论文部分内容阅读
【摘 要】 充分利用科技档案信息资源，加强企业的管理，开拓产品的研发，促进了企业发展，使科技档案的作用得到了进一步彰显，使企业达到了解过去，正视现在，预知未来，成为可持续发展的基础。因此，从某种意义上讲，科技档案是一种财富，是一种潜在的生产力，对企业的发展和生产具有重要作用。
【关键词】 档案信息；地位与作用
企业档案信息是企业信息的核心部分。企业档案信息包括企业在各项活动中形成的档案信息，档案信息主要以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案信息，是与一个企业活动关系最密切、最直接、最可靠、最原始、最具有历史延续性的信息。它能够全面、系统、准确的反应企业的各项工作活动，在企业信息管理中占主导地位。
在现代化高速发展的当今社会，在企业的各项活动中，档案信息具有十分重要的作用，谁要是能够准确、快速地掌握一流信息，谁就能抢占先机，成为市场上的佼佼者。
因此，有人指出，在工业社会里，战略资源是资本，在信息社会，战略资源是信息。特别是在多种经济形式并存的今天，档案信息的作用越来越显得重要，档案信息资源的开发，对服务企业发展具有重要的战略意义。其主要作用表现在以下几个方面：
1、档案是企业的重要的信息资源
1.1企业的生存发展要靠多种资源作支撑。每个企业都有多方面的资源，譬如财力资源、技术资源、人脉资源、信息资源……。
这些资源对一个企业来说都非常重要。但是，当今社会信息资源已成为企业资源极其重要的组成部分，它是企业的财富，是生产力。
以河南天海电器有限公司为例，1979年还是一个以生产汽车点火开关为主要产品的手工作坊式的小厂，在对市场的调研中，获取了一个重要产品信息，这个产品就是汽车用插接器。当时我国汽车线路连接主要靠接线板连接，连接可靠性差，也不便于维修。插接器产品完全改变了以往的连接方式，连接牢固可靠，而且维修方便，目前我国还无厂家生产，产品主要靠进口。
公司在得知这个信息后，积极组织人员对该产品进行开发，经过反复试验，产品于1983年6月通过省科委技术鉴定，填补了我国汽车线路连接的一项空白。
如今公司已成为全国最大的连接器科研、生产基地和新兴的汽车电子产品生产基地，河南省100户重点企业、河南省优秀民营企业、国家大型二类工业企业。QC/T 417-2001《车用电线束插接器》汽车专业标准由该公司起草。这些成绩的取得充分说明了信息这个资源的重要性。
1.2档案信息是产品研发的依据。档案信息是企业信息中最主要、最基本和最大量的信息流，在这些信息中，蕴藏着企业活动最必须的信息资源。
如行业信息、行业标准及相关的产业政策；产品研发及生产中形成的技术文件等，这些都与企业的发展息息相关。在以河南天海电器有限公司为例，从第一代产品汽车用插接器到现在，公司已研制出电器保险盒、汽车电子产品、电线束和线束专用设备等5大类产品，共形成1万余卷（册、件）科学技术档案，这些档案信息为公司科研开发提供了最有效的科学依据，利用档案攻克了产品研发中一个个难关，解决了一个个科研难题，档案利用率高达70%以上，在公司发展的过程中起到了不可替代的作用。
2、档案是企业管理的重要工具
2.1档案具有凭证和依据作用。企业档案信息来源于企业的各项实践活动，是企业的活动的直接记录，是一种本源性的信息，能够作为事物的证明、见证和依据，来查证、证明某一事实。如规章制度、合同协议、契约等都具有这一功能。
2.2档案是企业管理的工具。企业档案信息形成于企业各项实践活动，又反过来为企业各项活动服务。成为企业管理的重要工具和手段。一个大型企业每年要形成行政管理、企业管理、人事管理、财务管理等多方面的档案资源。企业通过这些信息能够掌握、判断和累计与企业活动有关的情况，在企业内部，诸如人才队伍建设、产品研发能力、生产能力，市场建设等；
在企业外部可以了解到目前同一行业情况，以及原材料、市场需求、国际水平等等。在此基础上，企业可以对企业的各项活动进行统筹规划，强化管理。总之，档案信息在现代管理中的工具作用日益凸显。
3、档案是历史的记录
档案在历史就在。现代企业科学管理的核心是决策，科学决策的前提是预测，科学的预测是建立在完整、可靠的信息流基础之上。
