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摘 要：一封好的商务信函，要做到外观格式正确，内容完整，语言简练，语法句式正确，语气得当，写作者不仅需要学习商务知识，还要学习写作技巧。文章结构是一封商务信函的框架，如果框架不正确，就不能完整正确地表达文书的内容。本文通过分析写作案例介绍商务英语文书的结构技巧—“四点方案(4 point plan)”。
关键词：商务写作；技巧；四点方案
21世纪以来，我国的政治、经济、文化等各项事业都进入了一个崭新的发展阶段。随着国际交流往来比以前频繁，贸易往来也更加积极。作为现代商务沟通中的一种重要形式，商务写作的重要性日益凸显。随着现代商务节奏不断加快，以及传真、电子邮件的普及，英语商务信函等写作方式正经历着一次变革，过时的写作风格与表达形式已不符合现代商务英语写作的基本原则。对国际型商界人士而言，熟练掌握现代英语写作原则和技巧是他们必须具备的技能之一。在这一新形势下，各类高校普遍开设了旨在培养应用型人才的商务英语专业，相关课程建设也开展得如火如荼。
《商务英语写作》是融商务知识与英语写作、商务写作技巧为一体的综合课程。其主要任务是培养学生掌握商务英语应用文书的基本知识和写作技能，提高商务英语文书的表达能力。这种专门的写作要求作者必须具备基本的商务知识，其文章无论从内容上还是从表达形式上都有其特殊性和专业性，往往融合了经济学的原理和方法，经济术语一般较多。同时，这类写作还要求具备相应的规范性。大部分商务文书在格式上都有特殊的要求，写作时必须采用规范的格式。教学中，教师根据教学内容需要提供典型范文，供学生阅读、评论和分析，其目的是让学生能够了解和掌握商务英语写作的基本文体、格式、交际策略及语言特点。
一、 商务文书写作的一般技巧
商务英语并非是一种专门的语言，就其基本用词、基本句型和基本语法而言都与普通的英语毫无差别，它只是将英语运用到商务环境和商务活动中的一种专门用途英语。
商务英语专业的学生学习写作商务英语文书是从学习写作技巧开始的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆?福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。一封好的商务信函需要做到外观格式正确，内容完整，条理清晰，语言简练，语法句式用词正确，此外还需语气得当。
那么如何才能用英语写出一封好的商务文书呢？
首先当然是正确的格式，有些商务文书具有固定的格式如：商务合同、邀请信、通知等；这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。而有些商务文书则是非固定格式的如信函、电子邮件、传真等。因此需要熟悉握英语书信等商务文件的写作格式。
其次是清楚完整的内容，商务文书的内容是根据具体商务情境的要求而定的，因此写之前要列好提纲，以保证内容完整没有遗漏。另外，写作时需要结合各种实际情况，熟练地运用英语商务书信中常用的表达方式或句式，清楚表达写作者意图。
接下来就是用何种形式将内容表达出来了，这就是文章的组织结构。对于非固定格式类的信函、电子邮件、传真等，如何组织文章结构，使人阅读起来一目了然、条理清晰，这是写好商务文书的一大技巧。文章结构是一封商务信函的框架，如果框架不正确，就不能完整正确地表达文书的内容。本文将通过分析写作案例，介绍商务英语文书的结构技巧——“四点方案”。
二、 什么是“四点方案”？
商务文书应该具有良好的结构，否则会导致在不该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化，因而不能很好地表达内容。在校大学生没有实际写作经验，有的甚至都没有认真研读过一封英语商务信函，更谈不上什么写作技巧了。笔者曾经给刚刚接触《商务英语写作》课的学生做过调查和测试，全班没有一个同学写过英语商务文书，通过他们的现场写作测试结果来看，内容基本是信马由缰，想到哪写到哪，根本不知道哪些该写，哪些不该写，而从结构上来说则问题更多，文章没有层次，不会合理分段，很多同学的作文甚至从头到尾只有一个段落。这说明学生对于商务英语文书的结构不熟悉、不了解。所以帮助学生学习商务文书写作的第一步是教给他们设定文章组织结构的技巧。
雪莉•泰勒(Taylor, 2007:20)在《商务英语写作实例精解》一书中说：“无论是撰写商务信函、传真电文、备忘录还是电子邮件，设定其主体结构的总体规则是相同的。用地道的商务语言写出结构恰当的文书是有效交流的核心。” 她还在书中提出一个设定文书结构的“四点方案(4 point plan)”。如下图所示：
图示说明：
① 开场白或简述(opening or introduction)：说明写信的原因，内容可以包括阐述写信的目的，提及前一封信件、上次的接触或此前的文书
