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引言：上海市政总院根据本单位实际，主要的档案是勘察设计工程档案，现有库存档案：设计档案（科技档案）、文书档案案卷27000多卷、底图46万多自然张、录像带700多盒、照片4000余张、缩微开窗卡20000多张，财务会计档案凭证2194盒、账册105册、电算档案19卷，各类档案编目180余本、索引检索卡片4万余张。据统计在近十年来各类档案的利用为：调用底图档案60余万张自然张，各类档案利用人次约15000多人次，提供利用各类档案约4万多卷册。在长期的档案管理实践过程中，已有比较成熟的理论与经验，但在当前经济建设需要的新形势背景下，随着政治、经济、科技、文化的加速发展，档案功能还有提高的空间，本文就科技档案开发利用工作展开，思考新特点，讨论如何大力做好科技档案开发利用工作。
科技档案信息资源的开发利用工作的发展可分为三个层次。第一层次，是以方便利用者查找为目的的信息开发工作，即科技档案部门编制检索工具，为利用者及时、准确地找到所需要的科技档案原件创造条件，并且通过不断完善检索工具的功能，形成科技档案检索体系，使库藏的全部科技档案都能够被利用者认识，进而使科技档案信息资源得到广泛利用。第二个层次，是以协助利用者利用科技档案为目的的信息开发工作，即科技档案部门对科技档案信息进行加工，为档案利用群体提供系统、优质的科技档案信息，以节省利用者查找、鉴别相关科技档案的时间，提高科技档案的利用效益。第三个层次，是以参与利用者的信息研究为目的的信息开发工作，即科技档案部门从单纯地为档案利用者提供适宜的科技档案信息，发展为有针对性的向利用者提供，作为决策信息支持的机关科技档案信息的综合研究成果。由此可见，科技档案开发利用就是被认识，提供利用服务和对信息加工的过程。
一、多年来上海市政总院的科技档案被认识做了很多努力
档案管理工作的宗旨是：一流的管理、一流的服务，坚持不懈地强化档案意识和质量意识，以法治档，搞好档案工作，抓好档案业务建设，严格考核制度，做到档案的完整、齐全、准确、系统、更好地为全院各项工作服务。多年来为科技档案被认识，为适应现代化形势需要，不断提高档案现代化管理水平，开发编制了《工程设计档案管理程序》、《电子图纸管理系统》，共计完成了4万多条各类档案信息输入工作，建立了计算机数据库，大大提高了档案利用与工作效率。
二、上海市政总院科技档案的提供利用主要方式有阅览服务、出借服务和咨询服务
1、阅览服务。它是为利用者直接查阅科技档案原件提供服务的一种利用方式。一般设计人员利用《电子图纸管理系统》检索到所需的工程编号、案卷号到档案室告知档案人员后，由档案人员在库房找出提供设计人员阅览，并登记在册。为搞好阅览服务工作，档案人员要熟悉库藏，对检索工具掌握熟练。
2、出借服务。原则上，科技档案若要出借，必须限于本单位职工，待设计人员利用《电子图纸管理系统》对所需科技档案进行网上预约，部门领导签字后由本人借阅，档案人员核实后方可出借。这一服务可以看出，科技档案管理有完善严密的借阅制度，对借阅对象区别对待，设计人员归还档案期限有规定，有密级的档案出借需办理手续，归还的档案必须完整，不能拆封。
3、咨询服务。咨询服务的类型大致有第一，指导性咨询。对设计人员在查找利用工程中的困难予以解答。例如，如何使用《电子图纸管理系统》进行网上预约，如何预约多条记录等。第二，检索性咨询。例如，设计人员只能提供水厂名称，利用检索工具帮其查询到项目具体内容。第三，事实型咨询。帮助设计人员查找预约事项。
三、科技档案开发利用过程中对科技档案信息的加工就是所谓的科技档案编研。科技档案编研的必要性有：（1）现代化建设的客观需要；（2）高效保护科技档案信息的历史要求；（3）现代科技档案工作发展的必然结果。上海市政总院每年新增庞大的设计档案，库藏数量不断膨胀，必然要求加强立卷科学性，07年后的蓝图现无需归档，企业对之前的蓝图鉴定销毁也是为了在保证馆藏质量的前提下，尽可能减少保管数量。另外，利用频率提高，加重了科技档案使用中的磨损，对科技档案实体安全造成威胁，使用频率多的档案有的已经纸张褶皱或绳松，加大了管理的工作量。
