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摘要:知识经济时代对高校科研档案管理提出了新的要求,信息化成为不可阻挡的趋势,信息系统的建设也迫在眉睫。本文提出应该建立两级信息系统,一是在科研管理部门内部,二是在整个高校范围之内,以此促进科研管理工作的发展。
关键词:科研档案管理;信息系统;作用
作者简介:张建华(1977-),男,陕西蓝田人,北京航空航天大学科技综合处,讲师,工学博士,主要研究方向:科研管理;胡泽保(1966-),男,湖南常德人,北京航空航天大学军工科技处,工程师,工学硕士,主要研究方向:基础科研项目管理。(北京 100191)
高校科研档案是高校师生和科研人员在从事科学、技术、生产、教学研究活动中直接形成的,具有保存价值的,按要求归档的文字、图表、声像等各种物质载体形态的历史记录。科研档案直接反映高校科研活动的原貌与进步,甚至可以反映整所学校的水平。一套完整的科研档案不仅可以真实、完整、准确地记录该项目的研究过程,更重要的是在科技成果的转化和推广中起着重要作用。因此,管理好科研档案是提高科研工作质量、做好学校科研工作的重要手段。
一、高校科研档案管理存在的问题
继农业经济、工业经济之后,知识经济开始以不可阻挡的步伐进入人类的社会生活。所谓知识经济,是指建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济,它的繁荣直接依赖于知识或有效信息的积累和利用。因此,知识化、信息化、网络化,以及知识更新速度加快,成为知识经济的显著特点,给高校科研档案管理工作带来了机遇和挑战,科研管理部门信息系统的建设也势在必行。现今高校科研档案管理存在一些问题,既是信息化缺失的体现,同时也对其提出了迫切需求。主要表现在以下几个方面。
1.缺乏宏观规划和管理,各自为政,不顾全局利益
高校科研档案主要分散在三部分人手中,一是科研人员,二是院系科研管理人员,三是学校科研处人员。规划的不合理,造成职责分工不够明确,甚至是没有分工,这些势必对档案工作造成影响。
2.管理工作流程老化过时
文件的签发、流转、催办、归档、组卷、借阅、登记、鉴定、统计等一系列工作多采用传统的手工操作流程,显然传统的以手工操作为主的档案管理模式在对档案的收藏、处理加工、开发利用等方面是难以适应客观需求的。
3.管理条件差,设备落后
科研档案一般都与其他门类档案共同管理,单独设立科技档案室的极少。档案馆的一些保管条件不能满足科研档案的需要。多数科研档案没有得到规范化整理,分类不清、组卷混乱、卷内文件不齐全,不利于查找和利用。在信息化的今天,真正形成电子档案的极少,均为原始的纸质保存方式,不利于网络利用与查询。
二、科研管理部门内部信息系统的建设
在产、学、研一体化的今天,科研成果最重要的是要转化为生产力,要推动科技事业的进步,推动社会的进步。保管好档案、利用好档案不仅是档案工作者为国家积累财富,也是社会赋予科研档案管理人员的责任。高校科研管理部门作为科研档案的主要管理者,更需要有这方面的强烈意识和责任感,积极倡导、配合和完成整个学校科研档案信息系统的建设,最起码在科研管理部门内部,应该真正地实现信息化、网络化。
1.硬件设施方面
给予必要的物质保障。首先要有适应科研档案管理的库房,适合档案数量增长的装具,并要做到防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘,以使档案得到安全保管。在信息社会中,科研档案的开发利用是科学技术转化为生产力的一条重要途径,因此,科研档案信息化、数字化已成为科研档案管理人员的一项重要任务,这项工作也需要有一定的物质作基础,需配备计算机、扫描仪、网络环境、储存载体等,因此要有相应的资金投入。只有一定的物质保障,方可保障科研档案工作的顺利开展。同时,要配备相关的专业人员对这些物资进行管理,既要有一定的设备维护和档案管理的背景,又需对科研项目有一定的了解。因而,人员的最佳来源是对科研部门内部员工进行相关培训后,加以任用。
2.软件开发
