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【摘 要】 随着工程服务领域发展模式的演变，中国轻工业在从以设计为主，向工程总承包业务转型的过程中，要想在竞争激烈的市场中立稳脚跟，就要加强对轻工设计企业整体内部的调整与完善，更要重视给予轻工设计企业顺利发展保障的办公室行政管理工作。本文笔者结合多年工作经验，阐述了行政管理对轻工设计企业发展的重要作用，指出了在目前轻工设计企业转型过程中行政管理工作存在的问题，并提出了促进轻工设计企业转型运行的行政管理工作办法。
【关键词】 轻工设计企业；转型；行政管理
一、行政管理对轻工设计企业发展的重要作用
自国务院深化管理体制改革，勘察设计行业整体改企建制后，内部行政管理工作为轻工设计企业走上改革创新科学发展之路创造了良好的环境，提供了有力的保障，行政管理工作保證了各设计部门工作的顺利、有效进行并协调了相互之间的关系。行政管理之所以重要是因为其广度和深度涉及到企业内部的全部运作过程，是管理层、各部门和分支机构、员工之间的联系枢纽，也是公司与外界沟通的主要窗口。
（一）从“管理、协调、服务”三大职能角度上看行政管理作用
管理方面，行政部门在公司的短期、中期、长期发展战略、企业文化、公司及各部门规章制度等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实。
协调方面，行政部门负责协调公司内部各部门之间的关系、协调企业与社会其他兄弟单位、协会学会和政府部门关系，为企业发展争取了更好的生存环境。
服务方面，伴随改企建制，轻工设计企业最终以持续发展，谋求经济效益为最终目的，因此职能部门为保障各生产部门的高效运转，提供了办公环境、工作午餐等方面的切实服务。
（二）从企业发展角度上看行政管理作用
1953年成立的中国轻工业设计院，经过六十多年的改制重组、发展壮大，现作为由中央管理的大型科技型设计企业，通过管理治业，正在向科技型国际工程公司目标迈进。在轻工设计企业演变过程中，一直通过行政管理来实现更好的发展，更好地适应外部形势发展的需要。换言之，行政管理有助于增强轻工设计企业的适应能力。
核心竞争力归根结底是科学技术的竞争。轻工设计企业在发展过程中始终通过行政管理，努力打造学习型企业，强化管理者和各专业技术人员的学习，通过举办历届知识竞赛活动，增强了轻工设计企业的核心竞争力。
由于业务发展、项目备案等实际需要，行政管理部门经常需要同一些政府部门、办事机构打交道，以争取项目和资金。同时，作为会员单位，要与国际咨询工程师联合会、中国勘察设计协会、中国国际工程咨询协会、中国工程咨询协会等国际及国内100余个协会、学会保持良好关系，从而保证了轻工设计企业的健康发展。
（三）从日常工作沟通中看行政管理作用
行政部门是公司领导与各部门重要的沟通媒介。一方面，办公室管理人员要将高层领导的相关决策，通过会议纪要、红头文件、通讯屏、电话、邮件等形式，及时下达到各部门当中去，另一方面，要将部门信息传递给公司领导，让公司领导对各部门的执行情况有所掌握。
办公室管理还具有一定的参与权力，它给予上级一些建议或者意见，提高公司领导层决策的准确性，完善管理者决策，制定好文件方案，监督各部门的执行。当遇到危机公关时，办公室管理相关人员给予建议，促进问题顺利解决。
二、转型过程中，轻工设计企业行政管理存在的问题
（一）职责不清现象频现
一方面，目前办公室现有办公人员5名，设置岗位2个，分别为文秘岗和行政岗，办公室人员数量与岗位数量不匹配，相互间职能交叉，易导致部门内部产生矛盾纠纷，工作扯皮推诿。另一方面，办公室承担了很多职能外的临时性工作。特别是当职责交叉时，办公室作为牵头部门，其他各职能部门协同办公室开展工作，这直接造成了工作责任难以界定，引起各职能部门工作的交叉混乱。
（二）考核结果不够客观
