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摘 要：通过对高职院校立卷部门档案工作的重要性和存在的问题的分析，探讨高职院校立卷部门档案工作考核办法制定的依据、原则、内容、实施与保障，为高职院校的档案工作的规范与发展提供保证。
关键词：高职院校；立卷部门；档案工作；考核办法
一、制定考核办法的依据
高职院校的档案工作管理与考核的法律依据包含以下五个层面：第一，我国现行法律法规：《中国人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、中国人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》、国家档案局第8号令《中华人民共和国档案法实施办法》等。第二，国家教育部制定并颁布的《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案分类法》等。第三，档案专业领域的各项行业标准：《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等。第四，地方行政法规和规章：《四川省档案法实施办法》和《四川省高等学校档案管理办法》等。第五，各高职院校制定的适合于本学院的档案管理办法。比如，笔者所在学院则制定了成都农业科技职业学院《档案管理办法》（附：档案工作职责、档案资料查阅利用管理办法、档案立卷整理规范、档案归档范围及保管期限、档案利用登记表）和《立卷部门档案工作考核办法》（附：考核细则及评分表）。
二、制定考核办法的原则
（一）档案工作、学院特色和部门工作三结合。高职院校制定考核办法，应当将档案工作的要求与高职院校的办学特色和实际情况相结合，把学校整体档案工作纳入体系之中，既要有宏观的，也要有微观的；既要有理论层面的，也要有实践操作层面的；既要有体现高校档案工作共性的，也要有体现高校各自档案工作特色的，尽量做到齐、全、准、广与合理。[1]同时，还应当将立卷部门的工作目标与特点结合起来，制定出既符合档案工作规范，又与学院特色和发展规划保持一致，还能与立卷部门工作目标同步的考核办法，三力合一全面开展和推进档案工作。比如，笔者所在学院档案室在制定考核办法时，充分调研档案工作的要求、学院发展规划、各立卷部门的工作职责和工作计划与目标，同时参照高职高专人才培养工作水平评估支持材料相关要求，在各方需求中找共性，力求全而准，齐而精。
（二）规范性与实用性相结合。高职院校兼职档案员的专业背景情况并不尽人意，据调查几乎所有兼职档案员都不具有档案专业背景，85.48%的兼职档案员没有档案专业职称，具有助理馆员或者馆员职称的兼职档案员仅占14.52%。[2]即使他们通过参加档案业务培训掌握了一定的档案知识，也难以达到专业档案员的管理水平。所以，高职院校制定考核办法时，除了通过制度体系建设和培训宣传，保证档案工作的规范性外，还应当注重实用性，将档案工作的方针、政策列入考核范围，也将档案管理实务工作中的原则、原理和方法列为重要考核指标。既有宏观要求又有量化标准、既有具体要求又有方法措施，执行时易理解，考核时好操作。[3]
（三）考核与激励相结合。立卷部门作为学院档案管理工作的基层单位，其档案工作应当接受档案室的指导和考核，保证档案工作的顺利进行。同时，由于立卷部门的主管领导和兼职档案员身处基层，对部门情况最为熟悉，对各项档案材料最为清楚。他们的岗位优势使他们最先接触第一手材料，能够保证文件材料齐全、完整，合理科学分类，通过对材料鉴别，更能判别文件材料的保存价值，划分保管期限更为精准。[4]他们在档案工作基层战线上，最能发现工作中的问题，也最能提供解决妙方。制定考核办法时，如能在保证考核的前提下，适度加入激励因素，将能很好地激发立卷部门档案工作人员的积极能动性，为档案工作的完善和改进贡献智慧。
三、考核办法的主要内容
（一）考核对象。考核办法中的考核对象分为各立卷部门（主管领导）和兼职档案员。同时，将兼职档案员的考核与其主管领导的考核挂钩，将兼职档案员和主管领导的考核同该立卷部门工作考核挂钩。这样的考核对象分层立体呈现了部门工作与个人工作的联系，利于形成档案工作的良好机制。
