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卫生监督档案是卫生监督机构依据卫生法律法规进行监督执法工作时的真实记录。近几年来，随着卫生监督体制改革和职能划分的深入发展，卫生监督依法承担医疗卫生、公共场所卫生、职业卫生、学校卫生、饮水卫生、消毒与传染病、建设项目等卫生监管及突发公共卫生事件调查处理和重大活动公共卫生保障等工作任务。目前，我国的国民经济正处于高速发展时期，卫生监督事业的发展也处于新的快速发展阶段，因此，新时期卫生监督档案管理和改革，应当受到高度重视，必须采取切实可行的措施，尽快改变目前传统、陈旧的管理状况。
由于我国卫生监督工作是由各级卫生行政部门下属的卫生监督局（或所）具体承担，其管理具有相对独立性。本文要探讨的是：如何更新观念，运用两级档案管理方式，对在卫生监督行政执法工作中形成的一系列文件材料进行科学管理。
1 卫生监督档案的形成特征
1.1 形成周期长：卫生监督档案是卫生监督机构依照卫生法律法规，在经过长期执法、监督监测、反复积累的工作实践中形成的原始资料。它记载的内容不仅包括众多被监督单位的基本情况，而且还包括卫生监督人员的依法行政情况。
1.2 具有独特性：卫生监督档案具有科学性强、政策性强、社会性强，来源广泛、载体多样的特点；具有卫生专业技术和卫生防疫社会管理内容的特征；具有临时性、长期性、反复性、多阶段性的预防监督内容。
1.3 现场记录不可复得：卫生监督档案材料是在特定时间、环境、条件下的原始记录，经过长期的收集、积累、整理，是具有实用、凭证价值的原始资料。
2 档案管理存在的问题
做好卫生监督档案管理与否，直接反映了卫生监督执法人员的业务素质和执法水平，目前，卫生监督机构的组建和改革比较偏重机构调整、人员调配和相应的业务培训，而对卫生监督档案管理工作重视不够，存在问题较多，主要表现以下四个方面：
2.1 领导对档案管理工作意识淡薄，缺乏长远规划。
2.2 档案管理者大多不是专业和专职人员，甚至兼职过多，顾此失彼，严重影响文件材料的完整归档，而且缺少档案管理专业培训。
2.3 缺乏行之有效的考核奖惩管理机制，档案材料存在归属零散、随意存放、短缺、脱节、不系统，甚至遗失、泄露现象。
2.4 原卫生监督档案的管理思维与政府体制相适应，主动服务意识和对外开放意识淡薄，忽视档案作用的开发和利用。
3 做好档案管理工作的具体建议
3.1 建立两级档案管理方案：根据卫生监督档案的形成特征，将其分为局级（或所级,这里统称局级）业务档案和科级业务档案两种，实行两级档案管理的内容包括以下三个方面：1）将卫生监督科级业务档案纳入所级业务档案统一部署和指导下进行，同其它门类档案管理一样，科级档案应接受所级档案工作统一管理，由综合档案室具体负责组织实施，2）局级业务档案管理：凡划归局级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，定期向综合档案室移交，由综合档案室统一保管和提供利用。3）科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保管，由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。
3.2 两级档案的划分及管理范围
3.2.1 局级业务档案：在确定所级业务档案范围时，应本着总体性、综合性、分析性、及学术性的原则对档案进行划分，将那些能够全面反映和概括本机构业务活动及工作总体水平的材料以及在監督监测工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为局级档案。其主要归档范围有：业务工作法律法规、标准及工作方案的研究档案，包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等；年度或阶段性的卫生监督、监测的总结分析；卫生许可、行政处罚、专项执法、突发事件、重大活动卫生保障等系列材料；各项业务工作的统计报表； 课题研究、培训材料、论文、论著等。
