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【摘要】学校档案是学校的重要史料，管理好学校档案资料是学校管理工作的一项重要内容。当前的中学档案管理还处于起步阶段，仍有不尽人意之处，这就要求我们不但要强化意识，还要引进现代化管理技术和新设备，以便为学校提供优质服务。
【关键词】学校档案管理 加强意识 健全制度 增加投入 提供服务
Brief talk about how to manage well the file information of the high school
Pei Xiaohua
【Abstract】The school files are the important historical data of a school, so to manage well the school files is a piece of great work in the school management. The present files management of the high school is in a starting period, so there are some problems, which need us not only to strengthen the consciousness but also to introduce into the modern management and new equipment so as to offer the school the knight service.
【Keywords】Management of school files Strengthening consciousness Perfecting system Increasing investment Providing with service
学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，是维护党和国家历史面貌的一项重要事业，学校档案真实地反映了学校不同时期的教学工作和管理工作的情况，它利用文字、图表、声像等各种形式来保存和查考各类对象的原始记录，汇集着大量的知识和信息，记载着学校办学的历史和全校师生员工的全面发展状况，是学校的重要史料。如何管理好学校档案资料是学校管理工作的一项重要内容。
1．中学档案管理工作的现状。当前中学档案管理仍有不尽人意之处，大多数中学档案管理都处于起步阶段。
1．1 档案材料收集不齐全。有些部门由于档案管理意识不强，归档制度落实不够，造成档案收集难、收集不全的部题。例如：文书档案有些处室没有及时把阅处完的文件归档，有的文件只有正文没有底稿，或者只有底稿，没有正文；有的只有请示，没有批复，或者只有批复，没有请示。部分教职工和学生的获奖文件和证书没有归档。领导按计划听课但没有记录，学校重大活动中形成的照片和音像没能按规定归档。
1．2 管理工作不规范，档案不得很好利用。中学档案室是学校一个综合档案室，由各个处室把要归档的材料交到学校档案室统一管理、利用，但是目前大多数中学都存在学校各处室为了各自的工作方便总是自己保管档案资料，等到认为不需要时才交到学校档案室（学校没有统一时间限制），例如：学生档案、学籍档案、教学方案等由教务处管理；教学经验、科研成果等资料由科研处管理；有关德育、安全等方面由政教处管理。所以形成多部门管理档案，使档案管理处于各自为政、分散管理状态，缺乏统一、规范管理，使学校的档案得不到很好利用。
1．3 管理手段落后、基础设施不达标。目前中学保存的档案为纸质档案，以根据档案材料不同内容、不同的载体形式用手工对其进行整理、分类、立卷、装订、统计、制作目录检索工具，装入相应的盒、箱柜中，进行排列保管。这是个靠人工检索的管理模式，存在检索速度慢、准确率低不利于学校档案利用。由于学校资金不足，基础设施落后，库房简陋，大多数中学的档案室很难找到一个合格的综合档案室，即库房、阅档室和办公室混为一体的档案室。库房面积狭小，“三铁八防”配置不全，没有先进的设备技术管理，所以难以保证学校档案资料保管的完整性和安全性。
2．如何管理好中学的档案资料。要管理好中学的档案资料，不但要强化档案管理意识，还要引进现代化的管理技术和新设备，只有通过先进的设备技术管理，才能迅速、高效地为学校各项工作提供优质服务，更好地发挥中学档案管理在学校管理中的重要作用。下面就如何管理好中学的档案资料，作粗浅的认识：
2．1 加强意识，注重收集。学校领导要高度重视档案工作，把档案工作列入学校工作的重要议事日程，要结合实际，支持和维护学校档案工作。首先学校档案的收集要按照国家、政府及行政部门的有关规定，把学校各部门分散的有关教育、教学、科研、人事、行政等方面的文件材料以及各种资料，经过挑选，集中于学校综合档案室，这是学校档案工作的起点。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期（以一学年为期）对文件材料进行清理检查，确保文件材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。有效地做好学校档案的收集工作，还必须建立和健全学校归档制度，包括归档范围、归档时限和归档要求等以保证档案资料归档及时、齐全完整。
2．2 健全制度、规范管理。建立完善的档案管理工作制度，使学校档案工作逐步实现规范化，完善学校档案工作各项制度。我校制定了《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案室管理制度》，此外还编制了档案分类方案和各类检索工具。如：文书、教学档案全引目录、案卷目录、专题目录等，使学校的档案工作有章可循，保证了档案质量。即把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化的过程。学校档案整理的原则是，按照学校教育、教学、科研、财务、人事、行政和经营管理活动过程中所形成的档案材料自身规律，保持其结构的完整性；按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的保管及使用。
2．3 增加基础投入，提高业务能力。学校有条件许可下，适当对学校档案室投入经费。一是增加基础设备配备和改善工作环境，同时为适应档案管理现代化建设的需要，配置一些先进设配。二是加强档案人员学习培训，加强档案人员自身业务素质。一方面学习培训档案专业知识理论，另一方面学习培训现代化管理知识和先进技术设备的操作技能。通过学习培训，使学校档案管理员更新知识，提高管理水平。作为中学档案管理员必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，从而提高工作能力。
2．4 提供服务，开发利用。档案管理的目的在于利用，没有利用，档案就没有存在的意义。搞好中学档案管理工作，就是更好地为教育教学服务。为此我们学校充分利用档案信息资源，为学校各部门提供便利。总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又要做到主动地提供查阅服务，使档案的价值得以实现。作为档案人员要熟悉档案室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，应及时对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究找出工作中的不足，以科学的态度把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
【关键词】学校档案管理 加强意识 健全制度 增加投入 提供服务
Brief talk about how to manage well the file information of the high school
Pei Xiaohua
【Abstract】The school files are the important historical data of a school, so to manage well the school files is a piece of great work in the school management. The present files management of the high school is in a starting period, so there are some problems, which need us not only to strengthen the consciousness but also to introduce into the modern management and new equipment so as to offer the school the knight service.
