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【摘 要】 随着经济生活的提高，固定资产项目投资的力度逐渐加大，为此对项目投资建设档案收集及管理工作尤为重要，文章就中国电子科技集团公司第54所的具体情况，对固定资产投资建设项目档案收集管理工作作一简析。
【关键词】 固定资产；投资建设；档案收集；档案管理
0引言
近年来，随着我国国民经济的高速发展，各单位都加大了对固定资产投资项目的投资力度，扩建、改建了许多科研、生产基地，同时也增添了许多的设备，由此产生了大量的固定资产投资项目档案。档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下的有形东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机联系的整体。建设单位要加强固定资产投资项目档案管理，必须注重基础资料的原始数据的收集与积累。
一、建立和完善投资项目档案组织工作的保障机制
（一）完善制度。
依据上级部门颁发的有关规定，结合本单位项目管理实际情况，建立本单位固定资产投资项目档案管理办法，完善本单位的项目档案管理体系，将档案工作纳入固定资产投资项目管理程序，与项目建设同步管理。根据每个项目的不同特点制定其文件材料的归档范围和归档计划，使固定资产投资项目档案工作做到有章可循，从而保证项目建设过程中产生的文件材料完整、系统、规范。
（二）组织落实。
固定资产投资项目档案管理是一个系统工程。档案形成领域较宽，涉及多个部门和专业，项目从申请立项到组织实施过程中形成的档案资料来源于组织立项部门、基本建设、设备仪器管理部门和有关处室。档案的收集、整理和归档工作全部依靠档案管理部门的力量是不够的，单位应成立由一名企事业单位主管档案工作的领导为组长，职能管理部门、有关处室和档案部门参加的固定资产投资项目档案管理领导小组。其主要职责：一是统一部署固定资产投资项目档案工作；二是组织协调固定资产投资项目档案的收集、归档工作；三是组织固定资产投资项目档案的自检和验收申请，使固定资产项目档案工作有组织的保证。
（三）人员落实。
抓好固定资产投资项目档案工作，涉及的部门都要指定一名专（兼）职档案员负责项目建设过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，从而形成了由固定资产投资项目档案管理领导小组和专（兼）职档案人员组成的固定资产投资项目档案管理网络，对固定资产投资项目档案实施跟踪管理，保证固定资产投资项目档案完整、准确、系统的归档。
二、采取有效措施确保固定资产投资项目档案的归档率、完整率、合格率
（一）借助网络平台，进行项目前期控制。
在企业内部档案管理网内建立固定资产投资项目管理系统，由项目职能管理部门根据批复内容将基建项目和设备仪器明细信息创建到系统中，这样档案部门就能够及时了解固定资产投资项目的具体内容，实施跟踪管理，做到项目档案管理与项目建设同步进行，同时制定固定资产投资项目档案归档计划，明确各参与部门项目档案的归档任务，使项目档案工作纳入单位计划管理之中。
（二）档案人员参加设备仪器开箱验收、参加基建工程竣工验收会。
设备仪器开箱验收是“四参加”的一项重要工作，档案人员通过参加设备仪器的开箱验收，对随机文件材料进行清点、登记、明确趋向甚至是直接收回归档，可以有效保证归档的设备仪器文件材料的完整性；档案人员参加基建工程竣工验收，直接参与工程竣工验收全过程的各项基建档案资料收集、整理工作，确保基建档案规范、完整与安全。更重要的是档案人员的现场参加，增强了基建、设备等有关部门人员的档案意识。
（三）做好文件信息参见，为档案的完整奠定基础。
设备仪器由于前期采购和后期的开箱验收是由两个不同的部门完成，各个部门分别把自己收集到的文件信息录入到固定资产投资项目系统中相对应的批复明细下，并按前期采购文件、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列起来，共同完成单台（套）文件信息的组织工作。对于同一批复项目中子项内容在实施过程中形成的单份文件，如：同一合同鉴定购置多台（套）设备，为使单台（套）项目档案完整配套，可以把这份文件放在子项首台（套）设备中，在其它台（套）设备卷内目录中建立“参见号”，做好此份文件的数据信息参见工作。这就为设备仪器档案以单台套为单位进行整理组卷奠定了基础。
