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〔摘要〕 学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,加快中职学校档案管理工作发展的步伐,以适应新形势的发展相当重要。给合当前在档案管理工作中存在的问题,参照传播理论中的阳光模式,建立档案综合信息系统的雏形以期建立现代化的档案信息管理系统。
〔关键词〕 档案信息 管理系统
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是学校各项评估工作的重要内容。目前,中职学校正面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?根据《档案法》的要求,结合自身的学习和工作体会,就中职学校的档案信息管理探讨如下。
1 学校档案管理工作面临的新课题
1.1 注重各种门类、载体档案的收集和保存,保证原始资料的完整、齐全,以满足利用者的需要为目的。但是,在实际工作中,为了满足利用者的需要,就要求档案工作者能及时、准确地提供详尽的、全面的、实用的信息源资料。但档案工作者在日常工作中要完成大量而繁重的档案搜集、整理、编目等工作任务,以至于对馆(室)藏档案不能作深入了解,不能及时掌握各类档案信息,对原始资料的价值鉴定存在着较大局限性,加上当前人们的档案意识薄弱,把所有资料作为档案来收藏,这就势必要引起各种档案资料全而滥。这不仅加大档案工作量,也影响着档案的开发和利用。
1.2 现行档案管理停留在对各类原始资料的积累。在实践中,我们过多地关注了档案收集、整理和组卷工作,其工作量之大,使得档案利用停留在原始、简单的水平上。至于档案编研、编史修志等二、三次文献加工就难以顾及。随着我国社会主义市场经济的发展,人们逐步认识到档案室珍贵的无形资产,它将为我国培养现代建设合格人才发挥重要作用。因此,档案工作要从当前的被动利用转变为主动服务。例如:综合某一学科领域的研究,说明当前研究的热点,预测该学科的发展趋势等等。
1.3 当前档案管理中存在着条块分割,校于校之间的交流、合作的土壤还很贫脊。即使在一个学校范围内,也由于观念上的原因,档案管理技术手段的落后,档案信息的共享程度也非常弱。当前管理中注入重要原始资料载体的整理,而忽视内容上的整理。档案价值鉴定工作的滞后,更使信息共享难度加大。
此外,现阶段存在着搜集资料的难度大,相关部门的档案把关不力,档案管理的手段落后的弊病。现代化的趋势,学校档案管理的新要求,都迫切要求现代化的档案管理系统应运而生。
2 建立学校档案信息系统模型的构想
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。学校档案管理现代化,就是以先进的管理思想作指导,采用先进的管理手段,快速、高效地开发学校档案信息资源,及时、准时系统地提供档案信息,为学校的教学、科研和党政管理等工作服务,为社会主义市场经济服务。要实现这一目标,档案管理必须理顺各方面的相互关系,以科学的管理思想,科学的方法,应用计算机技术,对档案进行有效的搜集、整理、鉴定、编研、检索,提供高质量高效率的服务。
结合学校档案管理的具体情况,我们设计出学校档案综合信息管理系统,理顺档案工作与各方面的关系,并将这种关系系统化,以科学的形式确定下来,该模型主要做好两项工作。
2.1 做好信息交换,即按照某种目的设计出应用软件,达到对档案信息进行有效地收集和贮存、编辑加工、输出以及服务。开发档案信息资源的第一步是建立档案信息库。然后,对档案文件的完整性、准确程度和价值进行控制和鉴定。由于档案信息具有原始性特点,传播功能不强,这就要对档案信息进行编辑加工,转换成为二次、三次文献。这项编研工作可是某一主题,专项的索引、汇编、选择、简介、专题介绍和基础数据汇编等,为学校领导和教学、科研、党政管理等工作提供准确、系统、全面的档案信息,高速高质量地为利用者服务。同样也可以利用信息交换系统将档案信息按一定的有序规则选取出来,进行浓缩、加工、著录形成一个个条目。为充分开发档案信息资源,应加强和保证输出信息的有序性、规律性,使之专题化、条理化、系统化。为确保档案性,信息交换系统应有充分安全措施,用户只能在规定的范围内享用档案信息。最后是档案信息的服务及宣传,包括为教学服务,为科研服务,为党政管理工作服务和为科普性宣传教育服务。这里要特别强调为社会主义市场经济建设服务,以充分发挥档案信息这一无形价值的功能。
2.2 建立为达到上述目标所需的信息库,制定各类档案信息的建库标准,即档案信息的收集标准。收集数据既要遵循档案收集工作的指导思想和基本准则,又要充分考虑为高效利用档案资源,便于档案信息的开发,减轻信息交换系统的开发难度。这些都要求档案管理标准化,包括专业名词术语标准化、代号代码标准化,档案著录标准化,标引语言标准化、计算机管理标准化等。这些标准化有利于信息交换系统的检索、编研、著录。
