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摘 要：针对档案管理工作，以以社区服务中心的档案管理工作为例，在简述档案管理定义及内容的基础上，结合现存问题，提出可实现规范化档案管理的有效措施，旨在为社区服务中心档案管理工作优化提供参考。
关键词：档案管理工作 规范化档案管理 措施
档案管理是指管理主体对档案实体与信息实施综合管理并提供借阅、使用服务的工作，作为单纯的管理性工作，加之枯燥、繁琐、劳动强度大等特征，使得很多企业、单位的档案管理都存在一些问题，而良好的档案管理对促进企业、单位发展有重要作用。因此，有必要结合自身实际情况，采取有效措施，尽快使档案管理实现规范化目标，从而为企业经营与发展作出应有贡献。
一、档案管理工作定义与内容——以社区服务中心的档案管理工作为例
在社区服务中心，档案是指围绕所有类型的服务活动而形成的具有一定保存和利用价值的以各种形式及不同载体存储的历史记录，包含文书、科技、财务和设备等方面，这些档案除了能对机构发展历史进行如实体现，还囊括了机构在各个领域取得的主要成就。
以往的档案管理，通常是在某个活动结束以后，对本次活动涉及到的所有记录进行收集与整理，是最普通的事后管理。而随着社区服务中心所开展的活动日益向多元化方向的发展，对档案管理提出了严格的要求，仍采用事后管理模式显然无法满足现实需求，因此档案管理必须做到超前性和规范化。
二、档案管理现存问题
由于受到人的思想意识、体制、基础条件等因素的影响，现阶段社区服务中心的档案管理主要存在以下实际问题，限制了档案管理向规范化目标的发展。
1.人员意识淡薄。从档案管理的现状来看，无论是领导还是基层工作人员，都普遍缺乏对档案管理工作的重视。基层工作人员认为档案管理无非就是简单、机械式的登记、整理，比如在卫生服务中心，仅要求医生具备上岗资格，不关心档案书写的规范性，导致记录不全、数据出错等问题时常发生，严重影响服务质量。
2.制度与体系不健全。因档案管理制度始终没有得到及时更新和完善，很多具有较高价值的档案未被人员引起足够重视，并且相关部门没有安排专人负责统一收集，致使其收集效率较低，和信息管理出现严重脱节，即档案管理无法适应信息管理需要，并对档案真实性及完整性造成不同程度的损害。例如，目前有很大一部分卫生服务中心所执行的档案管理仍单纯的将病历档案作为核心，忽视了其它档案的收集、整理和保存，使工作人员根本不能认识到档案作为一种关乎机构未来发展的重要资源，无论其类型和数量，均需得到有效管理的要求，最终导致大量档案资料丢失，严重影响机构的运作与发展。
3.基础条件有待改善。目前，很多社区服务中心由于重视度不足，所以对档案管理工作的实际投入也很低，一年中除了必备的办公用品开支以外，几乎没有其它投入。此外，由于条件有限，能提供的档案管理工作的用房很小，这不仅不满足现行档案管理标准，还会影响工作的正常开展。
三、实现规范化档案管理的有效措施
1.强化人员意识。只有在基层工作人员素质得以有效提高的条件下，才可以充分利用现代化手段提高档案管理水平，实现规范化与科学化的管理目标，确保档案资料的系统性、真实性与完整性。首先，服务中心应积极开展培训教育活动，以尽可能多的方式向基层工作人员普及档案管理基础知识，然后定期抽查档案信息填写情况，通过奖惩制度的引入来规范工作人员行为。其次，领导应充分发挥自身模范带头作用，加强宣传，做到档案管理人人有责。最后，将日常工作作为引导，根据现行法律法规，对档案管理过程中有关资料收集、整理和归档的环节进行完善，以此为规范化的档案管理奠定良好基础。
2.健全制度与体系。构建并不断健全和服务中心日常工作、实际情况及未来发挥相适应的档案管理制度，以保证在满足基本管理要求的基础上，使档案管理得以良性、持续发展。与此同时，参照法律法规及标准规定，根据自身档案管理实际，对各项工作内容的规章制度进行逐步优化，包括前期收集整理，中期归档保存与后期借阅销毁，尤其是要注重收集与传递等级制度的构建与优化，尽早实现动态化管理，即便档案丢失也可通过查询等手段及时补救。
