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【摘 要】文章分析了当今技工院校综合档案室普遍存在的重档案整理和利用，忽略档案安全保护的现状，并从实际出发，对做好技工院校综合档案室档案安全保护的有效方法进行了探讨和概括。
【关键词】技工院校；综合档案室；档案保护；档案安全
档案室是档案工作最基层的组织机构和保管单位，保存着一定数量的各种门类、各种载体的档案。基层档案室档案保护工作做得好坏，不仅关系到本档案室的档案寿命，也影响着档案馆馆藏档案的寿命和整体档案工作水平的提高。档案是不可再生的资源，如果遭到破坏，损失是不可挽回的，档案的其它工作也就更无从谈起。保证档案的安全是档案工作的第一要责，是档案工作的重中之重，技工院校综合档案室档案安全保护工作也是如此。由此做好技工院校综合档案室档案保护工作，对维护技工院校档案完整与安全，延长档案寿命具有十分重要的意义。
1、技工院校综合档案室档案安全保护存在的主要弱点
1.1、档案安全保护意识淡薄。当前，在大多数档案工作人员的认知里，基层档案室的工作只是能按时把档案整理好，能及时查到就可以了，至于档案保护方面的工作，那则是档案馆的事。这种认知在一定程度上导致了档案保护意识的减弱，致使技工院校对做好档案保护工作的重要性认识不足，存有偏见：多数只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作；少数条件比较好的学校却热衷于档案的数字化、信息化，建設数字档案室之类的工作。只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房没有引发火灾，档案的安全就不成问题。
1.2、档案安全管理制度不健全，执行不到位。由于档案安全保护的模糊意识，多数技工院校虽制订了档案安全管理制度，但制度不健全，在制度执行上存在一定的疏漏；有制度但没有严格执行，平时很少到库房去监控，工作只停留在表面上，缺乏必要的细致工作；还有少数技工院校虽制订了档案安全管理制度，也只是为了应付上级检查，上墙了事。档案安全管理工作没有提到议事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。
1.4、部分档案管理人员责任心不强，缺乏档案保护技术知识和保护技术手段。基层档案工作人员，大都不是档案科班出身，以中途转行为多：有的经过长期或中、短期档案知识培训，有的则是直接由老师傅传、帮、带。而档案人员参加档案培训的机会很有限，即使培训也很少有安排学习档案保护技术方面的知识，而随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用等同纸质档案发生了根本变化。这样就造成了档案工作人员缺乏系统的档案保护技术知识和保护技术手段。
1.3、档案安全管理的经费投入严重不足，设备缺乏，库房设置不合理。在经济浪潮的冲击下，一切为经济效益服务，技工院校也不例外。作为服务性质的档案工作，无法直接产生经济效益，很难得到领导的重视，许多直接威胁到档案实体安全的问题都难以得到解决。如：档案室的档案库房和办公用房是最明显的问题：少数技工院校是利用普通办公用房改造的；多数是在办公大楼的某一层划一、二个房间作为档案人员办公用房和档案专用库房；更有甚者是一房两用，即是办公室又兼作档案库房。这就很难达到档案的防盗、防火、防热、防潮、防光、防尘、防有害生物和有害气体的、最大限度地延长档案的寿命的要求；档案设备也是最基本的几样，有的小型技工院校，设备几乎为零，档案的安全无法保障。
2、技工院校综合档案室档案安全保护的努力方向
2.1增强档案保护工作的意识。首先，档案工作人员要努力学习档案保护知识和技能，提高自身档案保护意识。只有档案管理工作者自身重视档案的安全问题，才能通过一些重大的档案灾难案例、档案展览等形式加大档案安全保护的宣传，增强校领导对档案保护工作的重视。其次，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，关键要落实安全第一、预防为主的方针，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。
2.2建立完善档案保护制度，制度保证上严密有效，做到违法必究。档案的安全包括两个方面的内容，一个是档案实体的安全，一个是档案信息的安全。随着档案载体的多样化，要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的工作制度。如档案实体安全的保管制度、档案实体安全的保密制度、档案实体安全的利用制度、
电子文件与电子档案的保管制度、电子文件与电子档案的利用制度、电子文件与电子档案异地备份制度、室藏档案应急预案、计算机档案信息系统网络应急预案、档案信息安全的学习培训制度等，做到有章可循。学校应将档案安全管理工作提到议事日程上来，除建立有效的制度保障，还要严格按制度办事，做到违法必究，并进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态，避免造成不可挽回的损失。
