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摘要：隨着信息技术的发展，无纸化办公深入到企业的日常工作中，电力工程设计单位对电子载体信息和档案的收集、使用和管理需求也大幅提升。为适应业务和管理需要，开展数字化档案馆业务流程建设工作，重新规划业务流程，建立新的管理方式构架，规划数字化档案馆，将原有以纸张为载体的档案进行数字化处理并通过计算机软件系统进行管理和利用，使所有馆藏信息资料实现数字化。
关键词：电力工程设计；数字档案；管理模式
1、建设目标
在“自主创新、结合实际”的原则上逐步规划和建立一个“存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化”的数字档案管理系统，以满足档案使用者和档案管理者的需求。建设以统一数据库为依托，覆盖单位传统档案相关业务范畴并适时创新，集网上数据采集、存储、编目、管理、分级借阅于一体的综合性数字档案馆，最大限度地提高数据产品质量、提高管理人员工作效率和管理水平，确保数字资源安全可控，为使用人员提供便捷、高效的网络数字服务，在统一数据库的基础上实现实物档案和电子档案的收集、整理、入馆、借阅的全过程管理。
2、系统架构
网络层由硬件及操作系统组成，硬件包括后台海量文件存储设备、备份设备及相应的物理设备访问、管理、授权规则，硬件之上是各台计算机的操作系统，这些共同组成了数字档案馆基础的底层平台。数据库层是数字档案信息资源，所有的数据资源都存储在数据库中。应用层包括支持数字档案运行时所依赖的人员、组织机构等，它是数字档案馆发挥效用的最重要组成部分，数字档案馆的其它业务流程都建立在此层之上，对数字档案馆的运行起着约束作用。管理层是数字档案馆的核心，所有对数字资源的操作，如资源收集、标准化、分类分级和数字档案用户权限设置、流程设置、安全管理等都在此层实现。用户层是为用户根据自身权限通过数字档案馆应用模块对相应的数字档案进行检索、借阅、下载的平台。
3、建设内容
数字档案馆不仅是一个单一的档案管理软件，还是在数字资源进入数字档案馆前后的全生命周期中有可以依据的固化流程，不仅包括工程设计、文书档案、财会档案、声像档案、荣誉档案、测绘资料等，还包括三维设计、科技资料、企业标准体系、工程总包、核电档案等延伸领域6大模块、14个二级模块的数字化，在满足广大用户使用的同时极大程度地规范了整个档案工作的业务流程，在统一数据库的基础上实现实物档案和电子档案的收集、整理、入馆、借阅的全过程管理。
数字档案馆具有“数据收集、数据处理、数据保存、数据利用”于一体的高端知识应用系统，除了馆藏实物档案数字化工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，是一种信息环境和基础设施的构建。为保证档案的安全性系统具有数据存储、备份、恢复、用户权限管理、服务器安全管理等功能，保证了电子信息的真实性、可靠性、完整性，提供给使用者最方便、快捷的信息资源。对于外部资源，采用镜像方式进行集成，按各用户的权限对访问内容进行过滤，提高访问效率。
4、数据收集
4.1工程档案
在电力工程设计中，部分项目使用Project Wise软件进行管理，部分项目实施经理负责制，无论使用哪种方式管理，对成果文件的整理、归档都十分麻烦在。PW上的电子文件无法提取出真正的图纸文件，为以后查看会带来很大的问题；实施经理负责制的工程文件归档混乱，档案人员的后期整理工作量大，导致其它设计人员查询时间严重滞后。因此重新规划工程档案在图纸产生、图纸处理、图纸利用等全过程周期的业务流程，制定新的符合实际工作需要的管理规定及管理软件。
具体流程是档案管理人员对工程档案实物归档，生产人员从网上通过归档模块进行归档；档案部门催缴归档；生产人员通过PW软件归档等四方面进行工程归档。档案管理人员在收到工程档案的同时对实物档案进行校审，在工程档案模块中进行编目；对于从PW软件归入的工程档案则查验系统自动形成的编目信息是否正确，若信息无误后形成流水号与馆藏地址后上架。使用人员通过程档案模块依据密级及流程查询、下载电子档案，借阅实物档案。
开发PW系统与数字档案馆间的接口，使目前仍在使用PW进行管理的工程将电子图纸文件接形成档案；使用PW进行管理的新工程，采用“工程文件出版归档”模块，使新的图纸在网上进行归档和出版，该模块也可以扩展到以后工程项目管理软件的未端接口，多种收集方式并存的处理模式，可以使工程档案图纸收集工作更系统，更高效，逐步实现向规范化图纸收集方式转变。
4.2财会档案
针对财会档案在分类和档案编号不合理、无法通过分类和档案编号识别该档案类别、年月、财务流水号、无网上收集、查询及借阅流程的现状，改进财会档案从收集、整理、上架、借阅的全过程业务流程，制定财会档案分类规则、编码规则，将档案编码与财务编码尽量统一，流水号沿用财务流水，做好部门间接口工作。
