论文部分内容阅读
施工文件是施工活动的真实记录和反映，它的完整性、准确性、系统性，直接影响着工程今后的运行、维护、改扩建等。因此，提高施工文件的质量，已成为现阶段施工企业的一项重要任务。
一、施工文件中存在的问题
1、施工文件的成套性完整性不够
在施工活动中由于项目技术负责人和工程技术人员档案意识淡薄，不重视档案工作，只注重工程进度、工程质量，没有做到档案工作与施工活动同步进行，平时不注重文件的形成、积累、收集和整理，到了工程后期验收时才发现文件短缺不全，采取临时查找、拼凑补救的办法，个别甚至存在造假的情况，因而造成了施工文件完整性、准确性的缺陷。
2、施工文件内容质量欠缺
施工文件不仅是评定工程质量的重要依据，也是解决经济纠纷、技术纠纷的原始凭证。但是由于施工单位人员流动大、新手多，专业知识缺乏，对文件质量认识有差异，所以造成施工文件的内容填写不完整，无法反映施工过程的详细情况，施工文件不同程度地存在一些问题：一是施工文件的原件散失，收集不齐全，多为复印件且模糊不清，有的采用抄件，但在抄件上不注明原件存放单位及抄件人和抄件单位签名、盖章。二是施工文件的内容填写不规范、不完整。三是用于工程的原材料、半成品、成品的合格证、试验报告，没有按照材料的品种、规格、数量等进行分类整理汇总用表，试验项目填写不齐全。四是隐蔽工程验收记录不按专业、分层、分段、分部位进行，需附图时不在备注栏内附图；五是工程质量评定资料有签字无结论或结论表述不规范等等。
3．竣工图的编制不规范
竣工图是工程的实际反映，竣工图质量是验收档案的重点核心部分。但竣工图归档时也存在不完整、漏做情况：一些图纸没有按实际变更通知单更改或修改不到位；有些没有加盖竣工图章或竣工图章中的内容经常漏签或不签。有的利用施工图改绘竣工图，未标注变更修改依据，加盖上竣工图章就成了最后的竣工图等，造成了竣工图与工程实际不相符，影响了竣工图的准确性。
4．文件用纸格式和书写不符合标准要求
施工文件具有动态性，维护其准确性包含着满足现实利用的要求，必须动态地反映施工活动的面貌。施工文件也会随着工程建设情况的变更而相应地发生变更。在施工活动中，由于施工人员和工程技术人员及试验人员尚未意识到施工文件对档案的重要性，普遍存在着随意涂改文件数据现象，进行更改时使用涂改液涂改或用刀片刮改；在施工文件的编制过程中使用文字不规范，书写潦草，用铅笔或圆珠笔增删文字或数字；自行制作表格，造成一个项目的表式文件内容、格式不统一；合格证粘贴用纸就地取材等缺乏严肃性、统一性，难以保证施工文件转化成档案的质量，给档案的保管和利用带来诸多麻烦。
二、提高施工文件质量的措施
1、必须实施文件质量的全过程管理
施工文件来源于工程建设职能活动，从文件的产生到整理归档要经过多种环节和诸多人员的参与，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量完整性、准确性、系统性。因而，决定了施工文件各阶段形成、积累必须与施工活动的各阶段同步进行管理。首先，从工程开始就落实同步管理，即开始文件的收集、积累工作。为此，档案人员要经常深入施工现场，帮助工程技术人员树立既重建设，又要重档案工作的科学管理意识，并对如何做好施工文件的形成、积累进行经常化的业务指导。因为工程初始阶段，或因各项制度不健全，或因机构人员设置不到位等原因，常常不太注意或无暇顾及文件的形成和积累，因此，档案人员必须做好工程初期文件形成积累工作，发现问题，及时整改。其次，严把归档验收关，把归档文件质量控制在工程移交前，这是保证施工文件质量的重要环节。