3.2.2 科级业务档案：各级卫生监督机构在日常工作中，形成的大量业务档案是在对其所辖区内或对被划定为本机构管理的单位所提供的经常性卫生监督监测服务中所形成的材料，这些材料的保管期限不易确定，需随着服务的企业存亡而定，并且有相当数量的材料因工作需要逐年加以补充或随时注销，因此，将这些材料存为科级业务档案保管，为科室人员查找资料提供方便。其主要归档范围有以下几个方面：预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位卫生许可证的审批、复验材料、新（改、扩）建项目审查材料等；常规性卫生监督监测材料：包括对所辖区监测点或直管单位公共卫生监测记录、监测报告、监测小结以及经常性卫生监督检查、抽查材料等；各类所辖产品鉴定及出具证明材料，广告登记管理材料； 从业人员健康体检材料的等。
3.3 建立两级档案管理的重要意义
1）根据档案形成特点，实行两级档案管理方式，既符合国家档案工作基本原则，又符合卫生监督的工作特点和工作需要。两极档案管理为业务人员在日常行政执法工作中查找资料提供方便。2）实行两级档案管理，将改变过去传统、陈旧的管理状况，以崭新的局面，使各类原始资料完整归档，杜绝档案的丢失、短缺、归属零乱等不规范现象发生。3）局级档案是业务科室在行政执法日常工作中，将基础材料经过进一步加工和筛选，形成具有保存价值的原始资料，它是卫生监督人员对相对人进行监督检查、对违法行为作出处理决定的重要依据，也是卫生监督工作接受司法审查的重要凭证。4）局级档案中相当数量的业务档案来自各科室形成的、具有总结分析性、学术性的档案材料，这些材料体现着卫生监督工作的质量和水平，透过这些资料，总结工作经验，找出问题与教训，是提高卫生监督管理水平的重要内容。5）利用两级档案的原始资料，在制定工作计划、配备检测设备，研究被监督机构、加强自身建设、开展科学研究等方面，为领导宏观决策、改进工作方法、提高工作效率，提供有力依据。
3.4 领导重视 作为机构领导，必须转变观念，与时俱进。成立由各科室主任参加的档案管理工作领导小组，负责本机构档案工作的管理，并对两级档案管理提出总体要求，通过层层管理，及时协调、解决两级档案管理中遇到的各种问题。加强档案管理人员专业培训，为他们学习新知识、掌握新技能，积极创造条件，提供所需设备，充分调动工作积极性，做好档案的收集整理和归档工作。
3.5 建立健全各项制度
3.5.1 面对种类繁多、形式各异的业务档案，各级监督机构应根据《中华人民共和国档案法》和实施办法的规定，结合卫生监督工作实际，制定完善的档案管理规章制度，使档案人员在档案管理各个环节中，明确职责，有章可循、有规可依。
3.5.2 实行两级档案管理责任制：将两级业务档案的收集整理等一系列管理工作，明确列入科室目标管理责任制中，制定严格的检查考核、奖惩机制，有错必纠、有误必罚，确保两级档案的管理方案有效实施。
3.5.3 选拔培养一批德才兼备、相对稳定的职能科室专职档案员和科室兼职档案员，并减轻兼职档案管理人员的其他工作量，充分保证他们从事档案工作的时间。
3.5.4 综合档案室人员应深入业务科室，了解其主要业务活动，督促、指导和协助科级档案人员做好档案工作。并按照卫生部“全国卫生监督工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，及时灵活地处理局级或科级业务档案中所遇到的问题。
3.5.5 根据业务档案的形成特点，保证原始材料的完整归档，必须树立人人参与、齐抓共管意识，使每一个卫生监督员，在日常工作中，严格依据卫生法律法规，高标准制作各种执法文书，避免粗制滥造、涂抹修改，杜绝档案丢失泄露现象，从源头上获得高标准、高质量、完整无缺的原始档案。
3.6 档案的开发和利用 开拓创新，在档案的开发利用上下功夫，是卫生监督档案工作的出发点和最终目的。应积极开展档案利用工作，为本机构的各项工作提供服务；满足社会各方面需要，为市场经济提供服务；开展档案编研工作和科学研究工作，为领导决策提供依据。