通过运用科学知识，对过去和历史情况及数据和现实的档案信息进行科学分析研究和判断，达到了解过去，正视现在，预知未来。就可以预见企业活动的未来发展和变化，从而制定出适合企业实际的方针和规划，使企业达到科学发展，可持续发展。
4、新形势下企业实行档案管理信息化的重要性
目前企業的档案实体已经发生了明显的变化，从最初简单的纸质文件的处理发展到目前纸质文件和电子文件并存，电子文件又分为文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，企业档案实体不断丰富。
加强企业档案工作信息化建设，使企业档案从过去单纯的文件收发整理到信息化管理，已成为企业档案工作的重要趋势。
1.1有效改善档案管理工作，不断提高服务水平
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、管理，为社会提供高效、优质的服务。
1.2便于储备翔实的档案信息，为决策和管理提供智能化服务
决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。
1.3节约档案管理人员的劳动力，提高整个部门的工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理及提供服务，工作量大，效率低。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，数据只需一次录入即可多次利用，并可在档案管理内部进行数据共享，档案库中的信息还可通过计算机进行统计并形成报表，这就极大地提高了管理人员的效率。
1.4方便档案使用人员检索、查询，减轻工作人员的负担
传统的查阅档案的方法费时费力，实现档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索需要的档案信息，可以极大减轻工作人员的负担。
总之，档案信息是企业的一种财富，是一种潜在的生产力，重视和加强档案业务建设，开发档案信息资源，对企业的发展和生存具有重要的作用。
参考文献：
[1]姜以敏，于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案.2008（03） .
[2]冯子直.沈万年.科技档案管理局.
[3]刘国能.档案干部连续再教育教材.
【关键词】 档案信息；地位与作用
企业档案信息是企业信息的核心部分。企业档案信息包括企业在各项活动中形成的档案信息，档案信息主要以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案信息，是与一个企业活动关系最密切、最直接、最可靠、最原始、最具有历史延续性的信息。它能够全面、系统、准确的反应企业的各项工作活动，在企业信息管理中占主导地位。
在现代化高速发展的当今社会，在企业的各项活动中，档案信息具有十分重要的作用，谁要是能够准确、快速地掌握一流信息，谁就能抢占先机，成为市场上的佼佼者。
因此，有人指出，在工业社会里，战略资源是资本，在信息社会，战略资源是信息。特别是在多种经济形式并存的今天，档案信息的作用越来越显得重要，档案信息资源的开发，对服务企业发展具有重要的战略意义。其主要作用表现在以下几个方面：
1、档案是企业的重要的信息资源
1.1企业的生存发展要靠多种资源作支撑。每个企业都有多方面的资源，譬如财力资源、技术资源、人脉资源、信息资源……。
这些资源对一个企业来说都非常重要。但是，当今社会信息资源已成为企业资源极其重要的组成部分，它是企业的财富，是生产力。
以河南天海电器有限公司为例，1979年还是一个以生产汽车点火开关为主要产品的手工作坊式的小厂，在对市场的调研中，获取了一个重要产品信息，这个产品就是汽车用插接器。当时我国汽车线路连接主要靠接线板连接，连接可靠性差，也不便于维修。插接器产品完全改变了以往的连接方式，连接牢固可靠，而且维修方便，目前我国还无厂家生产，产品主要靠进口。
公司在得知这个信息后，积极组织人员对该产品进行开发，经过反复试验，产品于1983年6月通过省科委技术鉴定，填补了我国汽车线路连接的一项空白。
如今公司已成为全国最大的连接器科研、生产基地和新兴的汽车电子产品生产基地，河南省100户重点企业、河南省优秀民营企业、国家大型二类工业企业。QC/T 417-2001《车用电线束插接器》汽车专业标准由该公司起草。这些成绩的取得充分说明了信息这个资源的重要性。