（二）考核内容。对于立卷部门（主管领导）的档案工作的考核指标体系中，一级指标主要包括组织管理（二级指标主要包含组织结构和岗位职责）、制度建设（二级指标主要包含“三纳入”制度、收发文登记制度、预立卷制度和保密制度）、立卷归档（二级指标主要包含归档时间和归档质量）和设备设施配备三个方面的内容。
对兼职档案员的考核指标的设计更侧重于实务。一级指标主要包括文件收集（二级指标主要包含执行收发文登记制度和收集文件材料及声像资料）、预立卷工作（二级指标主要包含处理归档文件材料和剔除不归档文件）、案卷质量（二级指标主要包含文件材料原始、齐全、规范、有序等）、案卷归档（二级指标主要包含按时归档、手续完备、录入准确等）、以及职业素养（二级指标主要包含遵守保密制度和提出档案管理的合理化建议并被采纳）。
四、考核办法的实施与保障
目标考核与专项考核相结合：将档案工作纳入学院整体目标考核之中，同时与档案工作专项考核相结合。
自评与审评相结合：采取各立卷部门年度自查自评与档案工作小组审评相结合。对于兼职档案员的考核，还可以根据情况组织兼职档案员业务互检，丰富考评形式，加强业务学习和交流。
奖励与惩罚相结合：对于档案工作成绩突出的部门予以表彰，对优秀的兼职档案员给予表彰和奖励。对不合格者提出告诫，限期改进，甚至解除其兼职档案员资格。
简报公告制度：档案室定期统计各立卷部门的档案工作情况，制作《档案工作简报》向学院领导和各部门公告档案工作情况。
业务联系制度：档案室设立专门工作人员开展档案业务联络工作，通过QQ群和OA系统建立档案业务联络网，进行信息推送、动态播报、业务指导和工作监察，在档案工作人员的互动中，共同分享经验与收获，齐心协力解决工作中的问题，实现学院和各部门的档案工作共进双赢。
参考文献：
[1]杨杰.高校归档单位档案工作考核体系建设探索[J].攀枝花学院学报，2011（2）.
[2]张超.高职高专院校兼职档案员队伍建设现状及对策研究—以安徽地区高职高专院校为例[J].价值工程，2013（30）.
[3]张晓娴.高校档案管理考核体系改革的实践与探索—以昆明医科大学为例[J].城建档案，2014（12）.
[4]刘小海.高校二级教学单位兼职档案员绩效考核构建思考初探[J].吉林省教育学院学报，2011（3）.
基金项目：本论文系成都农业科技职业学院2015年度院级课题“学院档案资料管理与电子化研究”阶段性成果。
关键词：高职院校；立卷部门；档案工作；考核办法
一、制定考核办法的依据
高职院校的档案工作管理与考核的法律依据包含以下五个层面：第一，我国现行法律法规：《中国人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、中国人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》、国家档案局第8号令《中华人民共和国档案法实施办法》等。第二，国家教育部制定并颁布的《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案分类法》等。第三，档案专业领域的各项行业标准：《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等。第四，地方行政法规和规章：《四川省档案法实施办法》和《四川省高等学校档案管理办法》等。第五，各高职院校制定的适合于本学院的档案管理办法。比如，笔者所在学院则制定了成都农业科技职业学院《档案管理办法》（附：档案工作职责、档案资料查阅利用管理办法、档案立卷整理规范、档案归档范围及保管期限、档案利用登记表）和《立卷部门档案工作考核办法》（附：考核细则及评分表）。
二、制定考核办法的原则
（一）档案工作、学院特色和部门工作三结合。高职院校制定考核办法，应当将档案工作的要求与高职院校的办学特色和实际情况相结合，把学校整体档案工作纳入体系之中，既要有宏观的，也要有微观的；既要有理论层面的，也要有实践操作层面的；既要有体现高校档案工作共性的，也要有体现高校各自档案工作特色的，尽量做到齐、全、准、广与合理。[1]同时，还应当将立卷部门的工作目标与特点结合起来，制定出既符合档案工作规范，又与学院特色和发展规划保持一致，还能与立卷部门工作目标同步的考核办法，三力合一全面开展和推进档案工作。比如，笔者所在学院档案室在制定考核办法时，充分调研档案工作的要求、学院发展规划、各立卷部门的工作职责和工作计划与目标，同时参照高职高专人才培养工作水平评估支持材料相关要求，在各方需求中找共性，力求全而准，齐而精。