具体流程是财务人员填写移交目录的信息后从系统中直接提交到档案室，档案管理人员对提交的信息进行校核，不正确的数据通知财务人员；正确的数据进行编码，归入财会档案，自动形成移交目录。使用人员可通过财会档案模块，依据各记录的密级和下载人的角色通过网上审批，对电子财会档案进行查询和实物档案的借阅。
5、数据处理
工程档案的数据量十分庞大，针对工程档案百万级的数据量及历年留下的多种工程档案资源，开发多种程序使数据进入数字档案馆，并对新数据加入多种属性信息；开发了多个挂接程序，将从“工程文件出版归档”收集来的电子数据成批量地自动挂接到对应的工程下。卷册则以大流水号方式进行排架，由系统自动生成流水号，这样很利于从电子信息到实物信息的对应方便查找。数字档案馆管理人员对收集来的各类型档案进行整理、分类、加工、编目、挂接、鉴定、检索和统计操作，使各种电子信息有序化，并实施有效控制，方便查询利用。
6、数据保存
为保证数字档案数据存储、备份的可靠性与稳定性，采用IP SAN集中存储方式对数据进行存储，核心存储设备通过IP SAN交换机与数字档案馆运行服务器建立连接。实现高稳定性、高可靠性的数据集中和存储资源统一管理。通过两台存储设备的连续快照保护特性，记录下数据的历史时间点状态，一旦数据发生误操作、病毒侵袭等软故障，可在几秒钟到几分钟的极短时间内快速回溯并恢复某一历史时刻良好的状态，提供了连续数据保护。
灾备中心部署存储设备，利用远程复制功能实现基于IP网络的数据复制。如果数字档案馆的直接存储设备硬件上发生故障，灾备中心的存储设备可直接升级成为在线存储设备，支持数字档案系统的正常运行。待直接存储设备恢复正常后，可通过反向数据复制，把灾备中心的数据恢复到直接存储设备中。发生故障后的切换过程可在几分钟内完成。
7、数据利用
数字档案馆建立了四级校审制度下载查看数字资源系统，使用人员通过身份验证后才能查看数字资源的基本条目信息，但无法下载实体文件。下载实体文件必须按需求人员的身份通过网上流程经部门领导、院领导审批方可执行下载，下载文件一个月后，系统自动收回下载权限。对于纸介质图纸，经过审批程序后，只能在阅览室查看，不允许带出阅览室。每次的下载和借阅记录产生后都会自动生成历史记录日志以备日后查看。
参考文献：
[1]翟丽华：《加强档案信息化管理的探讨》[J]科技创新与应用，2012（05）
[2]熊亚丽：《试谈数字档案信息资源的管理》[J]办公室业务，2012（01）
[3]冯惠普：《论数字档案的安全性及其对策》[J]兰台内外，2012（01）
关键词：电力工程设计；数字档案；管理模式
1、建设目标
在“自主创新、结合实际”的原则上逐步规划和建立一个“存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化”的数字档案管理系统，以满足档案使用者和档案管理者的需求。建设以统一数据库为依托，覆盖单位传统档案相关业务范畴并适时创新，集网上数据采集、存储、编目、管理、分级借阅于一体的综合性数字档案馆，最大限度地提高数据产品质量、提高管理人员工作效率和管理水平，确保数字资源安全可控，为使用人员提供便捷、高效的网络数字服务，在统一数据库的基础上实现实物档案和电子档案的收集、整理、入馆、借阅的全过程管理。
2、系统架构
网络层由硬件及操作系统组成，硬件包括后台海量文件存储设备、备份设备及相应的物理设备访问、管理、授权规则，硬件之上是各台计算机的操作系统，这些共同组成了数字档案馆基础的底层平台。数据库层是数字档案信息资源，所有的数据资源都存储在数据库中。应用层包括支持数字档案运行时所依赖的人员、组织机构等，它是数字档案馆发挥效用的最重要组成部分，数字档案馆的其它业务流程都建立在此层之上，对数字档案馆的运行起着约束作用。管理层是数字档案馆的核心，所有对数字资源的操作，如资源收集、标准化、分类分级和数字档案用户权限设置、流程设置、安全管理等都在此层实现。用户层是为用户根据自身权限通过数字档案馆应用模块对相应的数字档案进行检索、借阅、下载的平台。
3、建设内容
数字档案馆不仅是一个单一的档案管理软件，还是在数字资源进入数字档案馆前后的全生命周期中有可以依据的固化流程，不仅包括工程设计、文书档案、财会档案、声像档案、荣誉档案、测绘资料等，还包括三维设计、科技资料、企业标准体系、工程总包、核电档案等延伸领域6大模块、14个二级模块的数字化，在满足广大用户使用的同时极大程度地规范了整个档案工作的业务流程，在统一数据库的基础上实现实物档案和电子档案的收集、整理、入馆、借阅的全过程管理。