档案人员要根据事先制定好的归档范围及归档要求认真地进行逐条核对，1、从整体上审查该施工文件与工程建设的每个专业、每个阶段、每一个环节形成、积累材料是否齐全、完整，是否是原件；2、文件的内容及其深度是否符合国家有关施工方面的技术规范、标准和规程，是否真实准确地反映了工程实际；3．文件的会签、盖章手续是否完备，文件的字迹、图表质量是否符合归档质量要求；4、综合卷册、专业卷册组卷是否合理；竣工图编制及折叠是否符合规范要求等。如有缺项漏项或还应形成哪些文件，一次性提出整改，并填写文件整改单，及时反馈给工程技术人员进行补充修改，尽量不要造成技术人员三番五次修改和返工。此项工作也是对档案人员档案管理水平和工程专业技术知识程度的检验。
2．健全组织机构，完善各项规章制度，坚持“三纳入”是提高文件质量的重要保障
施工活动是由多层次的各方面有关人员进行的，为确保施工文件的完整和质量，首先，领导重视支持，是开展档案工作的保证。企业领导要把档案工作纳入工作的议事日程，并从人、财、物等方面提供必要条件，要切实解决档案工作中的一些问题，如适度加强资金投入，保证必要的设备和档案库房的基本所用，以增强档案管理人员的工作信心和热情。其次，必须建立健全档案管理的各项规章制度，使档案工作有章可循。将文件的收集、积累与归档工作纳入管理制度中，明确规定在施工活动中每一个阶段应形成、积累哪些文件材料；将文件的收集、积累归档纳入施工计划管理，与工作任务同时下达，并以是否有完整、成套的施工文件为标准来考核工作完成情况；将文件的形成、积累与归档纳入有关部门职责范围和有关人员岗位职责，并与经济核算挂钩。这些措施对控制施工文件的质量与归档无疑会起到重要保证作用。
3、提高档案人员的业务素质是提高档案管理工作水平的根本所在。档案工作是一项一专多能的综合性工作，它不仅要求档案人员具备娴熟的档案管理专业知识，还要懂得一些工程技术专业知识和计算机技术知识。同时还要加强与工程管理、技术人员的配合，进行及时的业务指导和积极提供有效服务，通力合作，共同做好施工工程的档案工作，为企业的生产、经营活动服务。
（石家庄一建建设集团有限公司）
一、施工文件中存在的问题
1、施工文件的成套性完整性不够
在施工活动中由于项目技术负责人和工程技术人员档案意识淡薄，不重视档案工作，只注重工程进度、工程质量，没有做到档案工作与施工活动同步进行，平时不注重文件的形成、积累、收集和整理，到了工程后期验收时才发现文件短缺不全，采取临时查找、拼凑补救的办法，个别甚至存在造假的情况，因而造成了施工文件完整性、准确性的缺陷。
2、施工文件内容质量欠缺
施工文件不仅是评定工程质量的重要依据，也是解决经济纠纷、技术纠纷的原始凭证。但是由于施工单位人员流动大、新手多，专业知识缺乏，对文件质量认识有差异，所以造成施工文件的内容填写不完整，无法反映施工过程的详细情况，施工文件不同程度地存在一些问题：一是施工文件的原件散失，收集不齐全，多为复印件且模糊不清，有的采用抄件，但在抄件上不注明原件存放单位及抄件人和抄件单位签名、盖章。二是施工文件的内容填写不规范、不完整。三是用于工程的原材料、半成品、成品的合格证、试验报告，没有按照材料的品种、规格、数量等进行分类整理汇总用表，试验项目填写不齐全。四是隐蔽工程验收记录不按专业、分层、分段、分部位进行，需附图时不在备注栏内附图；五是工程质量评定资料有签字无结论或结论表述不规范等等。
3．竣工图的编制不规范
竣工图是工程的实际反映，竣工图质量是验收档案的重点核心部分。但竣工图归档时也存在不完整、漏做情况：一些图纸没有按实际变更通知单更改或修改不到位；有些没有加盖竣工图章或竣工图章中的内容经常漏签或不签。有的利用施工图改绘竣工图，未标注变更修改依据，加盖上竣工图章就成了最后的竣工图等，造成了竣工图与工程实际不相符，影响了竣工图的准确性。
4．文件用纸格式和书写不符合标准要求