上述两项工作的核心是编辑服务于各种目的软件。由于档案的特殊性,要求我们特别关注这些软件的生态效应,即软件要有层次性、结构性,同时,必须更新档案工作的观念。①树立商品经济价值观念。如科研档案是科技成果的一种存在形式,是潜在的生产力,树立价值观念,指引人们有选择地使用档案信息,使之转化为生产力,推动社会的发展。②树立全局的观念。档案管理要求有整体的观念。一切从全局着眼,根据经济建设的需要,冲破地域,使档案服务以内向型转化为内外结合的多向型,由封闭型转向开放型,由被动型转化为主动型,有低层次型转向高层次。③要有正确的立场、观点和方法。坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论,坚持实事求是的科学态度。档案信息系统中各种信息交换系统的软件。档案管理系统是在运用现代信息技术,对档案工作各环节实行科学管理的基础上,全面搜集档案利用工作中涉及的近百种原始数据及积累,并对它们进行有相当广度和深度的综合交叉分析,应用中文分词题名关键词自动标引技术,集档案检索、编目于一体的多功能软件。档案信息管理系统有以下几个功能:①用户名类档案、资料数据库的自行设计及建立。②题名各类关键词自动标引。③数据库维护。包括输入、修改、删除、恢复、记录工作状态显示等。④索引的追加、修改、删除、恢复、设置显示及索引文件检查等。⑤提供自动标引的一字词、二字词部件词典库管理。⑥信息检索。提供各种条件组合的综合检索及分层输出及打印。
学校档案信息管理系统的特点是,用户可根据本单位档案管理的需要设计,建立任意结构、任意个数的档案库及资料库。系统提供变长字段的层次型数据库结构,可适应各类档案信息的存贮需要。系统提供题名关键词及责任者的同义词自动扩检功能,较好地解决了关键词的规范化,从而实现主题词自动检索的要求:提高了信息检索的完整率,使档案工作量和服务水平有很大的提高。
总之,学校档案信息交换系统的软件开发,必须首先了解学校档案及其工作的性质与作用,明确学校档案工作必须同教育事业发展紧密结合,协调发展;必须坚持历史唯物主义原理,按照学校档案的形成规律,保持其历史的有机联系。只有这样,才能维护教育事业发展历史的真实面貌,更好地为学校各项工作和社会服务。
参考文献
1 王莉.谈高校档案管理现代化建设
2 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探
3 代利利.加强学校档案管理[J].阜阳师范学院学报
〔关键词〕 档案信息 管理系统
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是学校各项评估工作的重要内容。目前,中职学校正面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?根据《档案法》的要求,结合自身的学习和工作体会,就中职学校的档案信息管理探讨如下。
1 学校档案管理工作面临的新课题
1.1 注重各种门类、载体档案的收集和保存,保证原始资料的完整、齐全,以满足利用者的需要为目的。但是,在实际工作中,为了满足利用者的需要,就要求档案工作者能及时、准确地提供详尽的、全面的、实用的信息源资料。但档案工作者在日常工作中要完成大量而繁重的档案搜集、整理、编目等工作任务,以至于对馆(室)藏档案不能作深入了解,不能及时掌握各类档案信息,对原始资料的价值鉴定存在着较大局限性,加上当前人们的档案意识薄弱,把所有资料作为档案来收藏,这就势必要引起各种档案资料全而滥。这不仅加大档案工作量,也影响着档案的开发和利用。
1.2 现行档案管理停留在对各类原始资料的积累。在实践中,我们过多地关注了档案收集、整理和组卷工作,其工作量之大,使得档案利用停留在原始、简单的水平上。至于档案编研、编史修志等二、三次文献加工就难以顾及。随着我国社会主义市场经济的发展,人们逐步认识到档案室珍贵的无形资产,它将为我国培养现代建设合格人才发挥重要作用。因此,档案工作要从当前的被动利用转变为主动服务。例如:综合某一学科领域的研究,说明当前研究的热点,预测该学科的发展趋势等等。
1.3 当前档案管理中存在着条块分割,校于校之间的交流、合作的土壤还很贫脊。即使在一个学校范围内,也由于观念上的原因,档案管理技术手段的落后,档案信息的共享程度也非常弱。当前管理中注入重要原始资料载体的整理,而忽视内容上的整理。档案价值鉴定工作的滞后,更使信息共享难度加大。
此外,现阶段存在着搜集资料的难度大,相关部门的档案把关不力,档案管理的手段落后的弊病。现代化的趋势,学校档案管理的新要求,都迫切要求现代化的档案管理系统应运而生。
