互联网时代档案管理工作中存在的问题与对策

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  【摘要】    现阶段正处在互联网发展时代,为能有效提升档案管理的质量,管理人员改变思维观念是基础,传统档案管理工作中,人员机械化的管理,没有和时代发展的特色相结合,按部就班的操作,使得档案管理的整体质量效果比较低下。面对新的时代发展形势,档案管理工作的开展中面对的挑战大,管理人员只有创新工作理念,才能有助于提升档案管理的质量,在具体的管理活动开展中融入创新的管理理念是基础,基于此,本文主要从理论层面就互联网时代档案管理工作落实的策略详细探究,从工作当中所遇到的挑战问题以及发展的机遇,以及在管理当中具体的问题进行阐述,提出适当的解决措施,希望能通过档案管理的理论研究,为实际管理工作的顺利开展起到积极促进作用。
  【关键词】    互联网时代    档案管理    管理问题
  现阶段的社会发展背景下,为能有效提高大干管理的工作质量水平,档案管理人员就要能和时代发展的要求相适应,社会经济的不断发展,各企业单位对档案管理的工作重视度也愈来愈高,只有和互联网时代的发展要求相适应,积极创新档案管理的模式,有效提高档案管理的质量。互联网技术的应用已经渗透到各个行业领域,通过发挥互联网技术的优势作用,和档案管理工作相结合,改变传统手工操作的形式,发挥互联网档案管理工作的优势作用,这对提升档案管理工作质量以及管理的效率能提供技术层面的支持,有助于各项档案管理活动的顺利开展。
  一、互联网时代档案管理的挑战和机遇
  1.1挑戰
  互联网时代背景下,为能有效提高档案管理的质量,注重和时代发展的要求紧密结合起来,要能敢于迎接挑战,发挥互联网技术的优势作用。
  1.1.1档案管理方法层面挑战
  为能有效提升档案管理的质量水平,档案管理人员要注重转变档案管理的方法,互联网的应用下,有效提升了劳动生产率,也改变了传统档案管理的观念[1]。互联网时代背景下信息传播比较快捷以及方便,开发利用更广阔,档案信息利用者以及提供者的地理距离消失,管理中要注重网络技术的应用。但是对管理人员而言,运用新技术进行管理档案信息内容,面临的挑战也是比较大的,如果没有熟练的操作相应网络技术,这对档案管理工作的顺利开展就会产生很大程度的影响。
  1.1.2档案管理观念层面挑战
  注重在档案管理工作的实施中,融入创新的技术方式。互联网技术应用下,对档案管理观念也产生了影响,档案管理不再单一的手工收集整理文档,注重发挥档案资源的价值,提高档案管理服务的质量。新的档案管理的环境下,档案管理人员如果缺乏树立新的管理挂念,这就必然会影响最终的档案管理工作的质量效果[2]。
  1.1.3档案管理职位层面挑战
  互联网时代下的档案管理工作的开展,对档案管理的职位提出了更高的要求,这对档案管理人员来说也是一个比较大的挑战,只有熟练的操作档案管理的技术,以及运用专业化的管理方式,才能真正有助于提高档案管理的质量。档案管理人员必须要创新管理的方式和理念,适应新时期的档案管理工作要求,才能有助于提升档案管理的质量水平[3]。
  1.2机遇
  互联网时代背景下,档案管理也迎来了发展的机遇,主要是技术上的进步,改变了传统档案管理的方式和理念,这对档案管理工作的开展就会产生很大程度的影响。从以下机遇层面进行阐述:
  1.2.1拓展档案服务空间的机遇
  互联网时代的档案管理工作在管理的理念以及管理的技术方面发生了变化,为能有效拓展档案服务的空间,在各方面的创新上要加强重视。档案信息存储到计算机网络中,能节省空间管理成本,档案管理人员在互联网技术应用下,查阅档案信息也比较方便,这就提高档案管理服务质量有着积极意义。
  1.2.2有效丰富档案管理的手段
  档案管理工作的开展中在互联网技术的支持下,改变了传统档案管理形式,管理人员在新技术的应用下开展档案管理活动,能将档案信息数字化,如此能够方便档案信息的录入以及储存,拓展了档案管理的途径和渠道[4]。互联网技术的科学应用下,通过相应档案管理软件的应用能降低工作人员的工作强度,为档案管理人员提供方便的档案管理方式,这对实现高效化以及高质量的档案管理目标能发挥积极作用。网络信息化技术的应用是对传统档案管理方式的创新体现,在具体管理中相关管理人员通过融入创新工作理念,发挥档案管理的新技术作用,能提高档案管理质量。
  二、互联网时代档案管理的问题和发展措施
  2.1互联网时代档案管理的问题
  互联网时代下的档案管理工作开展中,存在的问题比较多,主要是受到传统档案管理工作的观念影响,管理中缺乏创新的观念意识,在这一基础管理方面没有得以强化,这就必然会影响最终的档案管理结果。从以下档案管理问题进行阐述:
  2.1.1档案管理观念缺乏创新
  互联网时代背景下,档案管理工作的开展中如果管理人员没有创新档案管理的观念,这就必然会影响档案管理工作质量。互联网时代如果档案管理人员依然是采用传统的僵化管理观念,这就必然会对档案管理工作的顺利开展带来阻力,没有创新档案管理的理念,采用的档案管理形式比较单一,和现阶段的档案管理要求不相符,这对企业的管理发展的质量也会产生不利影响[5]。