（四）对项目档案资料归档时的质量控制是确保项目档案具有完整性、真实性、可靠性和可利用性的前提。归档的文件材料须真实记录和准确反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全過程情况，归档文件的制成材料应有益于长久保存，且图物相符，技术数据准确可靠，字迹线条清楚，符号、代号、计量单位符合标准化要求。声像资料应图像清晰、声音纯正，并附简单文字说明。
（五）对基建工程档案要检查隐蔽部位的档案资料以及竣工图的齐全完整和准确系统，检查涉及各单位意见是否签署完整。严把竣工图质量关，检查更改通知单和竣工图是否相对应，当其更改面积超过35%，应重新绘制竣工图，按要求加盖竣工图章并签署完整。
（六）档案验收前，进行项目档案自检。
项目建设档案移交完成后，固定资产投资项目系统中会自动导出该项目的卷内总目录，项目档案管理领导小组对照相应的归档计划和归档范围对每个子项目逐一进行审查，一旦发现项目归档资料收集不完整，都要列出清单，让档案形成部门限期整改。
总之，项目档案管理是综合的管理过程，在管理过程中运用科学合理的管理方式，严把过程控制，将是做好项目档案全过程管理工作的重点。只有对项目档案进行全方位管理，才能使整个项目档案达到完整、准确、系统，充分发挥项目档案的利用价值作用，更好地为企业服务。
参考文献： 1、 吴萍. 分析行政事业单位固定资产管理存在的问题与整改意见[J]财经界(学术版), 2009,(02) 2、 张丽军. 档案管理系统的设计与实现[D]. 天津大学, 2007,(05) . 3、 施书稳, 石海英. 浅议固定资产档案管理[J]. 黑龙江科技信息, 2010, (14) 4、 张小营. 加强固定资产管理 提高资产使用效率[J]. 今日科苑, 2005, (10) . 作者简介：梁钰（1974-）女，汉族，河北衡水人，助理工程师，本科，主要研究方向：档案管理
详细地址：河北省石家庄市中山西路589号，邮编：050081
【关键词】 固定资产；投资建设；档案收集；档案管理
0引言
近年来，随着我国国民经济的高速发展，各单位都加大了对固定资产投资项目的投资力度，扩建、改建了许多科研、生产基地，同时也增添了许多的设备，由此产生了大量的固定资产投资项目档案。档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下的有形东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机联系的整体。建设单位要加强固定资产投资项目档案管理，必须注重基础资料的原始数据的收集与积累。
一、建立和完善投资项目档案组织工作的保障机制
（一）完善制度。
依据上级部门颁发的有关规定，结合本单位项目管理实际情况，建立本单位固定资产投资项目档案管理办法，完善本单位的项目档案管理体系，将档案工作纳入固定资产投资项目管理程序，与项目建设同步管理。根据每个项目的不同特点制定其文件材料的归档范围和归档计划，使固定资产投资项目档案工作做到有章可循，从而保证项目建设过程中产生的文件材料完整、系统、规范。
（二）组织落实。
固定资产投资项目档案管理是一个系统工程。档案形成领域较宽，涉及多个部门和专业，项目从申请立项到组织实施过程中形成的档案资料来源于组织立项部门、基本建设、设备仪器管理部门和有关处室。档案的收集、整理和归档工作全部依靠档案管理部门的力量是不够的，单位应成立由一名企事业单位主管档案工作的领导为组长，职能管理部门、有关处室和档案部门参加的固定资产投资项目档案管理领导小组。其主要职责：一是统一部署固定资产投资项目档案工作；二是组织协调固定资产投资项目档案的收集、归档工作；三是组织固定资产投资项目档案的自检和验收申请，使固定资产项目档案工作有组织的保证。
（三）人员落实。
