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著名管理大师杰克?韦尔奇说,“管得少就是管得好”。但许多管理者习惯于亲力亲为,工作交给下属总是不放心。事必躬亲的结果,不但自己身心疲惫,下属也是满腹牢骚。因为在领导的严密监控下,工作氛围难免紧张,办公场所充满低气压,工作也成了一种煎熬和折磨。在领导者事必躬亲的严密控制之下,下属逐渐失去了主动参与的热情和信心。而适当的授权其实是对下属的信任与期待,有效的授权是一项重要的管理技巧。
关于授权的领导力误区
一件事情,即使自己做是满分,下属做只能得八十分,那也宁可让下属去做,自己来统观全局。领导要懂得授权,不要怕下属做不好,什么事情都大包大揽。不给下属机会磨练就永远做不好。授权之后,领导者既减轻了自己的工作量,有更多的时间来思考和处理更重要的事情,同时还充分调动了下属的工作积极性,培养了下属的工作能力,一举两得,何乐而不为?
那么,对于领导者而言,哪些事务是可以授权的,哪些事务是不能授权的?
笔者通过调查研究发现,80%的工作都是可以授权的,领导者只去做事关组织命运和前途的20%的工作即可。授权时,领导者必须对自己的职位职责有明确的判定,然后按照责任大小把工作分类排队,自己只做最重要的,其他工作都可以授权给下属 。
管理学家陈春花指出,授权需要把握以下几个原则:机构越大,越需要授权;任务越复杂,越需要授权;任务和决策越重要,越不能授权;下属之间互不信任,不能授权;下属的责任心不够,不能授权。
根據前面的逻辑分析,笔者总结出现实工作中普遍存在的领导力误区。
●不敢授权
许多企业在管理中出现了奇怪的现象:领导者往往从早忙到晚,节假日也不休息,而员工的责任心却越来越差,缺乏工作激情,整个企业的工作效率日渐低下。领导者有没有考虑过,当自己忙不过来的时候,是不是做了许多下属该做的事情?这种现象的首要原因,就是内心缺乏工作安全感,生怕别人做不好,不信任他人;其中也不乏有的领导者担心下属变强,有一天自己会被取而代之。领导者应该懂得,忙碌不等于有成就;放弃授权就意味着放弃对人才的培养。
●不定目标
一些领导在授权时,通常只是拍拍下属的肩膀说:“工作交给你了,好好儿干!”既没有明确的标准界定,也没有系统的资源支持。下属一开始豪情万丈,待到任务承接不力后就无所适从,最后甚至心灰意冷,工作结果自然与领导的期望值相差甚远。因此,领导者在授权时必须制定明确无误的任务目标,说明授权范围和限度、任务截止日期和验收标准、期望达成的结果等,目标要尽可能量化并切实可行。
●不给支持
有的领导者在授权之后不给下属任何支持,让其“自由发挥”,导致结果很不理想。在授权时,领导者要弄清楚完成任务需要哪些条件,涉及哪些部门、人员,哪些条件受权者可以自己创造,哪些应由授权者出面协调,向相关部门、人员下达授权通告,指示他们大力配合。同时还要向受权者面授机宜,传授其工作方法、程序、重点及关键环节、工作细节等。
●不负责任
一些领导者常犯这样的错误——授权时以为责任同权力一起转交给下属,当下属无法完成指派的任务时,就将责任推卸给下属。其实,无论授权到何种程度,有一样东西是领导者无法下放的,那就是责任。授权只能意味着责任的加大,不仅对自己,更要对下属的工作绩效承担全部责任。
对有能力者授权要实在
细品我国古典名著《西游记》,我们可以从中品味出不少关于授权的要领。比如,如来佛祖要实现传经大业,这项战略得要有人来具体推动落实,“怎么得一个有法力的”人才来具体执行?观音菩萨主动承担了这一重任。
那么,如来佛是如何对观音进行授权的呢?《西游记》第八回写道:“如来见了,心中大喜道:‘别个是也去不得,须是观音尊者,神通广大,方可去得。’菩萨道:‘弟子此去东土,有甚言语吩咐?’如来道:‘这一去,要踏看路道,不许在霄汉中行,须是要半云半雾,目过山水,谨记程途远近之数,叮咛那取经人。但恐善信难行,我与你五件宝贝。’”
细数起来,如来佛对观音的授权包括三个方面,且每方面都很有针对性:
一是对观音主动承担这一重任的行为给予了表扬:“别个是也去不得,须是观音尊者,神通广大,方可去得。”这是对观音能力的极大肯定,言外之意是,我相信你有这个能力完成任务,你要好好干。
