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【摘 要】农业档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个地区农业现代化的水平可以从农业档案管理信息化的程度得到真实地反映。本文主要结合自身多年的工作实践，谈谈农业档案信息化管理几点体会。
【关键词】农业档案；管理；信息化
档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化是档案管理模式从档案实体保管为重点向以档案实体这种形式向社会提供服务为重点的转变过程。农业档案管理信息化建设就是要围绕服务“三农”大局，以建立数字档案馆为目标，推动农业档案资源建设、安全管理规范化、查阅服务优质化以及档案馆标准化。
1 建立农业档案管理信息化的意义
农业档案主要是农业活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称。从国家明确提出的“以信息化带动工业化的要求”到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，农业档案信息化和农业档案信息化建设已经成为档案信息服务“三农”的最佳技术手段和实现途经，也是实现农业信息资源社会共享的必经之路。农业档案信息化对全面开展农业档案资料的整理、保管和利用工作，为农业农村发展和农民生活具有十分重要的现实意义。
1.1 农业档案管理信息化是现代农业发展的需要
档案是信息社会的宝贵资源，农业档案管理信息化是现代农业管理水平的体现。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子档案在国内外已普遍应用，农业档案资料的数字化、信息化管理已成为衡量一个地区现代农业发展的重要标志。
1.2 农业档案管理信息化是实现资源整合、充分利用的需要
传统的档案管理模式中，档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，不利于分析、使用。建立农业档案信息库，通过电子档案数据中心把档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，充分发挥电子档案数据中心在信息管理、信息利用方面的重要作用，将电子文件信息的价值最大化。
1.3 农业档案管理信息化是开展实际工作的需要
纸质档案具有原始记录优势和相应的法律效用，是建立电子档案的信息基础；电子档案具有传纸质档案具有原始记录优势和相应的法律效用，是建立电子档案的信息基础；电子档案具有传输便利、处理迅速的优势，是建立电子档案的现实要求。在现行农业档案管理工作中，纸质档案与电子档案两者只有对比、结合起来，相互补充，才能更好地完成电子档案管理工作。
2 贺州农业档案管理信息化发展历程
2002年以来，贺州农业档案管理从档案资料存放向规范化、信息化迈进。2005年起，市本级设立了贺州农业目录查询系统；2010年投入20多万元对综合档案室进行现代化改造，优先选择最佳楼层建立综合档案库房，购置了现代化档案室密集架，建设了网络系统，配备了计算机，安装了电子系统查询软件，档案全文信息提供现场利用，内容涉及多个领域，档案查阅利用者只要轻点鼠标，就可以查到相关的档案信息，深受欢迎和赞扬。2011年11月底，市本级综合档案室经贺州市档案局自升级考核组评定为广西壮族自治区市直机关一级档案室，贺州农业档案管理信息化服务“三农”水平进一步提高。2012年，在自治区档案局和市档案局的统一部署下，安装了电子文件数据软件系统，按照利用率高和“三农”档案优先原则，以文档数据中心为依托，紧紧围绕档案数据库，全文数据库和多媒体数据库建设的相关要求开展工作，共著录文件级目录68 400条，完成纸质数字化工作2 000多页，逐步将传统的纸质档案、声像档案转化为数字档案，从而实现“馆室”互联互通，成为贺州全市档案信息共享示范单位。同时，广泛收集“三农”档案资料，努力整合档案信息资源，本着尊重历史和方便查阅的目的，将1957～2002年的全市第二次土壤普查档案分为综合文件、地图两大类共归档组卷200卷、357件，全面展现了土壤普查成果，并应用这些资料与“测土配肥”自治区级试点项目有机对接，为项目的顺利推进节省了过半的时间、人力和物力。
3 促进农业档案管理信息化的几点建议
农业档案管理信息化是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举，需要资金，需要人才。科学地进行农业档案管理信息化建设必须对其有一个基本正确地的认识，认真落实、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使农业档案管理信息化与农业信息化保持同步发展。笔者建议：
3.1 农业档案管理工作人员要牢固树立服务“三农”意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。农业档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上牢固树立服务“三农”意识，认识到农业档案信息化建设在现代农业发展的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使农业档案管理信息化建设与“三农”事业相互结合，共同发展。
3.2 要着力提高农业档案管理信息化技术装备水平
要不断完善计算机、服务器、交换器、扫描仪等硬件设备和专用系统软件，同时要注重农业档案信息安全运行，对上网信息进行密级界定，制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3.3 要严格把好数据录入关
数据质量是农业档案管理信息化成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。要加强档案中心目录及全文的数字化输入，对各职能部门每年移交的大量档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动。
3.4 要更加注重农业档案管理队伍建设
要鼓励档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。要建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
参考文献
[1]档案管理信息化的重点.中国档案，2012.05
[2]信息时代电子档案管理浅析.中国档案.