在轻工设计企业，领导比较重视经营生产、市场开拓方面的工作而忽略了行政工作人员工作的综合性，存在行政工作人员即使是很努力的完成工作任务，也比不上技术人员拿到一个项目而更容易取得成绩的现象。虽然每年年终都会有一次员工考核，但个人述职的形式带有浓厚的感情色彩，最关键的是，因考核指标难以量化，所以并不能对行政人员进行客观的评价。
（三）工作效率还不高
从设计院改制重组到中央企业，再从以设计、咨询、监理为主业向项目管理、总承包业务转型过程中，对行政管理人员的要求也在不断变化，提出了越来越高的要求。目前办公室人员平均文化水平虽为本科，但所学专业并非行政管理，而且没有及时更新知识结构，对公司目前开展的主营业务工作还不熟悉，导致了公司在为客户提供满意的服务和优质的成果时出现了障碍。
信息化管理在企业中的应用价值越来越明显，而目前办公室行政管理在车辆、通讯费等成本统计、宣传稿件汇总、报刊订阅等实际工作中仍采用excel表格，或用计算器加减等传统的人工行政管理方法，信息化技术并没有在行政管理各个领域工作中深入的得以应用，这势必在加大了人工成本的同时也制约了工作效率。
三、针对现阶段存在的问题，对轻工设计企业行政管理工作提出几点建议
（一）完善行政管理体制，明确行政管理职责
从办公室内部管理看，在轻工设计企业转轨过程中，创建一套能够符合企业目前营运状况、提升员工工作效率的行政管理制度势在必行。在新形势的影响下，应该将轻工设计企业的行政管理模式更进一步的规范，将工作重点放在合理的地方，让行政管理部门处于一种正常、规范的运行状态，做到具体的岗位工作要细化，相应的责任要落实到人，在一定程度上减少员工之间责任的不必要推卸，这样规范化的管理更有利于员工规范化的工作，不会带来没有必要的摩擦，实现真正地用制度来管理企业。从办公室外部环境看，企业所有行政事务工作都需要通过规章制度和人为努力，使各部门之间形成密切配合，从而使整个企业各项运作成为一个高速而稳定运转的有机整体。 创建行政管理制度要重视企业员工的全员参与，最好要求办公室全员根据目前自己手中工作运行情况，能够参与讨论制定，这样可以使员工都能接受并执行这些行政管理制度。为了更好地适合企业转型过程中的需要，办公室应在每年初设立部门目标及党群工作处和综合处目标，设立党群管理岗、企业文化岗、行政管理岗以及各岗位职责，以便办公室人员依据规章制度规范自己的行为，建立与企业转型目标相符合的行为，将目标责任层层落实好，这样有利于轻工设计企业目标的实现。
（二）加强工作沟通，密切各部门之间关系
新一届中央领导集体提出了改进工作作风，密切联系群众的八项规定，这对行政事务工作尤为重要。行政管理部门，作为企业的中枢神经，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面。一方面，办公室工作是承上启下的桥梁和纽带，行政管理人员与公司领导沟通要充分领悟上级领导的意思，这就要求行政人员必须熟悉公司工程项目评估、咨询、规划、项目可行性研究、工程设计、工程监理、项目管理、工程总承包、工程造价咨询、招标咨询等相关工作的政策，才有可能把握住工作方向，同时将自己或同事的观点、意见准确地传递给上级；与部门沟通主要是执行和落实上级领导的决定以及搜集汇总整理各部门的各种信息。另一方面，行政管理工作贯穿在企业整个管理工作之中，推动和保证着轻工设计企业转轨过程中的设计、采购、施工、承包、财务、经营、市场开发等几大板块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。在实际的工作中，综合协调贯穿于办公室工作的各个方面，这个作用发挥的好不好，关系到工作能否高效运转。因此，行政管理工作重在协调好各个部门的工作，将企业的工作目标和整体工作下发到各个部门中去，让各个部门为企业的整体发展共同努力。
（三）细化职责，加强考核