3.改善基础条件。硬件设备是做好档案管理的重要基础，应配置可满足防火、防水、防高温、防光照、防虫及防有害气体等要求的专用库房，安排专人予以全天候监管，定时记录库房的温湿度，如果库房的实际温湿度超限，则要即刻采取有效措施进行处理。另外，还应配备安装视频监控、计算机及其配套设施（如打印机和扫描仪等），并积极引用现代化管理系统，以全面提高管理技术水平和工作效率。
4.其它措施。
4.1营造良好氛围。档案管理工作的本质属于服务型工作，相关工作人员一般不涉及企业日常业务，但在日常工作中，不能仅限于对档案进行机械式的收集、整理和归档，还应开展精品档案的展示活动，使其他员工及领导直观了解到自己的工作成绩和价值，起到提高全体人员档案管理重视度的作用，从而调动全体员工参与档案管理、做好档案管理的积极性。
4.2加快信息化建设。档案管理工作的信息化建设与规划管理相辅相成，简单来说就是尽早实现规范化管理对加快信息化建设有益，相反信息化建设还能为规范化档案管理奠定扎实的基础。目前，信息技术以其强大优势在全世界得到了广泛应用，我国档案管理工作的网络程度日益提高，对基层工作人员而言，为适应工作需要，必须不断学习和掌握信息技术，同时与先进的管理理念相融合，采取更有效的管理手段，提高档案管理的信息化水平。
四、结语
在社区服务中心，档案管理是一项关乎机构运作与发展的重要基础性工作，不仅要求相关领导给予足够重视，各基层工作人员更要在认识其重要性的基础上，采取有效措施提高管理水平，解决以往档案管理中存在的不足，并通过不断的学习和实践，尽早实现规范化档案管理的目标，从而为社区服务中心的未来发展创造良好条件。
参考文献：
[1]门淑兰.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].社区医学杂志，2015（18）：85-86.
[2]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康（学术版），2016（10）：293-294.
[3]徐静泽，赵伟英.小议加强档案工作规范化管理的幾点措施[J].民营科技，2014（04）：81.
关键词：档案管理工作 规范化档案管理 措施
档案管理是指管理主体对档案实体与信息实施综合管理并提供借阅、使用服务的工作，作为单纯的管理性工作，加之枯燥、繁琐、劳动强度大等特征，使得很多企业、单位的档案管理都存在一些问题，而良好的档案管理对促进企业、单位发展有重要作用。因此，有必要结合自身实际情况，采取有效措施，尽快使档案管理实现规范化目标，从而为企业经营与发展作出应有贡献。
一、档案管理工作定义与内容——以社区服务中心的档案管理工作为例
在社区服务中心，档案是指围绕所有类型的服务活动而形成的具有一定保存和利用价值的以各种形式及不同载体存储的历史记录，包含文书、科技、财务和设备等方面，这些档案除了能对机构发展历史进行如实体现，还囊括了机构在各个领域取得的主要成就。
以往的档案管理，通常是在某个活动结束以后，对本次活动涉及到的所有记录进行收集与整理，是最普通的事后管理。而随着社区服务中心所开展的活动日益向多元化方向的发展，对档案管理提出了严格的要求，仍采用事后管理模式显然无法满足现实需求，因此档案管理必须做到超前性和规范化。
二、档案管理现存问题
由于受到人的思想意识、体制、基础条件等因素的影响，现阶段社区服务中心的档案管理主要存在以下实际问题，限制了档案管理向规范化目标的发展。
1.人员意识淡薄。从档案管理的现状来看，无论是领导还是基层工作人员，都普遍缺乏对档案管理工作的重视。基层工作人员认为档案管理无非就是简单、机械式的登记、整理，比如在卫生服务中心，仅要求医生具备上岗资格，不关心档案书写的规范性，导致记录不全、数据出错等问题时常发生，严重影响服务质量。
