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[摘要]随着高职教育事业的发展和教育体制改革的深化，档案工作的地位和作用已是日益重要。建立一种有别于传统模式的新的档案工作机制已非常重要，就规范和改进高职院校档案管理工作进行阐述。
[关键词]高职院校 档案 档案管理
中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2009）0720180－01
高职院校的档案管理是学校的主体、核心和重点，同时也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志之一。担负着培养成功的应用型人才重任的高职院校的档案管理工作，可以借鉴同类院校的档案管理办法，更应结合高职院校实际建立有自己特色的管理办法，以适应新时期发展的需要。因此本人认为需从以下几方面规范和改进高职院校档案管理工作。
一、完善档案管理体制，使档案管理适应时代发展
各高职院校档案管理规模是随着学校的发展而不断扩大的，但因历史的原因，规划时大多是以综合档案室为单位而附属于其它的部门，有的附属在学校的组织部门或人事部门；有的附属在学校的图书馆等部门代管。随着高职教育事业的发展和教育体制改革的深化，档案工作的地位和作用已是日益重要。建立一种有别于传统模式的新的档案工作机制已非常重要。
建立新机制是档案工作与时俱进的需要，是自身发展的需要。新的档案工作机制的主旨应该是科学有效的管理。它应以适应学校快速发展的需要、适应最新的科学技术发展等新形势的需要而制定。
档案管理部门应是高职院校的一个独立单位，应赋予它职能部门的权力和责任，这样既可以提高档案工作的地位，又可以发挥档案人积极性，学校应该将档案工作纳入学校的规划管理之中。发挥档案管理的职能作用。档案管理工作要接受学校考核，同时学校各职能部门的档案工作也要接受档案管理部门的考核。这样档案管理部门就会积极主动地去规划档案工作的未来、积极开展工作。
高职院校档案大部分来源于学校各职能部门的职能活动，从文件的产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的真实、完整、准确。档案管理部门作为学校的职能部门就能取得学校领导的重视和学校各部门的支持，名正言顺地去协调学校各职能部门的关系。督促各部门设立兼职档案人员负责本部门各类档案收集、整理、编目、移交等工作，构成一张覆盖学校档案管理的网络。档案管理工作是否能科学操作、规范管理，这对高职院校的发展起着非常重要的作用。
二、加强基础工作，为科技兴档打好基础
目前，各高职院校档案部门的工作条件和工作环境与快速发展的学校是不相匹配的，传统的手写笔抄还在档案工作中延用，档案管藏案卷数量繁多、时间跨度长、且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时间档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面而不具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。因此各高职院校要从现代化档案管理的源头抓起，规范档案基础工作，提高档案管理的水平，档案管理工作要实行制度化、标准件、规范化，严把档案的形成关、收集关、归档关。使档案工作的归档、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、借阅等一系列工作有章可循、有法可依。同时也要把档案信息化建设纳入学校信息化建设的规化之中，要以科技兴档为着眼点，在逐步完善档案基础工作的同时，要加大档案工作电子化、科学化的力度。在改善档案工作环境的同时，要加强档案工作经费的投入。逐步实现档案办公自动化、数字化、网络化；要添置电脑、扫描仪、打印机、刻录机等必要的现代化工具。初步实现档案计算机管理化，做到档案收集齐全完整，分类科学合理、查找快捷方便。使档案生成一体化、管理一体化、利用一体化。
三、加强队伍建设，提高档案人员的综合素质
目前，高职院校的档案工作部门普遍存在档案专业人员缺乏的局面，多数学校的专职档案工作人员人数偏少，有的还身兼数职。档案人员的状况决定了档案工作发展的前景。为了更好地适应新形势下档案管理事业的需要，加强队伍建设，提高档案人员的综合素质已显得非常重要。因此学校今后在档案人员的配备上要突出年轻化、知识化、专业化，把政治思想强、知识结构新、热爱档案工作的新生力量充实到档案队伍中来，对他们进行培养、教育并委以重任，为将来担当重任打下基础。