在年初制定的工作目标和目标分解中，办公室应设立党群管理岗、企业文化岗、行政管理岗等。细化办公室行政管理人员的岗位职责，可以包括：標准化建设、行政管理、后勤管理、法务管理、上传下达及监督管理等。其中党群管理岗职责为党群工作；企业文化岗职责为企业文化建设和落实；行政管理岗职责为公文管理、行政管理和后勤管理。完善相关有效的办公室管理制度，才能使办公室人员有标准可依。
为适应现代企业对人力资源管理的要求，设计一套可量化、科学、有效的行政管理人员考核方法显得尤为重要。首先，要确定考核指标，对行政人员应该采取质化考核。考核指标可以包括：部门职能和岗位职责的履行情况；团队合作、协调配合、维护大局的情况；对德、绩、勤的考核；对上级指示和各项制度的执行能力和执行力度的状况；态度考核指标等。其次，要选择行政管理人员的绩效考核方法，比如：自我评估；上级评价；由主要外部协调部门的人员进行评价。最后，要确定行政人员绩效考核周期，一般来说，行政管理人员工资中的固定部分比例应相对高一些，一年做一次与奖金挂钩的考核。在对行政管理人员绩效考核的过程中，要时时监控，并根据需要随时安排与行政管理人员进行面对面的交谈。
（四）行政人员的激励办法
轻工设计企业应有一个畅通的职业发展通道，比如行政管理部门的员工在办事员岗位上干的好，有机会升到主管层级的几率有多大？高一层级的待遇又会比现在所处的岗位优越多少？若在主管岗位上干得再好，干了一年又一年，还只能在这一岗位上干，上升的空间比较小、比较渺茫的话，便不能有效激励员工的积极性，那么就要考虑上升到高级主管，如果不能有工作晋升的机会，就应进行工作轮换，以此增加员工的工作积极性，为企业留住优秀的人才。
有能力的行政人员可以同时做几个岗位的工作，本职工作完成后他可能还有时间和能力去做或去考虑其他事，针对这种情况，可以将员工技能和价值与岗位报酬相结合，从而引导行政人员把这部分精力用到企业发展的现实工作上来，这样员工既可因此提高自己的收入水平，企业也会因此获得更大的收益。
（五）选拔和培养优秀的行政人员
优秀的行政管理人才是轻工设计企业转型的致胜法宝之一。行政管理部门要努力招收“211”“985”院校研究生以上学历、行政管理相关专业的从业人员，办公室行政人员的政治面貌必须是中共党员。同时，招收人员要有与时代相适应的综合素质，包括良好的个性和心理特征，以及择优决断能力和协调统筹全局、应变临阵不乱的决策制定能力，具备很强的专业素质和专业知识。
工作过程中，要不断强化行政人员的办事意识，包括：强化行政人员对自身和所处环境关系的认识和感受；锻炼和培养行政人员独立思考和独当一面的能力；增强行政人员的信息意识，把最有用的信息提供给领导；强化行政人员科学、准确的超前意识，对领导决策发挥起到积极的推动作用；发挥行政人员的创造性，使其敢于大胆地出点子、想办法；树立行政人员较强的责任意识，真正提高办事工作的质量和水平。强调一点，“用心”是做好行政管理工作的终极法宝，也是对行政人员最起码的要求。
（六）行政管理工作信息化
为加快提高工作效率，轻工设计企业行政管理工作在今后的发展中需努力向信息化接轨，最终实现行政管理工作的全面信息化。管理者要有效培养信息化管理能力，促进办公室各项工作早日实现办公自动化全覆盖，比如：办理因公护照采用护照采集系统；公文传输采用书生系统；建立理正信息平台进行全面管理等等，逐步实现信息化操作取代人工操作，形成以计算机网络为核心的行政管理办公自动化系统。
四、结语
在国内外宏观经济形势、金融环境还存在不确定性，部分区域经济体发展态势依然不稳定的形势下，轻工设计企业为成为全国勘察设计行业内具备自身特色的一流企业，并在国际目标市场区域和部分轻工行业领域达到国际领先水平，生产部门、职能部门要“两个轮子”一起转，而办公室作为主要的职能部门，行政管理工作面临着调整旧方式，适应转型后新形势的任务。加强并改进行政管理工作，是搞好企业内部管理，适应轻工设计企业转型的重要环节，对于增强和促进轻工设计企业活力与发展具有重要意义。
参考文献：
1.白成义.分析新时期企业行政管理的问题与创新思路城市建设理论研究（电子版）2013（22）