（二）规范性与实用性相结合。高职院校兼职档案员的专业背景情况并不尽人意，据调查几乎所有兼职档案员都不具有档案专业背景，85.48%的兼职档案员没有档案专业职称，具有助理馆员或者馆员职称的兼职档案员仅占14.52%。[2]即使他们通过参加档案业务培训掌握了一定的档案知识，也难以达到专业档案员的管理水平。所以，高职院校制定考核办法时，除了通过制度体系建设和培训宣传，保证档案工作的规范性外，还应当注重实用性，将档案工作的方针、政策列入考核范围，也将档案管理实务工作中的原则、原理和方法列为重要考核指标。既有宏观要求又有量化标准、既有具体要求又有方法措施，执行时易理解，考核时好操作。[3]
（三）考核与激励相结合。立卷部门作为学院档案管理工作的基层单位，其档案工作应当接受档案室的指导和考核，保证档案工作的顺利进行。同时，由于立卷部门的主管领导和兼职档案员身处基层，对部门情况最为熟悉，对各项档案材料最为清楚。他们的岗位优势使他们最先接触第一手材料，能够保证文件材料齐全、完整，合理科学分类，通过对材料鉴别，更能判别文件材料的保存价值，划分保管期限更为精准。[4]他们在档案工作基层战线上，最能发现工作中的问题，也最能提供解决妙方。制定考核办法时，如能在保证考核的前提下，适度加入激励因素，将能很好地激发立卷部门档案工作人员的积极能动性，为档案工作的完善和改进贡献智慧。
三、考核办法的主要内容
（一）考核对象。考核办法中的考核对象分为各立卷部门（主管领导）和兼职档案员。同时，将兼职档案员的考核与其主管领导的考核挂钩，将兼职档案员和主管领导的考核同该立卷部门工作考核挂钩。这样的考核对象分层立体呈现了部门工作与个人工作的联系，利于形成档案工作的良好机制。
（二）考核内容。对于立卷部门（主管领导）的档案工作的考核指标体系中，一级指标主要包括组织管理（二级指标主要包含组织结构和岗位职责）、制度建设（二级指标主要包含“三纳入”制度、收发文登记制度、预立卷制度和保密制度）、立卷归档（二级指标主要包含归档时间和归档质量）和设备设施配备三个方面的内容。
对兼职档案员的考核指标的设计更侧重于实务。一级指标主要包括文件收集（二级指标主要包含执行收发文登记制度和收集文件材料及声像资料）、预立卷工作（二级指标主要包含处理归档文件材料和剔除不归档文件）、案卷质量（二级指标主要包含文件材料原始、齐全、规范、有序等）、案卷归档（二级指标主要包含按时归档、手续完备、录入准确等）、以及职业素养（二级指标主要包含遵守保密制度和提出档案管理的合理化建议并被采纳）。
四、考核办法的实施与保障
目标考核与专项考核相结合：将档案工作纳入学院整体目标考核之中，同时与档案工作专项考核相结合。
自评与审评相结合：采取各立卷部门年度自查自评与档案工作小组审评相结合。对于兼职档案员的考核，还可以根据情况组织兼职档案员业务互检，丰富考评形式，加强业务学习和交流。
奖励与惩罚相结合：对于档案工作成绩突出的部门予以表彰，对优秀的兼职档案员给予表彰和奖励。对不合格者提出告诫，限期改进，甚至解除其兼职档案员资格。
简报公告制度：档案室定期统计各立卷部门的档案工作情况，制作《档案工作简报》向学院领导和各部门公告档案工作情况。
业务联系制度：档案室设立专门工作人员开展档案业务联络工作，通过QQ群和OA系统建立档案业务联络网，进行信息推送、动态播报、业务指导和工作监察，在档案工作人员的互动中，共同分享经验与收获，齐心协力解决工作中的问题，实现学院和各部门的档案工作共进双赢。
参考文献：
[1]杨杰.高校归档单位档案工作考核体系建设探索[J].攀枝花学院学报，2011（2）.
[2]张超.高职高专院校兼职档案员队伍建设现状及对策研究—以安徽地区高职高专院校为例[J].价值工程，2013（30）.
[3]张晓娴.高校档案管理考核体系改革的实践与探索—以昆明医科大学为例[J].城建档案，2014（12）.
[4]刘小海.高校二级教学单位兼职档案员绩效考核构建思考初探[J].吉林省教育学院学报，2011（3）.
基金项目：本论文系成都农业科技职业学院2015年度院级课题“学院档案资料管理与电子化研究”阶段性成果。