【Keywords】Management of school files Strengthening consciousness Perfecting system Increasing investment Providing with service
学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，是维护党和国家历史面貌的一项重要事业，学校档案真实地反映了学校不同时期的教学工作和管理工作的情况，它利用文字、图表、声像等各种形式来保存和查考各类对象的原始记录，汇集着大量的知识和信息，记载着学校办学的历史和全校师生员工的全面发展状况，是学校的重要史料。如何管理好学校档案资料是学校管理工作的一项重要内容。
1．中学档案管理工作的现状。当前中学档案管理仍有不尽人意之处，大多数中学档案管理都处于起步阶段。
1．1 档案材料收集不齐全。有些部门由于档案管理意识不强，归档制度落实不够，造成档案收集难、收集不全的部题。例如：文书档案有些处室没有及时把阅处完的文件归档，有的文件只有正文没有底稿，或者只有底稿，没有正文；有的只有请示，没有批复，或者只有批复，没有请示。部分教职工和学生的获奖文件和证书没有归档。领导按计划听课但没有记录，学校重大活动中形成的照片和音像没能按规定归档。
1．2 管理工作不规范，档案不得很好利用。中学档案室是学校一个综合档案室，由各个处室把要归档的材料交到学校档案室统一管理、利用，但是目前大多数中学都存在学校各处室为了各自的工作方便总是自己保管档案资料，等到认为不需要时才交到学校档案室（学校没有统一时间限制），例如：学生档案、学籍档案、教学方案等由教务处管理；教学经验、科研成果等资料由科研处管理；有关德育、安全等方面由政教处管理。所以形成多部门管理档案，使档案管理处于各自为政、分散管理状态，缺乏统一、规范管理，使学校的档案得不到很好利用。
1．3 管理手段落后、基础设施不达标。目前中学保存的档案为纸质档案，以根据档案材料不同内容、不同的载体形式用手工对其进行整理、分类、立卷、装订、统计、制作目录检索工具，装入相应的盒、箱柜中，进行排列保管。这是个靠人工检索的管理模式，存在检索速度慢、准确率低不利于学校档案利用。由于学校资金不足，基础设施落后，库房简陋，大多数中学的档案室很难找到一个合格的综合档案室，即库房、阅档室和办公室混为一体的档案室。库房面积狭小，“三铁八防”配置不全，没有先进的设备技术管理，所以难以保证学校档案资料保管的完整性和安全性。
2．如何管理好中学的档案资料。要管理好中学的档案资料，不但要强化档案管理意识，还要引进现代化的管理技术和新设备，只有通过先进的设备技术管理，才能迅速、高效地为学校各项工作提供优质服务，更好地发挥中学档案管理在学校管理中的重要作用。下面就如何管理好中学的档案资料，作粗浅的认识：
2．1 加强意识，注重收集。学校领导要高度重视档案工作，把档案工作列入学校工作的重要议事日程，要结合实际，支持和维护学校档案工作。首先学校档案的收集要按照国家、政府及行政部门的有关规定，把学校各部门分散的有关教育、教学、科研、人事、行政等方面的文件材料以及各种资料，经过挑选，集中于学校综合档案室，这是学校档案工作的起点。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期（以一学年为期）对文件材料进行清理检查，确保文件材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。有效地做好学校档案的收集工作，还必须建立和健全学校归档制度，包括归档范围、归档时限和归档要求等以保证档案资料归档及时、齐全完整。
2．2 健全制度、规范管理。建立完善的档案管理工作制度，使学校档案工作逐步实现规范化，完善学校档案工作各项制度。我校制定了《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案室管理制度》，此外还编制了档案分类方案和各类检索工具。如：文书、教学档案全引目录、案卷目录、专题目录等，使学校的档案工作有章可循，保证了档案质量。即把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化的过程。学校档案整理的原则是，按照学校教育、教学、科研、财务、人事、行政和经营管理活动过程中所形成的档案材料自身规律，保持其结构的完整性；按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的保管及使用。
2．3 增加基础投入，提高业务能力。学校有条件许可下，适当对学校档案室投入经费。一是增加基础设备配备和改善工作环境，同时为适应档案管理现代化建设的需要，配置一些先进设配。二是加强档案人员学习培训，加强档案人员自身业务素质。一方面学习培训档案专业知识理论，另一方面学习培训现代化管理知识和先进技术设备的操作技能。通过学习培训，使学校档案管理员更新知识，提高管理水平。作为中学档案管理员必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，从而提高工作能力。
2．4 提供服务，开发利用。档案管理的目的在于利用，没有利用，档案就没有存在的意义。搞好中学档案管理工作，就是更好地为教育教学服务。为此我们学校充分利用档案信息资源，为学校各部门提供便利。总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又要做到主动地提供查阅服务，使档案的价值得以实现。作为档案人员要熟悉档案室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，应及时对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究找出工作中的不足，以科学的态度把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。