强化基础建设是档案管理现代化的关键

来源 :学术理论与探索 | 被引量 : 0次 | 上传用户:wjw909
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  摘 要:面对档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,加强基础建设,树立档案全面质量管理的思想,使档案质量不断提高。
  关键词:档案管理;基础建设;标准化;规范化
  
  一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
  
  众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具,首要特征就是要求输入“计算机”的各项原始数据,信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件,是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术要求。
  那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲,目前我国的综合性档案馆,大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容,或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码,如果使用中掉页,很难发现;五是组卷混乱现象比较严重,如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一,有的一、二页纸,一文一卷;有的五六百页纸;一类一卷。总之,综合性档案馆建馆时间越长,馆藏量越大,存在的问题就越严重。
  从以上情况来看,我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件,需要尽快地、科学地解决这些问题。
  
  二、实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平
  
  从科学与经验中可以获知,要想提高档案管理的水平,就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等,各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
  1全面普查案卷,去糟取精
  这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查,加之移交单位划分保管期限不准,不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件,所以,首先要剔除这些无用的文件,才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
  2重新组合案卷,实现案卷规范化
  将那些组卷过厚,内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管,而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
  3结合本馆实际规范著录工作
  著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但由于各个档案馆的条件存在差异,再加上计算机管理又提出了新的技术性要求,所以各个档案馆应该以《规则》为依据,并从自己的实际情况出发,根据计算机管理的技术要求,制定出适合本馆著录工作的著录细则。
  4统一分类号保证检索查全率
  计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“学校”问题涉及的行业较多,我们就统一归入“X”类,然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外,在分类的过程中还应加强校审力度,以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识,统一标准,尽量做到前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理。
  5规范题名保证检索查准率
  档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准,因此在著录时要统一规范题名。我们认为,规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索,需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间等,要素填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐,如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现,很影响检索的准确率。所以要规定凡是要求批复的文件写“请示”,凡不要求批复的文件则写“报告”等等,这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
  另外还要利用计算机一次输入,多次输出的功能,将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录,为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
  
