小芳精心设计的图文并茂、版式优美的报告，在老总电脑上打开看时，却是版面变形错乱的Word文档……类似的这种情况，其实是由于“字体丢失”造成的。为了美观，小芳在文档中使用了其他电脑中没有的特殊字体，所以在老总电脑上打开时就会自动选用系统字体来代替，这样造成了字体“变形”，导致字距行距等变样。
　　字体跟着文档走
　　一个简单的解决办法，就是把使用的特殊字体“打包”到文档中，让字体随着文档走，这样不管到哪台电脑上，文档都不会因为字体缺失而变形了。这里以Word 2010为例。
　　启动Word后，打开使用了特殊字体的文档，单击“文件”菜单选择“选项”弹出对话框，切换到“保存”选项，勾选“将字体嵌入文件”（图1）。
　　在此选项的下方还有两项。如果选择“仅嵌入文档中使用的字符”，则文档的体积会小一些，但是在其他电脑上将不得修改使用了特殊字体的文字，否则修改后的文字将无法使用原有字体。选择“不嵌入常用系统字体”，则宋体、楷体、黑体等常用字体不会嵌入到文档中。
　　因此在选择嵌入字体时，如果要确保任何文字修改编辑，可取消选择上述两个选项，不过文档的体积会猛增。如果确定文档无需任何修改，可选择这两项，这样文档的体积会减小，便于网络传输。
　　注意，如果是用Word 2003版本，可选择菜单“工具→选项”弹出对话框，切换到“保存”选项卡，在“嵌入TrueType字体”选项下，可以设置字体嵌入方式。
　　
　　小提示
　　除了Office外，办公室中流行的第二大类文档非PDF莫属了，PDF文档同样也会遭遇字体缺失的尴尬。所以，在制作PDF电子书时，也可以将字体嵌入到文件中，操作方法可参阅http://url.cn/4Fgcrz。
　　制作网页时也会遇到字体缺失，网页中要嵌入字体，操作方法可参阅http://url.cn/4IqJjM。
　　
　　文字转图片 简单又方便
　　在用PowerPoint制作演示文稿时，如果使用了特殊字体，可以像Word一样将字体嵌入到PPT文档，方法相似。不过，如果特殊字体在演示文稿中使用得很少（比如仅仅是制作了封面标题），那么我们可以将文字转换成图片，这样既保证了效果，又大大减小了文档的体积。
　　打开演示文稿后，复制使用特殊字体的文字，然后切换到“开始”选项卡，单击“粘贴”按钮下的▼出现菜单，选择“选择性粘贴”弹出对话框（图2），选择“图片(PNG)”即可将文字转换成背景透明的图片，再删除原来的文字，这样以后无论在哪里打开演示文稿，使用特殊字体的文字都不会变形。这种将文字转换成图片的折中方法，简单方便。
　　拷贝字体再安装
　　如果上述方法皆不适合你遇到的情况，这里还有一招笨办法，那就是拷贝出特殊字体，再到其他电脑上安装。
　　打开系统字体文件夹Fonts，拷贝特殊字体，再在其他电脑上同样打开系统字体文件夹Fonts，将字体粘贴过来即可。这样其他电脑上也有了特殊字体，文字变形问题也就不复存在啦。