另一方面是要自我提升。加强对现有人员的培训是解决目前现状的另一途径。学校要为现有的档案工作者创造条件，采取多种形式、多种途径对他们进行全方位的培训，让他们在通过学习后能对新时期档案工作理念与技术流程获得系统完整的认识，能够掌握现代档案管理技术的基本操作要领。同时档案工作者要努力学习并掌握现代管理技术和管理手段。让自己具备统观全局的分析能力、权衡利弊的决断能力、挖潜创新的开发能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。
四、开发、利用、完善档案信息资源
学校档案是学校发展历史的真实记录，它包含了学校教学、科研、管理、思想政治教育等多方面的内容，它记载和延续着学校多年办学而自然形成的传统特色。无论是人事档案、文书档案、科技档案等都真实地记录了每段历史的进程，反映了当时的客观事实。充分开发利用这些档案必将有利于高职院校的快速发展。
（一）建立和完善教学科研档案。学校作为知识的传播地和教学研究中心，广大教学科研人员在长期的实践工作中产生了许多的教学科研成果，把学校所有的优秀科研成果收集整理成科研档案，必将有利于学校的教学科研工作。建立教学科研档案还有利于学校的管理，因为它是学校尊重知识、尊重人才的表现。建立教学科研档案还有助于更好地开展教师的考核和评定，能倡导教师具有进取意识，树正气、兴学风，有利于优化教书育人的学校环境。
（二）完善学生档案。目前学校学生档案的主要内容是学籍档案，它的主要内容包括：学生名册、新生登记表、学籍变更材料、各学期成绩表、毕业生登记表等等。它是学生在校期间学习及生活的最原始的记录，随着社会的不断发展和用人单位不断变换的需要，这些材料就显得不完整，还需要我们收集。如学生在校期间的诚信度、综合素质、协调能力等等这也是用人单位所看中的内容。这就要求我们在做好学籍档案管理工作的基础上增设学生档案的内容，以满足用人单位的需要，使学生在激烈的就业竞争中顺利走向工作岗位。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准、纸质档案数字化技术规定（DA/T31－2005）.
[2]中国档案，2003年3月.
[3]薛定珍，《考试周刊》，2008年第29期.
[关键词]高职院校 档案 档案管理
中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2009）0720180－01
高职院校的档案管理是学校的主体、核心和重点，同时也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志之一。担负着培养成功的应用型人才重任的高职院校的档案管理工作，可以借鉴同类院校的档案管理办法，更应结合高职院校实际建立有自己特色的管理办法，以适应新时期发展的需要。因此本人认为需从以下几方面规范和改进高职院校档案管理工作。
一、完善档案管理体制，使档案管理适应时代发展
各高职院校档案管理规模是随着学校的发展而不断扩大的，但因历史的原因，规划时大多是以综合档案室为单位而附属于其它的部门，有的附属在学校的组织部门或人事部门；有的附属在学校的图书馆等部门代管。随着高职教育事业的发展和教育体制改革的深化，档案工作的地位和作用已是日益重要。建立一种有别于传统模式的新的档案工作机制已非常重要。
建立新机制是档案工作与时俱进的需要，是自身发展的需要。新的档案工作机制的主旨应该是科学有效的管理。它应以适应学校快速发展的需要、适应最新的科学技术发展等新形势的需要而制定。
档案管理部门应是高职院校的一个独立单位，应赋予它职能部门的权力和责任，这样既可以提高档案工作的地位，又可以发挥档案人积极性，学校应该将档案工作纳入学校的规划管理之中。发挥档案管理的职能作用。档案管理工作要接受学校考核，同时学校各职能部门的档案工作也要接受档案管理部门的考核。这样档案管理部门就会积极主动地去规划档案工作的未来、积极开展工作。
高职院校档案大部分来源于学校各职能部门的职能活动，从文件的产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的真实、完整、准确。档案管理部门作为学校的职能部门就能取得学校领导的重视和学校各部门的支持，名正言顺地去协调学校各职能部门的关系。督促各部门设立兼职档案人员负责本部门各类档案收集、整理、编目、移交等工作，构成一张覆盖学校档案管理的网络。档案管理工作是否能科学操作、规范管理，这对高职院校的发展起着非常重要的作用。
