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摘 要：以临朐县人民法院为例，介绍基层法院档案数字化过程中容易出现的一些问题，并提出了相应的解决措施，为其他基层法院的档案数字化工作提供借鉴。
关键词：基层法院；档案数字化；诉讼档案；行政文书档案
档案数字化是现在档案工作的发展趋势，是大数据时代下的新要求。做好档案数字化工作，对于保护纸质档案、提高司法办公效率、搞好档案资源开发利用、提升法院档案工作水平具有不可忽视的作用。
一、基层法院档案数字化进程中出现的问题
（一）进度与質量之间的矛盾问题
在档案数字化的过程中，因扫描量较大，大多数法院都采用外包模式进行扫描，外包人员虽然有良好的档案数字化经验，但是诉讼档案对于外包工作人员来说还是一个新的事物，因此在扫描伊始遇到各种问题，如：漏扫错扫；当事人姓名误录成同音字、繁体字转换简体字转换失误等著录错误；民初卷与民督（审判监督）卷分辨不清、民初卷与重审卷和执行卷无法辨别，不清楚分开扫描还是一起扫描；对于扫描卷宗时因追求扫描量而暴力扫描，以至于对保存已久的脆弱档案造成了无法修复的损毁等。在这种情形之下，我院在外包人员扫描的第一个月，扫描出错率达到了惊人的百分之十六，且返工率也特别高，工作效率极低。
（二）行政文书档案挂接与转换的问题
临朐法院行政文书档案730卷，反映了法院的历史面貌，是法院档案的重要组成部分，对提高法院工作效率和工作质量有不可或缺的作用。然而大多数法院的诉讼档案是直接挂接到审判业务管理系统的，便于诉讼档案为审判服务。但行政文书档案却无处挂接，如果仅仅是扫描而没有挂接的系统，那么行政文书档案就只是一堆照片，根本无法利用，行政文书就失去了扫描的意义。
在行政文书档案扫描的过程中，也遇到了一些技术难题。如：打包问题，扫描形成的JPG文件必须转换成PDF格式才可以挂接在系统中，一旦转换失败，扫描好的图片便无法打开，导致档案无法使用；录入档号与扫描档号对接不起来的问题，工作人员在录入过程中的一个空格、标点错误就会与扫描的档号造成对接失败，而这种空格、标点的在平时的检查工作中很难被发现。
（三）档案数字化的保密问题
根据我国刑事诉讼法关于审判公开的规定，审判公开的范围主要包括审理过程（合议庭评议过程除外）和审判结论公开。因此，对于诉讼档案的副卷，即合议庭的评议笔录和审判委员会的决议和记录是属于保密范围的。人民法院的档案一旦对外泄露，就意味着个人的隐私信息、商业秘密甚至是国家机密的外泄。保密问题是档案数字化过程中的一项重要议程。
对档案进行数字化，需要人工对档案进行逐页扫描，在扫描过程中必然会接触到档案的内容。公司外聘的工作人员大多是当地的临时工，保密意识不强，极有可能泄露档案信息，因此，在档案数字化工作中，各法院必须按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，采取科学有效的安全管理措施，对数字化全过程实行严格监督和管理。
二、法院档案数字化的应对策略
（一）处理好质量与速度的关系
为了提高档案数字化的质量，临朐法院采用卷宗前处理、加强质检、随时指导三种措施。一是卷宗前处理，是指在扫描卷宗前对卷宗进行认真检查，对于页码错误的案卷进行重新编号，使案卷内容与目录相对应，对破损的档案进行适当修补。二是加强质检，每天由两名工作人员对已扫描的档案进行质检，如果发现问题，一律返工，使扫描出错率从开始的百分之十六降低到了百分之零点一五。三是随时指导，请我院熟悉档案业务的工作人员对加工现场进行巡查，遇到难题随时指导，发现典型的问题及时召开工作人员集体会议共同解决，大大提高了扫描和录入的质量。
为了提高档案数字化的速度，我院采取增加加工人员和加工设备数量与电子卷宗随案生成两种措施。一是增加加工人员和加工设备数量，2017年12月我院加工人员由27人增加至47人，设备由27台增加至45台，日加工量增加至4万页，加工速度达到之前的百分之一百六十。二是电子卷宗随案生成，是指在立案、审理、执行等各个流程阶段和各个诉讼环节所产生的诉讼文件、所实施的诉讼活动，都要同步转化为电子数据，纳入案件办理系统。我院实现电子卷宗随案生成，实现了档案的随时扫描和录入，大大减少了归档后档案工作人员的工作量。这样档案数字化工作就可一次完成，不用再进行多次外包。