② 中间部分(central section)，也即信的主体，提供收件人所需了解的所有信息，或者写信人要求对方提供的信息，有时两者都包括。简单明了地陈述细节，并根据内容分成段落。确保逻辑通顺。
③ 结论(conclusion)部分说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。如有必要提出最后期限。
④ 结尾(close)通常只需简单的一行句子，与信的内容相呼应。
三、 用“四点方案”设定商务文书的行文结构
1. 电子邮件
下面以一封电子邮件来说明如何用“四点方案”设定文章结构。
John Wang想请Suzie为公司25周年庆典录制影像。之前他曾去参观过她的工作室，回来后觉得很满意，于是去信商谈录制方案及费用事宜。请看下面的电子邮件：
Dear Suzie
①Thank you for inviting me to visit your studios last week. I was most impressed by your new facilities.
②I am delighted that you can accept our invitation to produce a video to celebrate the company’s 25th anniversary. This is a very special landmark in our history, and it is important that this video portrays both past, present and future.
③You promised to let me have a draft outlining your thoughts for this special video. I look forward to receiving this before 30 October together with your approximate costings.
④If you need any further information please give a call on 2757272.
Best wishes
John Wang
Market Manager
ST Electronics
www.stelectronics.co.sg
分析：第一部分开门见山说明写信的原因，提及之前的接触，即参观对方的工作室。并谈及感受，即对对方的办公设施很满意。第二部分是邮件内容的主体，提供收件人所需了解的所有信息，即请Suzie为公司25周年庆典录制影像。简单明了地陈述细节，说明此事的重大意义。第三部分是结论部分，说明收件人应采取的行动，这里John Wang要求Suzie设计出录制方案及费用并提出期限即“30 October”。最后是结尾，只有简单的一句话，提供电话号码以备日后联系，与前一部分内容相呼应。
可以看出，这封运用“四点方案”写出来的电子邮件，结构合理、条理清晰，内容没有一句多余的话，完全达到了商务沟通的目的。
2. 一般信函
由于电子邮件一般遵守“一件事一个主题”原则，所以篇幅较短，比较容易设定结构。那么一封表达较多内容的信函是如何运用“四点方案”来组织结构的呢？
Winston所在的公司于2月16日向Brown所在的公司订购了一批衬衫（订单号2601），但是收到的货物却不能满足他们的要求，不仅出了质量问题而且数量也不够。Winston给 Brown写了一封投诉信，包含了以下这些内容:
1) 货物质量远远达不到之前的样品的质量，所以不能被接受。
2) 订购的是1500件衬衫，收到的却只有1400件。
3) 很多老主顾已经定了货，现在却不能发货，因此公司蒙受了极大的损失。
4) 务必于3月20日前告知处理方案。
5) 如逾期收不到答复则取消订单并要求赔偿。
请看下面的这封由Winston 写给Brown 的投诉信是如何运用四点方案来设定结构的。
Dear Mr Brown
We have just received delivery of order no. 2601 placed with you on 16 February. We regret to say, however, that the goods delivered do not meet our requirements.
The quality of the goods appears to be far below that of the samples which were sent earlier and are therefore not acceptable. Furthermore, as you can see in the copy of the invoice we enclose, we requested 1,500 shirts but have only received 1,400 of those.
