对科技型企业科研经费管理与核算的几点思考

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  【摘 要】随着我国科研体制改革的不断深化,科研经费来源渠道多样,对科技企业扶持、优惠的政策不断出台、实施,科技企业对产品研发的投入也竭尽所能,科技创新、科研开发的数量不断增长,经费的投入金额也是逐年递增,目前企业科研经费管理方法难以跟上形势发展的步伐,经费预算管理弱化、课题执行过程中相关部门缺乏必要的沟通协调、经费核算乏力、相关人员对经费管理的规定不熟悉等问题凸显出来。优化科技型企业科研经费管理与核算势在必行,应逐步完善项目评审制度,将科研项目实施方案的论证和科研经费预算的评审“合二为一”;财务人员在课题在申报阶段参与预算的编制,与科研人员充分沟通,课题中指定专门的财务助理,在课题执行过程中与财务部门密切配合;科技型企业的会计核算,在符合《企业会计准则》的基础上,统筹兼顾国家科研经费管理办法、税收政策、高新技术科技型企业管理等方面的要求;科技型企业还应完备与费用支出标准相关的及科研经费结余的内部控制制度。
  【关键词】科技型企业;科研经费;经费管理
  十八大以来,我国科研体制不断地深化改革,科研经费来源渠道也越来越广阔,国家、地方财政对科学研究的投入持续增加,随着对科技型企业的扶持、优惠政策的不断实施,科研开发经费金额也逐年增加,加强管理势在必行。
  一、加强科技型企业科研经费管理的意义
  科研经费是指国家通过财政手段无偿拨付的用于科学研究的费用,同时也是科研院所等科技型企业重要的资金来源,是科研院所等科技型企业进行科学研究的重要经费保证。科研经费管理是对从事的科学研究的项目及其进展活动进行财务监督和宏观控制的重要手段,能够实现对经费所投入目标的预算、分配、使用和实际物化效果进行动态调节。2016年7月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,进一步明确科研经费管理坚持以人为本,坚持遵循规律,坚持“放管服”结合,坚持政策落实落地的原则,改革和创新科研经费使用和管理方式,促进形成充满活力的科技管理和运行机制,以深化改革更好激发广大科研人员积极性。2016年12月财政部和科技部联合印发了《关于印发<国家重点研发计划资金管理办法>的通知》(财科教[2016]113号)为重点研发计划顺利实施提供更加有效的保障和支撑。因此,加强科技型企业科研经费的管理显得尤为重要。
  二、目前科技型企业科研经费管理中存在的问题
  伴随着国家一系列的重大科技体制改革措施的实施,以往的科研项目经费管理方法已明显跟不上时代的步伐,在管理中存在的问题也日益突显出来。
  1.科研经费预算管理弱化
  科研人员更多的是注重项目的立项和批复,而对项目经费预算编制的合理、是否按照国家科研经费管理规定使用经费的思考不足;在项目执行过程中,经常出现无预算支出、重复支出,经费的使用与监督、控制脱节,经费的整体使用效益大大降低。
  2.科研课题执行过程缺乏必要的协调沟通
  各部门只是各负其责,对科研经费缺乏全面的管理。研究部门更多注重的是课题的选择、资源利用及开发、项目的设计,着眼于申报、立项是否成功以及课题完成的技术质量;对于预算编制过程,缺乏与财务部门必要的沟通;财务部门及会计人员不了解项目申报的过程、课题技术指标以及预算的具体内容,对科研经费的认识停留在“代为管理”上,相当多的时间是在为课题组算账、报账、调账、转账,不注重审核经费支出与科研项目的相关性与合理性。
  3.科研经费的核算乏力
  由于财务部门和会计人员未参与到项目申请及经费预算的编制过程,对科研项目的立项程序、预算要求、进展状况及各项费用的具体开支范围等不太了解,所以很难辨别科研人员的支出与科研活动的相关性。财务部门对科研经费报销的监督,仅限于对原始票据的合法性、真实性的审核,而经费使用是否与科研内容相关,只能依据报销单据上的课题编号进行判断。
  4.对科研经费管理的规定不熟悉
  近年来,国家科技管理改革的不断深入,陆续出台了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》、《中央财政科技计划(专项、基金等)监督工作暂行规定》的通知、《国务院印发关于深化中央财政科技计划(专项、基金等)管理改革方案的通知》(国发〔2014〕64号)、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)、《高新技术企业认定管理办法》、《关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第97号)、《关于完善研究开发费用税前加计扣除政策的通知》(财税[2015]119号)等一系列鼓励科技创新、规范科研经费管理的政策或规定。由于种种原因,科技型企业及其相关人员对于这些政策的了解与掌握存在一定的差距,非但没能科技型企业规范科研经费使用,为科技型企业发展创造有利的政策空间,反而出现了各种违规的事项。
