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摘要新时期的高校档案评估工作是对各高校档案管理工作的综合性检查和考核,对高校档案管理工作起到了很好的监督和推动作用,不仅提升了各高校档案管理工作的整体水平,而且对各高校自身的建设发展乃至整个高等教育事业的进步都有着积极的意义。
关键词高校档案 评估 档案管理
一、强化档案行政管理职能,为高校档案工作奠定坚实的基础
(一)完善科学的管理体制。
各高校要本着对历史负责,为现实服务,替未来着想的政治意识,增强做好档案工作的使命感、责任感和紧迫感,强化高校档案管理工作的组织领导。各高校要由一位校级领导直接负责本校的档案工作,并根据本校档案工作的实际,切实解决档案工作中存在的各种突出问题。校级档案工作领导的主要责任是:贯彻国家关于档案工作的法律法规;审批本校有关档案工作的发展规划、规章制度,结合本校档案工作实际提出指导性意见;保证档案工作的必要投入;保障档案工作与学校其它工作的同步发展;主持全校性档案工作会议,研究和决定本校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜;积极为本校档案工作的开展营造宽松的政策环境。
(二)加强高校档案队伍建设。
各高校档案部门的编制由各高校根据在校生人数比例及馆藏档案数量等具体情况确定。根据教育部《关于加强高等学校档案工作的几点意见》中的文件精神,结合近年来各高校档案工作的发展形势,高校专职档案人员的配备标准应为:在校生人数在 5000人以下的配备专职档案人员2-3人;在校生人数在5000人到10000人的配备专职档案人员4-6人;在校生人数在10000-20000人的配备专职档案人员7-10人;在校生在20000人以上的每增加2000人配备1名专职档案人员。
各高校配备的专职档案人员,要具有相应的档案专业知识和工作能力,经过岗位培训并取得证书,并拥有较强的责任心与事业心。另外,高校档案部门还应配备计算机专业人员以适应档案管理现代化的需要。档案部门负责人应由有一定档案管理工作经验的干部担任,要重视高校档案管理人员的队伍建设,支持鼓励他们多参加省、市档案局举办的各种档案业务培训,及时评聘档案业务职称,规模较大的院校应当设立档案专业高级技术职称岗位,保证他们与其它专业技术人员享有同等待遇,从而保证各高校档案人员的相对稳定,以适应档案事业发展的需要。
(三)强化高校档案工作制度建设。
各高校要及时制定、修订档案工作中的各项管理制度,编入学校的制度汇编。建立健全学校的档案管理办法、文件材料归档立卷办法,强化档案岗位责任制、档案保密制度等等,制定档案在接收、鉴定、保管、销毁等一系列工作中的规章制度,并在全校范围内进行广泛的宣传,提高各高校的档案意识,从而保障各高校档案管理工作的顺利进行。
二、提升高校档案管理水平,保障高校档案工作有序开展
(一)构建完备的硬件环境。
各高校要保证档案部门的库房、办公室、阅档室三室分开,并根据在校生人数达标库房面积。各高校档案库房使用面积可参照以下标准设置:在校生人数在 5000人以下的,库房使用面积应为300平方米以上;在校生人数在5000人-10000人的,库房面积应为500平方米以上;在校生人数在10000人以上的,库房面积应为1000平方米以上;在校生人数在20000人以上的,可视学校实际情况按比例增加库房面积。有条件的院校可单独建设馆库。各高校要配置足够的档案库房,并留有发展余地,换建改建和重建校舍的学校要把档案馆(室)及校史馆的建设列入学校的基本建设总体规划。其中,校史馆应具有500平方米以上的使用面积。
(二)提供坚实有力的经费保障。
各高校要提高对档案工作的重视程度,将档案工作经费列入学校预算,并在人、财、物方面提供重要支持。确保每年划拨的档案工作办公经费能够满足档案工作的实际需要。
(三)注重业务建设,提升管理水平。
高校档案评估工作的核心目的就是督促各高校档案人员注重学习,积累经验,在平时的工作中不断加强业务建设,提升档案管理水平,提高归档案卷的质量。
1.加强档案信息化建设,逐步实现档案管理现代化。
随着各高校办公自动化进程的加快,电子文件日益代替纸质文件。学校档案载体发生着巨大的变化,学校应加大档案管理现代化的力度,在实现归档双轨制的基础上,逐渐加强电子文件的归档管理,加快档案馆藏数字化的进程,建设档案信息网站,在校园网发布信息,内容充实并及时更新,并逐步以现代化管理手段取代手工管理。
2.加大高校档案开发力度,不断提升服务水平。
加强高校档案工作的根本目的,是为了及时、准确地提供档案材料,进而为学校的发展和社会的进步服务。高校档案部门必须明确树立全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想,从实际出发,逐步完善各种服务手段,编制必要的检索工具,健全网络检索系统,认真开展编研工作和咨询服务,主动为利用者提供系统的档案材料,积极开展多形式、多途径的利用工作,从而提高服务质量,最大限度地发挥档案的作用。
总之,高校档案工作是一项系统工程,需要各高校档案人员在平时的工作中严格按照标准进行规范管理,并持之以恒。各高校应该以档案考核评估工作的为契机,以评促改,以评促建,认真总结各高校在档案管理工作方面的经验与教训,寻找差距,创造条件,认真整改,集中力量解决本校档案工作中长期存在的突出问题。一定不能为评估而评估,搞形式主义,突击应付或敷衍了事,这样就违背了评估工作的宗旨。各高校要进一步提升档案管理工作的整体水平,使本校的档案工作再上一个新台阶,为学校乃至高等教育事业的发展做出积极的贡献。
参考文献:
[1]石敦良.浅谈高校档案评估工作的作用和原则[J].成都电子机械高等专科学校学报,2010,03.