首先,加快计算机技术在高校档案管理工作中应用的步伐,运用计算机技术进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作,实行文档一体化管理。所谓的文档一体化管理,就是将文件从形成之时起,到文件办结归档以至档案管理形成一条流水线的操作过程。通过文档一体化管理,可达到一次输入,反复利用的目的,提高了文件立卷的效率和档案的质量。同时,为方便利用传输和联网,可以将馆藏的一些纸质档案转换为电子文件,以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这是档案管理现代化的基础工作。此外,检索手段是开发利用高校科技档案资源的关键,是信息管理的核心。高校科研档案的信息管理包括信息的编辑加工和信息的输出利用。“信息的编辑加工”是在对档案实体管理的基础上进行的编辑案卷文件目录,编辑档案文献汇编,编写综合性参考资料等编研工作。大部分高校将计算机引入到档案信息管理后,纸质目录转化为机读目录,大大提高了编研速度。但是,只局限于这些功能的信息管理系统是不完善的。高校科研档案信息管理中还需要研究设计一套功能齐全、查询便捷的现代化检索系统,将高校科研档案中丰富的信息快速准确地传送给用户。
信息系统的建成,有利于科研管理人员熟悉和了解学校科技工作进程,明确每个项目的科技生产工作进行到了哪一个程序或阶段,这些阶段需要什么性质内容的科技档案材料,建议或督促其在适合的时候将科研档案归档,并提供其他相关服务。
三、高校科研档案网络建设
高校的科研档案反映的是本校最新的科研发展水平,图书情报反映的是专利,文献所公开的是国内、国际的科研发达程度,它们均是高校重要的信息源。那么利用现代化网络通讯技术将高校的科研档案信息检索系统和图书情报信息检索系统整合成信息网络,相互进行信息通讯和信息查询,形成名副其实的高校信息中心,具有一定的现实意义。一是通过这个信息中心可以全方位快捷查询各高校的科研信息。二是同图书情报加强横向联系,可通过网络共同使用某些高档设备,解决档案工作经费少的问题,加速档案现代化进程,促进档案管理水平的提高,突出档案工作在高校管理工作中的地位。在计算机通讯网络技术飞速发展的今天,大部分高校已建立了校园网络系统,基本上实现了办公自动化。高校科研档案信息检索系统应是这个网络的重要组成部分。通过校园办公自化网络可广泛地传播档案信息,促进档案的开发利用。
由此可见,若把高校科研档案信息检索系统建立起来,并与图书情报检索系统整合,同时进入办公自动化系统,构成一个完整的高校科研网络信息管理中心,定能充分开发利用档案信息,最大极限地满足高校管理、教学、科研和产品开发的需求。
1.加快高校档案信息网络建设
实现档案信息的网络化,网络以其高速的信息传递减少了决策的失误,同时也打破了在传统沟通体系上建立起来的管理原则。因此,各级档案部门要加强计算机网络等现代化技术手段和新的管理模式在档案工作中的应用,加快档案信息资源的数字化、网络化进程,建设高性能的档案信息网络,加快档案信息加工处理的现代化步伐,以适应知识经济的需要。将档案信息公布于网上,利用“信息高速公路”进行传递,凭着档案信息的原始性、真实性、权威性的特点,一定会吸引大量的读者,这是档案部门扩大影响,开发档案信息资源的有效途径,同时也是带动档案的收集、整理等工作的有效方法。在“信息高速公路”建设方面,图书馆系统和国外一些档案馆已走在我们的前面。目前国内一些档案系统也已开始了建库联网工作。我国的教育和科研计算机网的建设给各高校档案信息网的建设创造了条件。为了更好地为用户提供档案信息的网上服务,我们应抓住机遇,有计划、分步骤地步入高校校园网、国家教育科研网、国际互联网等计算机网络,接待网上的来访者。这是实现档案信息资源共享的有效途径,也是满足知识经济对档案信息需求的必然措施。雷蒙·哈德在其《数字化的商业》中指出:“全球电脑网络的发展将成为塑造这个星球上生活的决定性因素。”因此尽早建立档案网络化系统已成为当务之急。
2.建立快速高效的科研档案质量信息反馈系统
科研档案质量信息反馈,主要是在质量管理体系各环节——科研人员、科技处、档案部门之间,依照科研档案的形成、收集、归档过程的反向输送有关质量信息。
但需要注意的是,由于计算机病毒的不断产生,花样不断翻新,以及电脑黑客的恶意袭击等,对网络和电子档案的安全构成巨大威胁,因此,在享受高科技手段的同时,如何保证国家各项秘密的安全,各种记录的完整、准确,数字化档案的证据性、行政性价值的真实和权威等一系列技术和立法问题,也是亟需去研究解决的崭新课题。
参考文献:
[1]王英玮.专门档案管理问题[M].北京:档案出版社,2004.
[2]王艳明.科技工作程序对于科技档案管理的作用与意义[J].档案学研究,2005,(1).
[3]周景伟.知识经济时代高校档案管理研究[D].大连:大连理工大学,2003.
[4]孔晖,刘新文.知识经济时代的档案管理[J].南华大学学报(社会科学版),2001,(6).
[5]普通高等学校档案管理办法[Z].国家教委,1989.
