论文部分内容阅读
【摘 要】新时期，档案管理工作面临了更大的考验与挑战，如何实现信息化发展，符合信息时代多元化需要，成为当前档案管理工作应重点考量的问题。本文就档案管理信息化内涵以及标准、实践工作中存在的问题以及有效的应对策略展开分析。对提升档案管理工作信息化水平，充分发挥档案资源综合效用价值，实现可持续的全面发展，有重要的实践意义。
【关键词】档案管理；信息化；策略
0.前言
档案为社会文化遗产之中的重要内容之一，为人类文明发展以及社会进步的真正历史印记，同时也是推动先进生产力发展，创建现代文化的核心任务以及重要支撑。该过程之中全面推动档案管理工作的信息化建设，则为信息时代符合发展特征，提升核心竞争力的必由途径。
1.档案管理信息化内涵
档案管理信息化主要体现在标准性、数字化以及网络化几个层面。首先，档案信息体现标准性，主要在于推动档案实体资料管理逐步面向信息管理方向发展的过程，其需要借助完备的业务规范以及相应的技术标准。该类规模以及标准则应由档案管理单位进行统一设定，公布以及具体实施。具体来讲档案管理标准化涵盖采集信息资源标准化、信息存储管理标准化以及应用、建设、网络系统标准化、工具软件标准化等内容。基于电子档案信息的显著特征，令其在检索搜寻、应用下载上体现了更大的便利性，可全面实现重要档案资源内容的一体化共享，符合社会应用档案信息资源的综合需要。档案信息数字化具体涵盖四方面内容，即档案资料目录的数字化、编辑研究成果的数字化、全文内容数字化、实体图片化等。而全文数字化则是最为核心的环节。网络化层面，主要是通过对档案信息资源实施数字化处理，利用网络平台、局域网系统等各类丰富的计算机信息技术手段，创建档案信息资源网站，为大众搜寻查阅档案信息以及资源共享提供便利，以达到信息资源开放性、交互性以及社会化应用。档案信息资源网络化体现了明显的功能优势，可令档案资源发展形成全社会共同拥有、共享应用的资源财富，使得身处各个区域的不同用户均能受益，进而显著提升服务管理功能以及应用效益。
2.档案管理信息化包含的问题
档案管理信息化工作虽然成效显著，然而仍旧包含一些不足问题。首先，从建设任务层面来讲，工作量较大、承担任务量繁重，且较难快速的体现工作效果。档案信息化发展阶段中，不仅要对当前存储的档案资源完成数据化处理，利用扫描微缩等技术，使得馆藏书籍、音响资料、照片资料等制作成为电子文件。同时，还应采用必要的处理文档工具，依照工作标准针对数据库系统实施规范化管理，方便应用于检索。再者，应面向广大客户提供网络应用平台，提供优质多元化的远程服务。可通过电磁屏蔽手段，实施内外网系统的物理隔离，完成数据信息备份、资料加密、布设防火墙等多重防控，有效预防网络黑客不良攻击影响、员工人为误操作将数据修改或删除，预防信息资源不完整或失密，进而保证档案信息资源整体可靠安全。还应基于电子信息技术手段的持续完善以及不断进步，针对电子文件做进一步转换升级，令其始终处在可以应用的状态，预防由于技术升级最终丧失效用价值，导致资源不良损坏。为实现档案管理信息化，创建形成数字档案馆，还应进一步扩充财政投入，实现较大突破，快速更新发展复制技术，这样方能全面缩短发展时间，实现更大的升华。
档案管理高效快速的信息化建设，影响制约的一个瓶颈问题便是资金。为强化信息化管理建设，便要采购计算机系统、路由器装置、扫描设备、微缩工具、打印复印设备等，同时建设内部局域网，使之与外部因特网安全相连，做好信息资源安全管理防护等。上述工作环节均需要投入大量资金，再加上电子产品换代更新频率快，其生命周期并不长，无法通过一次投入便无限制的获取回报，后续的养护维修、系统升级经费、更新换代投入将持续不断，因此在一定程度上对档案管理信息化建设形成了制约影响。
档案管理信息化发展，需要工作人员不断的应用计算机以及网络系统，因此体现了该项任务的高层次性，特别对工作人员观念思想、工作技能、文字水平以及综合素质提出了高标准要求。为此，要求工作人员不仅能熟练应用计算机进行操作，掌握快速应用判断信息的技能，还应精通有关档案工作业务知识，因此该行业急需要复合型人才。然而，由于深受传统用人制度的约束，令人才合理竞争较难实施，加之档案机构待遇水平有限，无法提升对优秀人才吸引力，更不能有效的留住人才，较难对冗员进行消化，导致档案机构员工呈现出年龄高、管理方式老、发展提升滞后、无法提升活力等问题。
3.档案管理信息化策略
档案管理信息化建设，首先应明确工作目标，确保长远以及近期目标全面结合。应依照具体标准要求，符合科学适用的工作原则。对于长期目标应站在战略高度，全盘进行分析，确保高质量水平以及全面统一性，进而为技术更新预留兼容以及扩充发展的空间，尽可能少走弯路，预防走回头路，杜绝浪费资源的不良问题。对于近期目标应把握可行性以及实用性，对于基础业务工作应依照标准化规定有效整理档案资源，利用计算机做好档案著录以及标引处理。应确保各项工作全面细化，达到精益求精的效果，不应马虎敷衍，需要透过完成近期目标不断的总结经验、合理修订并优化长期工作目标，达到循序渐进的效果。