  三、优化科技型企业科研经费管理的对策建议
  1.完善科技型企业科研经费预算管理
  遵从科研创新规律,让经费为人的创造性服务,应适当简化课题經费预算的内容和预算调整手续,解决简单套用行政预算管理科研经费预算的做法。应当逐步完善项目评审制度,将科研项目实施方案的论证和科研经费预算的评审“合二为一”,重点对目标的相关性、技术创新性、路线可行性、政策相符性以及经费合理性进行评估。应当优化预算评审组的人员构成,将懂得科研经费管理制度、财务税收制度的人员补充到预算评审组中来。要按照预算科目,明确预算编制和评审的操作规范,具体而言,在预算的编制和评审应主要做好如下工作:
  (1)设备费预算,应当注明仪器设备的性能、功能等技术性要求;用途和估计需要数量;价格的取得方式等。对预算进行评审时,要结合课题实施方案,识别设备费预算与课题的相关性,评价预算依据是否充分,还应关注进口设备预算是否已按照规定备案等。   (2)材料费预算,应当注明材料的用途和数量概算、价格的取得方式等。对预算进行评审时,主要关注购买单价较高的材料与课题的相关性,购买总价超过规定上限的采购事项,是否有采购清单等。
  (3)测试化验加工费预算,应当以“清单”的形式注明测试化验加工的内容、次数、价格估算等内容。对预算进行评审时,要关注测试化验加工单位的遴选依据。
  (4)燃料动力费预算,应当注明科研装置为完成课题任务所需要的运行时间。对预算进行评审时,应关注相关的科研装置的运行时间是否可以做到单独计量,对于无法单独计量的,应关注分摊测算说明。
  (5)差旅、会议、国际合作交流费预算,对差旅费和国际合作交流的支出,应当说明科学考察的次数,人数估算等基本内容;会议费应当说明对会议次数、规模、内容、会期的估算等内容。对预算进行评审时,应关注课题承担单位是否制定有相关费用的管理办法。
  (6)档案/出版/文献/信息传播/知识产权事务费预算,应当说明测算的方法和依据。对预算进行评审时,要结合结合课题实施方案,审核测算的方法是否恰当和依据是否可靠等。
  (7)劳务费和专家咨询费预算,劳务费预算应当说明支出对象在课题研究中承担的任务、支付标准,以及对劳务时间的估算依据等;专家咨询费预算应当说明咨询的内容,以及对专家人数、咨询的估算等。对预算进行评审时,应关注课题承担单位是否制定有相关费用的管理办法、支付标准等。
  (8)间接费用预算一般采用总额控制点办法,对预算进行评审时,要关注绩效预算是否做了单独的列示,课题承担单位是否制定有相关的管理制度等。
  2.科研管理部门、财务部门、研究部门建立良好的沟通机制
  科技型企业现有的管理模式,大多是科研管理部门、财务部门及研究部门对经费的管理负有直接的责任,要实现科研经费的动态化管理,就需要這三个部门部门之间的密切配合与沟通。
  (1)搭建统一的信息化管理平台——ERP管理系统
  科研管理部门统一对课题进行组织管理、审核经费支出的相关性;财务部门统一对课题经费支出进行财务审核及会计处理;研究部门负责人可以随时了解课题经费支出的情况,同时系统自动与申报的经费预算进行比对,提醒课题负责人及时根据课题研究进展情况调整经费使用或提出预算调整申请。同时,有效的避免了科研课题在做结题决算时才发现经费使用的不合理,错过了经费调整最佳时机的现象。
  (2)对科研人员加强财经法规知识宣传力度,增强经费管理意识
  针对研究部门人员,尤其是课题负责人对科研经费管理不够重视,相关财经法规知识匮乏的现象,科研管理部门、财务部门汇同企业培训部门组织相关知识培训、宣讲,提高课题负责人的经费管理能力,推动管理部门将被动式管理转变为主动式管理。
  3.统筹设计核算科目和项目辅助核算账簿
  与一般企业相比,科技型企业大都具有高新技术企业资质,可以享受国家产业政策扶持和税收政策的优惠,这就要求科技型企业的会计核算,要在符合《企业会计准则》的基础上,统筹兼顾国家科研经费管理办法、税收政策、高新技术科技型企业管理等方面的要求。
  (1)通晓政策、法规的异同是做好科技型企业会计核算的重要前提
  以最近颁布的《高新技术企业认定工作指引》《关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》《北京市进一步完善科研项目和经费管理的若干措施》为例。对于人员费项目,其内涵却存在差异。《高新技术企业认定工作指引》《关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》可以列支工资及社保费用,而《北京市进一步完善科研项目和经费管理的若干措施》规定只允许列支人员的绩效奖励。对于设备费用,《高新技术企业认定工作指引》《关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》指出只能列支费用化支出,不能列支资本化支出,同时允许列支固定资产折旧及无形资产的摊销费用;然而《北京市进一步完善科研项目和经费管理的若干措施》中规定资产的费用化支出和资本化支出均可以列支,但是不得列支固定资产折旧及无形资产摊销。以上可以看出,不同的政策或规定,对于科研科研费用的主要构成项目的口径存在一定的差距。