科技档案编研工作呈现它的特点：研究内容广泛。上海市政总院中科技档案涉及的专业包括道路、桥梁、给排水、固废、轨交、结构、建筑、水工、暖通、电气、技经等，要求编研人员对科技档案反映的相关科学技术及其活动情况有一定了解，掌握勘察设计方面的科学技术原理、发展水平、变化趋势才能为科技活动提供客观指导和借鉴。专业年鉴是科技档案编研成品的一种类型。它可以包括以下专栏：（1）概括介绍本专业或本单位科技活动基本情况；（2）记述本专业主管部门当年颁布的科技政策、技术规范与标准；（3）介绍本专业科学研究的新动态、新成果及典型事例；（4）公布反映专业发展与成就的统计资料；（5）专题调查报告或学术观点综述。（6）重要的科技文件（论文、公式、图表等）；（7）科技学术活动简介；（8）科技人物志；（9）大事记；（10）实用参考资料；（11）同专业的国内外对比资料。专业年鉴是科技档案利用工作中的一种高级服务形式，但目前上海市政总院在科技档案管理中未使用，这是一种科技档案管理业务的创新。
四、科技档案的利用近几年在上海市政总院各生产部门利用以后取得了不错的经济效益和社会效益。（1）协助工作为施工单位提高安全系数；（2）竣工科技档案为大项目改造起到促进和帮助的作用；（3）工程改造中图纸规范为今后更好开展工作打下基础；（4）利用科技档案查出事故隐患；（5）原始地质档案节约了勘探费用；（6）原始档案使改造设计更趋合理；（7）合同中了解企业的义务和权利；（8）档案原件为设计提供依据。
五、 新形势下，科技档案开发利用在上海市政总院中有利用需求立体化、利用主体全面化、利用客体多样化、利用依据法制化和利用方式科学化等要求 1、利用需求立体化。主要表现在一方面利用者面临问题需要利用多方面的档案，另一方面利用者希望能够利用到切实解决问题的档案。一些设计人员需要利用的档案不一定全都在科技档案内，可能在文书，也有可能移交到城建档案馆，这就要求档案人员根据他们的需求提供服务。
2、利用主体全面化。上海市政总院在外地的分院有很多，不仅在本地的设计人员需要利用科技档案，外地分院的设计人员同样需要利用，但有些外地分院不能使用，甚至不了解《电子图纸管理系统》，这就要求档案人员宣传和解决硬件问题，使外地分院得到利用服务的环境，实现档案信息资源共享。
3、利用客体多样化。在信息时代，科技档案大量以电子文件的载体形式出现，与传统的纸质档案利用有很大不同。档案人员可以统计设计人员对电子档案和传统档案利用需求的利用率，找到方便设计人员利用的新思路，当然在很长一段时间这两种载体将并存。
4、利用依据法制化。科技档案的管理在上海市政总院有规章制度，同样开发利用也有制度的规定，对于涉及保密的科技档案要利用，必须要总院级领导签字，借阅非本院的投标项目，也要总院级领导同意。
5、利用方式科学化。设计人员由于项目因素要长期出差在外，有的甚至比在单位时间还要长，如何为驻外的人员提供科技档案利用需求值得思考。现在上海市政总院的员工只要是智能手机，都可以与院里面的电子邮件绑定，驻外的人员不必担心在外收不到邮件。科技档案借阅能否借鉴这一现代化手段还有待思考与探究，为利用者提供便捷。
只有当开发利用科技档案贴近本单位的中心工作，贴近档案工作与库藏档案资源的实际情况，强化档案人员的服务观念，人文管理与技术管理并重，科技档案将更好地发挥它的功能。
参考文献
[1]上海市档案局编 《科技档案管理》 上海社会科学院出版社 2002年11月版.
[2]刘耿生主编 《档案开发与利用教程》 中国人民大学出版社 2010年3月版.
[3]贺真主编 《科技档案编研的原理与方法》 中国国际广播出版社 2000年1月版.
[4]范巧燕著 《企业档案管理——电力企业创新研究》 经济管理出版社 2008年3月版.