2.3、加强业务学习和培训，提高档案人员专业素养。由于技工院校现今档案工作人员所具备的专业知识和技能的程度参差不齐，对他们进行专业技术培训就显得优为必要；即便是档案科班出身的档案工作人员，随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体的多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化。如果不随时补充相关知识，保护工作将无从谈起。只有档案工作人员系统地熟知档案保护技术知识和技能，并用科学的理论知识指导实践工作，才能创造条件，为档案保管提供一个良好的环境。为避免校领导以办学经费紧张、档案工作人员不需要那么高深的档案知识等为由拒绝参加，由上级业务指导部门对业务系列培训学习做出要求为更好：规定每年档案工作人员都要档案继续教育学习1-2次。以达到提高、更新档案管理者的专业素养的期许。
2.4、争取领导支持，加大资金投入，改善档案库房的设置与配备。档案寿命的长短与档案保存环境及保管条件有着极为密切的关系。虽然由于自然和人为的因素，随着时间的流逝，一切都是朝着逐渐消亡的方向发展。但适宜的存放环境，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用。虽然技工院校不可能达到档案馆的保存条件，但却可以在条件允许的范围内，尽可能创造有利于档案保存的环境，最大限度地延长其寿命。具体要从以下几个方面着手：首先，库房设置问题：档案库房是保存档案的重要基地，是档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件。档案库房是否适用，将直接影响到库房管理措施的繁简、效果和费用。档案库房设置的适用，它就会长期起着利于改善档案保护条件的作用；反之，则相反。技工院校不可能、也没有实力另建档案库房，条件好的学校，可以根据防热、防潮、防光、防尘、防火等要求修、改建档案库房，要尽可能的实现库房、阅览、办公三室分开；如果是由办公室改做的库房，要尽可能的选在办公楼的北面或南面，楼层不要选在顶层或地下室；窗子要尽可能的小而少，要密闭、牢固、保温、防火，采用双层密闭塑钢窗，外边要安装防盗网，向阳的窗户要采用质地厚密的遮光窗帘，用来通风的窗户，应安装纱窗。库房门要采用密闭的防盗门。其次，库房温、湿度控制与调节问题：在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度对档案的影响很大。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖；而低温、低湿又会影响档案制成材料的耐久性，使纸张纤维变硬变脆，强度下降。因此，控制与调节库房温、湿度是防虫防霉、保证档案制成材料耐久性的有效措施。如果档案库房门、窗坚固、密闭性能好，可以通过紧闭门窗或打开门窗通风来控制与调节库房的温、湿度。在高温或严寒季节，可以通过 空调和抽湿器等设备来控制库房的温、湿度，以达到国家规定保存纸质档案的标准：温度14～24℃， 相对湿度45%～60%的要求，使之成为更加适于档案保存的空间。对于一些很珍贵的档案， 可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中进行保存。第三，库房的防光、防有害生物与防尘的问题：因为光线会使档案发生光氧化和光辐射热反应，进而影响纸张和字迹的耐久性，紫外线对档案的破坏力更大。因此，库房应避免光线直接照射，防止或减少漫射光中的紫外线进入库房，使用人工光源时，应选择白炽灯，且要用质地厚密的窗帘遮挡，这样也利于防止空气中的有害气体和灰尘进入库房，因为空气中的有害气体和灰尘也是影响档案“寿命”的因素之一。又由于现今大气污染越来越严重，其不利影响也日趋突出。档案材料入库前也应进行除尘处理。第四，库房的防火问题：随着各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的可能性进一步增大。火灾可以说是当今档案部门的头号灾害。档案库房内不能见明火、不允许在里面吸烟、存放易燃化学物品、无人时关闭电源，门口必须配备消防器材，使用无酸阻燃的档案装具等。
2.5、档案的备份和信息保密问题：为防止自然灾害的侵协，要做到存放档案的异质备份和异地备份；使用无酸阻燃的档案装具；加强档案信息的保密工作并定时检查等。
总之，要做好技工院校档案安全工作，关键要落实安全第一、预防为主的方针，做到思想认识上警钟长鸣、制度保证上严密有效、技术支撑上坚强有力、监督检查上严格细致、事故处理上严肃认真，真正为档案的保存提供一个优良的环境，以维护技工院校档案完整与安全，最大限度地延长其寿命，使人类的记忆得以永久保存。
参考文献：
[1] 邬泽兰. 基层档案室的档案保护工作不可忽视，[J].办公室业务，2012（14）
[2] 翁梅. 浅谈档案室的档案保护工作[J].浙江档案，2009（11）