2.制度与体系不健全。因档案管理制度始终没有得到及时更新和完善，很多具有较高价值的档案未被人员引起足够重视，并且相关部门没有安排专人负责统一收集，致使其收集效率较低，和信息管理出现严重脱节，即档案管理无法适应信息管理需要，并对档案真实性及完整性造成不同程度的损害。例如，目前有很大一部分卫生服务中心所执行的档案管理仍单纯的将病历档案作为核心，忽视了其它档案的收集、整理和保存，使工作人员根本不能认识到档案作为一种关乎机构未来发展的重要资源，无论其类型和数量，均需得到有效管理的要求，最终导致大量档案资料丢失，严重影响机构的运作与发展。
3.基础条件有待改善。目前，很多社区服务中心由于重视度不足，所以对档案管理工作的实际投入也很低，一年中除了必备的办公用品开支以外，几乎没有其它投入。此外，由于条件有限，能提供的档案管理工作的用房很小，这不仅不满足现行档案管理标准，还会影响工作的正常开展。
三、实现规范化档案管理的有效措施
1.强化人员意识。只有在基层工作人员素质得以有效提高的条件下，才可以充分利用现代化手段提高档案管理水平，实现规范化与科学化的管理目标，确保档案资料的系统性、真实性与完整性。首先，服务中心应积极开展培训教育活动，以尽可能多的方式向基层工作人员普及档案管理基础知识，然后定期抽查档案信息填写情况，通过奖惩制度的引入来规范工作人员行为。其次，领导应充分发挥自身模范带头作用，加强宣传，做到档案管理人人有责。最后，将日常工作作为引导，根据现行法律法规，对档案管理过程中有关资料收集、整理和归档的环节进行完善，以此为规范化的档案管理奠定良好基础。
2.健全制度与体系。构建并不断健全和服务中心日常工作、实际情况及未来发挥相适应的档案管理制度，以保证在满足基本管理要求的基础上，使档案管理得以良性、持续发展。与此同时，参照法律法规及标准规定，根据自身档案管理实际，对各项工作内容的规章制度进行逐步优化，包括前期收集整理，中期归档保存与后期借阅销毁，尤其是要注重收集与传递等级制度的构建与优化，尽早实现动态化管理，即便档案丢失也可通过查询等手段及时补救。
3.改善基础条件。硬件设备是做好档案管理的重要基础，应配置可满足防火、防水、防高温、防光照、防虫及防有害气体等要求的专用库房，安排专人予以全天候监管，定时记录库房的温湿度，如果库房的实际温湿度超限，则要即刻采取有效措施进行处理。另外，还应配备安装视频监控、计算机及其配套设施（如打印机和扫描仪等），并积极引用现代化管理系统，以全面提高管理技术水平和工作效率。
4.其它措施。
4.1营造良好氛围。档案管理工作的本质属于服务型工作，相关工作人员一般不涉及企业日常业务，但在日常工作中，不能仅限于对档案进行机械式的收集、整理和归档，还应开展精品档案的展示活动，使其他员工及领导直观了解到自己的工作成绩和价值，起到提高全体人员档案管理重视度的作用，从而调动全体员工参与档案管理、做好档案管理的积极性。
4.2加快信息化建设。档案管理工作的信息化建设与规划管理相辅相成，简单来说就是尽早实现规范化管理对加快信息化建设有益，相反信息化建设还能为规范化档案管理奠定扎实的基础。目前，信息技术以其强大优势在全世界得到了广泛应用，我国档案管理工作的网络程度日益提高，对基层工作人员而言，为适应工作需要，必须不断学习和掌握信息技术，同时与先进的管理理念相融合，采取更有效的管理手段，提高档案管理的信息化水平。
四、结语
在社区服务中心，档案管理是一项关乎机构运作与发展的重要基础性工作，不仅要求相关领导给予足够重视，各基层工作人员更要在认识其重要性的基础上，采取有效措施提高管理水平，解决以往档案管理中存在的不足，并通过不断的学习和实践，尽早实现规范化档案管理的目标，从而为社区服务中心的未来发展创造良好条件。
参考文献：
[1]门淑兰.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].社区医学杂志，2015（18）：85-86.
[2]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康（学术版），2016（10）：293-294.
[3]徐静泽，赵伟英.小议加强档案工作规范化管理的幾点措施[J].民营科技，2014（04）：81.