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【摘要】：本文叙述了工程施工过程中内业资料整理时应注意的问题，并针对存在问题提出了一系列行之有效的解决措施。
【关键词】：内业资料 搜集整理 归档
中图分类号：TQ639.2 文献标识码：A
内业资料是工程的直接反應，是工作情况的详细记录，它可以直接反应一个工程施工单位对日常工作的落实情况，平日里无论一个单位风貌、人员工作状态以及工作积极程度等各方面的写照，通过内业资料可以清楚的了解一个单位的制度是否完善、责任是否到位、管理是否合理、人际关系是否团结，所以内业资料的整理是工程管理工作中重要的一部分。
正是基于以上考虑，工程技术资料的整理必须做到及时、真实、准确、完整，即应该满足如下几点：
一、及时性。及时性是做好工程内业资料的前提。工程内业资料是对整个建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理。同时，及时性还反映在施工企业内部质量的管理上。质量控制、进度控制和投资控制要求工程技术保证资料的整理必须及时，为控制提供可靠的依据。 社会监理机构和政府监督机关也要求施工企业及时整理好工程内业资料，以备核查或核定工程质量等级。 因此，工程内业资料的整理应杜绝拖沓滞后，闭门造车现象和应付突击式的心理。
二、真实性。真实性是做好工程内业资料的灵魂。资料的整理应该实事求是，客观准确，不要为了“偷工减料或省工省料”而隐瞒真相；也不要为“取得较高的工程质量等级”而歪曲事实。所有资料的整理应与施工过程同步。材料使用前必须有合格证和必要的试验报告，采取见证取样送检制度，试验应有见证取样记录。分项工程质量评定必须到现场实测检查，不得闭门伪造。
三、准确性。准确性是做好工程内业资料的核心。工程内业资料的准确性取决于以下一些方面。混凝土强度评定应明确验收批的概念，应区分不同的分部或施工段，正确运用统计和非统计评定方法。同时，在具体计算时，混凝土强度的平均值取一位有效位数，标准差取二位有效位数。分项工程质量评定的填写应规范化。保证项目内容填写应详细具体，不能以“符合要求”、“满足规范”来概而论之。基本项目的每个子项的等级应按优良百分率确定，并且要用文字说明，不可随心所欲地以符号代替。分项工程质量等级应根据基本项目和允许偏差项目的百分率确定。
四、完整性。完整性是做好工程内业资料的基础。不完整的资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
然而由于工程管理水平的参差不齐，造成了部分工程单位在内业资料整理过程中出现了这样那样的问题，主要表现在：
一是资料不全。施工综合管理资料如开工申请报告及开工令、重要的施工管理文件、设计交底、设计技术要求、重要技术问题专题会会议纪要、工程建设进度管理文件、监理、设计、业主文件、施工大事记等,此类资料的缺少或原件缺失只有复印件；现场各道工序、分项、分部工程资料缺失或根本没有整理,导致分项、分部、单位工程资料存在断链现象;试验、检验频率及项目不够满足规范要求,原材料出厂材质证明、设备机具仪表检测率定资料及出厂合格证不齐或缺失等,另外,还存在施工日志不详细或缺失,无法进行溯源。
二是资料格式不规范。 没有按照《交通文件材料立卷归档方法》中规定,在施工过程中发现,资料格式存在不统一,不规范,五花八门,表格模糊、歪斜,文件幅面的左白、右白、天头、地脚尺寸大小不一,各有不同,差距较大,另外,纸张质量差别较大,无法统一规范装订组卷。
三是记录不规范。施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难；施工原始资料存在漏记、错记、结论评语不当、数字修约有误、随意涂改等现象,禁止使用改正液、橡皮檫、刀片、涂黑方式对错记内容进行修改,可根据有关要求进行划改。原始资料要做到内容齐全无误、字迹清楚、图样清晰、图面整洁、涂改规范。
四是原始资料存放管理不规范。在项目部及各工区,原始资料存放较为随便、杂乱无章,部分内业资料存在潮湿、泛黄现象,各工区间资料不能有效衔接,总而言之,不能够做到统一有效管理,更谈不上防潮、防蛀了。