We have received many requests from our regular customers for these shirts but have been unable to fulfill the orders and have lost considerable revenue as a result. We therefore hope you will let us know by March 20 what action you can take to help us solve this present difficulty. If we do not hear from you by that date we will regretfully be forced to cancel the order and ask for compensation.
We look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely
Winston Bevan
分析：第一部分开门见山说明写信的原因，指出2月16日的订单收到的货物不能满足他们的要求，收信人一眼便知此信的目的是投诉。第二部分说明投诉的原因及细节，提供收件人所需了解的所有信息，收到的衬衫不仅出了质量问题（与样品质量不符）而且数量也不够（订购1500件，收到1400件）。第三部分是结论，说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。由于许多老主顾已经定了货，现在却因对方原因不能发货，使公司蒙受了损失，因此对方必须于3月20日前告知对此事的处理方案，否则将取消订单并要求赔偿。最后的结尾只有简单的一句话，看似可有可无，却表达了写信人坚决却不失礼貌的态度，使事态的发展留有缓和的余地。
这封信正是运用了“四点方案”，将一大堆的内容进行了合理布局，使信的每一部分功能一目了然，内容与结构完美相结合。“四点方案”还可以用来布局传真的行文结构，因为传真电文的写作方式与商务信函相差无几，这里不再举例。
3. 商务报告
此外，“四点方案”还可以稍作调整，用来设定篇幅简短的商务报告的结构。简要的商务报告一般分为简介(introduction)、讨论(discussion)、结论(conclusions)和建议(recommendations)四个部分。请看下面这个关于在公司实行禁烟的报告：
This report examines whether there is a need for the company to have a smoking ban. At the moment employees can smoke where they like. This includes smoking at their desks, in the reception area and in the restaurant.
It is a fact that smoking is harmful to health. Ten times as many smokers get lung cancer as non-smokers. Moreover non-smokers are also at risk from passive smoking. Personally, I believe most employees who smoke would like to stop smoking. It is certainly the case that non-smokers are unhappy about working in a smoky environment. If it was forbidden to smoke in the building I think that smokers would be willing to go outside the building to have a cigarette.
It's important that the company considers the health and safety of all its employees, as well as visiting customers. Allowing employees to smoke anywhere is dangerous firstly because it is harmful to health, and secondly because it can be a fire risk. In addition it is inconsiderate to non-smokers.
This report therefore recommends that smoking is banned from the whole building. This does not necessarily mean that the ban is total and immediate. One possible course of action could be that smoking is banned from the restaurant and reception area immediately. I suggest that a shelter is provided outside the building for smokers and then for smoking to be banned everywhere, including the toilets.
分析：第一部分阐明报告的缘由（公司是否有必要禁烟）和背景（目前员工抽烟不受限制）。第二部分讨论事实和意见，指出员工在工作中抽烟的做法不仅伤害自身更危及他人。第三部分是结论，因为吸烟危害健康，公司应该考虑到员工及来访客户的健康与安全。第四部分提出如何禁烟的具体措施及做法。