（二）升级软件系统，制定扫描录入标准
为做好行政文书档案的挂接工作，临朐法院档案工作人员多次沟通软件公司，使软件公司能够提供适合我院实际的软件系统，并与档案数字化加工人员沟通做好挂接。
对于行政文书档案扫描录入过程中的技术问题，一是升级图片转换系统，提高图片转成功率；二是制定相关的录入扫描标准，按标准录入，不添加无意义的空格和标点，统一确定300PPI的图像分辨率，使档案数字化工作更加规范。
（三）严格做好保密工作
在责任方面，一是严格核查外包公司的保密资质，与外包公司签订保密协议，确定需要保密的内容、义务、应当承担的责任等；二是与每一名加工人员签订数字化加工项目保密承诺书，填写加工人员的身份证号、联系方式和保密内容并签字按手印；三是分卷到人，把案卷分配到个人手中，谁扫描谁负责，如果出现问题，追究负责人的责任。
在硬件方面，一是在数字化加工场所的各个角度安装监控器，确保监控无死角，能对数字化加工工作随时监督，并保存监控视频；二是将所有的电脑USB接口全部拆卸或封锁，保证档案信息无法通过存储设备和USB端口传输。
在纪律方面，一是请法院档案工作人员在现场进行监督，在搬运档案的过程中确保档案不会遗失，在每一天加工完毕后确保档案全部放入库房；二是在档案数字化加工场地外设立手机柜，要求每一位加工人员进入加工场所前将所有的手机、相机、平板电脑放入手机柜中，严禁将电子产品带入加工场所。
档案数字化是一项长期且艰巨的任务，随着档案数字化的推进，遇到的困难是正常的。但只要广大档案工作人员以崇高的使命感和责任感立足本职、脚踏实地、勤能补拙、开拓创新，定能完成繁重复杂的档案数字化工作任务。
参考文献：
[1]高一飞，丁海龙.刑事诉讼档案公开的限度、程序和条件[J].天津法学，2017（3）.
[2]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013（1）.
作者简介：王岩，山东省潍坊市临朐县人民法院。
关键词：基层法院；档案数字化；诉讼档案；行政文书档案
档案数字化是现在档案工作的发展趋势，是大数据时代下的新要求。做好档案数字化工作，对于保护纸质档案、提高司法办公效率、搞好档案资源开发利用、提升法院档案工作水平具有不可忽视的作用。
一、基层法院档案数字化进程中出现的问题
（一）进度与質量之间的矛盾问题
在档案数字化的过程中，因扫描量较大，大多数法院都采用外包模式进行扫描，外包人员虽然有良好的档案数字化经验，但是诉讼档案对于外包工作人员来说还是一个新的事物，因此在扫描伊始遇到各种问题，如：漏扫错扫；当事人姓名误录成同音字、繁体字转换简体字转换失误等著录错误；民初卷与民督（审判监督）卷分辨不清、民初卷与重审卷和执行卷无法辨别，不清楚分开扫描还是一起扫描；对于扫描卷宗时因追求扫描量而暴力扫描，以至于对保存已久的脆弱档案造成了无法修复的损毁等。在这种情形之下，我院在外包人员扫描的第一个月，扫描出错率达到了惊人的百分之十六，且返工率也特别高，工作效率极低。
（二）行政文书档案挂接与转换的问题
临朐法院行政文书档案730卷，反映了法院的历史面貌，是法院档案的重要组成部分，对提高法院工作效率和工作质量有不可或缺的作用。然而大多数法院的诉讼档案是直接挂接到审判业务管理系统的，便于诉讼档案为审判服务。但行政文书档案却无处挂接，如果仅仅是扫描而没有挂接的系统，那么行政文书档案就只是一堆照片，根本无法利用，行政文书就失去了扫描的意义。
在行政文书档案扫描的过程中，也遇到了一些技术难题。如：打包问题，扫描形成的JPG文件必须转换成PDF格式才可以挂接在系统中，一旦转换失败，扫描好的图片便无法打开，导致档案无法使用；录入档号与扫描档号对接不起来的问题，工作人员在录入过程中的一个空格、标点错误就会与扫描的档号造成对接失败，而这种空格、标点的在平时的检查工作中很难被发现。
（三）档案数字化的保密问题