[6]安大顺.高校科技工作实用手册[S].北京:海洋出版社,1993.
(责任编辑:张中)
关键词:科研档案管理;信息系统;作用
作者简介:张建华(1977-),男,陕西蓝田人,北京航空航天大学科技综合处,讲师,工学博士,主要研究方向:科研管理;胡泽保(1966-),男,湖南常德人,北京航空航天大学军工科技处,工程师,工学硕士,主要研究方向:基础科研项目管理。(北京 100191)
高校科研档案是高校师生和科研人员在从事科学、技术、生产、教学研究活动中直接形成的,具有保存价值的,按要求归档的文字、图表、声像等各种物质载体形态的历史记录。科研档案直接反映高校科研活动的原貌与进步,甚至可以反映整所学校的水平。一套完整的科研档案不仅可以真实、完整、准确地记录该项目的研究过程,更重要的是在科技成果的转化和推广中起着重要作用。因此,管理好科研档案是提高科研工作质量、做好学校科研工作的重要手段。
一、高校科研档案管理存在的问题
继农业经济、工业经济之后,知识经济开始以不可阻挡的步伐进入人类的社会生活。所谓知识经济,是指建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济,它的繁荣直接依赖于知识或有效信息的积累和利用。因此,知识化、信息化、网络化,以及知识更新速度加快,成为知识经济的显著特点,给高校科研档案管理工作带来了机遇和挑战,科研管理部门信息系统的建设也势在必行。现今高校科研档案管理存在一些问题,既是信息化缺失的体现,同时也对其提出了迫切需求。主要表现在以下几个方面。
1.缺乏宏观规划和管理,各自为政,不顾全局利益
高校科研档案主要分散在三部分人手中,一是科研人员,二是院系科研管理人员,三是学校科研处人员。规划的不合理,造成职责分工不够明确,甚至是没有分工,这些势必对档案工作造成影响。
2.管理工作流程老化过时
文件的签发、流转、催办、归档、组卷、借阅、登记、鉴定、统计等一系列工作多采用传统的手工操作流程,显然传统的以手工操作为主的档案管理模式在对档案的收藏、处理加工、开发利用等方面是难以适应客观需求的。
3.管理条件差,设备落后
科研档案一般都与其他门类档案共同管理,单独设立科技档案室的极少。档案馆的一些保管条件不能满足科研档案的需要。多数科研档案没有得到规范化整理,分类不清、组卷混乱、卷内文件不齐全,不利于查找和利用。在信息化的今天,真正形成电子档案的极少,均为原始的纸质保存方式,不利于网络利用与查询。
二、科研管理部门内部信息系统的建设
在产、学、研一体化的今天,科研成果最重要的是要转化为生产力,要推动科技事业的进步,推动社会的进步。保管好档案、利用好档案不仅是档案工作者为国家积累财富,也是社会赋予科研档案管理人员的责任。高校科研管理部门作为科研档案的主要管理者,更需要有这方面的强烈意识和责任感,积极倡导、配合和完成整个学校科研档案信息系统的建设,最起码在科研管理部门内部,应该真正地实现信息化、网络化。
1.硬件设施方面
给予必要的物质保障。首先要有适应科研档案管理的库房,适合档案数量增长的装具,并要做到防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘,以使档案得到安全保管。在信息社会中,科研档案的开发利用是科学技术转化为生产力的一条重要途径,因此,科研档案信息化、数字化已成为科研档案管理人员的一项重要任务,这项工作也需要有一定的物质作基础,需配备计算机、扫描仪、网络环境、储存载体等,因此要有相应的资金投入。只有一定的物质保障,方可保障科研档案工作的顺利开展。同时,要配备相关的专业人员对这些物资进行管理,既要有一定的设备维护和档案管理的背景,又需对科研项目有一定的了解。因而,人员的最佳来源是对科研部门内部员工进行相关培训后,加以任用。
2.软件开发
首先,加快计算机技术在高校档案管理工作中应用的步伐,运用计算机技术进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作,实行文档一体化管理。所谓的文档一体化管理,就是将文件从形成之时起,到文件办结归档以至档案管理形成一条流水线的操作过程。通过文档一体化管理,可达到一次输入,反复利用的目的,提高了文件立卷的效率和档案的质量。同时,为方便利用传输和联网,可以将馆藏的一些纸质档案转换为电子文件,以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这是档案管理现代化的基础工作。此外,检索手段是开发利用高校科技档案资源的关键,是信息管理的核心。高校科研档案的信息管理包括信息的编辑加工和信息的输出利用。“信息的编辑加工”是在对档案实体管理的基础上进行的编辑案卷文件目录,编辑档案文献汇编,编写综合性参考资料等编研工作。大部分高校将计算机引入到档案信息管理后,纸质目录转化为机读目录,大大提高了编研速度。但是,只局限于这些功能的信息管理系统是不完善的。高校科研档案信息管理中还需要研究设计一套功能齐全、查询便捷的现代化检索系统,将高校科研档案中丰富的信息快速准确地传送给用户。