[3] 谢建波. 对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护问题的认识 [J].档案管理，2010（1）
【关键词】技工院校；综合档案室；档案保护；档案安全
档案室是档案工作最基层的组织机构和保管单位，保存着一定数量的各种门类、各种载体的档案。基层档案室档案保护工作做得好坏，不仅关系到本档案室的档案寿命，也影响着档案馆馆藏档案的寿命和整体档案工作水平的提高。档案是不可再生的资源，如果遭到破坏，损失是不可挽回的，档案的其它工作也就更无从谈起。保证档案的安全是档案工作的第一要责，是档案工作的重中之重，技工院校综合档案室档案安全保护工作也是如此。由此做好技工院校综合档案室档案保护工作，对维护技工院校档案完整与安全，延长档案寿命具有十分重要的意义。
1、技工院校综合档案室档案安全保护存在的主要弱点
1.1、档案安全保护意识淡薄。当前，在大多数档案工作人员的认知里，基层档案室的工作只是能按时把档案整理好，能及时查到就可以了，至于档案保护方面的工作，那则是档案馆的事。这种认知在一定程度上导致了档案保护意识的减弱，致使技工院校对做好档案保护工作的重要性认识不足，存有偏见：多数只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作；少数条件比较好的学校却热衷于档案的数字化、信息化，建設数字档案室之类的工作。只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房没有引发火灾，档案的安全就不成问题。
1.2、档案安全管理制度不健全，执行不到位。由于档案安全保护的模糊意识，多数技工院校虽制订了档案安全管理制度，但制度不健全，在制度执行上存在一定的疏漏；有制度但没有严格执行，平时很少到库房去监控，工作只停留在表面上，缺乏必要的细致工作；还有少数技工院校虽制订了档案安全管理制度，也只是为了应付上级检查，上墙了事。档案安全管理工作没有提到议事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。
1.4、部分档案管理人员责任心不强，缺乏档案保护技术知识和保护技术手段。基层档案工作人员，大都不是档案科班出身，以中途转行为多：有的经过长期或中、短期档案知识培训，有的则是直接由老师傅传、帮、带。而档案人员参加档案培训的机会很有限，即使培训也很少有安排学习档案保护技术方面的知识，而随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用等同纸质档案发生了根本变化。这样就造成了档案工作人员缺乏系统的档案保护技术知识和保护技术手段。
1.3、档案安全管理的经费投入严重不足，设备缺乏，库房设置不合理。在经济浪潮的冲击下，一切为经济效益服务，技工院校也不例外。作为服务性质的档案工作，无法直接产生经济效益，很难得到领导的重视，许多直接威胁到档案实体安全的问题都难以得到解决。如：档案室的档案库房和办公用房是最明显的问题：少数技工院校是利用普通办公用房改造的；多数是在办公大楼的某一层划一、二个房间作为档案人员办公用房和档案专用库房；更有甚者是一房两用，即是办公室又兼作档案库房。这就很难达到档案的防盗、防火、防热、防潮、防光、防尘、防有害生物和有害气体的、最大限度地延长档案的寿命的要求；档案设备也是最基本的几样，有的小型技工院校，设备几乎为零，档案的安全无法保障。
2、技工院校综合档案室档案安全保护的努力方向
2.1增强档案保护工作的意识。首先，档案工作人员要努力学习档案保护知识和技能，提高自身档案保护意识。只有档案管理工作者自身重视档案的安全问题，才能通过一些重大的档案灾难案例、档案展览等形式加大档案安全保护的宣传，增强校领导对档案保护工作的重视。其次，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，关键要落实安全第一、预防为主的方针，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。
2.2建立完善档案保护制度，制度保证上严密有效，做到违法必究。档案的安全包括两个方面的内容，一个是档案实体的安全，一个是档案信息的安全。随着档案载体的多样化，要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的工作制度。如档案实体安全的保管制度、档案实体安全的保密制度、档案实体安全的利用制度、
电子文件与电子档案的保管制度、电子文件与电子档案的利用制度、电子文件与电子档案异地备份制度、室藏档案应急预案、计算机档案信息系统网络应急预案、档案信息安全的学习培训制度等，做到有章可循。学校应将档案安全管理工作提到议事日程上来，除建立有效的制度保障，还要严格按制度办事，做到违法必究，并进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态，避免造成不可挽回的损失。