根据我国刑事诉讼法关于审判公开的规定，审判公开的范围主要包括审理过程（合议庭评议过程除外）和审判结论公开。因此，对于诉讼档案的副卷，即合议庭的评议笔录和审判委员会的决议和记录是属于保密范围的。人民法院的档案一旦对外泄露，就意味着个人的隐私信息、商业秘密甚至是国家机密的外泄。保密问题是档案数字化过程中的一项重要议程。
对档案进行数字化，需要人工对档案进行逐页扫描，在扫描过程中必然会接触到档案的内容。公司外聘的工作人员大多是当地的临时工，保密意识不强，极有可能泄露档案信息，因此，在档案数字化工作中，各法院必须按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，采取科学有效的安全管理措施，对数字化全过程实行严格监督和管理。
二、法院档案数字化的应对策略
（一）处理好质量与速度的关系
为了提高档案数字化的质量，临朐法院采用卷宗前处理、加强质检、随时指导三种措施。一是卷宗前处理，是指在扫描卷宗前对卷宗进行认真检查，对于页码错误的案卷进行重新编号，使案卷内容与目录相对应，对破损的档案进行适当修补。二是加强质检，每天由两名工作人员对已扫描的档案进行质检，如果发现问题，一律返工，使扫描出错率从开始的百分之十六降低到了百分之零点一五。三是随时指导，请我院熟悉档案业务的工作人员对加工现场进行巡查，遇到难题随时指导，发现典型的问题及时召开工作人员集体会议共同解决，大大提高了扫描和录入的质量。
为了提高档案数字化的速度，我院采取增加加工人员和加工设备数量与电子卷宗随案生成两种措施。一是增加加工人员和加工设备数量，2017年12月我院加工人员由27人增加至47人，设备由27台增加至45台，日加工量增加至4万页，加工速度达到之前的百分之一百六十。二是电子卷宗随案生成，是指在立案、审理、执行等各个流程阶段和各个诉讼环节所产生的诉讼文件、所实施的诉讼活动，都要同步转化为电子数据，纳入案件办理系统。我院实现电子卷宗随案生成，实现了档案的随时扫描和录入，大大减少了归档后档案工作人员的工作量。这样档案数字化工作就可一次完成，不用再进行多次外包。
（二）升级软件系统，制定扫描录入标准
为做好行政文书档案的挂接工作，临朐法院档案工作人员多次沟通软件公司，使软件公司能够提供适合我院实际的软件系统，并与档案数字化加工人员沟通做好挂接。
对于行政文书档案扫描录入过程中的技术问题，一是升级图片转换系统，提高图片转成功率；二是制定相关的录入扫描标准，按标准录入，不添加无意义的空格和标点，统一确定300PPI的图像分辨率，使档案数字化工作更加规范。
（三）严格做好保密工作
在责任方面，一是严格核查外包公司的保密资质，与外包公司签订保密协议，确定需要保密的内容、义务、应当承担的责任等；二是与每一名加工人员签订数字化加工项目保密承诺书，填写加工人员的身份证号、联系方式和保密内容并签字按手印；三是分卷到人，把案卷分配到个人手中，谁扫描谁负责，如果出现问题，追究负责人的责任。
在硬件方面，一是在数字化加工场所的各个角度安装监控器，确保监控无死角，能对数字化加工工作随时监督，并保存监控视频；二是将所有的电脑USB接口全部拆卸或封锁，保证档案信息无法通过存储设备和USB端口传输。
在纪律方面，一是请法院档案工作人员在现场进行监督，在搬运档案的过程中确保档案不会遗失，在每一天加工完毕后确保档案全部放入库房；二是在档案数字化加工场地外设立手机柜，要求每一位加工人员进入加工场所前将所有的手机、相机、平板电脑放入手机柜中，严禁将电子产品带入加工场所。
档案数字化是一项长期且艰巨的任务，随着档案数字化的推进，遇到的困难是正常的。但只要广大档案工作人员以崇高的使命感和责任感立足本职、脚踏实地、勤能补拙、开拓创新，定能完成繁重复杂的档案数字化工作任务。
参考文献：
[1]高一飞，丁海龙.刑事诉讼档案公开的限度、程序和条件[J].天津法学，2017（3）.
[2]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013（1）.
作者简介：王岩，山东省潍坊市临朐县人民法院。