2.彭荣康，蔡翠花.进一步提高行政管理工作的思考现代企业文化2013（32）
3.陈雷.企业行政管理浅谈企业文化（下旬刊）2014（3）
作者简介：肖晴，出生年月1983年1月14日，女，汉族，籍贯河北省涿县，中国中轻国际工程有限公司，人力资源管理经济中级职称，管理学学士学位，研究方向行政管理。
【关键词】 轻工设计企业；转型；行政管理
一、行政管理对轻工设计企业发展的重要作用
自国务院深化管理体制改革，勘察设计行业整体改企建制后，内部行政管理工作为轻工设计企业走上改革创新科学发展之路创造了良好的环境，提供了有力的保障，行政管理工作保證了各设计部门工作的顺利、有效进行并协调了相互之间的关系。行政管理之所以重要是因为其广度和深度涉及到企业内部的全部运作过程，是管理层、各部门和分支机构、员工之间的联系枢纽，也是公司与外界沟通的主要窗口。
（一）从“管理、协调、服务”三大职能角度上看行政管理作用
管理方面，行政部门在公司的短期、中期、长期发展战略、企业文化、公司及各部门规章制度等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实。
协调方面，行政部门负责协调公司内部各部门之间的关系、协调企业与社会其他兄弟单位、协会学会和政府部门关系，为企业发展争取了更好的生存环境。
服务方面，伴随改企建制，轻工设计企业最终以持续发展，谋求经济效益为最终目的，因此职能部门为保障各生产部门的高效运转，提供了办公环境、工作午餐等方面的切实服务。
（二）从企业发展角度上看行政管理作用
1953年成立的中国轻工业设计院，经过六十多年的改制重组、发展壮大，现作为由中央管理的大型科技型设计企业，通过管理治业，正在向科技型国际工程公司目标迈进。在轻工设计企业演变过程中，一直通过行政管理来实现更好的发展，更好地适应外部形势发展的需要。换言之，行政管理有助于增强轻工设计企业的适应能力。
核心竞争力归根结底是科学技术的竞争。轻工设计企业在发展过程中始终通过行政管理，努力打造学习型企业，强化管理者和各专业技术人员的学习，通过举办历届知识竞赛活动，增强了轻工设计企业的核心竞争力。
由于业务发展、项目备案等实际需要，行政管理部门经常需要同一些政府部门、办事机构打交道，以争取项目和资金。同时，作为会员单位，要与国际咨询工程师联合会、中国勘察设计协会、中国国际工程咨询协会、中国工程咨询协会等国际及国内100余个协会、学会保持良好关系，从而保证了轻工设计企业的健康发展。
（三）从日常工作沟通中看行政管理作用
行政部门是公司领导与各部门重要的沟通媒介。一方面，办公室管理人员要将高层领导的相关决策，通过会议纪要、红头文件、通讯屏、电话、邮件等形式，及时下达到各部门当中去，另一方面，要将部门信息传递给公司领导，让公司领导对各部门的执行情况有所掌握。
办公室管理还具有一定的参与权力，它给予上级一些建议或者意见，提高公司领导层决策的准确性，完善管理者决策，制定好文件方案，监督各部门的执行。当遇到危机公关时，办公室管理相关人员给予建议，促进问题顺利解决。
二、转型过程中，轻工设计企业行政管理存在的问题
（一）职责不清现象频现
一方面，目前办公室现有办公人员5名，设置岗位2个，分别为文秘岗和行政岗，办公室人员数量与岗位数量不匹配，相互间职能交叉，易导致部门内部产生矛盾纠纷，工作扯皮推诿。另一方面，办公室承担了很多职能外的临时性工作。特别是当职责交叉时，办公室作为牵头部门，其他各职能部门协同办公室开展工作，这直接造成了工作责任难以界定，引起各职能部门工作的交叉混乱。
（二）考核结果不够客观
在轻工设计企业，领导比较重视经营生产、市场开拓方面的工作而忽略了行政工作人员工作的综合性，存在行政工作人员即使是很努力的完成工作任务，也比不上技术人员拿到一个项目而更容易取得成绩的现象。虽然每年年终都会有一次员工考核，但个人述职的形式带有浓厚的感情色彩，最关键的是，因考核指标难以量化，所以并不能对行政人员进行客观的评价。
（三）工作效率还不高