  2.1.2没有加强网络安全保障
  互联网时代下档案管理工作不仅要保障管理的质量,也要注重从网络的安全方面加强重视,计算机网络技术已经在当前的企业单位得到了广泛应用,档案管理中对计算机网络技术的应用也越来越成熟,但是在网络的安全保护方面还存在着一些不足之处,没有结合档案管理工作的要求,缺乏做好网络安全的管理,这就必然会影响档案管理工作的顺利推进,不利于实际网络安全管理活动的顺利开展。   2.1.3档案管理没有统一标准
  档案管理工作中提高档案管理质量,这就需要建立完善统一的标准,才能真正有助于促进档案管理工作的有效推进。为能有效提升档案管理工作的开展质量,这就需要在档案管理的标准建设方面实现统一化,而从现阶段的档案管理标准的建设情况能发现,没有达到标准化的要求,影响了档案管理活动的高效化开展。
  2.2互联网时代档案管理发展措施
  要能和实际档案管理工作的发展需要相适应,创新发展的措施:
  2.2.1创新档案管理的理念
  互联网时代下档案管理工作的顺利开展,首先要从转变工作的理念方面加强重视,获得经济效益是企业发展的主要目标,领导层要在企业管理工作的开展当中,要充分重视档案管理工作的重要性,要能树立创新的档案管理理念[6]。档案管理要能和互联网时代发展的要求相适应,从传统的单一化的管理思维中跳脱出来,提升档案管理的效率,最大程度减少人力投入,运用互联网技术提高档案管理的质量。
  2.2.2保障档案管理的安全水平
  互联网时代下,首先就要从档案管理安全宣传方面加强重视,领导层要做好档案管理安全宣传的相应工作,能够让把员工深刻的加强档案管理的安全重要性,法律宣传工作方面加大力度,强化员工法律意识。采用互联网技术进行管理档案信息,构建完善的档案管理保密制度是比较重要的,做好员工的培训工作,强化档案安全的重要意识,档案信息泄露对企业的发展会产生直接性影响,对企业额利益也会造成很大的影响[7]。所以为能保障档案管理的安全,这就需要从安全管理举措的落实方面多样化实施,如在保障档案信息化系统的安全方面,就要注重防火墙技术以及杀毒软件的应用,数据加密技术等安全技术的应用,保障档案信息化系统的应用安全。还要结合档案安全管理的需要,制定相适应的档案管理制。
  2.2.3结合需求建立档案信息数据库
  在对互联网技术的应用方面加强重视。档案基本形式是数字为主的,为能有效提高数据信息的质量安全,这就需要有相应的数据库作为支持,保障数据的安全完整。构建高质量以及适应性强的数据库,构建档案数据库要能和网络传输标准相适应,能和人们档案信息的阅读习惯相适应,计算机对数据信息高效的读取,所以构建数据库的过程中,就要注重把档案未来发展状况能充分考虑,选择相应软件的时候能从前瞻性的角度考量,提高档案管理的自动化程度。数据库的构建为档案信息的储存管理提供了方便,以及也能够方便档案的信息查询以及应用,提高了档案信息利用价值。
  2.2.4创新档案管理的模式
  为能保障档案管理的整体质量,这就需要在档案管理模式的创新方面加强重视,向着网络管理的方向转变。互联网时代背景下,现代化管理技术设备的引进,计算机以及多媒体等技术的发展,这对档案管理工作的创新提供了良好条件,为能有效提升网络技术的应用价值,能和档案信息化管理发展需要相适应,注重微缩型以及聲像型等保存的方式提高档案信息保管的能力。也要注重档案加工,注重开发利用和新型档案载体适应的网络管理技术,能最大程度上提高档案服务的能力以及水平。
  三、结束语
  综上言之,保障档案管理质量需要创新管理的技术形式,相关档案管理人员自身要能和新时期的档案管理要求紧密结合起来,利用互联网技术的方式开展档案管理工作,提高档案管理质量水平。为能提高档案管理质量,管理人员要注重和互联网时代发展的特点相结合,发挥现代化技术的优势,让档案管理工作能有效落实,才能为提升实际档案管理工作开展质量打下基础。
  参  考  文  献
  [1]徐梅,周梅青.基于“互联网+”的医院档案管理问题及对策分析[J].办公室业务, 2021(02):145-146.
  [2]王英秀.互联网时代档案管理存在的问题及对策[J].科技创新导报, 2019,16(24):146-147.
  [3]李星桥.互联网时代档案管理存在的问题及对策[J].智库时代,2019(26):255-256.
  [4]孙蕾.档案管理常见问题探析[J].办公室业务,2019(04):99.
  [5]李文.“互联网+”时代档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务, 2019(24):112.
  [6]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业,2018(18):96-97.
  [7]沈东辉,李燕.互联网+时代下档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案,2019(09):48-49.
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