2 建立学校档案信息系统模型的构想
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。学校档案管理现代化,就是以先进的管理思想作指导,采用先进的管理手段,快速、高效地开发学校档案信息资源,及时、准时系统地提供档案信息,为学校的教学、科研和党政管理等工作服务,为社会主义市场经济服务。要实现这一目标,档案管理必须理顺各方面的相互关系,以科学的管理思想,科学的方法,应用计算机技术,对档案进行有效的搜集、整理、鉴定、编研、检索,提供高质量高效率的服务。
结合学校档案管理的具体情况,我们设计出学校档案综合信息管理系统,理顺档案工作与各方面的关系,并将这种关系系统化,以科学的形式确定下来,该模型主要做好两项工作。
2.1 做好信息交换,即按照某种目的设计出应用软件,达到对档案信息进行有效地收集和贮存、编辑加工、输出以及服务。开发档案信息资源的第一步是建立档案信息库。然后,对档案文件的完整性、准确程度和价值进行控制和鉴定。由于档案信息具有原始性特点,传播功能不强,这就要对档案信息进行编辑加工,转换成为二次、三次文献。这项编研工作可是某一主题,专项的索引、汇编、选择、简介、专题介绍和基础数据汇编等,为学校领导和教学、科研、党政管理等工作提供准确、系统、全面的档案信息,高速高质量地为利用者服务。同样也可以利用信息交换系统将档案信息按一定的有序规则选取出来,进行浓缩、加工、著录形成一个个条目。为充分开发档案信息资源,应加强和保证输出信息的有序性、规律性,使之专题化、条理化、系统化。为确保档案性,信息交换系统应有充分安全措施,用户只能在规定的范围内享用档案信息。最后是档案信息的服务及宣传,包括为教学服务,为科研服务,为党政管理工作服务和为科普性宣传教育服务。这里要特别强调为社会主义市场经济建设服务,以充分发挥档案信息这一无形价值的功能。
2.2 建立为达到上述目标所需的信息库,制定各类档案信息的建库标准,即档案信息的收集标准。收集数据既要遵循档案收集工作的指导思想和基本准则,又要充分考虑为高效利用档案资源,便于档案信息的开发,减轻信息交换系统的开发难度。这些都要求档案管理标准化,包括专业名词术语标准化、代号代码标准化,档案著录标准化,标引语言标准化、计算机管理标准化等。这些标准化有利于信息交换系统的检索、编研、著录。
上述两项工作的核心是编辑服务于各种目的软件。由于档案的特殊性,要求我们特别关注这些软件的生态效应,即软件要有层次性、结构性,同时,必须更新档案工作的观念。①树立商品经济价值观念。如科研档案是科技成果的一种存在形式,是潜在的生产力,树立价值观念,指引人们有选择地使用档案信息,使之转化为生产力,推动社会的发展。②树立全局的观念。档案管理要求有整体的观念。一切从全局着眼,根据经济建设的需要,冲破地域,使档案服务以内向型转化为内外结合的多向型,由封闭型转向开放型,由被动型转化为主动型,有低层次型转向高层次。③要有正确的立场、观点和方法。坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论,坚持实事求是的科学态度。档案信息系统中各种信息交换系统的软件。档案管理系统是在运用现代信息技术,对档案工作各环节实行科学管理的基础上,全面搜集档案利用工作中涉及的近百种原始数据及积累,并对它们进行有相当广度和深度的综合交叉分析,应用中文分词题名关键词自动标引技术,集档案检索、编目于一体的多功能软件。档案信息管理系统有以下几个功能:①用户名类档案、资料数据库的自行设计及建立。②题名各类关键词自动标引。③数据库维护。包括输入、修改、删除、恢复、记录工作状态显示等。④索引的追加、修改、删除、恢复、设置显示及索引文件检查等。⑤提供自动标引的一字词、二字词部件词典库管理。⑥信息检索。提供各种条件组合的综合检索及分层输出及打印。
学校档案信息管理系统的特点是,用户可根据本单位档案管理的需要设计,建立任意结构、任意个数的档案库及资料库。系统提供变长字段的层次型数据库结构,可适应各类档案信息的存贮需要。系统提供题名关键词及责任者的同义词自动扩检功能,较好地解决了关键词的规范化,从而实现主题词自动检索的要求:提高了信息检索的完整率,使档案工作量和服务水平有很大的提高。
总之,学校档案信息交换系统的软件开发,必须首先了解学校档案及其工作的性质与作用,明确学校档案工作必须同教育事业发展紧密结合,协调发展;必须坚持历史唯物主义原理,按照学校档案的形成规律,保持其历史的有机联系。只有这样,才能维护教育事业发展历史的真实面貌,更好地为学校各项工作和社会服务。
参考文献
1 王莉.谈高校档案管理现代化建设
2 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探
3 代利利.加强学校档案管理[J].阜阳师范学院学报