  不仅如此,不同的政策和规定,对科研费用的分类也不尽相同,例如:《关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》将费用分为:①人员人工费用(主要是工资和社保);②研发活动直接消耗的材料、燃料和动力费用;③用于中间试验和产品试制的模具、工艺装备开发及制造费,不构成固定资产的样品、样机及一般测试手段购置费,试制产品的检验费;④用于研发活动的仪器、设备的运行维护、调整、检验、维修等费用,以及通过经营租赁方式租入的用于研发活动的仪器、设备租赁费。
  而《高新技术企业认定工作指引》则将费用分为,人员人工费用(主要是工资和社保)和直接投入费用(主要是直接消耗的材料、燃料和动力费用、中间试验和产品试制的模具、工艺装备开发及制造费,不构成固定资产的样品、样机及一般测试手段购置费,试制产品的检验费。用于研究开发活动的仪器、设备的运行维护、调整、检验、检测、维修等费用,以及通过经营租赁方式租入的用于研发活动的固定资产租赁费)两大类。
  《北京市进一步完善科研项目和经费管理的若干措施》又将费用分为,设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、国际合作交流费、会议费、劳务费、专家咨询费、档案/出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他费用、间接费用等。
  因此,由于科研经费涉及的政策繁杂且口径各异,科技型企业的财务人员必须熟悉这些政策的异同,才能对科研课题的会计核算进行合规性处理。
  (2)会计科目设置的考虑
  依据《企业会计准则》,科技型企业的科研活动一般会涉及到无形资产、研发支出、递延收益、管理费用、营业外收入等会计科目,科技型企业在设计二级及以下的明细核算科目时应当考虑的因素有科研项目的区分、经费的来源、支出的属性(资本化或费用化)、支出的用途、费用要素、财务报告(或报表)的要求等因素。
  (3)设置会计账簿和会计报表的考虑
  一是考虑账簿和会计报表设置的合规性,即应当按照现行的法规、制度,对科研活动进行单独核算,使会计核算符合《企业会计准则》《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》《高新技术企业认定工作指引》《关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》法规的要求。
  二是应考虑会计账簿和报表的“兼容性”。这里所说的“兼容性”是指设计辅助核算账簿和报表时,应统筹考虑政府各管理部门的要求、会计核算条件(如财务核算软件或ERP系统)等因素。如果会计账簿和报表的设计,不能使政府各管理部门的要求和会计核算条件存在“冲突”时,应当优先考虑政府各管理部门的要求。
  4.完善科技型企业相关内部控制制度
  首先,应完备与费用支出标准相关的内部控制制度。《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》等文件中指出,应着力解决简单套用行政预算和财务管理方法管理科技资源的问题,《北京市进一步完善科研项目和经费管理的若干措施》中强调,审核科研项目的会议费、专家咨询费、差旅费、培训费等预算时,不再套用行政预算的标准,可以依照企业自行制定的标准列支(有可能高于),科技型企业应抓紧制定相关费用的支出标准,完备科研预算的编制依据。
  其次,应当强化科研经费结余的内部控制。以前,财政科研经费(一般称为专项经费)结余,需要由原渠道交回财政部门,新颁布的与科研经费管理的政策、规定明确规定,科研项目完成后,该项目结余的专项经费不再交回财政部门,而是由企业继续用于其他科研项目。科技型企业应制定或完善对科研经费结余的管理,保证科研经费专款专用。
  参考文献:
  [1]徐 莉、谢昌卫:《科研经费管理研究综述》《科技广场》,2014年第5期.
  [2]赵心宇:《企业专项科研经费管理研究》《北京市经济管理干部学院学报》,2015年第3期.
  [3]苏 娴:《论企业科研经费管理中常见的几个财务规范化问题及对策》《中国市场》,2015年第36期.
  [4]赵心宇:《内部控制视角下的企业专项科研经费管理研究》《中国劳动关系学院学报》,2015年第4期.
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