从设计院改制重组到中央企业，再从以设计、咨询、监理为主业向项目管理、总承包业务转型过程中，对行政管理人员的要求也在不断变化，提出了越来越高的要求。目前办公室人员平均文化水平虽为本科，但所学专业并非行政管理，而且没有及时更新知识结构，对公司目前开展的主营业务工作还不熟悉，导致了公司在为客户提供满意的服务和优质的成果时出现了障碍。
信息化管理在企业中的应用价值越来越明显，而目前办公室行政管理在车辆、通讯费等成本统计、宣传稿件汇总、报刊订阅等实际工作中仍采用excel表格，或用计算器加减等传统的人工行政管理方法，信息化技术并没有在行政管理各个领域工作中深入的得以应用，这势必在加大了人工成本的同时也制约了工作效率。
三、针对现阶段存在的问题，对轻工设计企业行政管理工作提出几点建议
（一）完善行政管理体制，明确行政管理职责
从办公室内部管理看，在轻工设计企业转轨过程中，创建一套能够符合企业目前营运状况、提升员工工作效率的行政管理制度势在必行。在新形势的影响下，应该将轻工设计企业的行政管理模式更进一步的规范，将工作重点放在合理的地方，让行政管理部门处于一种正常、规范的运行状态，做到具体的岗位工作要细化，相应的责任要落实到人，在一定程度上减少员工之间责任的不必要推卸，这样规范化的管理更有利于员工规范化的工作，不会带来没有必要的摩擦，实现真正地用制度来管理企业。从办公室外部环境看，企业所有行政事务工作都需要通过规章制度和人为努力，使各部门之间形成密切配合，从而使整个企业各项运作成为一个高速而稳定运转的有机整体。 创建行政管理制度要重视企业员工的全员参与，最好要求办公室全员根据目前自己手中工作运行情况，能够参与讨论制定，这样可以使员工都能接受并执行这些行政管理制度。为了更好地适合企业转型过程中的需要，办公室应在每年初设立部门目标及党群工作处和综合处目标，设立党群管理岗、企业文化岗、行政管理岗以及各岗位职责，以便办公室人员依据规章制度规范自己的行为，建立与企业转型目标相符合的行为，将目标责任层层落实好，这样有利于轻工设计企业目标的实现。
（二）加强工作沟通，密切各部门之间关系
新一届中央领导集体提出了改进工作作风，密切联系群众的八项规定，这对行政事务工作尤为重要。行政管理部门，作为企业的中枢神经，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面。一方面，办公室工作是承上启下的桥梁和纽带，行政管理人员与公司领导沟通要充分领悟上级领导的意思，这就要求行政人员必须熟悉公司工程项目评估、咨询、规划、项目可行性研究、工程设计、工程监理、项目管理、工程总承包、工程造价咨询、招标咨询等相关工作的政策，才有可能把握住工作方向，同时将自己或同事的观点、意见准确地传递给上级；与部门沟通主要是执行和落实上级领导的决定以及搜集汇总整理各部门的各种信息。另一方面，行政管理工作贯穿在企业整个管理工作之中，推动和保证着轻工设计企业转轨过程中的设计、采购、施工、承包、财务、经营、市场开发等几大板块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。在实际的工作中，综合协调贯穿于办公室工作的各个方面，这个作用发挥的好不好，关系到工作能否高效运转。因此，行政管理工作重在协调好各个部门的工作，将企业的工作目标和整体工作下发到各个部门中去，让各个部门为企业的整体发展共同努力。
（三）细化职责，加强考核
在年初制定的工作目标和目标分解中，办公室应设立党群管理岗、企业文化岗、行政管理岗等。细化办公室行政管理人员的岗位职责，可以包括：標准化建设、行政管理、后勤管理、法务管理、上传下达及监督管理等。其中党群管理岗职责为党群工作；企业文化岗职责为企业文化建设和落实；行政管理岗职责为公文管理、行政管理和后勤管理。完善相关有效的办公室管理制度，才能使办公室人员有标准可依。
