在企业档案管理中推行精细化管理

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  摘 要:企业档案管理工作是企业管理中重要组成部分,企业档案管理的内容是将企业活动中所需要的零散的、分散的、杂乱的文件通过管理、分类归档、整合等方式将企业档案制度化、秩序化、标准化,目前我国企业档案管理工作中存在制度不健全不完善、管理人员素质低等问题,影响了企业的正常管理工作。在企业档案管理中推行精细化有利于提高企业档案管理的水平,规范企业档案管理工作。
  关键词:企业档案;管理;精细化
  前言
  精细化的概念最早是由日本在20世纪50年代提出的,精细化管理以常规管理为基础,最大可能的减少资源的消耗,降低管理成本,提高经济效益,精细化管理是经济发展到一定阶段的必然要求,在企业档案管理中推行精细化管理可以减少不必要的损耗,最大可能的提高工作效率。档案管理的精细化可以为企业领导决策提供科学的信息,为企业的发展指引正确的方向,促进企业经济效益的提高。本文首先介绍了企业档案管理精细化的内涵和特点并介绍了在企业档案管理中推行精细化管理的途径。
  1企业档案精细化管理的内涵与特点
  1.1企业档案精细化管理的内涵
  精细化管理是一种区别于传统管理模式的新型管理模式,基本内涵可以概括为4个字“精、准、细、严”。精是指精益求精,准是指保证工作内容准确无误,细是指细致不要出现误差,严即指对自己工作严格也指公司要求严格。在企业档案管理中推行精细化管理,可以充分发挥企业的引领作用,充分调动员工的积极性,促进企业提高经济性,促进企业更好的发展。
  1.2企业档案精细化管理的特点
  计算机技术的飞速发展为精细化管理创造了条件,实现了档案管理的信息化,使檔案管理更加细致化、准确化。目前档案管理已实现档案管理自动化、档案管理数字化,促进了企业管理水平的提高。与传统的管理模式相比,精细化管理最大的特点是重视细节、重视过程、重视落实、重视效果,力求做到精益求精,调动档案管理人员的积极性,提高企业的工作效率,提升企业的经济效益。
  2在企业档案管理中推行精细化管理的方法
  2.1管理理念精细化
  目前我们对企业档案管理工作的认识度还不够,并没有深刻的认识到企业档案管理精细化的重要性,企业并没有成立专门的部门机构去管理档案,企业档案管理工作中普遍存在着资金不充足的情况,影响了企业档案管理工作的正常开展。企业的领导要重视企业档案管理工作,制定相关政策,拨发足够的资金,企业领导既要注重思想工作,又要组织相关的实践活动。目前档案管理正不断着朝着信息化、数字化的方向发展,这是经济发展到一定阶段的必然结果。企业领导必须重视企业档案管理的工作,找寻过往工作中的不足,从实际工作中找寻经验,发挥档案信息的自身作用。
  2.2管理体制精细化
  档案管理普遍还存在着一个问题是档案管理体制不健全,管理水平低,档案管理部门没有发挥应有的作用,企业档案管理部门并没有纳入企业的发展中,档案管理部门有名无实,档案管理部门所管理的档案混乱、不易查询,无法为决策提供正确的信息。体制健全良好是促进档案管理工作发展的重要保证,企业必须创新企业档案管理体制,提高档案管理工作的效率,促进档案管理信息化、数字化,企业要改变以往纸质版单一的档案信息的管理,运用现代的信息技术计算机技术,将档案信息数字化,并且做到将企业档案信息纸质化与数字化同时发展,为企业发展提供准确的信息,提高企业的经济效益。
  2.3档案信息精细化
  目前企业虽然成立了档案信息管理部门,但档案信息管理部门的职能却没有得到应有的发挥。档案室虽然做到了将信息记录保存,但却没有做到合理的归档,造成了档案信息管理不够制度化、规范化、合理化。企业员工查询资料困难、不方便,增加了工作量。此外档案信息中不仅包括文字记录,还包含相关照片、录音内容等。随着社会的飞速发展,可持续发展已经是国家发展、社会发展的一个新命题,企业要用科学的态度看待这一问题,企业应该组织建立自己的区域网,将资源信息进行统一的整合,真正的做到一体化管理、信息化管理。
  2.4档案人员精细化
  我国企业普遍存在着档案管理人员素质低、能力低下的问题,根本原因是我国没有对档案管理工作给予足够的重视,没有认识到档案管理工作对企业发展的重要性。我国现阶段的企业档案管理人员工作积极性不高。为促进企业工作效率的提高,企业经济效益的提高,企业应提高工作人员的素质,招聘高素质的档案管理人员,组织相关的讲座,建立奖励机制,调动员工工作的积极性,建立相关的考核制度,考察员工的工作能力,加强员工的责任感。
  3总结
  目前我们所处的时代,社会发展逐渐复杂,经济发展逐渐加快,精细化管理是社会经济发展的必然趋势,我们要重视企业档案精细化管理这个问题,建立企业的区域化网络,实现档案管理的信息化、数字化,培养企业员工对工作的责任感,增加员工对档案管理的意识,促进企业更好的发展。
  参考文献
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  (作者单位:浙江大唐国际绍兴江滨热电有限责任公司)
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