数字档案馆具有“数据收集、数据处理、数据保存、数据利用”于一体的高端知识应用系统，除了馆藏实物档案数字化工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，是一种信息环境和基础设施的构建。为保证档案的安全性系统具有数据存储、备份、恢复、用户权限管理、服务器安全管理等功能，保证了电子信息的真实性、可靠性、完整性，提供给使用者最方便、快捷的信息资源。对于外部资源，采用镜像方式进行集成，按各用户的权限对访问内容进行过滤，提高访问效率。
4、数据收集
4.1工程档案
在电力工程设计中，部分项目使用Project Wise软件进行管理，部分项目实施经理负责制，无论使用哪种方式管理，对成果文件的整理、归档都十分麻烦在。PW上的电子文件无法提取出真正的图纸文件，为以后查看会带来很大的问题；实施经理负责制的工程文件归档混乱，档案人员的后期整理工作量大，导致其它设计人员查询时间严重滞后。因此重新规划工程档案在图纸产生、图纸处理、图纸利用等全过程周期的业务流程，制定新的符合实际工作需要的管理规定及管理软件。
具体流程是档案管理人员对工程档案实物归档，生产人员从网上通过归档模块进行归档；档案部门催缴归档；生产人员通过PW软件归档等四方面进行工程归档。档案管理人员在收到工程档案的同时对实物档案进行校审，在工程档案模块中进行编目；对于从PW软件归入的工程档案则查验系统自动形成的编目信息是否正确，若信息无误后形成流水号与馆藏地址后上架。使用人员通过程档案模块依据密级及流程查询、下载电子档案，借阅实物档案。
开发PW系统与数字档案馆间的接口，使目前仍在使用PW进行管理的工程将电子图纸文件接形成档案；使用PW进行管理的新工程，采用“工程文件出版归档”模块，使新的图纸在网上进行归档和出版，该模块也可以扩展到以后工程项目管理软件的未端接口，多种收集方式并存的处理模式，可以使工程档案图纸收集工作更系统，更高效，逐步实现向规范化图纸收集方式转变。
4.2财会档案
针对财会档案在分类和档案编号不合理、无法通过分类和档案编号识别该档案类别、年月、财务流水号、无网上收集、查询及借阅流程的现状，改进财会档案从收集、整理、上架、借阅的全过程业务流程，制定财会档案分类规则、编码规则，将档案编码与财务编码尽量统一，流水号沿用财务流水，做好部门间接口工作。
具体流程是财务人员填写移交目录的信息后从系统中直接提交到档案室，档案管理人员对提交的信息进行校核，不正确的数据通知财务人员；正确的数据进行编码，归入财会档案，自动形成移交目录。使用人员可通过财会档案模块，依据各记录的密级和下载人的角色通过网上审批，对电子财会档案进行查询和实物档案的借阅。
5、数据处理
工程档案的数据量十分庞大，针对工程档案百万级的数据量及历年留下的多种工程档案资源，开发多种程序使数据进入数字档案馆，并对新数据加入多种属性信息；开发了多个挂接程序，将从“工程文件出版归档”收集来的电子数据成批量地自动挂接到对应的工程下。卷册则以大流水号方式进行排架，由系统自动生成流水号，这样很利于从电子信息到实物信息的对应方便查找。数字档案馆管理人员对收集来的各类型档案进行整理、分类、加工、编目、挂接、鉴定、检索和统计操作，使各种电子信息有序化，并实施有效控制，方便查询利用。
6、数据保存
为保证数字档案数据存储、备份的可靠性与稳定性，采用IP SAN集中存储方式对数据进行存储，核心存储设备通过IP SAN交换机与数字档案馆运行服务器建立连接。实现高稳定性、高可靠性的数据集中和存储资源统一管理。通过两台存储设备的连续快照保护特性，记录下数据的历史时间点状态，一旦数据发生误操作、病毒侵袭等软故障，可在几秒钟到几分钟的极短时间内快速回溯并恢复某一历史时刻良好的状态，提供了连续数据保护。
灾备中心部署存储设备，利用远程复制功能实现基于IP网络的数据复制。如果数字档案馆的直接存储设备硬件上发生故障，灾备中心的存储设备可直接升级成为在线存储设备，支持数字档案系统的正常运行。待直接存储设备恢复正常后，可通过反向数据复制，把灾备中心的数据恢复到直接存储设备中。发生故障后的切换过程可在几分钟内完成。
7、数据利用
数字档案馆建立了四级校审制度下载查看数字资源系统，使用人员通过身份验证后才能查看数字资源的基本条目信息，但无法下载实体文件。下载实体文件必须按需求人员的身份通过网上流程经部门领导、院领导审批方可执行下载，下载文件一个月后，系统自动收回下载权限。对于纸介质图纸，经过审批程序后，只能在阅览室查看，不允许带出阅览室。每次的下载和借阅记录产生后都会自动生成历史记录日志以备日后查看。
参考文献：
[1]翟丽华：《加强档案信息化管理的探讨》[J]科技创新与应用，2012（05）
[2]熊亚丽：《试谈数字档案信息资源的管理》[J]办公室业务，2012（01）
[3]冯惠普：《论数字档案的安全性及其对策》[J]兰台内外，2012（01）