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中图分类号:N945.22 文献标识码:N 文章编号:1009―914X(2013)25―0484―01
笔者根据多年从事实验室资质认定现场技术评审的工作经验,结合相关文献的学习,就实验室现场技术评审的方法和评审注意事项,谈一点儿个人看法,与同行们进行切磋,不当之处,还望同行赐教,以达共同提高之目的。
一、评审的基本方法
通常在实验室现场技术评审时采取的方法是现场观察、查阅文档及相关文件、座谈、现场提问、实际操作等考核方式,对被考核实验室的组织机构、所建立的质量保证体系运行情况、申请认证项目的技术检测能力、保证检测工作公正性的措施及《实验室资质认定评审准则》(以下简称“准则”)中涉及的19个要素逐条进行评审。就其具体的评审方法可分以下几种。
1.现场扫描评审法:
这种方法主要以全面观察被审核实验室的现场现象为主。评审员进入评审现场后,通过现场观摩、目击试验、询问交流等方式,利用有限的时间查看实验室资源条件、质量管理与质量运行控制的各个方面情况,收集与评审有关的相关信息。这种方法由于时间短、涉及面广,观察的信息量大,要求评审员具有较丰富的评审经验、全面的专业知识和敏感职业特质。
2、逐项评审法:
这种方法是按照评审组分工的情况,对照评审表的评审内容,逐条逐款的对实验室的管理情况和检测活动进行评审、查实和取证。一般实验室按照检测类别分为多个检测部门,各自承担相应的检测项目,一个检测项目的所有参数在一个检测部门内即可检测完成。这个过程的评审应该是纵向的,自始至终的,评审过程比较简便,评审员可以在一个部门内进行逐项评审;但也有的项目的不同参数是由几个检测部门分别完成的,这个评审过程就成为横向的,在评审过程中,评审员要兼顾到几个检测部门的情况,评审过程就显得繁琐。如果是承担管理要求考核的评审员,就要采取纵向和横向相结合的考核方法,既要审核体系的运行情况、也要关注管理层和检测部门之间、检测部门与检测部门之间的有关管理要素的控制能力。
3、追踪评审法:
这种方法以现场实验的某一过程的开始为起点,或以检测结果为起点,或以检测过程中的某一点为开始,顺向或逆向追查所关心的相应要素之间的联系是否合理,运作是否符合程序的规定。容易看出,顺向追踪评审法,能够比较全面地反映出实验室对某一个检测参数的检测能力,但由于局限性,这种方法针对性不强;逆向追踪评审法,对验证记录的可追溯性方面非常有效;由于追踪评审法对于验证检测活动见证,核查检测记录真实可靠,是评审工作中常用的方法之一。
4、重点发散评审法:
实验室的检测项目中,往往有许多重要参数涉及到公共安全和人民生命财产安全,还有些是扩项的新项目,这些检测项目都是现场评审的重点;还有些检测项目,其中的个别参数很重要,也是经常被评审员列入现场重点考核的实验项目。评审时,评审组预先确定一个或几个重点评审项目,并以此为中心,辐射扩大评审范围,对其有关的检测全过程进行追查审核,这种评审方法为重点发散评审法。重点发散评审法可以以点代面,节省评审时间。其不足之处是可能漏掉一些一般项目中存在的问题。采用这种方法,要求评审员具备较高的专业水平和丰富的审核经验,较适用于实验室资质认定的“换证”评审。
5、综合评审法
将现场扫描评审法、逐项评审法、追踪评审法、重点发散评审法等评审方法进行有机的组合,互相取长补短,灵活运用于实验室现场评审。
二、评审注意事项