对于馆藏资料或是新归档信息处理，应做到分清主次，可依据先处理新档案而后处理旧档案的顺序。针对馆藏档案信息，可依据先重点而后一般的顺序原则，在对当前馆藏实施分析处理的同时，针对具有重要价值的信息档案应先实施数字化处理，并可把握时机对库藏档案做好清理工作。特别针对一些毫无保存价值的资料可依照流程销毁，进而有效缩减重复性劳动。
实施方案阶段中，应把握统筹规划以及分布进行的原则。如果财力支持力度较为有限，则应依照当地区域经济建设水平以及档案机构可获得的财力，明确长短期相结合的建设硬件设施方案。首先需要采购一些先行设施，并通过每年分步添加的方式，无需力求一步到位。在配置计算机系统过程中，应依照业务需求以及员工具备的计算机实践应用水平，依照不同等次进行匹配。另外，在硬件设施选配环节中，应把握服务器高配置以及终端系统低配置的工作原则，替换硬件环节则可将新型高配置机器作为服务器，替换下来的旧机用作终端设备。
为有效开发人力资源，应重视强化培训结合引进人才机制，通过建立公平合理的人才选聘制度招纳复合型人才，优化部门人才结构。再者，应优选骨干人才深入高校、发达地区档案部门从事专业培训，积极开展岗位练兵，促进员工自学成才，一边学习一边应用，进而提升综合素质水平。筹措资金环节，应力争获取财政部门的广泛支持，同时积极进行自筹活动。档案机构应积极获取决策领导人的大力重视，力争将档案管理信息化工作纳入到政府信息化发展项目之中，有效的满足预算经费需要，通过激发主观能动性，获取多层面的经费支持。
4.结语
总之，为提升档案管理信息化水平，我们只有基于档案管理信息化内涵，针对实践工作中包含的问题，制定科学有效的信息化工作策略，方能达到事半功倍的工作效果，适应信息时代发展要求，实现又好又快的全面发展。
【参考文献】
[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010（12）.
[2]方满银.档案管理信息化的安生性探讨[J].现代经济信息，2014（18）.
[3]张莉萍.浅谈档案管理信息化对国企管理的重要性[J].城市建设理论研究（电子版），2013（28）.
[4]张亚伦，陈立新.促进档案管理信息化进程提升档案工作者能力素养[J].北京档案，2012（5）.
【关键词】档案管理；信息化；策略
0.前言
档案为社会文化遗产之中的重要内容之一，为人类文明发展以及社会进步的真正历史印记，同时也是推动先进生产力发展，创建现代文化的核心任务以及重要支撑。该过程之中全面推动档案管理工作的信息化建设，则为信息时代符合发展特征，提升核心竞争力的必由途径。
1.档案管理信息化内涵
档案管理信息化主要体现在标准性、数字化以及网络化几个层面。首先，档案信息体现标准性，主要在于推动档案实体资料管理逐步面向信息管理方向发展的过程，其需要借助完备的业务规范以及相应的技术标准。该类规模以及标准则应由档案管理单位进行统一设定，公布以及具体实施。具体来讲档案管理标准化涵盖采集信息资源标准化、信息存储管理标准化以及应用、建设、网络系统标准化、工具软件标准化等内容。基于电子档案信息的显著特征，令其在检索搜寻、应用下载上体现了更大的便利性，可全面实现重要档案资源内容的一体化共享，符合社会应用档案信息资源的综合需要。档案信息数字化具体涵盖四方面内容，即档案资料目录的数字化、编辑研究成果的数字化、全文内容数字化、实体图片化等。而全文数字化则是最为核心的环节。网络化层面，主要是通过对档案信息资源实施数字化处理，利用网络平台、局域网系统等各类丰富的计算机信息技术手段，创建档案信息资源网站，为大众搜寻查阅档案信息以及资源共享提供便利，以达到信息资源开放性、交互性以及社会化应用。档案信息资源网络化体现了明显的功能优势，可令档案资源发展形成全社会共同拥有、共享应用的资源财富，使得身处各个区域的不同用户均能受益，进而显著提升服务管理功能以及应用效益。
2.档案管理信息化包含的问题