1.2档案信息是产品研发的依据。档案信息是企业信息中最主要、最基本和最大量的信息流，在这些信息中，蕴藏着企业活动最必须的信息资源。
如行业信息、行业标准及相关的产业政策；产品研发及生产中形成的技术文件等，这些都与企业的发展息息相关。在以河南天海电器有限公司为例，从第一代产品汽车用插接器到现在，公司已研制出电器保险盒、汽车电子产品、电线束和线束专用设备等5大类产品，共形成1万余卷（册、件）科学技术档案，这些档案信息为公司科研开发提供了最有效的科学依据，利用档案攻克了产品研发中一个个难关，解决了一个个科研难题，档案利用率高达70%以上，在公司发展的过程中起到了不可替代的作用。
2、档案是企业管理的重要工具
2.1档案具有凭证和依据作用。企业档案信息来源于企业的各项实践活动，是企业的活动的直接记录，是一种本源性的信息，能够作为事物的证明、见证和依据，来查证、证明某一事实。如规章制度、合同协议、契约等都具有这一功能。
2.2档案是企业管理的工具。企业档案信息形成于企业各项实践活动，又反过来为企业各项活动服务。成为企业管理的重要工具和手段。一个大型企业每年要形成行政管理、企业管理、人事管理、财务管理等多方面的档案资源。企业通过这些信息能够掌握、判断和累计与企业活动有关的情况，在企业内部，诸如人才队伍建设、产品研发能力、生产能力，市场建设等；
在企业外部可以了解到目前同一行业情况，以及原材料、市场需求、国际水平等等。在此基础上，企业可以对企业的各项活动进行统筹规划，强化管理。总之，档案信息在现代管理中的工具作用日益凸显。
3、档案是历史的记录
档案在历史就在。现代企业科学管理的核心是决策，科学决策的前提是预测，科学的预测是建立在完整、可靠的信息流基础之上。
通过运用科学知识，对过去和历史情况及数据和现实的档案信息进行科学分析研究和判断，达到了解过去，正视现在，预知未来。就可以预见企业活动的未来发展和变化，从而制定出适合企业实际的方针和规划，使企业达到科学发展，可持续发展。
4、新形势下企业实行档案管理信息化的重要性
目前企業的档案实体已经发生了明显的变化，从最初简单的纸质文件的处理发展到目前纸质文件和电子文件并存，电子文件又分为文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，企业档案实体不断丰富。
加强企业档案工作信息化建设，使企业档案从过去单纯的文件收发整理到信息化管理，已成为企业档案工作的重要趋势。
1.1有效改善档案管理工作，不断提高服务水平
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、管理，为社会提供高效、优质的服务。
1.2便于储备翔实的档案信息，为决策和管理提供智能化服务
决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。
1.3节约档案管理人员的劳动力，提高整个部门的工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理及提供服务，工作量大，效率低。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，数据只需一次录入即可多次利用，并可在档案管理内部进行数据共享，档案库中的信息还可通过计算机进行统计并形成报表，这就极大地提高了管理人员的效率。
1.4方便档案使用人员检索、查询，减轻工作人员的负担
传统的查阅档案的方法费时费力，实现档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索需要的档案信息，可以极大减轻工作人员的负担。
总之，档案信息是企业的一种财富，是一种潜在的生产力，重视和加强档案业务建设，开发档案信息资源，对企业的发展和生存具有重要的作用。
参考文献：
[1]姜以敏，于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案.2008（03） .
[2]冯子直.沈万年.科技档案管理局.
[3]刘国能.档案干部连续再教育教材.