我是审计的新兵，2008年3月在审计局工作，2009年6月参加重庆市审计局组织的计算机审计中级培训。通过培训，提高了对计算机审计的认识，发现计算机审计的功能强大，效率高，特别是信息化快速发展的今天，传统的审计方法无法替代。在审计局工作四年，经历了“绕过计算机审计”向“通过计算机审计”再到“利用计算机审计”三个阶段。四年期间，利用计算机审计追缴税费入库上千万元、移送司法机关处理诈骗案2件等违规违法行为，充分发挥了计算机审计的功能。下面结合实际工作谈谈金算盘软件集团账套财务数据手工采集方法，仅供参考。
　　一、使用金算盘软件集团账套核算情况
　　我区自2007年起实行会计集中核算，所有区级部门、街镇、学校的财务账由区财政国库集中收付核算中心统一核算，使用的财务软件是重庆金算盘软件公司开发的金算盘8E/ERP系统（以下简称金算盘8E），在具体核算时使用集团账套分部门核算，分县级部门、街镇（行政、总预算）、学校四大块核算。金算盘8E的后台数据库为oracle，版本号为9.21，金算盘8E系统提供了两种备份方式，一种是备份oracle格式，其文件后缀名为dmp；另一种是备份为Access格式，其文件后缀名为gdb。利用审计署金审工程服务网站下载的金算盘8E财务数据采集模板不能将财务数据采集到AO软件重建账套，导致审计人员不能将财务数据倒入AO软件进行查询分析，给审计查询分析设置了障碍。财务数据的采集成为能否成功推广应用AO软件的一个关键，通过实践成功将该数据采集转换，为我区利用计算机技术审计提供了条件。
　　二、采集数据存在的问题
　　审计人员对采集备份的access财务数据分析发现，系统导出的access备份数据中有一张voucher表（凭证主表）仅有一条数据，且导出的其他账套也存在同样的问题，即一个账套一个会计年度仅能导出一条凭证记录，导致该财务数据的采集不能应用金算盘8E财务数据采集模板。
　　三、采集数据的方法步骤
　　按照财务数据采集的方法之一，从其后台数据库直接获取数据库数据来采集财务数据，针对数据库数据采集财务数据必需获取的三张表，即科目余额表、会计科目表和凭证表。采集三张表的方法步骤为：
　　一是在金算盘8E系统主菜单下选择“文件-数据导出-基础设置-账务-凭证-机构-编码”导出凭证表。
　　二是在金算盘8E系统主菜单下选择“文件-数据导出-基础设置-科目-机构-编码”导出会计科目表。
　　三是在金算盘8E系统主菜单下选择“文件-数据导出-财务管理-总分类账-账册报表-科目余额表-打印-选择输出类型（一般选择为EXCEL）-输出文件”导出科目余额表。
　　需注意，由于该系统设置是集团账下分单位核算，采集导出的凭证表和会计科目表时要按该单位编码设置筛选，进行数据分离，导出该单位数据，凭证表和会计科目表数据导出的格式文件为DAT文件，选择EXCEL打开方式，即可分析数据。
　　四、分析整理字段
　　（一）整理采集的财务数据三张表
　　1.根据导出凭证表和会计科目表时随同导出的配置设置（记事本）分析表的字段含义。凭证表文件名为Voucher.dat，共有37个字段，其含义分别为字段1=期间、字段2=凭证日期、字段3=凭证字、字段4=凭证号、字段5=摘要、字段6=科目代码、字段7=货币代码、字段8=汇率、字段9=原币金额、字段10=借方金额、字段11=贷方金额、字段12=数量、字段13=单价、字段14=制单人、字段15=审核人、字段16=过账人、字段17=附单据数、字段18=是否已过账、字段19=模版、字段20=行号、字段21=单位（实际为科目代码辅助码）、字段22=部门、字段23=员工、字段24=统计、字段25=项目、字段26=付款方法、字段27=票据号、字段28=原币付款金额、字段29=凭证来源、字段30=冲销凭证的来源凭证、字段31=待打印、字段32=作废标志、字段33=错误标志、字段34=凭证册号、字段35=票据日期、字段36=来源机构、字段37=机构。
　　会计科目表的文件名为Account.dat，共有22个字段，其含义分别为字段1=科目代码、字段2=科目名称、字段3=科目类别、字段4=科目级次、字段5=借贷方向、字段6=数量单位、字段7=币别、字段8=科目全称、字段9=末级标志、字段10=科目性质、字段11=多币种核算标志、字段12=数量核算标志、字段13=单位核算标志、字段14=部门核算标志、字段15=员工核算标志、字段16=统计核算标志、字段17=统计核算标志、字段18=停用标志、字段19=现金流量标志、字段20=期末调汇标志、字段21=计算科目利息标志、字段22=辅助码。
