以下途径。
1.加强内控制度建设
首先是完善岗位责任制。对关键岗位重要环节设置风险点控制，业务部门是内控体系的第一道防线，财务部门是第二道防线，审计监察部门是第三道防线。其次，加强重要凭证保管制度。业务资料作为原始凭证具有重要的凭据作用，保管好销售与收款所有原始凭据才能找到责任人，落实责任，降低风险。最后，及时加强上下信息沟通。信息不对称往往容易出现“道德风险”，建立及时的信息传递机制是降低风险的一项重要手段。
2.提高人员素质
内部控制是由人建立的，也要由人来行使，如果企业内部行使控制职能的人员在心理上、技能上和行为方式上未达到实施内部控制的基本要求，对内部控制的程序或措施不理解、不重视甚至误解，那么再好的内部控制也很难充分发挥作用。內部控制强调相互牵制，也可能出现两个或更多的人串通或管理层不当凌驾于内部控制之上而使内部控制实效。因此我们应该通过教育培训增强他们对内部控制的理解，形成诚实守信的文化氛围。
3.建立评价和监督机制
企业的内外部环境是不断变化的，内部控制措施不能一成不变，企业是否建立了内部控制的评价和监督机制影响着内部控制的有效性，因此企业需要由专门的审计部门对内部控制进行评估和修订。