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摘 要:货币资金是单位中流动性最强的资产,也最容易出现问题,每个单位应特别重视货币资金的管理和控制。本文结合事业单位的特点分析了货币资金会计控制的要点和方法,以期达到对货币资金控制的目的。
关键词:事业单位; 货币资金; 控制管理
一、加强货币资金会计控制的必要性
货币资金是事业单位资产的重要组成部分,广义上包括现金、银行存款和其他货币资金。它具有流动性强、变现速度快这一特点,是当前可以用来支付的、诱惑力最大、最易被侵吞挪用的资产。事业单位的资金,多数源于纳税人上缴税收形成的财政收入或单位按国家政策收取的行政事业性收入,是国家用于支持社会事业发展的资金。因此,加强货币资金内部控制尤其显得重要,其内部控制的主要目的就是防止贪污舞弊行为,保证资产的安全,保证会计资料的准确,满足事业单位发展需要。近年来,特大贪污案层出不穷,如携巨额公款外逃、挪用公款赌博或投资等。这表明加强单位货币资金会计控制,切实管好自己的钱袋子,意义重大而任务紧迫。那么,在哪些环节、方面,用什么样的方法进行控制才能保证单位货币资金的安全、完整呢?
二、货币资金控制的八个要点
按照财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金(试行)》的要求,结合事业单位的特点,笔者认为应从以下八个要点进行控制,保证单位货币资金的安全、完整。
1、管住货币资金的流入点。事业单位的资金流入主要包括财政或主管部门拨款、行政事业性收费和自身的经营收入三个方面。重点需要控制的是后两项资金的流入。单位对取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设小金库,不得账外设账,严禁收款不入账。对未完全实行票款分离的收费单位要建立收费管理制度,在会计科目设置和核算上、收费部门的收费台账设置上要能达到两部门及时核对、互相监督的要求,杜绝收入不入账的现象。经营收入要经常核对、分析收入的进度,预防个别人员收回货款不上缴单位。
2、把好货币资金支出关。事业单位是以“社会公益”为宗旨,用自身的工作发展服务于社会。资金应当合法、合理地用于事业发展。为此,要做到“四审四看”。即:一是审支付申请,看是否有理有据;二是审支付程序,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备;三是审支付复核,看复核工作是否到位;四是审支付办理,看是否按审批意见和规定程序、途径办理,出纳人员是否及时登记现金和银行存款日记账。
3、管住银行开户点。对事业单位而言,多头开户的主要目的是搞“小金库”,更有甚者,将单位公款以职工个人名义私存银行现象也较普遍。这样就会有一部分资金处于单位掌控之外,极易造成经手人员的贪污和挪用,并难以察觉。因此,单位应按照有关规定,应及时、定期对银行开户点进行认真清理和检查。
4、管住现金盘存点。现金是流动性最强的资产,由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睐”的对象。在现阶段,很多单位的日常现金盘点工作基本上都是由现金出纳人员自行完成的,这项制度必须改进,至少应增加第三者参与盘点或监盘的内容,比如让主管会计与出纳人员共同盘点,保证现金账面余额与实际库存相符,不出纰漏。
5、管住银行、客户对账点。一般而言,单位与银行之间的对账是每月至少核对一次。现在各分行为防止柜台办理人员与单位出纳串通,已采取让第三方送、取对帐单的形式与单位对帐。对单位来说,还需要改变由银行出纳负责对帐的管理方式,应指定主管会计等其他人员负责对帐和编制余额调节表。同时要加强与异地和同城单位之间往来款项的核对,确保货币资金支付合理,回收及时、足额。
6、管住票据及印章保管点。这里的票据包括银行、税务和财政票据。对事业单位来说,涉及到的财政票据管理更应严格。因此,各单位要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,要制定票据管理制度,指定专人管理,专设备查簿登记,防止空白票据的遗失和被盗用,并且备查簿要作会计档案管理。同时,单位必须加强银行预留印鉴的管理,严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。要始终坚信,制度约束比个人的自觉性更可靠、更有效。