　　科目余额表共有9个字段，其含义分别为字段1=科目代码、字段2=科目名称、字段3=单位（实际为科目代码辅助码）、字段4=单位明细（实际为科目明细）、字段5=期初余额、字段6=借方发生额、字段7=贷方发生额、字段8=借贷方向、字段9=期末余额。
　　2.对三张财务数据表的必导字段赋值，以便取舍字段，该步操作可在EXCEL或access中完成，同时删除不需用字段。科目余额表必导字段为科目编码、期初余额，余额方向；会计科目表必导字段为科目编码、科目名称、余额方向；凭证表（该方法采集的凭证表为单张凭证表）必导字段为科目编码、摘要、凭证类型名称（凭证表中为凭证字）、凭证流水号（该表中为凭证号）、凭证日期、借方发生额、贷方发生额。
　　该步操作中需注意，该账套是使用的集团账套，导出的会计科目表是分县级部门、街镇（行政、总预算）、学校四大块的会计科目表，可以对照该单位的科目余额表的科目情况删除不需用科目，简化后面的操作；由于该财务软件系统在设置时采用了辅助账的核算方式，对银行存款、暂付款（应收账款）、暂存款（应付账款）等的明细科目实际在科目余额表中字段3和凭证表中字段21中进行了反映和核算，为此，科目余额表中字段3=单位（实际为科目代码辅助码）与凭证表中字段21=单位（实际为科目代码辅助码）是一一对应的，不能删除。 　　3.分析科目代码结构级次（会计科目编码规则和科目长度）后作合并字段处理。凭证表和科目余额表均有科目代码和科目代码辅助码（即为凭证表、科目余额表字段中的单位）进行核算。需对科目代码和科目代码辅助码合并为1个字段。
　　方法一：使用access查询功能进行处理。首先将凭证表和科目余额表分别导入access中，然后使用查询功能合并字段，合并后的字段命名为科目编码，处理字段方法为“科目编码：IIf（[科目代码辅助码]Is Null，[科目代码]，[科目代码]+Right（[科目代码辅助码]，*））”，其中“*”表示提取科目代码辅助码的长度，生成新凭证表和科目余额表，导出为EXCEL。
　　方法二：在AO系统进行处理。首先将凭证表和科目余额表导入access或在EXCEL中，利用其查找替换功能将“科目代码辅助码”需要保留的科目长度保留，不需用的进行替换，如“科目代码辅助码”为508001，长度6，经整体分析该套账的科目编码的规则应为3-2-3，由于科目一级编码已为3位，需2、3级科目明细，为此需保留“科目代码辅助码”长度5位（即二、三级明细科目分别为2位、3位），将“508001”中的“508”替换为“08”即可。其次，待下面的几步处理完成后导入AO系统中再进行科目代码与科目代码辅助码字段的合并，利用数据字段处理-字段合并-生成新的科目编码字段。
　　在access操作中需注意，将凭证表、科目余额表中的借方发生额、贷方发生额、期初期末余额在设计视图中由文本型转化为数字型，设置字段大小为双精度型，小数位数为自动。在access或EXCEL中要删除科目余额表中的资产小计、负债小计、净资产小计、收入小计、支出小计、合计等行。
　　4.处理会计科目表，由于会计科目表中的暂付款（应收账款）、暂存款（应付账款）等科目代码为一级或二级代码，没有与科目余额表和凭证表中的科目代码（科目编码）级次一一对应，需对会计科目表进行处理。处理方法为以科目余额表的科目编码为基础，增加科目表中科目代码的级次，设置增加科目代码、科目名称、余额方向，科目代码以科目余额表中的科目编码进行设置，科目名称以科目余额表中字段4单位明细（实际为科目明细）进行设置，余额方向根据科目性质设置。
　　5.处理科目余额表，科目余额表也要按科目编码级次增加相应的科目编码，由于该科目编码已经有了末级科目编码，需按会计科目明细级次增加相应的科目编码，并且对科目余额表按科目编码级次汇总科目余额表。
　　五、将数据导入现场审计实施系统
　　通过上述方法，将整理后的三张财务数据表导入现场审计实施系统，即采集转换-财务数据-财务软件数据库数据-采集数据等进行相应操作，成功采集数据并生成财务数据临时表后，可选择“保存设置”，将在财务软件数据库数据采集过程中所作的操作和设置的参数、对应关系等，以模板的形式保存在系统内，以便下次直接使用模板采集转换数据。