抓好固定资产投资项目档案工作，涉及的部门都要指定一名专（兼）职档案员负责项目建设过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，从而形成了由固定资产投资项目档案管理领导小组和专（兼）职档案人员组成的固定资产投资项目档案管理网络，对固定资产投资项目档案实施跟踪管理，保证固定资产投资项目档案完整、准确、系统的归档。
二、采取有效措施确保固定资产投资项目档案的归档率、完整率、合格率
（一）借助网络平台，进行项目前期控制。
在企业内部档案管理网内建立固定资产投资项目管理系统，由项目职能管理部门根据批复内容将基建项目和设备仪器明细信息创建到系统中，这样档案部门就能够及时了解固定资产投资项目的具体内容，实施跟踪管理，做到项目档案管理与项目建设同步进行，同时制定固定资产投资项目档案归档计划，明确各参与部门项目档案的归档任务，使项目档案工作纳入单位计划管理之中。
（二）档案人员参加设备仪器开箱验收、参加基建工程竣工验收会。
设备仪器开箱验收是“四参加”的一项重要工作，档案人员通过参加设备仪器的开箱验收，对随机文件材料进行清点、登记、明确趋向甚至是直接收回归档，可以有效保证归档的设备仪器文件材料的完整性；档案人员参加基建工程竣工验收，直接参与工程竣工验收全过程的各项基建档案资料收集、整理工作，确保基建档案规范、完整与安全。更重要的是档案人员的现场参加，增强了基建、设备等有关部门人员的档案意识。
（三）做好文件信息参见，为档案的完整奠定基础。
设备仪器由于前期采购和后期的开箱验收是由两个不同的部门完成，各个部门分别把自己收集到的文件信息录入到固定资产投资项目系统中相对应的批复明细下，并按前期采购文件、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列起来，共同完成单台（套）文件信息的组织工作。对于同一批复项目中子项内容在实施过程中形成的单份文件，如：同一合同鉴定购置多台（套）设备，为使单台（套）项目档案完整配套，可以把这份文件放在子项首台（套）设备中，在其它台（套）设备卷内目录中建立“参见号”，做好此份文件的数据信息参见工作。这就为设备仪器档案以单台套为单位进行整理组卷奠定了基础。
（四）对项目档案资料归档时的质量控制是确保项目档案具有完整性、真实性、可靠性和可利用性的前提。归档的文件材料须真实记录和准确反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全過程情况，归档文件的制成材料应有益于长久保存，且图物相符，技术数据准确可靠，字迹线条清楚，符号、代号、计量单位符合标准化要求。声像资料应图像清晰、声音纯正，并附简单文字说明。
（五）对基建工程档案要检查隐蔽部位的档案资料以及竣工图的齐全完整和准确系统，检查涉及各单位意见是否签署完整。严把竣工图质量关，检查更改通知单和竣工图是否相对应，当其更改面积超过35%，应重新绘制竣工图，按要求加盖竣工图章并签署完整。
（六）档案验收前，进行项目档案自检。
项目建设档案移交完成后，固定资产投资项目系统中会自动导出该项目的卷内总目录，项目档案管理领导小组对照相应的归档计划和归档范围对每个子项目逐一进行审查，一旦发现项目归档资料收集不完整，都要列出清单，让档案形成部门限期整改。
总之，项目档案管理是综合的管理过程，在管理过程中运用科学合理的管理方式，严把过程控制，将是做好项目档案全过程管理工作的重点。只有对项目档案进行全方位管理，才能使整个项目档案达到完整、准确、系统，充分发挥项目档案的利用价值作用，更好地为企业服务。
参考文献： 1、 吴萍. 分析行政事业单位固定资产管理存在的问题与整改意见[J]财经界(学术版), 2009,(02) 2、 张丽军. 档案管理系统的设计与实现[D]. 天津大学, 2007,(05) . 3、 施书稳, 石海英. 浅议固定资产档案管理[J]. 黑龙江科技信息, 2010, (14) 4、 张小营. 加强固定资产管理 提高资产使用效率[J]. 今日科苑, 2005, (10) . 作者简介：梁钰（1974-）女，汉族，河北衡水人，助理工程师，本科，主要研究方向：档案管理
详细地址：河北省石家庄市中山西路589号，邮编：050081