技术评审工作是一项严谨而又认真细致的工作,一般在三天有限的评审时间内,要完成大量的工作,可以说,现场技术评审是一项“系统的技术和管理工程”。每一位评审员都应严格按照《准则》的要求,遵守评审规则,寻求适宜的评审方法,共同协作,才能保证评审工作质量。好的评审工作质量,应该包括合格的技术评审质量、优质的服务质量,树立客观公正的意识和精湛的评审技巧。上述评审方法在运用过程中应把握好以下诸方面的问题:
1、严格把控“三会、二控、一沟通”
所谓“三会”就是评审组预备会、首次会和末次会,是评审工作现场的三个重要会议,对于评审组的工作质量起着至关重要的作用。评审组长应严格把控。预备会是在现场评审工作开展之前召开的,由组长主持,评审组全体人员参加。首次会是评审工作开始前召开的评审组成员和实验室关键岗位人员全部参加的会议。首次会上,由评审组长向实验室介绍评审组的人员,宣布评审的目的、依据和方法、评审计划和日程安排、评审组分工情况、评审工作程序,强调纪律规定、保密规定和客观公正原则。末次会是在现场评审工作全部结束后召开的会议,也是由评审组成员和实验室关键岗位人员全部参加的会议。这“三会”各有不同的侧重点,评审组组长要根据具体的情况,严格把控会议内容,确保评审工作能够保持权威、公正、有条不紊的进行。
所谓“二控”就是控制评审工作进度和控制评审人员的行为。现场评审应在评审计划的宏观指导下进行,各阶段的工作应按照预定的时间完成。评审组长应利用好评审组的内部会,交流评审信息,纠正评审偏差,协调评审任务,实时控制评审进度。
所谓“一沟通”就是评审组组内人员之间的沟通。在评审过程中,评审员之间应保持良好的沟通氛围,讨论评审发现的情况,统一评审尺度。评审组每天都应召开组内会议,收集评审中存在的重大问题和存在歧义的问题,在组长的主持下形成解决这些问题的方案,以便组长与实验室的进一步沟通。
2、始终不偏离评审的目标
现场评审从策划开始到整改确认、提出评审报告等全过程都应坚持预定目标。在评审过程中,可能会遇到实验室有意或无意而产生的各种干扰,评审员应保持清醒的头脑,清楚自己正在评审和了解的问题,确保评审的每一步骤的目的不被偏离。不要因某些干扰而轻易转移评审视线或偏离评审目标。评审组长应随时掌握评审动态,把握方向,对发生的偏离及时协调和调整。
3、准确采用评审依据
涉及评审的有关法律、法规、规章、安全技术规范以及相应的技术标准,必须是有效版本;实验室质量保证体系文件应当是正式发布和正在实施的;所提供的所有文件,应是受控状态;各种资料、工作见证必须是正在实施的、有效的。同一种版本只能有一种,而不能出现多种。评审过程中,评审员应清楚评审的各项依据,正确把握《准则》条款的评审要点,避免将自己所在实验室或其他实验室的做法套用过来要求被评审的实验室,附加评审要求。
4、保持良好的评审气氛
评审组长要主持好首次会、末次会,使之简短、轻松。良好的会议气氛和评审组严谨、精干、守时的作风,会给申请单位留下深刻的印象。评审工作自始至终创造和保持一种和谐、融洽和轻松的气氛,树立评审组公正、准确的工作形象,能使评审工作取得良好的效果,也使评审能够得以顺利进行。在评审工作中,评审组应坚持事实与依据核对的原则,发现的问题,必须是在规定的范围内经过与评审依据核对的,建立在客观证据之上的观察结果;评审员要表现得既具有权威性,但又不盛气凌人,处处注意与实验室建立良好的工作关系。说明问题有耐心,平等、和气待人,促进大家主动参与,保持评审工作全过程公平和公正。杜绝居高临下、盛气凌人的霸权作风。
总之,实验室现场技术评审是政府部门行政审批过程的一项重要的技术活动,而评审员又是这项技术活动的重要技术力量支撑,是《准则》的直接执行者。所以,评审员在评审过程中,要根据不同实验室的特点,分析评审过程中出现的不同情况,灵活运用各种评审方法和技巧,正确处理审核中发现的问题,在组长的带领下,努力提高评审工作质量,共同完成评审任务。