[2]孙梅霞,闫莉书.做好档案评估,促进档案管理[J].兰台世界,2006,08.
关键词高校档案 评估 档案管理
一、强化档案行政管理职能,为高校档案工作奠定坚实的基础
(一)完善科学的管理体制。
各高校要本着对历史负责,为现实服务,替未来着想的政治意识,增强做好档案工作的使命感、责任感和紧迫感,强化高校档案管理工作的组织领导。各高校要由一位校级领导直接负责本校的档案工作,并根据本校档案工作的实际,切实解决档案工作中存在的各种突出问题。校级档案工作领导的主要责任是:贯彻国家关于档案工作的法律法规;审批本校有关档案工作的发展规划、规章制度,结合本校档案工作实际提出指导性意见;保证档案工作的必要投入;保障档案工作与学校其它工作的同步发展;主持全校性档案工作会议,研究和决定本校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜;积极为本校档案工作的开展营造宽松的政策环境。
(二)加强高校档案队伍建设。
各高校档案部门的编制由各高校根据在校生人数比例及馆藏档案数量等具体情况确定。根据教育部《关于加强高等学校档案工作的几点意见》中的文件精神,结合近年来各高校档案工作的发展形势,高校专职档案人员的配备标准应为:在校生人数在 5000人以下的配备专职档案人员2-3人;在校生人数在5000人到10000人的配备专职档案人员4-6人;在校生人数在10000-20000人的配备专职档案人员7-10人;在校生在20000人以上的每增加2000人配备1名专职档案人员。
各高校配备的专职档案人员,要具有相应的档案专业知识和工作能力,经过岗位培训并取得证书,并拥有较强的责任心与事业心。另外,高校档案部门还应配备计算机专业人员以适应档案管理现代化的需要。档案部门负责人应由有一定档案管理工作经验的干部担任,要重视高校档案管理人员的队伍建设,支持鼓励他们多参加省、市档案局举办的各种档案业务培训,及时评聘档案业务职称,规模较大的院校应当设立档案专业高级技术职称岗位,保证他们与其它专业技术人员享有同等待遇,从而保证各高校档案人员的相对稳定,以适应档案事业发展的需要。
(三)强化高校档案工作制度建设。
各高校要及时制定、修订档案工作中的各项管理制度,编入学校的制度汇编。建立健全学校的档案管理办法、文件材料归档立卷办法,强化档案岗位责任制、档案保密制度等等,制定档案在接收、鉴定、保管、销毁等一系列工作中的规章制度,并在全校范围内进行广泛的宣传,提高各高校的档案意识,从而保障各高校档案管理工作的顺利进行。
二、提升高校档案管理水平,保障高校档案工作有序开展
(一)构建完备的硬件环境。
各高校要保证档案部门的库房、办公室、阅档室三室分开,并根据在校生人数达标库房面积。各高校档案库房使用面积可参照以下标准设置:在校生人数在 5000人以下的,库房使用面积应为300平方米以上;在校生人数在5000人-10000人的,库房面积应为500平方米以上;在校生人数在10000人以上的,库房面积应为1000平方米以上;在校生人数在20000人以上的,可视学校实际情况按比例增加库房面积。有条件的院校可单独建设馆库。各高校要配置足够的档案库房,并留有发展余地,换建改建和重建校舍的学校要把档案馆(室)及校史馆的建设列入学校的基本建设总体规划。其中,校史馆应具有500平方米以上的使用面积。
(二)提供坚实有力的经费保障。
各高校要提高对档案工作的重视程度,将档案工作经费列入学校预算,并在人、财、物方面提供重要支持。确保每年划拨的档案工作办公经费能够满足档案工作的实际需要。
(三)注重业务建设,提升管理水平。
高校档案评估工作的核心目的就是督促各高校档案人员注重学习,积累经验,在平时的工作中不断加强业务建设,提升档案管理水平,提高归档案卷的质量。
1.加强档案信息化建设,逐步实现档案管理现代化。
随着各高校办公自动化进程的加快,电子文件日益代替纸质文件。学校档案载体发生着巨大的变化,学校应加大档案管理现代化的力度,在实现归档双轨制的基础上,逐渐加强电子文件的归档管理,加快档案馆藏数字化的进程,建设档案信息网站,在校园网发布信息,内容充实并及时更新,并逐步以现代化管理手段取代手工管理。
2.加大高校档案开发力度,不断提升服务水平。
加强高校档案工作的根本目的,是为了及时、准确地提供档案材料,进而为学校的发展和社会的进步服务。高校档案部门必须明确树立全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想,从实际出发,逐步完善各种服务手段,编制必要的检索工具,健全网络检索系统,认真开展编研工作和咨询服务,主动为利用者提供系统的档案材料,积极开展多形式、多途径的利用工作,从而提高服务质量,最大限度地发挥档案的作用。
总之,高校档案工作是一项系统工程,需要各高校档案人员在平时的工作中严格按照标准进行规范管理,并持之以恒。各高校应该以档案考核评估工作的为契机,以评促改,以评促建,认真总结各高校在档案管理工作方面的经验与教训,寻找差距,创造条件,认真整改,集中力量解决本校档案工作中长期存在的突出问题。一定不能为评估而评估,搞形式主义,突击应付或敷衍了事,这样就违背了评估工作的宗旨。各高校要进一步提升档案管理工作的整体水平,使本校的档案工作再上一个新台阶,为学校乃至高等教育事业的发展做出积极的贡献。
参考文献:
[1]石敦良.浅谈高校档案评估工作的作用和原则[J].成都电子机械高等专科学校学报,2010,03.
[2]孙梅霞,闫莉书.做好档案评估,促进档案管理[J].兰台世界,2006,08.