论文部分内容阅读
中国儿童中心成立于1982年，是党中央、国务院赠送给全国少年儿童的一份厚礼。是集应用科学研究、兴趣培养、教育活动和公共服务为一体的国家级校外教育机构。
校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。
校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。
在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。
俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。
一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键
（一）档案工作的辅助性和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位
档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。
（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识
每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。
（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动
目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。
（四）档案收集的特点和重要性
档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。
二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法
印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。
（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作
1.根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。
2.中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。
（二）制定档案收集制度
1.明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。
2.中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。
3.各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。
（三）确定文件归档的质量要求
1.归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。
2.文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。
3.归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4.文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。
5.归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。
6.归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。
三、掌握档案收集的方法
1.中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。
2.中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。
3.中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。
4.归档时间一般在第二年的6月份以前。
5.中心档案管理人员要负责将各部门归档的文件收集后进行检查、验收和鉴定工作。主要是检查案卷的卷内目录填写、备考表的签名和盖章是否规范；使用的档案盒是否符合要求的防腐档案盒；卷内页码编写是否有遗漏等，这些看似是小问题，但是不注意检查就会给日后档案备案带来更多的麻烦，并且影响日后工作。
档案的收集管理工作是一项职责与技能管理相结合，是多部门、多环节的综合性业务工作，做好档案收集工作有利于档案管理水平的进一步提高。
校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。
校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。
在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。
俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。
一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键
（一）档案工作的辅助性和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位
档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。
（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识
每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。
（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动
目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。
（四）档案收集的特点和重要性
档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。
二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法
印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。
（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作
1.根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。
2.中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。
（二）制定档案收集制度
1.明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。
2.中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。
3.各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。
（三）确定文件归档的质量要求
1.归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。
2.文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。
3.归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4.文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。
5.归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。
6.归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。
三、掌握档案收集的方法
1.中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。
2.中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。
3.中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。
4.归档时间一般在第二年的6月份以前。
5.中心档案管理人员要负责将各部门归档的文件收集后进行检查、验收和鉴定工作。主要是检查案卷的卷内目录填写、备考表的签名和盖章是否规范；使用的档案盒是否符合要求的防腐档案盒；卷内页码编写是否有遗漏等，这些看似是小问题，但是不注意检查就会给日后档案备案带来更多的麻烦，并且影响日后工作。
档案的收集管理工作是一项职责与技能管理相结合，是多部门、多环节的综合性业务工作，做好档案收集工作有利于档案管理水平的进一步提高。