信息系统的建成,有利于科研管理人员熟悉和了解学校科技工作进程,明确每个项目的科技生产工作进行到了哪一个程序或阶段,这些阶段需要什么性质内容的科技档案材料,建议或督促其在适合的时候将科研档案归档,并提供其他相关服务。
三、高校科研档案网络建设
高校的科研档案反映的是本校最新的科研发展水平,图书情报反映的是专利,文献所公开的是国内、国际的科研发达程度,它们均是高校重要的信息源。那么利用现代化网络通讯技术将高校的科研档案信息检索系统和图书情报信息检索系统整合成信息网络,相互进行信息通讯和信息查询,形成名副其实的高校信息中心,具有一定的现实意义。一是通过这个信息中心可以全方位快捷查询各高校的科研信息。二是同图书情报加强横向联系,可通过网络共同使用某些高档设备,解决档案工作经费少的问题,加速档案现代化进程,促进档案管理水平的提高,突出档案工作在高校管理工作中的地位。在计算机通讯网络技术飞速发展的今天,大部分高校已建立了校园网络系统,基本上实现了办公自动化。高校科研档案信息检索系统应是这个网络的重要组成部分。通过校园办公自化网络可广泛地传播档案信息,促进档案的开发利用。
由此可见,若把高校科研档案信息检索系统建立起来,并与图书情报检索系统整合,同时进入办公自动化系统,构成一个完整的高校科研网络信息管理中心,定能充分开发利用档案信息,最大极限地满足高校管理、教学、科研和产品开发的需求。
1.加快高校档案信息网络建设
实现档案信息的网络化,网络以其高速的信息传递减少了决策的失误,同时也打破了在传统沟通体系上建立起来的管理原则。因此,各级档案部门要加强计算机网络等现代化技术手段和新的管理模式在档案工作中的应用,加快档案信息资源的数字化、网络化进程,建设高性能的档案信息网络,加快档案信息加工处理的现代化步伐,以适应知识经济的需要。将档案信息公布于网上,利用“信息高速公路”进行传递,凭着档案信息的原始性、真实性、权威性的特点,一定会吸引大量的读者,这是档案部门扩大影响,开发档案信息资源的有效途径,同时也是带动档案的收集、整理等工作的有效方法。在“信息高速公路”建设方面,图书馆系统和国外一些档案馆已走在我们的前面。目前国内一些档案系统也已开始了建库联网工作。我国的教育和科研计算机网的建设给各高校档案信息网的建设创造了条件。为了更好地为用户提供档案信息的网上服务,我们应抓住机遇,有计划、分步骤地步入高校校园网、国家教育科研网、国际互联网等计算机网络,接待网上的来访者。这是实现档案信息资源共享的有效途径,也是满足知识经济对档案信息需求的必然措施。雷蒙·哈德在其《数字化的商业》中指出:“全球电脑网络的发展将成为塑造这个星球上生活的决定性因素。”因此尽早建立档案网络化系统已成为当务之急。
2.建立快速高效的科研档案质量信息反馈系统
科研档案质量信息反馈,主要是在质量管理体系各环节——科研人员、科技处、档案部门之间,依照科研档案的形成、收集、归档过程的反向输送有关质量信息。
但需要注意的是,由于计算机病毒的不断产生,花样不断翻新,以及电脑黑客的恶意袭击等,对网络和电子档案的安全构成巨大威胁,因此,在享受高科技手段的同时,如何保证国家各项秘密的安全,各种记录的完整、准确,数字化档案的证据性、行政性价值的真实和权威等一系列技术和立法问题,也是亟需去研究解决的崭新课题。
参考文献:
[1]王英玮.专门档案管理问题[M].北京:档案出版社,2004.
[2]王艳明.科技工作程序对于科技档案管理的作用与意义[J].档案学研究,2005,(1).
[3]周景伟.知识经济时代高校档案管理研究[D].大连:大连理工大学,2003.
[4]孔晖,刘新文.知识经济时代的档案管理[J].南华大学学报(社会科学版),2001,(6).
[5]普通高等学校档案管理办法[Z].国家教委,1989.
[6]安大顺.高校科技工作实用手册[S].北京:海洋出版社,1993.
(责任编辑:张中)