笔者根据多年从事实验室资质认定现场技术评审的工作经验,结合相关文献的学习,就实验室现场技术评审的方法和评审注意事项,谈一点儿个人看法,与同行们进行切磋,不当之处,还望同行赐教,以达共同提高之目的。
一、评审的基本方法
通常在实验室现场技术评审时采取的方法是现场观察、查阅文档及相关文件、座谈、现场提问、实际操作等考核方式,对被考核实验室的组织机构、所建立的质量保证体系运行情况、申请认证项目的技术检测能力、保证检测工作公正性的措施及《实验室资质认定评审准则》(以下简称“准则”)中涉及的19个要素逐条进行评审。就其具体的评审方法可分以下几种。
1.现场扫描评审法:
这种方法主要以全面观察被审核实验室的现场现象为主。评审员进入评审现场后,通过现场观摩、目击试验、询问交流等方式,利用有限的时间查看实验室资源条件、质量管理与质量运行控制的各个方面情况,收集与评审有关的相关信息。这种方法由于时间短、涉及面广,观察的信息量大,要求评审员具有较丰富的评审经验、全面的专业知识和敏感职业特质。
2、逐项评审法:
这种方法是按照评审组分工的情况,对照评审表的评审内容,逐条逐款的对实验室的管理情况和检测活动进行评审、查实和取证。一般实验室按照检测类别分为多个检测部门,各自承担相应的检测项目,一个检测项目的所有参数在一个检测部门内即可检测完成。这个过程的评审应该是纵向的,自始至终的,评审过程比较简便,评审员可以在一个部门内进行逐项评审;但也有的项目的不同参数是由几个检测部门分别完成的,这个评审过程就成为横向的,在评审过程中,评审员要兼顾到几个检测部门的情况,评审过程就显得繁琐。如果是承担管理要求考核的评审员,就要采取纵向和横向相结合的考核方法,既要审核体系的运行情况、也要关注管理层和检测部门之间、检测部门与检测部门之间的有关管理要素的控制能力。
3、追踪评审法:
这种方法以现场实验的某一过程的开始为起点,或以检测结果为起点,或以检测过程中的某一点为开始,顺向或逆向追查所关心的相应要素之间的联系是否合理,运作是否符合程序的规定。容易看出,顺向追踪评审法,能够比较全面地反映出实验室对某一个检测参数的检测能力,但由于局限性,这种方法针对性不强;逆向追踪评审法,对验证记录的可追溯性方面非常有效;由于追踪评审法对于验证检测活动见证,核查检测记录真实可靠,是评审工作中常用的方法之一。
4、重点发散评审法:
实验室的检测项目中,往往有许多重要参数涉及到公共安全和人民生命财产安全,还有些是扩项的新项目,这些检测项目都是现场评审的重点;还有些检测项目,其中的个别参数很重要,也是经常被评审员列入现场重点考核的实验项目。评审时,评审组预先确定一个或几个重点评审项目,并以此为中心,辐射扩大评审范围,对其有关的检测全过程进行追查审核,这种评审方法为重点发散评审法。重点发散评审法可以以点代面,节省评审时间。其不足之处是可能漏掉一些一般项目中存在的问题。采用这种方法,要求评审员具备较高的专业水平和丰富的审核经验,较适用于实验室资质认定的“换证”评审。
5、综合评审法
将现场扫描评审法、逐项评审法、追踪评审法、重点发散评审法等评审方法进行有机的组合,互相取长补短,灵活运用于实验室现场评审。
二、评审注意事项
技术评审工作是一项严谨而又认真细致的工作,一般在三天有限的评审时间内,要完成大量的工作,可以说,现场技术评审是一项“系统的技术和管理工程”。每一位评审员都应严格按照《准则》的要求,遵守评审规则,寻求适宜的评审方法,共同协作,才能保证评审工作质量。好的评审工作质量,应该包括合格的技术评审质量、优质的服务质量,树立客观公正的意识和精湛的评审技巧。上述评审方法在运用过程中应把握好以下诸方面的问题:
1、严格把控“三会、二控、一沟通”
所谓“三会”就是评审组预备会、首次会和末次会,是评审工作现场的三个重要会议,对于评审组的工作质量起着至关重要的作用。评审组长应严格把控。预备会是在现场评审工作开展之前召开的,由组长主持,评审组全体人员参加。首次会是评审工作开始前召开的评审组成员和实验室关键岗位人员全部参加的会议。首次会上,由评审组长向实验室介绍评审组的人员,宣布评审的目的、依据和方法、评审计划和日程安排、评审组分工情况、评审工作程序,强调纪律规定、保密规定和客观公正原则。末次会是在现场评审工作全部结束后召开的会议,也是由评审组成员和实验室关键岗位人员全部参加的会议。这“三会”各有不同的侧重点,评审组组长要根据具体的情况,严格把控会议内容,确保评审工作能够保持权威、公正、有条不紊的进行。
所谓“二控”就是控制评审工作进度和控制评审人员的行为。现场评审应在评审计划的宏观指导下进行,各阶段的工作应按照预定的时间完成。评审组长应利用好评审组的内部会,交流评审信息,纠正评审偏差,协调评审任务,实时控制评审进度。
所谓“一沟通”就是评审组组内人员之间的沟通。在评审过程中,评审员之间应保持良好的沟通氛围,讨论评审发现的情况,统一评审尺度。评审组每天都应召开组内会议,收集评审中存在的重大问题和存在歧义的问题,在组长的主持下形成解决这些问题的方案,以便组长与实验室的进一步沟通。
2、始终不偏离评审的目标
现场评审从策划开始到整改确认、提出评审报告等全过程都应坚持预定目标。在评审过程中,可能会遇到实验室有意或无意而产生的各种干扰,评审员应保持清醒的头脑,清楚自己正在评审和了解的问题,确保评审的每一步骤的目的不被偏离。不要因某些干扰而轻易转移评审视线或偏离评审目标。评审组长应随时掌握评审动态,把握方向,对发生的偏离及时协调和调整。
3、准确采用评审依据
涉及评审的有关法律、法规、规章、安全技术规范以及相应的技术标准,必须是有效版本;实验室质量保证体系文件应当是正式发布和正在实施的;所提供的所有文件,应是受控状态;各种资料、工作见证必须是正在实施的、有效的。同一种版本只能有一种,而不能出现多种。评审过程中,评审员应清楚评审的各项依据,正确把握《准则》条款的评审要点,避免将自己所在实验室或其他实验室的做法套用过来要求被评审的实验室,附加评审要求。
4、保持良好的评审气氛
评审组长要主持好首次会、末次会,使之简短、轻松。良好的会议气氛和评审组严谨、精干、守时的作风,会给申请单位留下深刻的印象。评审工作自始至终创造和保持一种和谐、融洽和轻松的气氛,树立评审组公正、准确的工作形象,能使评审工作取得良好的效果,也使评审能够得以顺利进行。在评审工作中,评审组应坚持事实与依据核对的原则,发现的问题,必须是在规定的范围内经过与评审依据核对的,建立在客观证据之上的观察结果;评审员要表现得既具有权威性,但又不盛气凌人,处处注意与实验室建立良好的工作关系。说明问题有耐心,平等、和气待人,促进大家主动参与,保持评审工作全过程公平和公正。杜绝居高临下、盛气凌人的霸权作风。
总之,实验室现场技术评审是政府部门行政审批过程的一项重要的技术活动,而评审员又是这项技术活动的重要技术力量支撑,是《准则》的直接执行者。所以,评审员在评审过程中,要根据不同实验室的特点,分析评审过程中出现的不同情况,灵活运用各种评审方法和技巧,正确处理审核中发现的问题,在组长的带领下,努力提高评审工作质量,共同完成评审任务。