[5]黄霄羽/等著 《社会转型期档案利用政策研究》 光明日报出版社 2011年4月.
[6] 潘玉民 何宏甲主编 《新契机：转型中的档案工作研究——第二届“‘3+1’档案论坛”论文集》《政府信息公开指导下档案利用的新特点——利用者的视角》世界图书出版公司 2010年12月版.
（作者单位：上海市政工程设计研究总院（集团）有限公司）
科技档案信息资源的开发利用工作的发展可分为三个层次。第一层次，是以方便利用者查找为目的的信息开发工作，即科技档案部门编制检索工具，为利用者及时、准确地找到所需要的科技档案原件创造条件，并且通过不断完善检索工具的功能，形成科技档案检索体系，使库藏的全部科技档案都能够被利用者认识，进而使科技档案信息资源得到广泛利用。第二个层次，是以协助利用者利用科技档案为目的的信息开发工作，即科技档案部门对科技档案信息进行加工，为档案利用群体提供系统、优质的科技档案信息，以节省利用者查找、鉴别相关科技档案的时间，提高科技档案的利用效益。第三个层次，是以参与利用者的信息研究为目的的信息开发工作，即科技档案部门从单纯地为档案利用者提供适宜的科技档案信息，发展为有针对性的向利用者提供，作为决策信息支持的机关科技档案信息的综合研究成果。由此可见，科技档案开发利用就是被认识，提供利用服务和对信息加工的过程。
一、多年来上海市政总院的科技档案被认识做了很多努力
档案管理工作的宗旨是：一流的管理、一流的服务，坚持不懈地强化档案意识和质量意识，以法治档，搞好档案工作，抓好档案业务建设，严格考核制度，做到档案的完整、齐全、准确、系统、更好地为全院各项工作服务。多年来为科技档案被认识，为适应现代化形势需要，不断提高档案现代化管理水平，开发编制了《工程设计档案管理程序》、《电子图纸管理系统》，共计完成了4万多条各类档案信息输入工作，建立了计算机数据库，大大提高了档案利用与工作效率。
二、上海市政总院科技档案的提供利用主要方式有阅览服务、出借服务和咨询服务
1、阅览服务。它是为利用者直接查阅科技档案原件提供服务的一种利用方式。一般设计人员利用《电子图纸管理系统》检索到所需的工程编号、案卷号到档案室告知档案人员后，由档案人员在库房找出提供设计人员阅览，并登记在册。为搞好阅览服务工作，档案人员要熟悉库藏，对检索工具掌握熟练。
2、出借服务。原则上，科技档案若要出借，必须限于本单位职工，待设计人员利用《电子图纸管理系统》对所需科技档案进行网上预约，部门领导签字后由本人借阅，档案人员核实后方可出借。这一服务可以看出，科技档案管理有完善严密的借阅制度，对借阅对象区别对待，设计人员归还档案期限有规定，有密级的档案出借需办理手续，归还的档案必须完整，不能拆封。
3、咨询服务。咨询服务的类型大致有第一，指导性咨询。对设计人员在查找利用工程中的困难予以解答。例如，如何使用《电子图纸管理系统》进行网上预约，如何预约多条记录等。第二，检索性咨询。例如，设计人员只能提供水厂名称，利用检索工具帮其查询到项目具体内容。第三，事实型咨询。帮助设计人员查找预约事项。
三、科技档案开发利用过程中对科技档案信息的加工就是所谓的科技档案编研。科技档案编研的必要性有：（1）现代化建设的客观需要；（2）高效保护科技档案信息的历史要求；（3）现代科技档案工作发展的必然结果。上海市政总院每年新增庞大的设计档案，库藏数量不断膨胀，必然要求加强立卷科学性，07年后的蓝图现无需归档，企业对之前的蓝图鉴定销毁也是为了在保证馆藏质量的前提下，尽可能减少保管数量。另外，利用频率提高，加重了科技档案使用中的磨损，对科技档案实体安全造成威胁，使用频率多的档案有的已经纸张褶皱或绳松，加大了管理的工作量。