为解决以上问题，内业基础资料管理工作应严格按照“专人管理，分类成册，规范存档”的工作思路，逐项进行夯实和改进。
一是领导重视，专人负责。项目班子成员要明确认识：内业资料管理是办公系统的重要组成部分，也是项目管理综合能力的直接反映。进场伊始，项目部在建立健全各项规章制度的同时，在办公系统内业管理方面建立了内业资料管理制度、档案管理规章制度等。从项目班子成员的角度有明确分工，项目书记主抓综合办公室的内业资料管理工作。综合办公室主任负责内业资料管理的全面工作。为了便于管理好内业资料，具有可操作性，办公室成员还要根据自身的工作经验，就内业管理资料做到具体分工。
二、分类成册，细化目录。为了使内业资料管理更加规范化、系统化、条理化，便于查阅，项目综合办公室应把内业资料管理进行分类，即文件类（包括电报、传真、信函、通知、决定等）、党委工作、工会工作、共青团工作、培训学习类、劳资类（包括月份考勤表、人员变动登记等等）、行政工作、宣传工作和其他，每一大类归档时都放在规定卷柜里，便于管理、查找和存档。重点在文件管理方面：项目部收到上一级和局项目经理部的文件和传真电报后，专管人员立即登记、上账，粘贴传阅单，做到有可追塑性。按照班子成员分工，经项目经理或项目书记批示，然后按照批示精神，传阅到每一个受批示的人。
三、严格管理，规范存档。多年的经验告诉我们，项目综合办公室的内业资料管理工作，从一个侧面能够体现项目管理的整体水平。文件的存档要到有条理，就要从规范管理上下功夫。一是做好文件的归档工作。项目部从文件的收发、传阅、存档，到内业资料的存档，要严格按照文件归档的标准去操作。此外，待工程项目结束后，红头文件和电报请示局指挥部部后，统一处理或销毁。二是建立好资料档案。工作实践中局指挥部的文件、电报，项目部对局指的文件以及项目部自身的文件要建立档案，资料归类成盒，文件派专人管理，内业资料要按照办公室成员分工进行归口管理。三是加强专管人员的素质。文秘工作的归档工作也是一个系统工程，需要高素质的人员管理，项目部办公室应有部员专人负责收发文件，负责党务的内业资料管理。
【关键词】：内业资料 搜集整理 归档
中图分类号：TQ639.2 文献标识码：A
内业资料是工程的直接反應，是工作情况的详细记录，它可以直接反应一个工程施工单位对日常工作的落实情况，平日里无论一个单位风貌、人员工作状态以及工作积极程度等各方面的写照，通过内业资料可以清楚的了解一个单位的制度是否完善、责任是否到位、管理是否合理、人际关系是否团结，所以内业资料的整理是工程管理工作中重要的一部分。
正是基于以上考虑，工程技术资料的整理必须做到及时、真实、准确、完整，即应该满足如下几点：
一、及时性。及时性是做好工程内业资料的前提。工程内业资料是对整个建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理。同时，及时性还反映在施工企业内部质量的管理上。质量控制、进度控制和投资控制要求工程技术保证资料的整理必须及时，为控制提供可靠的依据。 社会监理机构和政府监督机关也要求施工企业及时整理好工程内业资料，以备核查或核定工程质量等级。 因此，工程内业资料的整理应杜绝拖沓滞后，闭门造车现象和应付突击式的心理。
二、真实性。真实性是做好工程内业资料的灵魂。资料的整理应该实事求是，客观准确，不要为了“偷工减料或省工省料”而隐瞒真相；也不要为“取得较高的工程质量等级”而歪曲事实。所有资料的整理应与施工过程同步。材料使用前必须有合格证和必要的试验报告，采取见证取样送检制度，试验应有见证取样记录。分项工程质量评定必须到现场实测检查，不得闭门伪造。
三、准确性。准确性是做好工程内业资料的核心。工程内业资料的准确性取决于以下一些方面。混凝土强度评定应明确验收批的概念，应区分不同的分部或施工段，正确运用统计和非统计评定方法。同时，在具体计算时，混凝土强度的平均值取一位有效位数，标准差取二位有效位数。分项工程质量评定的填写应规范化。保证项目内容填写应详细具体，不能以“符合要求”、“满足规范”来概而论之。基本项目的每个子项的等级应按优良百分率确定，并且要用文字说明，不可随心所欲地以符号代替。分项工程质量等级应根据基本项目和允许偏差项目的百分率确定。