从以上几例分析可以看出，“四点方案”可以用于多种商务英语文书写作。如能熟练运用“四点方案”组织文章结构，不仅可以完整清晰地表达文书的内容，还可使作者写起来一气呵成，读者读起来一目了然，因而减少阅读时间。初学者需要多阅读范例，多比较、多体会，然后再尝试模仿，最后才能驾轻就熟。教学中，无论涉及哪种文书写作，教师都要提醒学生尝试用“四点方案”设定文书结构，只有经过不断强化，学生才能领悟这种技巧并熟练运用之。
［参考文献］
［1］戴冬冬. 论商务英语写作［J］.东北大学学报(社会科学版). 2001年7月: 221-223
［2］李细平. PIADA一商务英语写作课程教学新模式［J］.商场现代化. 2008年11月:195-196
［3］阮绩智. 论商务英语写作课程设计与教学实施模式［J］.山东外语教学. 2005年第1期: 57-59
［4］张春玲. 培养复合型人才的一门重要课程—商务英语写作［J］. 社科纵横. 2007年8月: 169-170
［5］Taylor, Shirley. 张卫平、康成翠 (译).商务英语写作实例精解［M］. 北京：外语教学与研究出版社, 2007:19-25
［6］http://www.britishcouncil.org/professionals-lesson-downloads-business-writing-homepage.htm
关键词：商务写作；技巧；四点方案
21世纪以来，我国的政治、经济、文化等各项事业都进入了一个崭新的发展阶段。随着国际交流往来比以前频繁，贸易往来也更加积极。作为现代商务沟通中的一种重要形式，商务写作的重要性日益凸显。随着现代商务节奏不断加快，以及传真、电子邮件的普及，英语商务信函等写作方式正经历着一次变革，过时的写作风格与表达形式已不符合现代商务英语写作的基本原则。对国际型商界人士而言，熟练掌握现代英语写作原则和技巧是他们必须具备的技能之一。在这一新形势下，各类高校普遍开设了旨在培养应用型人才的商务英语专业，相关课程建设也开展得如火如荼。
《商务英语写作》是融商务知识与英语写作、商务写作技巧为一体的综合课程。其主要任务是培养学生掌握商务英语应用文书的基本知识和写作技能，提高商务英语文书的表达能力。这种专门的写作要求作者必须具备基本的商务知识，其文章无论从内容上还是从表达形式上都有其特殊性和专业性，往往融合了经济学的原理和方法，经济术语一般较多。同时，这类写作还要求具备相应的规范性。大部分商务文书在格式上都有特殊的要求，写作时必须采用规范的格式。教学中，教师根据教学内容需要提供典型范文，供学生阅读、评论和分析，其目的是让学生能够了解和掌握商务英语写作的基本文体、格式、交际策略及语言特点。
一、 商务文书写作的一般技巧
商务英语并非是一种专门的语言，就其基本用词、基本句型和基本语法而言都与普通的英语毫无差别，它只是将英语运用到商务环境和商务活动中的一种专门用途英语。
商务英语专业的学生学习写作商务英语文书是从学习写作技巧开始的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆?福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。一封好的商务信函需要做到外观格式正确，内容完整，条理清晰，语言简练，语法句式用词正确，此外还需语气得当。
那么如何才能用英语写出一封好的商务文书呢？
首先当然是正确的格式，有些商务文书具有固定的格式如：商务合同、邀请信、通知等；这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。而有些商务文书则是非固定格式的如信函、电子邮件、传真等。因此需要熟悉握英语书信等商务文件的写作格式。
其次是清楚完整的内容，商务文书的内容是根据具体商务情境的要求而定的，因此写之前要列好提纲，以保证内容完整没有遗漏。另外，写作时需要结合各种实际情况，熟练地运用英语商务书信中常用的表达方式或句式，清楚表达写作者意图。
接下来就是用何种形式将内容表达出来了，这就是文章的组织结构。对于非固定格式类的信函、电子邮件、传真等，如何组织文章结构，使人阅读起来一目了然、条理清晰，这是写好商务文书的一大技巧。文章结构是一封商务信函的框架，如果框架不正确，就不能完整正确地表达文书的内容。本文将通过分析写作案例，介绍商务英语文书的结构技巧——“四点方案”。
二、 什么是“四点方案”？
商务文书应该具有良好的结构，否则会导致在不该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化，因而不能很好地表达内容。在校大学生没有实际写作经验，有的甚至都没有认真研读过一封英语商务信函，更谈不上什么写作技巧了。笔者曾经给刚刚接触《商务英语写作》课的学生做过调查和测试，全班没有一个同学写过英语商务文书，通过他们的现场写作测试结果来看，内容基本是信马由缰，想到哪写到哪，根本不知道哪些该写，哪些不该写，而从结构上来说则问题更多，文章没有层次，不会合理分段，很多同学的作文甚至从头到尾只有一个段落。这说明学生对于商务英语文书的结构不熟悉、不了解。所以帮助学生学习商务文书写作的第一步是教给他们设定文章组织结构的技巧。
雪莉•泰勒(Taylor, 2007:20)在《商务英语写作实例精解》一书中说：“无论是撰写商务信函、传真电文、备忘录还是电子邮件，设定其主体结构的总体规则是相同的。用地道的商务语言写出结构恰当的文书是有效交流的核心。” 她还在书中提出一个设定文书结构的“四点方案(4 point plan)”。如下图所示：
图示说明：
① 开场白或简述(opening or introduction)：说明写信的原因，内容可以包括阐述写信的目的，提及前一封信件、上次的接触或此前的文书