二、加强基础工作，为科技兴档打好基础
目前，各高职院校档案部门的工作条件和工作环境与快速发展的学校是不相匹配的，传统的手写笔抄还在档案工作中延用，档案管藏案卷数量繁多、时间跨度长、且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时间档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面而不具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。因此各高职院校要从现代化档案管理的源头抓起，规范档案基础工作，提高档案管理的水平，档案管理工作要实行制度化、标准件、规范化，严把档案的形成关、收集关、归档关。使档案工作的归档、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、借阅等一系列工作有章可循、有法可依。同时也要把档案信息化建设纳入学校信息化建设的规化之中，要以科技兴档为着眼点，在逐步完善档案基础工作的同时，要加大档案工作电子化、科学化的力度。在改善档案工作环境的同时，要加强档案工作经费的投入。逐步实现档案办公自动化、数字化、网络化；要添置电脑、扫描仪、打印机、刻录机等必要的现代化工具。初步实现档案计算机管理化，做到档案收集齐全完整，分类科学合理、查找快捷方便。使档案生成一体化、管理一体化、利用一体化。
三、加强队伍建设，提高档案人员的综合素质
目前，高职院校的档案工作部门普遍存在档案专业人员缺乏的局面，多数学校的专职档案工作人员人数偏少，有的还身兼数职。档案人员的状况决定了档案工作发展的前景。为了更好地适应新形势下档案管理事业的需要，加强队伍建设，提高档案人员的综合素质已显得非常重要。因此学校今后在档案人员的配备上要突出年轻化、知识化、专业化，把政治思想强、知识结构新、热爱档案工作的新生力量充实到档案队伍中来，对他们进行培养、教育并委以重任，为将来担当重任打下基础。
另一方面是要自我提升。加强对现有人员的培训是解决目前现状的另一途径。学校要为现有的档案工作者创造条件，采取多种形式、多种途径对他们进行全方位的培训，让他们在通过学习后能对新时期档案工作理念与技术流程获得系统完整的认识，能够掌握现代档案管理技术的基本操作要领。同时档案工作者要努力学习并掌握现代管理技术和管理手段。让自己具备统观全局的分析能力、权衡利弊的决断能力、挖潜创新的开发能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。
四、开发、利用、完善档案信息资源
学校档案是学校发展历史的真实记录，它包含了学校教学、科研、管理、思想政治教育等多方面的内容，它记载和延续着学校多年办学而自然形成的传统特色。无论是人事档案、文书档案、科技档案等都真实地记录了每段历史的进程，反映了当时的客观事实。充分开发利用这些档案必将有利于高职院校的快速发展。
（一）建立和完善教学科研档案。学校作为知识的传播地和教学研究中心，广大教学科研人员在长期的实践工作中产生了许多的教学科研成果，把学校所有的优秀科研成果收集整理成科研档案，必将有利于学校的教学科研工作。建立教学科研档案还有利于学校的管理，因为它是学校尊重知识、尊重人才的表现。建立教学科研档案还有助于更好地开展教师的考核和评定，能倡导教师具有进取意识，树正气、兴学风，有利于优化教书育人的学校环境。
（二）完善学生档案。目前学校学生档案的主要内容是学籍档案，它的主要内容包括：学生名册、新生登记表、学籍变更材料、各学期成绩表、毕业生登记表等等。它是学生在校期间学习及生活的最原始的记录，随着社会的不断发展和用人单位不断变换的需要，这些材料就显得不完整，还需要我们收集。如学生在校期间的诚信度、综合素质、协调能力等等这也是用人单位所看中的内容。这就要求我们在做好学籍档案管理工作的基础上增设学生档案的内容，以满足用人单位的需要，使学生在激烈的就业竞争中顺利走向工作岗位。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准、纸质档案数字化技术规定（DA/T31－2005）.
[2]中国档案，2003年3月.
[3]薛定珍，《考试周刊》，2008年第29期.