四、完整性。完整性是做好工程内业资料的基础。不完整的资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
然而由于工程管理水平的参差不齐，造成了部分工程单位在内业资料整理过程中出现了这样那样的问题，主要表现在：
一是资料不全。施工综合管理资料如开工申请报告及开工令、重要的施工管理文件、设计交底、设计技术要求、重要技术问题专题会会议纪要、工程建设进度管理文件、监理、设计、业主文件、施工大事记等,此类资料的缺少或原件缺失只有复印件；现场各道工序、分项、分部工程资料缺失或根本没有整理,导致分项、分部、单位工程资料存在断链现象;试验、检验频率及项目不够满足规范要求,原材料出厂材质证明、设备机具仪表检测率定资料及出厂合格证不齐或缺失等,另外,还存在施工日志不详细或缺失,无法进行溯源。
二是资料格式不规范。 没有按照《交通文件材料立卷归档方法》中规定,在施工过程中发现,资料格式存在不统一,不规范,五花八门,表格模糊、歪斜,文件幅面的左白、右白、天头、地脚尺寸大小不一,各有不同,差距较大,另外,纸张质量差别较大,无法统一规范装订组卷。
三是记录不规范。施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难；施工原始资料存在漏记、错记、结论评语不当、数字修约有误、随意涂改等现象,禁止使用改正液、橡皮檫、刀片、涂黑方式对错记内容进行修改,可根据有关要求进行划改。原始资料要做到内容齐全无误、字迹清楚、图样清晰、图面整洁、涂改规范。
四是原始资料存放管理不规范。在项目部及各工区,原始资料存放较为随便、杂乱无章,部分内业资料存在潮湿、泛黄现象,各工区间资料不能有效衔接,总而言之,不能够做到统一有效管理,更谈不上防潮、防蛀了。
为解决以上问题，内业基础资料管理工作应严格按照“专人管理，分类成册，规范存档”的工作思路，逐项进行夯实和改进。
一是领导重视，专人负责。项目班子成员要明确认识：内业资料管理是办公系统的重要组成部分，也是项目管理综合能力的直接反映。进场伊始，项目部在建立健全各项规章制度的同时，在办公系统内业管理方面建立了内业资料管理制度、档案管理规章制度等。从项目班子成员的角度有明确分工，项目书记主抓综合办公室的内业资料管理工作。综合办公室主任负责内业资料管理的全面工作。为了便于管理好内业资料，具有可操作性，办公室成员还要根据自身的工作经验，就内业管理资料做到具体分工。
二、分类成册，细化目录。为了使内业资料管理更加规范化、系统化、条理化，便于查阅，项目综合办公室应把内业资料管理进行分类，即文件类（包括电报、传真、信函、通知、决定等）、党委工作、工会工作、共青团工作、培训学习类、劳资类（包括月份考勤表、人员变动登记等等）、行政工作、宣传工作和其他，每一大类归档时都放在规定卷柜里，便于管理、查找和存档。重点在文件管理方面：项目部收到上一级和局项目经理部的文件和传真电报后，专管人员立即登记、上账，粘贴传阅单，做到有可追塑性。按照班子成员分工，经项目经理或项目书记批示，然后按照批示精神，传阅到每一个受批示的人。
三、严格管理，规范存档。多年的经验告诉我们，项目综合办公室的内业资料管理工作，从一个侧面能够体现项目管理的整体水平。文件的存档要到有条理，就要从规范管理上下功夫。一是做好文件的归档工作。项目部从文件的收发、传阅、存档，到内业资料的存档，要严格按照文件归档的标准去操作。此外，待工程项目结束后，红头文件和电报请示局指挥部部后，统一处理或销毁。二是建立好资料档案。工作实践中局指挥部的文件、电报，项目部对局指的文件以及项目部自身的文件要建立档案，资料归类成盒，文件派专人管理，内业资料要按照办公室成员分工进行归口管理。三是加强专管人员的素质。文秘工作的归档工作也是一个系统工程，需要高素质的人员管理，项目部办公室应有部员专人负责收发文件，负责党务的内业资料管理。