综上所述，笔者认为实行两级档案管理，符合卫生监督工作的特点和需要，是卫生监督行业为贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种切实可行的档案管理模式，随着业务档案管理实践的发展和计算机网络技术的应用，它将更加完善和适用，为新时期卫生监督事业的发展发挥重要作用。
由于我国卫生监督工作是由各级卫生行政部门下属的卫生监督局（或所）具体承担，其管理具有相对独立性。本文要探讨的是：如何更新观念，运用两级档案管理方式，对在卫生监督行政执法工作中形成的一系列文件材料进行科学管理。
1 卫生监督档案的形成特征
1.1 形成周期长：卫生监督档案是卫生监督机构依照卫生法律法规，在经过长期执法、监督监测、反复积累的工作实践中形成的原始资料。它记载的内容不仅包括众多被监督单位的基本情况，而且还包括卫生监督人员的依法行政情况。
1.2 具有独特性：卫生监督档案具有科学性强、政策性强、社会性强，来源广泛、载体多样的特点；具有卫生专业技术和卫生防疫社会管理内容的特征；具有临时性、长期性、反复性、多阶段性的预防监督内容。
1.3 现场记录不可复得：卫生监督档案材料是在特定时间、环境、条件下的原始记录，经过长期的收集、积累、整理，是具有实用、凭证价值的原始资料。
2 档案管理存在的问题
做好卫生监督档案管理与否，直接反映了卫生监督执法人员的业务素质和执法水平，目前，卫生监督机构的组建和改革比较偏重机构调整、人员调配和相应的业务培训，而对卫生监督档案管理工作重视不够，存在问题较多，主要表现以下四个方面：
2.1 领导对档案管理工作意识淡薄，缺乏长远规划。
2.2 档案管理者大多不是专业和专职人员，甚至兼职过多，顾此失彼，严重影响文件材料的完整归档，而且缺少档案管理专业培训。
2.3 缺乏行之有效的考核奖惩管理机制，档案材料存在归属零散、随意存放、短缺、脱节、不系统，甚至遗失、泄露现象。
2.4 原卫生监督档案的管理思维与政府体制相适应，主动服务意识和对外开放意识淡薄，忽视档案作用的开发和利用。
3 做好档案管理工作的具体建议
3.1 建立两级档案管理方案：根据卫生监督档案的形成特征，将其分为局级（或所级,这里统称局级）业务档案和科级业务档案两种，实行两级档案管理的内容包括以下三个方面：1）将卫生监督科级业务档案纳入所级业务档案统一部署和指导下进行，同其它门类档案管理一样，科级档案应接受所级档案工作统一管理，由综合档案室具体负责组织实施，2）局级业务档案管理：凡划归局级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，定期向综合档案室移交，由综合档案室统一保管和提供利用。3）科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保管，由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。
3.2 两级档案的划分及管理范围
3.2.1 局级业务档案：在确定所级业务档案范围时，应本着总体性、综合性、分析性、及学术性的原则对档案进行划分，将那些能够全面反映和概括本机构业务活动及工作总体水平的材料以及在監督监测工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为局级档案。其主要归档范围有：业务工作法律法规、标准及工作方案的研究档案，包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等；年度或阶段性的卫生监督、监测的总结分析；卫生许可、行政处罚、专项执法、突发事件、重大活动卫生保障等系列材料；各项业务工作的统计报表； 课题研究、培训材料、论文、论著等。
