如何写出符合老板口味的商业报告(下)

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  商业报告不是小说,因此内容越少越受欢迎。如果你自己觉得内容太少了,那说明刚好;如果你觉得内容刚好,那就太多了;如果你都觉得多了,奉劝你千万不要发给老板了。
  


  大多数人在制作PDT时没有搞清楚图片的作用,而又错误地认为,只要把文字放到PPT上,自然有人看,可实际上不是这样的。根据一项调查结果显示,大部分人在看PPT时喜欢看简单清晰的内容,绝对不是堆满屏幕的文字和毫无意义的图片。
  那么如何准备图片和文字并制作PPT结构的报告成品呢?我们今天就来一起探索图片和文字的奥秘。
  
  封面文字
  
  让人正确理解PPT主题
  ◎常见问题:埋没在图片中而导致主题不够突出或者字体不对
  ◎一般中文推荐黑体、英文Arial,这样会比较正式,而不要采用宋体或者Times NewRoman字体
  ◎如果是英文,可以全大写,因为全大写的内容会让看PPT的人减慢浏览速度,从而加深理解
  
  目录文字
  
  帮助受众快速理解整个PPT结构
  ◎常见问题:目录没有逻辑性,生硬,不易懂,看完即忘
  ◎尽量让目录结构表现得有逻辑性,通俗易懂,不要过于节约文字
  ◎加入一些可以增加逻辑的引导词:“1 why xxx2Whatis xxx 3 How to improve xxx”之类的
  
  标题文字
  
  每张slide的提要,就相当于报纸的新闻标题,要求做到让人看一眼就了解该页的主题
  ◎常见问题:标题空洞,没有具体内容,更不是精华,如“销售策略”等没有实质意义的标题
  ◎好的标题应引人入胜,一眼看去就可以理解这张Side的目的。如:“如何提升销售额50%”
  ◎如果你实在不知道什么是好标题,就去多看看报纸和网站,看看人家的标题是怎么写的,会对你有莫大的帮助
  
  正文文字
  
  让人在最短的时间里看明白你的含义
  ◎把一大段话直接粘贴到PPT,密密麻麻,没人愿意看
  ◎把大段话中的废话去掉,只留下精华的形容词和重要关键词,如果看到“并且”“或者”和“逗号”,一定要用回车隔开形成一个个要点
  ◎想象一下你是怎么写电报的,基本上就会怎么写PPT的正文了,因为没有人愿意在PPT看大段大段的文字,所以一定要变成短句再去掉语气词,效果会很好
  
  标注文字
  
  用来对图表或图示作标注,起到看图说话的效果
  ◎很多人不大使用标注文字,情愿在图表或概念图下方不起眼处写一段文字,也没有想到直接用标注框把文字放在要表达的内容旁边
  ◎利用Office自带绘图工具栏中的标注框,直接将文字标注到重要图表或概念图的旁边,通俗易懂
  ◎选用空心有色边框的标注框,标注的文字要注意字体:同样是用黑体和Arial
  
  总结
  
  图片和文字技巧是非常有用的PPT技巧,这会直接关系到PPT报告的成败,在介绍了这两大工具使用的注意事项后,我们来回顾一些最佳实践:
  ◎图片可以从Google非常方便地搜索到;
  ◎充分考虑到图片的精度,太大尺寸的图片是浪费,太小尺寸的会出现严重的马赛克,50k到100k是比较正常的PPT图片尺寸;
  ◎写好你的脚本后一次性收集图片,而不要边做PPT边收集,这样会很浪费时间;
  ◎文字和图片的边缘要对齐,不要坑坑洼洼;
  ◎10秒钟之内如果不能看懂一张PPT的大概意思你就已经失败了,所以只有好的标题才可以帮到你;
  ◎尽量不用颜色(用灰色)或者用浅色来开始你的PPT,就像女生化妆、烧菜一样,由浅至深、从少到多比较容易;
  ◎商业报告不是小说,因此内容越少越受欢迎。如果你自己觉得内容太少了,那说明刚好;如果你觉得内容刚好,那就太多了;如果你都觉得多了,奉劝你千万不要发给老板了。
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