档案管理信息化工作虽然成效显著，然而仍旧包含一些不足问题。首先，从建设任务层面来讲，工作量较大、承担任务量繁重，且较难快速的体现工作效果。档案信息化发展阶段中，不仅要对当前存储的档案资源完成数据化处理，利用扫描微缩等技术，使得馆藏书籍、音响资料、照片资料等制作成为电子文件。同时，还应采用必要的处理文档工具，依照工作标准针对数据库系统实施规范化管理，方便应用于检索。再者，应面向广大客户提供网络应用平台，提供优质多元化的远程服务。可通过电磁屏蔽手段，实施内外网系统的物理隔离，完成数据信息备份、资料加密、布设防火墙等多重防控，有效预防网络黑客不良攻击影响、员工人为误操作将数据修改或删除，预防信息资源不完整或失密，进而保证档案信息资源整体可靠安全。还应基于电子信息技术手段的持续完善以及不断进步，针对电子文件做进一步转换升级，令其始终处在可以应用的状态，预防由于技术升级最终丧失效用价值，导致资源不良损坏。为实现档案管理信息化，创建形成数字档案馆，还应进一步扩充财政投入，实现较大突破，快速更新发展复制技术，这样方能全面缩短发展时间，实现更大的升华。
档案管理高效快速的信息化建设，影响制约的一个瓶颈问题便是资金。为强化信息化管理建设，便要采购计算机系统、路由器装置、扫描设备、微缩工具、打印复印设备等，同时建设内部局域网，使之与外部因特网安全相连，做好信息资源安全管理防护等。上述工作环节均需要投入大量资金，再加上电子产品换代更新频率快，其生命周期并不长，无法通过一次投入便无限制的获取回报，后续的养护维修、系统升级经费、更新换代投入将持续不断，因此在一定程度上对档案管理信息化建设形成了制约影响。
档案管理信息化发展，需要工作人员不断的应用计算机以及网络系统，因此体现了该项任务的高层次性，特别对工作人员观念思想、工作技能、文字水平以及综合素质提出了高标准要求。为此，要求工作人员不仅能熟练应用计算机进行操作，掌握快速应用判断信息的技能，还应精通有关档案工作业务知识，因此该行业急需要复合型人才。然而，由于深受传统用人制度的约束，令人才合理竞争较难实施，加之档案机构待遇水平有限，无法提升对优秀人才吸引力，更不能有效的留住人才，较难对冗员进行消化，导致档案机构员工呈现出年龄高、管理方式老、发展提升滞后、无法提升活力等问题。
3.档案管理信息化策略
档案管理信息化建设，首先应明确工作目标，确保长远以及近期目标全面结合。应依照具体标准要求，符合科学适用的工作原则。对于长期目标应站在战略高度，全盘进行分析，确保高质量水平以及全面统一性，进而为技术更新预留兼容以及扩充发展的空间，尽可能少走弯路，预防走回头路，杜绝浪费资源的不良问题。对于近期目标应把握可行性以及实用性，对于基础业务工作应依照标准化规定有效整理档案资源，利用计算机做好档案著录以及标引处理。应确保各项工作全面细化，达到精益求精的效果，不应马虎敷衍，需要透过完成近期目标不断的总结经验、合理修订并优化长期工作目标，达到循序渐进的效果。
对于馆藏资料或是新归档信息处理，应做到分清主次，可依据先处理新档案而后处理旧档案的顺序。针对馆藏档案信息，可依据先重点而后一般的顺序原则，在对当前馆藏实施分析处理的同时，针对具有重要价值的信息档案应先实施数字化处理，并可把握时机对库藏档案做好清理工作。特别针对一些毫无保存价值的资料可依照流程销毁，进而有效缩减重复性劳动。
实施方案阶段中，应把握统筹规划以及分布进行的原则。如果财力支持力度较为有限，则应依照当地区域经济建设水平以及档案机构可获得的财力，明确长短期相结合的建设硬件设施方案。首先需要采购一些先行设施，并通过每年分步添加的方式，无需力求一步到位。在配置计算机系统过程中，应依照业务需求以及员工具备的计算机实践应用水平，依照不同等次进行匹配。另外，在硬件设施选配环节中，应把握服务器高配置以及终端系统低配置的工作原则，替换硬件环节则可将新型高配置机器作为服务器，替换下来的旧机用作终端设备。
为有效开发人力资源，应重视强化培训结合引进人才机制，通过建立公平合理的人才选聘制度招纳复合型人才，优化部门人才结构。再者，应优选骨干人才深入高校、发达地区档案部门从事专业培训，积极开展岗位练兵，促进员工自学成才，一边学习一边应用，进而提升综合素质水平。筹措资金环节，应力争获取财政部门的广泛支持，同时积极进行自筹活动。档案机构应积极获取决策领导人的大力重视，力争将档案管理信息化工作纳入到政府信息化发展项目之中，有效的满足预算经费需要，通过激发主观能动性，获取多层面的经费支持。
4.结语
总之，为提升档案管理信息化水平，我们只有基于档案管理信息化内涵，针对实践工作中包含的问题，制定科学有效的信息化工作策略，方能达到事半功倍的工作效果，适应信息时代发展要求，实现又好又快的全面发展。
【参考文献】
[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010（12）.
[2]方满银.档案管理信息化的安生性探讨[J].现代经济信息，2014（18）.
[3]张莉萍.浅谈档案管理信息化对国企管理的重要性[J].城市建设理论研究（电子版），2013（28）.
[4]张亚伦，陈立新.促进档案管理信息化进程提升档案工作者能力素养[J].北京档案，2012（5）.