科技档案编研工作呈现它的特点：研究内容广泛。上海市政总院中科技档案涉及的专业包括道路、桥梁、给排水、固废、轨交、结构、建筑、水工、暖通、电气、技经等，要求编研人员对科技档案反映的相关科学技术及其活动情况有一定了解，掌握勘察设计方面的科学技术原理、发展水平、变化趋势才能为科技活动提供客观指导和借鉴。专业年鉴是科技档案编研成品的一种类型。它可以包括以下专栏：（1）概括介绍本专业或本单位科技活动基本情况；（2）记述本专业主管部门当年颁布的科技政策、技术规范与标准；（3）介绍本专业科学研究的新动态、新成果及典型事例；（4）公布反映专业发展与成就的统计资料；（5）专题调查报告或学术观点综述。（6）重要的科技文件（论文、公式、图表等）；（7）科技学术活动简介；（8）科技人物志；（9）大事记；（10）实用参考资料；（11）同专业的国内外对比资料。专业年鉴是科技档案利用工作中的一种高级服务形式，但目前上海市政总院在科技档案管理中未使用，这是一种科技档案管理业务的创新。
四、科技档案的利用近几年在上海市政总院各生产部门利用以后取得了不错的经济效益和社会效益。（1）协助工作为施工单位提高安全系数；（2）竣工科技档案为大项目改造起到促进和帮助的作用；（3）工程改造中图纸规范为今后更好开展工作打下基础；（4）利用科技档案查出事故隐患；（5）原始地质档案节约了勘探费用；（6）原始档案使改造设计更趋合理；（7）合同中了解企业的义务和权利；（8）档案原件为设计提供依据。
五、 新形势下，科技档案开发利用在上海市政总院中有利用需求立体化、利用主体全面化、利用客体多样化、利用依据法制化和利用方式科学化等要求 1、利用需求立体化。主要表现在一方面利用者面临问题需要利用多方面的档案，另一方面利用者希望能够利用到切实解决问题的档案。一些设计人员需要利用的档案不一定全都在科技档案内，可能在文书，也有可能移交到城建档案馆，这就要求档案人员根据他们的需求提供服务。
2、利用主体全面化。上海市政总院在外地的分院有很多，不仅在本地的设计人员需要利用科技档案，外地分院的设计人员同样需要利用，但有些外地分院不能使用，甚至不了解《电子图纸管理系统》，这就要求档案人员宣传和解决硬件问题，使外地分院得到利用服务的环境，实现档案信息资源共享。
3、利用客体多样化。在信息时代，科技档案大量以电子文件的载体形式出现，与传统的纸质档案利用有很大不同。档案人员可以统计设计人员对电子档案和传统档案利用需求的利用率，找到方便设计人员利用的新思路，当然在很长一段时间这两种载体将并存。
4、利用依据法制化。科技档案的管理在上海市政总院有规章制度，同样开发利用也有制度的规定，对于涉及保密的科技档案要利用，必须要总院级领导签字，借阅非本院的投标项目，也要总院级领导同意。
5、利用方式科学化。设计人员由于项目因素要长期出差在外，有的甚至比在单位时间还要长，如何为驻外的人员提供科技档案利用需求值得思考。现在上海市政总院的员工只要是智能手机，都可以与院里面的电子邮件绑定，驻外的人员不必担心在外收不到邮件。科技档案借阅能否借鉴这一现代化手段还有待思考与探究，为利用者提供便捷。
只有当开发利用科技档案贴近本单位的中心工作，贴近档案工作与库藏档案资源的实际情况，强化档案人员的服务观念，人文管理与技术管理并重，科技档案将更好地发挥它的功能。
参考文献
[1]上海市档案局编 《科技档案管理》 上海社会科学院出版社 2002年11月版.
[2]刘耿生主编 《档案开发与利用教程》 中国人民大学出版社 2010年3月版.
[3]贺真主编 《科技档案编研的原理与方法》 中国国际广播出版社 2000年1月版.
[4]范巧燕著 《企业档案管理——电力企业创新研究》 经济管理出版社 2008年3月版.
[5]黄霄羽/等著 《社会转型期档案利用政策研究》 光明日报出版社 2011年4月.
[6] 潘玉民 何宏甲主编 《新契机：转型中的档案工作研究——第二届“‘3+1’档案论坛”论文集》《政府信息公开指导下档案利用的新特点——利用者的视角》世界图书出版公司 2010年12月版.
（作者单位：上海市政工程设计研究总院（集团）有限公司）