大数据时代对企业档案管理人员的素质要求

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  伴随互联网技术的发展,网络信息已经无处不在,渗透在我们只要能想到的方方面面。庞大而复杂的网络技术将人类生存空间在这个维度里,拉近的甚至可以面对面。互联网技术的广泛应用,不同角色、各类组织、各色机构相互间输入与输出的海量信息衍生出巨大数据量,从而使我们迎来了信息量暴增的崭新时代——大数据时代。
  数字档案馆是大数据时代档案馆的发展方向。何谓数字档案馆?在国家档案局《数字档案馆建设指南》中,是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
  为适应大数据时代的发展要求,企业建设数字档案馆,将能更好地整合企业档案信息资源,提升企业档案管理水平。实现更大范围的档案利用,提高档案查全率与查准率,提高档案管理人员的工作效率、降低工作强度。同时可以更好的保护纸质档案及其他传统载体档案。
  一、 何为大数据时代
  据相关机构预测,未来10年全球数据量将以超过40%的速度增长,2020年全球数据量将达到35ZB,为2009年(0.8ZB)的44倍,且其中80%以上为非结构化数据(如图片、音频、视频等)。这些数据是传统互联网、移动互联网、物联网、云计算的快速发展而产生的数据爆发式增长。从这些数据而言,充分说明了世界已经步入了大数据时代。
  所谓大数据,就是巨量资料、海量资料,指的是所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具,在合理时间内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的资讯。作为档案管理人员,如何从海量数据中发掘出有价值的信息,满足不同档案用户的信息需求,将档案资源转化为知识资源,这是大数据时代对档案管理人员提出的新要求。
  二、企业档案管理人员现状
  在信息技术的冲击下,企业的管理模式发生了巨大变化,管理思想、方法、手段、模式和理论的得到不断创新。其中,档案管理模式也从传统的手工模式发展到网络信息管理模式,管理流程、手段也相应发生变化,逐步进入数字化档案时代。
  档案数字化建设是一项技术性、系统性工作,涉及融合了计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等多项高新技术。企业除在资金、技术等方面给与大力支持外,人的素质是制约档案信息化发展的一个不可忽视的关键因素。长期以来,档案管理岗位在企业生产经营活动中,一直处于后勤“保管员”的角色,因此在人员配备上也普遍采取了安置照顾型设置,缺乏适应档案信息化快速发展的复合型人才,特别是缺乏即具备传统档案管理基本素质,又熟悉掌握现代信息化技术的复合型人才。目前,企业档案管理人员普遍存在以下四个方面的不足。
  (一)档案专业知识欠缺
  当前,企业档案管理人员素质参差不齐,一般都为半路出家,鲜有档案专业出身的人员,所以专业文化程度不高。而随着档案数字化建设的不断深入,档案管理人员除应具备熟知传统档案管理基本知识和基本操作方法外,还需要具备一定的档案专业知识,能够熟练掌握应用现代信息网络技术的新型复合型人才。
  (二) 档案管理人员构成失调
  在企业档案管理人员中,普遍存在男性少、女性多,高学历少、低学历多,非专业人员多、专业人员少,人员年龄偏大多、中青年骨干少等状况。有些档案管理人员甚至没有参加过专业的档案培训,对于传统的档案管理方法了解都不甚透彻,更谈不上掌握现代化管理手段,直接影响新技术、新系统的推广应用。
  三、大数据时代下对档案管理人员的素质要求
  在经济全球化、信息网络化的知识经济时代,人才是信息化建设的决定因素,对于档案数字化建设也同样如此。要适应档案信息化发展要求,档案管理人员应具备以下五个方面的素质。
  (一) 要具有良好的思想政治素质
  档案工作是一项政治性很强的工作。档案管理人员要不断加强自身修养,树立正确的理想信念和科学的世界观、人生观和价值观。自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,以及企业档案工作的相关法律、法规和各种规章制度,不断强化依法治档意识。严格遵守档案工作纪律,严守档案秘密。
  (二)要具有优秀的职业道德素质
  档案是历史的真实记录,是企业的宝贵财富。档案管理人员对待工作需要有强烈的责任心、使命感和执著热情,这样才能爱岗敬业、认真履职,做到干这行爱这行。实事求是的维护档案的历史原貌,是档案的生命线。档案管理人员正是凭借自己的双手和智慧,通过自己诚实严谨、耐心细致、热情周到、全心全意地为社会、为企业、为群众服务,实现了自身价值,体现出职业道德素养。
  (三) 要具有丰富的专业知识素质
  档案管理人员应通过参加自学、专业培训等各种途径,弥补专业知识的不足,对于新增档案门类、载体,能够提出科学合理的管理方法,具备信息化时代地探索创新精神,从而不断提升档案利用开发能力。同时要熟悉党和国家、企业关于档案工作的方针政策、法律法规,以及行业标准和规定,做到依法依规做好企业档案工作,指导企业档案业务。
  (四)要具有扎实的实际操作素质
  信息化建设的实施就是档案管理软件系统和其它多种软件的投入应用,档案管理人员除了要熟悉档案管理软件功能和熟练操作外,还要能够使用扫描仪、摄像机结合图像处理软件,对一些纸质文件进行数字化处理、加工,以及文件格式的压缩、转换等操作,学会整合各种档案信息资源开发用户所需的信息产品,以便用户能够通过档案管理网络系统进行借阅和使用,达到信息
  共享。
  总而言之,大数据时代已经是信息社会发展的必然结果,档案管理人员只有紧跟时代发展步伐,不断加强档案信息化知识与技能的学习,才能更好地胜任大数据时代的档案工作。
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