2.3、加强业务学习和培训，提高档案人员专业素养。由于技工院校现今档案工作人员所具备的专业知识和技能的程度参差不齐，对他们进行专业技术培训就显得优为必要；即便是档案科班出身的档案工作人员，随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体的多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化。如果不随时补充相关知识，保护工作将无从谈起。只有档案工作人员系统地熟知档案保护技术知识和技能，并用科学的理论知识指导实践工作，才能创造条件，为档案保管提供一个良好的环境。为避免校领导以办学经费紧张、档案工作人员不需要那么高深的档案知识等为由拒绝参加，由上级业务指导部门对业务系列培训学习做出要求为更好：规定每年档案工作人员都要档案继续教育学习1-2次。以达到提高、更新档案管理者的专业素养的期许。
2.4、争取领导支持，加大资金投入，改善档案库房的设置与配备。档案寿命的长短与档案保存环境及保管条件有着极为密切的关系。虽然由于自然和人为的因素，随着时间的流逝，一切都是朝着逐渐消亡的方向发展。但适宜的存放环境，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用。虽然技工院校不可能达到档案馆的保存条件，但却可以在条件允许的范围内，尽可能创造有利于档案保存的环境，最大限度地延长其寿命。具体要从以下几个方面着手：首先，库房设置问题：档案库房是保存档案的重要基地，是档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件。档案库房是否适用，将直接影响到库房管理措施的繁简、效果和费用。档案库房设置的适用，它就会长期起着利于改善档案保护条件的作用；反之，则相反。技工院校不可能、也没有实力另建档案库房，条件好的学校，可以根据防热、防潮、防光、防尘、防火等要求修、改建档案库房，要尽可能的实现库房、阅览、办公三室分开；如果是由办公室改做的库房，要尽可能的选在办公楼的北面或南面，楼层不要选在顶层或地下室；窗子要尽可能的小而少，要密闭、牢固、保温、防火，采用双层密闭塑钢窗，外边要安装防盗网，向阳的窗户要采用质地厚密的遮光窗帘，用来通风的窗户，应安装纱窗。库房门要采用密闭的防盗门。其次，库房温、湿度控制与调节问题：在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度对档案的影响很大。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖；而低温、低湿又会影响档案制成材料的耐久性，使纸张纤维变硬变脆，强度下降。因此，控制与调节库房温、湿度是防虫防霉、保证档案制成材料耐久性的有效措施。如果档案库房门、窗坚固、密闭性能好，可以通过紧闭门窗或打开门窗通风来控制与调节库房的温、湿度。在高温或严寒季节，可以通过 空调和抽湿器等设备来控制库房的温、湿度，以达到国家规定保存纸质档案的标准：温度14～24℃， 相对湿度45%～60%的要求，使之成为更加适于档案保存的空间。对于一些很珍贵的档案， 可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中进行保存。第三，库房的防光、防有害生物与防尘的问题：因为光线会使档案发生光氧化和光辐射热反应，进而影响纸张和字迹的耐久性，紫外线对档案的破坏力更大。因此，库房应避免光线直接照射，防止或减少漫射光中的紫外线进入库房，使用人工光源时，应选择白炽灯，且要用质地厚密的窗帘遮挡，这样也利于防止空气中的有害气体和灰尘进入库房，因为空气中的有害气体和灰尘也是影响档案“寿命”的因素之一。又由于现今大气污染越来越严重，其不利影响也日趋突出。档案材料入库前也应进行除尘处理。第四，库房的防火问题：随着各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的可能性进一步增大。火灾可以说是当今档案部门的头号灾害。档案库房内不能见明火、不允许在里面吸烟、存放易燃化学物品、无人时关闭电源，门口必须配备消防器材，使用无酸阻燃的档案装具等。
2.5、档案的备份和信息保密问题：为防止自然灾害的侵协，要做到存放档案的异质备份和异地备份；使用无酸阻燃的档案装具；加强档案信息的保密工作并定时检查等。
总之，要做好技工院校档案安全工作，关键要落实安全第一、预防为主的方针，做到思想认识上警钟长鸣、制度保证上严密有效、技术支撑上坚强有力、监督检查上严格细致、事故处理上严肃认真，真正为档案的保存提供一个优良的环境，以维护技工院校档案完整与安全，最大限度地延长其寿命，使人类的记忆得以永久保存。
参考文献：
[1] 邬泽兰. 基层档案室的档案保护工作不可忽视，[J].办公室业务，2012（14）
[2] 翁梅. 浅谈档案室的档案保护工作[J].浙江档案，2009（11）
[3] 谢建波. 对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护问题的认识 [J].档案管理，2010（1）