7、管住督促、检查点。任何人或多或少都可能有些惰性、任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加强对与货币资金有关的人员和制度的督促检查很有必要。对监督检查过程中发现的问题,应当及时采取措施,加以纠正和完善。有条件的单位要设置内审科室,或者由主管部门的审计人员定期或不定期的进行监督检查。
8、管住财会人员的任用点。财会人员要具有政治思想好、业务能力强、职业道德好的良好素质,还要具备从业资格和任职资格。同时,要建立定期换岗、轮岗制度,不仅能使常年不“挪窝”易滋生的懒散习气和小团体势力得以克服和抑制,还可以使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人接手而揭示出来。
三、货币资金会计控制的方法
1、不相容职务相互分离控制。
这种控制方法要求单位按照不相容职务分离的原则,合理设计会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。以货币资金支付会计控制环节为例,货币资金支付的授权批准、实际办理、会计记录、稽核检查及与该项货币资金支付直接有关的业务经办等岗位必须相互分离、相互制约,不能一人多岗,身兼数职。也就是说,任何单位不能由一个人办理货币资金业务的全过程。事业单位由于编制、人员等原因有时会计人员太少,但领导一定要对此重视,至少应设置两名会计人员,达到内控制度的基本要求。
2、授权批准控制。
这种控制方法要求单位明确规定设计会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。授权又分为一般授权和特殊授权。一般授权是指日常状况下对正常经济业务事项的授权,具有一定规律性和稳定性。特殊授权是指特殊、紧急情况对正常或非经济业务事项的特别授权,常为应急所用。此外,对于重要的货币资金支付业务,比如事业单位的大笔专项资金的投入、对外投资等,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,有效防范货币资金被贪污、侵占、挪用或投资失败。
3、会计信息系统控制。
这种控制方法要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职。 事业单位货币资金业务的审核主要是按会计基本规范的要求对包括原始凭证、所有的记帐凭证、会计账簿、财务会计报告等进行认真地稽核。
4、内部报告控制。
这种控制方法要求各单位要建立和完善内部报告制度,全面反映单位的经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的实效性和针对性。在货币资金控制环节适时运用内部报告控制方法十分重要。其一,货币资金经办人对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告;其二,单位通过定期或不定期地进行现金盘点,可能发现现金账面余额与实际库存不相符的情况;其三,通过报告单位货币资金收入、支出、结存情况并对下一阶段货币资金流入、流出量进行预计和推算,可以帮助单位负责人全面了解单位现金流量,为其做出正确的资金使用决策提供基础性资料。
关键词:事业单位; 货币资金; 控制管理
一、加强货币资金会计控制的必要性
货币资金是事业单位资产的重要组成部分,广义上包括现金、银行存款和其他货币资金。它具有流动性强、变现速度快这一特点,是当前可以用来支付的、诱惑力最大、最易被侵吞挪用的资产。事业单位的资金,多数源于纳税人上缴税收形成的财政收入或单位按国家政策收取的行政事业性收入,是国家用于支持社会事业发展的资金。因此,加强货币资金内部控制尤其显得重要,其内部控制的主要目的就是防止贪污舞弊行为,保证资产的安全,保证会计资料的准确,满足事业单位发展需要。近年来,特大贪污案层出不穷,如携巨额公款外逃、挪用公款赌博或投资等。这表明加强单位货币资金会计控制,切实管好自己的钱袋子,意义重大而任务紧迫。那么,在哪些环节、方面,用什么样的方法进行控制才能保证单位货币资金的安全、完整呢?