为适应现代企业对人力资源管理的要求，设计一套可量化、科学、有效的行政管理人员考核方法显得尤为重要。首先，要确定考核指标，对行政人员应该采取质化考核。考核指标可以包括：部门职能和岗位职责的履行情况；团队合作、协调配合、维护大局的情况；对德、绩、勤的考核；对上级指示和各项制度的执行能力和执行力度的状况；态度考核指标等。其次，要选择行政管理人员的绩效考核方法，比如：自我评估；上级评价；由主要外部协调部门的人员进行评价。最后，要确定行政人员绩效考核周期，一般来说，行政管理人员工资中的固定部分比例应相对高一些，一年做一次与奖金挂钩的考核。在对行政管理人员绩效考核的过程中，要时时监控，并根据需要随时安排与行政管理人员进行面对面的交谈。
（四）行政人员的激励办法
轻工设计企业应有一个畅通的职业发展通道，比如行政管理部门的员工在办事员岗位上干的好，有机会升到主管层级的几率有多大？高一层级的待遇又会比现在所处的岗位优越多少？若在主管岗位上干得再好，干了一年又一年，还只能在这一岗位上干，上升的空间比较小、比较渺茫的话，便不能有效激励员工的积极性，那么就要考虑上升到高级主管，如果不能有工作晋升的机会，就应进行工作轮换，以此增加员工的工作积极性，为企业留住优秀的人才。
有能力的行政人员可以同时做几个岗位的工作，本职工作完成后他可能还有时间和能力去做或去考虑其他事，针对这种情况，可以将员工技能和价值与岗位报酬相结合，从而引导行政人员把这部分精力用到企业发展的现实工作上来，这样员工既可因此提高自己的收入水平，企业也会因此获得更大的收益。
（五）选拔和培养优秀的行政人员
优秀的行政管理人才是轻工设计企业转型的致胜法宝之一。行政管理部门要努力招收“211”“985”院校研究生以上学历、行政管理相关专业的从业人员，办公室行政人员的政治面貌必须是中共党员。同时，招收人员要有与时代相适应的综合素质，包括良好的个性和心理特征，以及择优决断能力和协调统筹全局、应变临阵不乱的决策制定能力，具备很强的专业素质和专业知识。
工作过程中，要不断强化行政人员的办事意识，包括：强化行政人员对自身和所处环境关系的认识和感受；锻炼和培养行政人员独立思考和独当一面的能力；增强行政人员的信息意识，把最有用的信息提供给领导；强化行政人员科学、准确的超前意识，对领导决策发挥起到积极的推动作用；发挥行政人员的创造性，使其敢于大胆地出点子、想办法；树立行政人员较强的责任意识，真正提高办事工作的质量和水平。强调一点，“用心”是做好行政管理工作的终极法宝，也是对行政人员最起码的要求。
（六）行政管理工作信息化
为加快提高工作效率，轻工设计企业行政管理工作在今后的发展中需努力向信息化接轨，最终实现行政管理工作的全面信息化。管理者要有效培养信息化管理能力，促进办公室各项工作早日实现办公自动化全覆盖，比如：办理因公护照采用护照采集系统；公文传输采用书生系统；建立理正信息平台进行全面管理等等，逐步实现信息化操作取代人工操作，形成以计算机网络为核心的行政管理办公自动化系统。
四、结语
在国内外宏观经济形势、金融环境还存在不确定性，部分区域经济体发展态势依然不稳定的形势下，轻工设计企业为成为全国勘察设计行业内具备自身特色的一流企业，并在国际目标市场区域和部分轻工行业领域达到国际领先水平，生产部门、职能部门要“两个轮子”一起转，而办公室作为主要的职能部门，行政管理工作面临着调整旧方式，适应转型后新形势的任务。加强并改进行政管理工作，是搞好企业内部管理，适应轻工设计企业转型的重要环节，对于增强和促进轻工设计企业活力与发展具有重要意义。
参考文献：
1.白成义.分析新时期企业行政管理的问题与创新思路城市建设理论研究（电子版）2013（22）
2.彭荣康，蔡翠花.进一步提高行政管理工作的思考现代企业文化2013（32）
3.陈雷.企业行政管理浅谈企业文化（下旬刊）2014（3）
作者简介：肖晴，出生年月1983年1月14日，女，汉族，籍贯河北省涿县，中国中轻国际工程有限公司，人力资源管理经济中级职称，管理学学士学位，研究方向行政管理。