  三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
  
  在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲,由于馆藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点,便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
  1分清轻重缓急,循序渐进
  档案管理的一个重要目的,就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中,应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况,对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样,就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
  2分级次著录,省时省力
  在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
  3分门别类,充分利用档案原基础
  对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等,则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础,可以减少著录环节大大地提高著录速度。
  4用“关键词”替代“主题词”,简化查找时间,提高效率
  “主题词”虽然有规范统一的功效,却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊?我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇“关键词”进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。例如“拟写关于厂房基础建设一事的关键词,有人写“基本建设”有人写“基建”,有人写“厂房建设”,在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能,把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢,计算机自动标引不准确的缺点,而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。
  近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。
其他文献
摘 要:鹤庆县山区农民收入的40%以上来自于林业产业。但是和一些林业发展较好的地区相比,我县林业既有一定的优势,也有多方面的劣势,优势与劣势并存。文章对鹤庆县林业产业现状,及发展措施进行探讨。供参考。  关键词:鹤庆县林业产业现状;整地;造林方法     1、发展林业产业的优势及现状。    1.1 立地环境条件适宜。  鹤庆县国土面积2395平方千米,其中山区、半山区和峡谷区面积占89.7%。县
期刊
摘 要:混凝土结构在建设和使用过程中出现不同程度、不同形式的裂缝,这是一个相当普遍的现象。大体积混凝土结构出现裂缝更普遍。在全国调查的高层建筑地下结构中,底板出现裂缝的现象占调查总数的20%左右,地下室的外墙混凝土出现裂缝的现象占调查总数的80%左右。  关键词:大体积;混凝土;结构;裂缝控制;综合措施      1、大体积混凝土结构裂缝的一般概念及产生原因     混凝土结构在建设和使用过程中出
期刊
摘 要:结合旅游企业的特殊性和企业生态系统理论提出了旅游企业生态系统概念,对旅游企业生态系统和自然生态系统的相似性进行对比分析,并建立崭新的旅游企业生态系统层次结构模型,详细分析了各组成要素在该系统中的位置、功能及其相互关系,在此基础上,探讨了旅游企业生态系统生命运转的内在机制。  关键词:旅游企业生态系统;结构模型;运作机制    旅游产品提供给游客的是一种旅游消费价值的完整体验,因此,旅游景区
期刊
摘 要:感觉在人们获得和检验知识过程中起着重要作用,正常人因为视觉的直观作用,容易获得直观、便捷的认识,并且能够比较便捷、全面甚至是直观的方式通过比较、实践、检验以得到确定性的知识。缺少视觉直观的盲人,主要通过相互联系的四个环节获得并检验他们的知识:语言描述、触觉、触觉记忆以及检验过程的强化。  关键词:先天盲人;触觉;记忆;强化    正常人与先天盲人在获得与检验知识的过程中具有不同的方法与特征
期刊
摘 要:为提高配电网运行的可靠性、经济性,各供电单位对配电网的带电作业给予了高度重视,驻马店供电公司也相继开展了带电作业项目。为保证带电作业人员及设备的安全,有必要对配电网带电作业的安全作业方式、人体防护用具及操作要求等进行深入的分析。  关键词:配电网;带电作业;防护措施    0、前言    提高供电可靠性已成为供电企业一项重要任务,供电企业开展配电网带电作业,尽可能的用带电作业方式对配电网进
期刊
摘 要:建筑节能有利于从根本上促进能源资源节约和合理利用,缓解我国能源资源供应与经济、社会、发展、的矛盾。通过对外墙保温技术,外墙保温形式的介绍,分析了外墙保温技术、保温形式的优缺点。大力推广外墙保温技术,使建筑节能真正得以实施。  关键词:建筑节能;外墙保温技术    一.引言    建筑节能是整个建筑全寿命过程中每一个环节节能的总和。是指建筑在选址、规划、设计、建造和使用过程中,通过合理的规划
期刊
柳琴作为一种拨弦乐器,经过几次重大变革,已经成为一种深受人们的乐器。其声音清脆,悦耳。无论是独奏还是乐队合奏,都能表达出一种清澈肺腑的美,而柳琴在演奏中也有许多的技巧,如:弹、挑、抡等各种技巧相互关联,虽然演奏出来的方式不同,但都大同小义,而弹挑则是贯穿于柳琴演奏中最重要的一种技巧。其它各种技巧都是在弹挑的基础上加以演变而得出来的,所以,弹挑在柳琴演奏中起着举足轻重的作用。  (一)拨片的控制与力
期刊
摘 要:图画书是图画和文字两种不同的表现形式相结合的复合文本,文字和图画是不同的符号,有着不同的叙述和表达。解读两者的复杂关系是图画书最具魅力的部分,对于图画书的阅读指导也有重要的意义  关键词:图画书;图文关系;故事    图画书是一个复合的文本,由图画和文字两种不同的表现形式结合而成。“图画书是用图画与文字来共同叙述一个完整的故事,是图文合奏。说得抽象一点,它是通过图画与文字这两种媒介在两个不
期刊
随着集约化畜牧业的快速发展,兽药的应用品种和数量也在不断增加,兽药残留作为动物源性食品安全性影响的重要因素,已成为人们普遍关注的一个社会热点问题。兽药残留不仅直接对人体产生急慢性毒性作用,引起细菌耐药性的增加,还通过环境和食物链的作用间接对人体健康造成潜在危害,直接影响着我国养殖业的发展和国际化进程,因此,必须采取有效措施,减少和控制兽药残留的发生。    1、兽药残留的危害    药物的代谢途径
期刊
摘 要:学生们学习英语的最终目的是实现用英语进行沟通。本文从培养学习兴趣,克服学生心理障碍,掌握发音规则,提高复述能力,了解西方文化五个方面进行讨论,旨在提高学生的英语口语表达能力。  关键词:兴趣;心理;发音;复述;文化     当今社会随着经济和科技的发展,国与国之间的交往越来越密切,越来越频繁。在这个全球化的形势下,英语作为一种国际性的语言,在国际交流中扮演的角色也越来越重要。为了适应社会发
期刊