二、货币资金控制的八个要点
按照财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金(试行)》的要求,结合事业单位的特点,笔者认为应从以下八个要点进行控制,保证单位货币资金的安全、完整。
1、管住货币资金的流入点。事业单位的资金流入主要包括财政或主管部门拨款、行政事业性收费和自身的经营收入三个方面。重点需要控制的是后两项资金的流入。单位对取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设小金库,不得账外设账,严禁收款不入账。对未完全实行票款分离的收费单位要建立收费管理制度,在会计科目设置和核算上、收费部门的收费台账设置上要能达到两部门及时核对、互相监督的要求,杜绝收入不入账的现象。经营收入要经常核对、分析收入的进度,预防个别人员收回货款不上缴单位。
2、把好货币资金支出关。事业单位是以“社会公益”为宗旨,用自身的工作发展服务于社会。资金应当合法、合理地用于事业发展。为此,要做到“四审四看”。即:一是审支付申请,看是否有理有据;二是审支付程序,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备;三是审支付复核,看复核工作是否到位;四是审支付办理,看是否按审批意见和规定程序、途径办理,出纳人员是否及时登记现金和银行存款日记账。
3、管住银行开户点。对事业单位而言,多头开户的主要目的是搞“小金库”,更有甚者,将单位公款以职工个人名义私存银行现象也较普遍。这样就会有一部分资金处于单位掌控之外,极易造成经手人员的贪污和挪用,并难以察觉。因此,单位应按照有关规定,应及时、定期对银行开户点进行认真清理和检查。
4、管住现金盘存点。现金是流动性最强的资产,由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睐”的对象。在现阶段,很多单位的日常现金盘点工作基本上都是由现金出纳人员自行完成的,这项制度必须改进,至少应增加第三者参与盘点或监盘的内容,比如让主管会计与出纳人员共同盘点,保证现金账面余额与实际库存相符,不出纰漏。
5、管住银行、客户对账点。一般而言,单位与银行之间的对账是每月至少核对一次。现在各分行为防止柜台办理人员与单位出纳串通,已采取让第三方送、取对帐单的形式与单位对帐。对单位来说,还需要改变由银行出纳负责对帐的管理方式,应指定主管会计等其他人员负责对帐和编制余额调节表。同时要加强与异地和同城单位之间往来款项的核对,确保货币资金支付合理,回收及时、足额。
6、管住票据及印章保管点。这里的票据包括银行、税务和财政票据。对事业单位来说,涉及到的财政票据管理更应严格。因此,各单位要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,要制定票据管理制度,指定专人管理,专设备查簿登记,防止空白票据的遗失和被盗用,并且备查簿要作会计档案管理。同时,单位必须加强银行预留印鉴的管理,严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。要始终坚信,制度约束比个人的自觉性更可靠、更有效。
7、管住督促、检查点。任何人或多或少都可能有些惰性、任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加强对与货币资金有关的人员和制度的督促检查很有必要。对监督检查过程中发现的问题,应当及时采取措施,加以纠正和完善。有条件的单位要设置内审科室,或者由主管部门的审计人员定期或不定期的进行监督检查。
8、管住财会人员的任用点。财会人员要具有政治思想好、业务能力强、职业道德好的良好素质,还要具备从业资格和任职资格。同时,要建立定期换岗、轮岗制度,不仅能使常年不“挪窝”易滋生的懒散习气和小团体势力得以克服和抑制,还可以使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人接手而揭示出来。
三、货币资金会计控制的方法
1、不相容职务相互分离控制。
这种控制方法要求单位按照不相容职务分离的原则,合理设计会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。以货币资金支付会计控制环节为例,货币资金支付的授权批准、实际办理、会计记录、稽核检查及与该项货币资金支付直接有关的业务经办等岗位必须相互分离、相互制约,不能一人多岗,身兼数职。也就是说,任何单位不能由一个人办理货币资金业务的全过程。事业单位由于编制、人员等原因有时会计人员太少,但领导一定要对此重视,至少应设置两名会计人员,达到内控制度的基本要求。
2、授权批准控制。
这种控制方法要求单位明确规定设计会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。授权又分为一般授权和特殊授权。一般授权是指日常状况下对正常经济业务事项的授权,具有一定规律性和稳定性。特殊授权是指特殊、紧急情况对正常或非经济业务事项的特别授权,常为应急所用。此外,对于重要的货币资金支付业务,比如事业单位的大笔专项资金的投入、对外投资等,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,有效防范货币资金被贪污、侵占、挪用或投资失败。
3、会计信息系统控制。
这种控制方法要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职。 事业单位货币资金业务的审核主要是按会计基本规范的要求对包括原始凭证、所有的记帐凭证、会计账簿、财务会计报告等进行认真地稽核。
4、内部报告控制。
这种控制方法要求各单位要建立和完善内部报告制度,全面反映单位的经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的实效性和针对性。在货币资金控制环节适时运用内部报告控制方法十分重要。其一,货币资金经办人对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告;其二,单位通过定期或不定期地进行现金盘点,可能发现现金账面余额与实际库存不相符的情况;其三,通过报告单位货币资金收入、支出、结存情况并对下一阶段货币资金流入、流出量进行预计和推算,可以帮助单位负责人全面了解单位现金流量,为其做出正确的资金使用决策提供基础性资料。