[3]开展档案信息化建设的做法和体会.法制与社会，2011（19）
[4]贺州市农业企业发展现状与对策分析.广西农学报，2009，24（3）.
【关键词】农业档案；管理；信息化
档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化是档案管理模式从档案实体保管为重点向以档案实体这种形式向社会提供服务为重点的转变过程。农业档案管理信息化建设就是要围绕服务“三农”大局，以建立数字档案馆为目标，推动农业档案资源建设、安全管理规范化、查阅服务优质化以及档案馆标准化。
1 建立农业档案管理信息化的意义
农业档案主要是农业活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称。从国家明确提出的“以信息化带动工业化的要求”到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，农业档案信息化和农业档案信息化建设已经成为档案信息服务“三农”的最佳技术手段和实现途经，也是实现农业信息资源社会共享的必经之路。农业档案信息化对全面开展农业档案资料的整理、保管和利用工作，为农业农村发展和农民生活具有十分重要的现实意义。
1.1 农业档案管理信息化是现代农业发展的需要
档案是信息社会的宝贵资源，农业档案管理信息化是现代农业管理水平的体现。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子档案在国内外已普遍应用，农业档案资料的数字化、信息化管理已成为衡量一个地区现代农业发展的重要标志。
1.2 农业档案管理信息化是实现资源整合、充分利用的需要
传统的档案管理模式中，档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，不利于分析、使用。建立农业档案信息库，通过电子档案数据中心把档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，充分发挥电子档案数据中心在信息管理、信息利用方面的重要作用，将电子文件信息的价值最大化。
1.3 农业档案管理信息化是开展实际工作的需要
纸质档案具有原始记录优势和相应的法律效用，是建立电子档案的信息基础；电子档案具有传纸质档案具有原始记录优势和相应的法律效用，是建立电子档案的信息基础；电子档案具有传输便利、处理迅速的优势，是建立电子档案的现实要求。在现行农业档案管理工作中，纸质档案与电子档案两者只有对比、结合起来，相互补充，才能更好地完成电子档案管理工作。
2 贺州农业档案管理信息化发展历程
2002年以来，贺州农业档案管理从档案资料存放向规范化、信息化迈进。2005年起，市本级设立了贺州农业目录查询系统；2010年投入20多万元对综合档案室进行现代化改造，优先选择最佳楼层建立综合档案库房，购置了现代化档案室密集架，建设了网络系统，配备了计算机，安装了电子系统查询软件，档案全文信息提供现场利用，内容涉及多个领域，档案查阅利用者只要轻点鼠标，就可以查到相关的档案信息，深受欢迎和赞扬。2011年11月底，市本级综合档案室经贺州市档案局自升级考核组评定为广西壮族自治区市直机关一级档案室，贺州农业档案管理信息化服务“三农”水平进一步提高。2012年，在自治区档案局和市档案局的统一部署下，安装了电子文件数据软件系统，按照利用率高和“三农”档案优先原则，以文档数据中心为依托，紧紧围绕档案数据库，全文数据库和多媒体数据库建设的相关要求开展工作，共著录文件级目录68 400条，完成纸质数字化工作2 000多页，逐步将传统的纸质档案、声像档案转化为数字档案，从而实现“馆室”互联互通，成为贺州全市档案信息共享示范单位。同时，广泛收集“三农”档案资料，努力整合档案信息资源，本着尊重历史和方便查阅的目的，将1957～2002年的全市第二次土壤普查档案分为综合文件、地图两大类共归档组卷200卷、357件，全面展现了土壤普查成果，并应用这些资料与“测土配肥”自治区级试点项目有机对接，为项目的顺利推进节省了过半的时间、人力和物力。
3 促进农业档案管理信息化的几点建议
农业档案管理信息化是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举，需要资金，需要人才。科学地进行农业档案管理信息化建设必须对其有一个基本正确地的认识，认真落实、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使农业档案管理信息化与农业信息化保持同步发展。笔者建议：
3.1 农业档案管理工作人员要牢固树立服务“三农”意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。农业档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上牢固树立服务“三农”意识，认识到农业档案信息化建设在现代农业发展的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使农业档案管理信息化建设与“三农”事业相互结合，共同发展。
3.2 要着力提高农业档案管理信息化技术装备水平
要不断完善计算机、服务器、交换器、扫描仪等硬件设备和专用系统软件，同时要注重农业档案信息安全运行，对上网信息进行密级界定，制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3.3 要严格把好数据录入关
数据质量是农业档案管理信息化成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。要加强档案中心目录及全文的数字化输入，对各职能部门每年移交的大量档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动。
3.4 要更加注重农业档案管理队伍建设
要鼓励档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。要建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
参考文献
[1]档案管理信息化的重点.中国档案，2012.05
[2]信息时代电子档案管理浅析.中国档案.
[3]开展档案信息化建设的做法和体会.法制与社会，2011（19）
[4]贺州市农业企业发展现状与对策分析.广西农学报，2009，24（3）.