3.2.2 科级业务档案：各级卫生监督机构在日常工作中，形成的大量业务档案是在对其所辖区内或对被划定为本机构管理的单位所提供的经常性卫生监督监测服务中所形成的材料，这些材料的保管期限不易确定，需随着服务的企业存亡而定，并且有相当数量的材料因工作需要逐年加以补充或随时注销，因此，将这些材料存为科级业务档案保管，为科室人员查找资料提供方便。其主要归档范围有以下几个方面：预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位卫生许可证的审批、复验材料、新（改、扩）建项目审查材料等；常规性卫生监督监测材料：包括对所辖区监测点或直管单位公共卫生监测记录、监测报告、监测小结以及经常性卫生监督检查、抽查材料等；各类所辖产品鉴定及出具证明材料，广告登记管理材料； 从业人员健康体检材料的等。
3.3 建立两级档案管理的重要意义
1）根据档案形成特点，实行两级档案管理方式，既符合国家档案工作基本原则，又符合卫生监督的工作特点和工作需要。两极档案管理为业务人员在日常行政执法工作中查找资料提供方便。2）实行两级档案管理，将改变过去传统、陈旧的管理状况，以崭新的局面，使各类原始资料完整归档，杜绝档案的丢失、短缺、归属零乱等不规范现象发生。3）局级档案是业务科室在行政执法日常工作中，将基础材料经过进一步加工和筛选，形成具有保存价值的原始资料，它是卫生监督人员对相对人进行监督检查、对违法行为作出处理决定的重要依据，也是卫生监督工作接受司法审查的重要凭证。4）局级档案中相当数量的业务档案来自各科室形成的、具有总结分析性、学术性的档案材料，这些材料体现着卫生监督工作的质量和水平，透过这些资料，总结工作经验，找出问题与教训，是提高卫生监督管理水平的重要内容。5）利用两级档案的原始资料，在制定工作计划、配备检测设备，研究被监督机构、加强自身建设、开展科学研究等方面，为领导宏观决策、改进工作方法、提高工作效率，提供有力依据。
3.4 领导重视 作为机构领导，必须转变观念，与时俱进。成立由各科室主任参加的档案管理工作领导小组，负责本机构档案工作的管理，并对两级档案管理提出总体要求，通过层层管理，及时协调、解决两级档案管理中遇到的各种问题。加强档案管理人员专业培训，为他们学习新知识、掌握新技能，积极创造条件，提供所需设备，充分调动工作积极性，做好档案的收集整理和归档工作。
3.5 建立健全各项制度
3.5.1 面对种类繁多、形式各异的业务档案，各级监督机构应根据《中华人民共和国档案法》和实施办法的规定，结合卫生监督工作实际，制定完善的档案管理规章制度，使档案人员在档案管理各个环节中，明确职责，有章可循、有规可依。
3.5.2 实行两级档案管理责任制：将两级业务档案的收集整理等一系列管理工作，明确列入科室目标管理责任制中，制定严格的检查考核、奖惩机制，有错必纠、有误必罚，确保两级档案的管理方案有效实施。
3.5.3 选拔培养一批德才兼备、相对稳定的职能科室专职档案员和科室兼职档案员，并减轻兼职档案管理人员的其他工作量，充分保证他们从事档案工作的时间。
3.5.4 综合档案室人员应深入业务科室，了解其主要业务活动，督促、指导和协助科级档案人员做好档案工作。并按照卫生部“全国卫生监督工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，及时灵活地处理局级或科级业务档案中所遇到的问题。
3.5.5 根据业务档案的形成特点，保证原始材料的完整归档，必须树立人人参与、齐抓共管意识，使每一个卫生监督员，在日常工作中，严格依据卫生法律法规，高标准制作各种执法文书，避免粗制滥造、涂抹修改，杜绝档案丢失泄露现象，从源头上获得高标准、高质量、完整无缺的原始档案。
3.6 档案的开发和利用 开拓创新，在档案的开发利用上下功夫，是卫生监督档案工作的出发点和最终目的。应积极开展档案利用工作，为本机构的各项工作提供服务；满足社会各方面需要，为市场经济提供服务；开展档案编研工作和科学研究工作，为领导决策提供依据。
综上所述，笔者认为实行两级档案管理，符合卫生监督工作的特点和需要，是卫生监督行业为贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种切实可行的档案管理模式，随着业务档案管理实践的发展和计算机网络技术的应用，它将更加完善和适用，为新时期卫生监督事业的发展发挥重要作用。