施工文件具有动态性，维护其准确性包含着满足现实利用的要求，必须动态地反映施工活动的面貌。施工文件也会随着工程建设情况的变更而相应地发生变更。在施工活动中，由于施工人员和工程技术人员及试验人员尚未意识到施工文件对档案的重要性，普遍存在着随意涂改文件数据现象，进行更改时使用涂改液涂改或用刀片刮改；在施工文件的编制过程中使用文字不规范，书写潦草，用铅笔或圆珠笔增删文字或数字；自行制作表格，造成一个项目的表式文件内容、格式不统一；合格证粘贴用纸就地取材等缺乏严肃性、统一性，难以保证施工文件转化成档案的质量，给档案的保管和利用带来诸多麻烦。
二、提高施工文件质量的措施
1、必须实施文件质量的全过程管理
施工文件来源于工程建设职能活动，从文件的产生到整理归档要经过多种环节和诸多人员的参与，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量完整性、准确性、系统性。因而，决定了施工文件各阶段形成、积累必须与施工活动的各阶段同步进行管理。首先，从工程开始就落实同步管理，即开始文件的收集、积累工作。为此，档案人员要经常深入施工现场，帮助工程技术人员树立既重建设，又要重档案工作的科学管理意识，并对如何做好施工文件的形成、积累进行经常化的业务指导。因为工程初始阶段，或因各项制度不健全，或因机构人员设置不到位等原因，常常不太注意或无暇顾及文件的形成和积累，因此，档案人员必须做好工程初期文件形成积累工作，发现问题，及时整改。其次，严把归档验收关，把归档文件质量控制在工程移交前，这是保证施工文件质量的重要环节。档案人员要根据事先制定好的归档范围及归档要求认真地进行逐条核对，1、从整体上审查该施工文件与工程建设的每个专业、每个阶段、每一个环节形成、积累材料是否齐全、完整，是否是原件；2、文件的内容及其深度是否符合国家有关施工方面的技术规范、标准和规程，是否真实准确地反映了工程实际；3．文件的会签、盖章手续是否完备，文件的字迹、图表质量是否符合归档质量要求；4、综合卷册、专业卷册组卷是否合理；竣工图编制及折叠是否符合规范要求等。如有缺项漏项或还应形成哪些文件，一次性提出整改，并填写文件整改单，及时反馈给工程技术人员进行补充修改，尽量不要造成技术人员三番五次修改和返工。此项工作也是对档案人员档案管理水平和工程专业技术知识程度的检验。
2．健全组织机构，完善各项规章制度，坚持“三纳入”是提高文件质量的重要保障
施工活动是由多层次的各方面有关人员进行的，为确保施工文件的完整和质量，首先，领导重视支持，是开展档案工作的保证。企业领导要把档案工作纳入工作的议事日程，并从人、财、物等方面提供必要条件，要切实解决档案工作中的一些问题，如适度加强资金投入，保证必要的设备和档案库房的基本所用，以增强档案管理人员的工作信心和热情。其次，必须建立健全档案管理的各项规章制度，使档案工作有章可循。将文件的收集、积累与归档工作纳入管理制度中，明确规定在施工活动中每一个阶段应形成、积累哪些文件材料；将文件的收集、积累归档纳入施工计划管理，与工作任务同时下达，并以是否有完整、成套的施工文件为标准来考核工作完成情况；将文件的形成、积累与归档纳入有关部门职责范围和有关人员岗位职责，并与经济核算挂钩。这些措施对控制施工文件的质量与归档无疑会起到重要保证作用。
3、提高档案人员的业务素质是提高档案管理工作水平的根本所在。档案工作是一项一专多能的综合性工作，它不仅要求档案人员具备娴熟的档案管理专业知识，还要懂得一些工程技术专业知识和计算机技术知识。同时还要加强与工程管理、技术人员的配合，进行及时的业务指导和积极提供有效服务，通力合作，共同做好施工工程的档案工作，为企业的生产、经营活动服务。
（石家庄一建建设集团有限公司）