② 中间部分(central section)，也即信的主体，提供收件人所需了解的所有信息，或者写信人要求对方提供的信息，有时两者都包括。简单明了地陈述细节，并根据内容分成段落。确保逻辑通顺。
③ 结论(conclusion)部分说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。如有必要提出最后期限。
④ 结尾(close)通常只需简单的一行句子，与信的内容相呼应。
三、 用“四点方案”设定商务文书的行文结构
1. 电子邮件
下面以一封电子邮件来说明如何用“四点方案”设定文章结构。
John Wang想请Suzie为公司25周年庆典录制影像。之前他曾去参观过她的工作室，回来后觉得很满意，于是去信商谈录制方案及费用事宜。请看下面的电子邮件：
Dear Suzie
①Thank you for inviting me to visit your studios last week. I was most impressed by your new facilities.
②I am delighted that you can accept our invitation to produce a video to celebrate the company’s 25th anniversary. This is a very special landmark in our history, and it is important that this video portrays both past, present and future.
③You promised to let me have a draft outlining your thoughts for this special video. I look forward to receiving this before 30 October together with your approximate costings.
④If you need any further information please give a call on 2757272.
Best wishes
John Wang
Market Manager
ST Electronics
www.stelectronics.co.sg
分析：第一部分开门见山说明写信的原因，提及之前的接触，即参观对方的工作室。并谈及感受，即对对方的办公设施很满意。第二部分是邮件内容的主体，提供收件人所需了解的所有信息，即请Suzie为公司25周年庆典录制影像。简单明了地陈述细节，说明此事的重大意义。第三部分是结论部分，说明收件人应采取的行动，这里John Wang要求Suzie设计出录制方案及费用并提出期限即“30 October”。最后是结尾，只有简单的一句话，提供电话号码以备日后联系，与前一部分内容相呼应。
可以看出，这封运用“四点方案”写出来的电子邮件，结构合理、条理清晰，内容没有一句多余的话，完全达到了商务沟通的目的。
2. 一般信函
由于电子邮件一般遵守“一件事一个主题”原则，所以篇幅较短，比较容易设定结构。那么一封表达较多内容的信函是如何运用“四点方案”来组织结构的呢？
Winston所在的公司于2月16日向Brown所在的公司订购了一批衬衫（订单号2601），但是收到的货物却不能满足他们的要求，不仅出了质量问题而且数量也不够。Winston给 Brown写了一封投诉信，包含了以下这些内容:
1) 货物质量远远达不到之前的样品的质量，所以不能被接受。
2) 订购的是1500件衬衫，收到的却只有1400件。
3) 很多老主顾已经定了货，现在却不能发货，因此公司蒙受了极大的损失。
4) 务必于3月20日前告知处理方案。
5) 如逾期收不到答复则取消订单并要求赔偿。
请看下面的这封由Winston 写给Brown 的投诉信是如何运用四点方案来设定结构的。
Dear Mr Brown
We have just received delivery of order no. 2601 placed with you on 16 February. We regret to say, however, that the goods delivered do not meet our requirements.
The quality of the goods appears to be far below that of the samples which were sent earlier and are therefore not acceptable. Furthermore, as you can see in the copy of the invoice we enclose, we requested 1,500 shirts but have only received 1,400 of those.
We have received many requests from our regular customers for these shirts but have been unable to fulfill the orders and have lost considerable revenue as a result. We therefore hope you will let us know by March 20 what action you can take to help us solve this present difficulty. If we do not hear from you by that date we will regretfully be forced to cancel the order and ask for compensation.
We look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely
Winston Bevan
分析：第一部分开门见山说明写信的原因，指出2月16日的订单收到的货物不能满足他们的要求，收信人一眼便知此信的目的是投诉。第二部分说明投诉的原因及细节，提供收件人所需了解的所有信息，收到的衬衫不仅出了质量问题（与样品质量不符）而且数量也不够（订购1500件，收到1400件）。第三部分是结论，说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。由于许多老主顾已经定了货，现在却因对方原因不能发货，使公司蒙受了损失，因此对方必须于3月20日前告知对此事的处理方案，否则将取消订单并要求赔偿。最后的结尾只有简单的一句话，看似可有可无，却表达了写信人坚决却不失礼貌的态度，使事态的发展留有缓和的余地。
这封信正是运用了“四点方案”，将一大堆的内容进行了合理布局，使信的每一部分功能一目了然，内容与结构完美相结合。“四点方案”还可以用来布局传真的行文结构，因为传真电文的写作方式与商务信函相差无几，这里不再举例。
3. 商务报告
此外，“四点方案”还可以稍作调整，用来设定篇幅简短的商务报告的结构。简要的商务报告一般分为简介(introduction)、讨论(discussion)、结论(conclusions)和建议(recommendations)四个部分。请看下面这个关于在公司实行禁烟的报告：
This report examines whether there is a need for the company to have a smoking ban. At the moment employees can smoke where they like. This includes smoking at their desks, in the reception area and in the restaurant.
It is a fact that smoking is harmful to health. Ten times as many smokers get lung cancer as non-smokers. Moreover non-smokers are also at risk from passive smoking. Personally, I believe most employees who smoke would like to stop smoking. It is certainly the case that non-smokers are unhappy about working in a smoky environment. If it was forbidden to smoke in the building I think that smokers would be willing to go outside the building to have a cigarette.
It's important that the company considers the health and safety of all its employees, as well as visiting customers. Allowing employees to smoke anywhere is dangerous firstly because it is harmful to health, and secondly because it can be a fire risk. In addition it is inconsiderate to non-smokers.
This report therefore recommends that smoking is banned from the whole building. This does not necessarily mean that the ban is total and immediate. One possible course of action could be that smoking is banned from the restaurant and reception area immediately. I suggest that a shelter is provided outside the building for smokers and then for smoking to be banned everywhere, including the toilets.
分析：第一部分阐明报告的缘由（公司是否有必要禁烟）和背景（目前员工抽烟不受限制）。第二部分讨论事实和意见，指出员工在工作中抽烟的做法不仅伤害自身更危及他人。第三部分是结论，因为吸烟危害健康，公司应该考虑到员工及来访客户的健康与安全。第四部分提出如何禁烟的具体措施及做法。
从以上几例分析可以看出，“四点方案”可以用于多种商务英语文书写作。如能熟练运用“四点方案”组织文章结构，不仅可以完整清晰地表达文书的内容，还可使作者写起来一气呵成，读者读起来一目了然，因而减少阅读时间。初学者需要多阅读范例，多比较、多体会，然后再尝试模仿，最后才能驾轻就熟。教学中，无论涉及哪种文书写作，教师都要提醒学生尝试用“四点方案”设定文书结构，只有经过不断强化，学生才能领悟这种技巧并熟练运用之。
［参考文献］
［1］戴冬冬. 论商务英语写作［J］.东北大学学报(社会科学版). 2001年7月: 221-223
［2］李细平. PIADA一商务英语写作课程教学新模式［J］.商场现代化. 2008年11月:195-196
［3］阮绩智. 论商务英语写作课程设计与教学实施模式［J］.山东外语教学. 2005年第1期: 57-59
［4］张春玲. 培养复合型人才的一门重要课程—商务英语写作［J］. 社科纵横. 2007年8月: 169-170
［5］Taylor, Shirley. 张卫平、康成翠 (译).商务英语写作实例精解［M］. 北京：外语教学与研究出版社, 2007:19-25
［6］http://www.britishcouncil.org/professionals-lesson-downloads-business-writing-homepage.htm