二是仔细交待了具体的工作要求:“不许在霄汉中行”“须是要半云半雾”,按现代理解,就是这趟出差,最好不要坐飞机,机票不给报销,但可以坐大巴或者摩的。目的也很简单,“踏看路道”“谨记程途”,然后把这些信息反馈给“取经人”。
三是给了观音五件宝贝。锦襕袈裟一领,九环锡杖一根,这是指定要给取经人亲用,用来吸引取经人来取经的。另有三个带声控密码的紧箍儿,如来是这样交待的:“此宝唤做紧箍儿。虽是一样三个,但只是用各不同,我有金紧禁的咒语三篇。假若路上撞见神通广大的妖魔,你须是劝他学好,跟那取经人做个徒弟。他若不伏使唤,可将此箍儿与他戴在头上,自然见肉生根。各依所用的咒语念一念,眼胀头痛,脑门皆裂,管教他入我门来。”
如来的指示可以这样理解:一是让神通广大的妖魔来做取经人的徒弟;二是用紧箍儿去套神通广大的妖魔,如果其不听使唤,用金紧禁的咒语约束他;三是取经人的徒弟只有3个编制;四是选谁做取经人的徒弟,要不要用紧箍儿,由观音菩萨自己决定。 如来佛对观音的授权,既给足了物质上的支持,明确了招聘团队的编制,又给了相应的决策权限。可见如来佛对观音的授权非常给力。
对能力弱者授权要提供外援
在《西游记》中,如来授权观音去组织和实施取经项目,观音又进一步授权给唐僧。但因为唐僧的管理经验不足,所以观音授权后并没有彻底放手不管,而是不时提供外援,帮助唐僧快速成长。
在取经前,观音帮助唐僧组建了团队,成功招聘了三名徒弟以及白龙马,但观音并没有一手包办,而是将唐僧不会做的事情安排妥当,关键动作则由唐僧自己完成。比如:把孙悟空从五指山下救出来。其实观音完全可以自己去做,之所以让唐僧去救,就是让孙悟空记着唐僧一个人情,从而心甘情愿和唐僧一起踏上征程。也正是这份师徒之情,使孙悟空几次离职后又屡屡回头,最终成为团队中坚力量。
在取经团队组建后,观音也没有放任自流、不管不问。因为整个团队的合作性,对取经意义的认识、取经困难的估计等都是需要时间来检验的,如果授权之后放任不管,可能人员试用期还没过,团队就解散了。但是,管又不能管得过宽过死。如何在不闻不问和适度过问之间寻找最佳平衡点?观音是这样做的:
一是不插手唐僧的日常事务管理,授予唐僧日常工作决定权。比如,唐僧可自行做出工作安排,悟空探路降妖,八戒挑担打水,沙僧牵马看管行李等。
二是授予唐僧惩罚权,助其树立领导权威。孙悟空入职后,第二次出手就打死了几个山贼,唐僧认为孙悟空的价值观有问题,但孙悟空却不以为然,师徒二人为此闹起了矛盾,孙悟空闹着要撂挑子回花果山,唐僧却奈何他不得。恰在此时,观音及时出现,传给唐僧紧箍咒,以便他在关键时刻能管得住孙悟空。
三是及时出面化解危机。当唐僧师徒在取经路上碰到无法解决的难题时,观音都会及时出手相助。比如,在黑风山出面收服黑熊怪、五庄观救活人参果树、火云山搞定红孩儿等。观音的领导艺术妙就妙在,凡是团队成员能解决的问题,她都不干预。比如孙悟空第二次负气离队回花果山,就是猪八戒用激将法请回来的,内部问题内部消化。
四是定期对团队成员进行导师考核。为了测试取经团队的决心,观音特意会同黎山老母、文殊菩萨、普贤菩萨变成富家婆婆和三个女儿,以招婿来考验他们的向佛之心。
通过以上措施,观音基本确保了取经团队按照预设路线走下去,保障了团队的稳定性。
授权应因人而异
根据员工能力水平高低适当授权,是授权得以成功的关键。企业可以通过绩效评估、素质测评、观察、访谈等方法对员工的能力进行排序,实施梯次授权方式:
●制约授权
对刚进公司缺乏工作经验的新员工,可采用制约授权方式,交给他们最基本的事务性工作,同时对他们的行为进行实时监督检查,促使他们尽快熟悉工作过程和技能。这时,领导者的身份是指导员,只需对下属详加指教即可。
●弹性授权
下属有了一定的工作经验,但技能仍然有所欠缺,这时就可以采取弹性授权制,不定时地交给下属一些具有挑战性的工作,同时给他们相应的工作支持。这时,领导者扮演的是教练员的角色,把下属扶上马,言传身教,让下属尽快成长起来。
●不充分授权
扶上马之后,自然还要送一程。当员工具有相当经验和技能时,领导者可以将非常重要的工作交给他做,如重要项目的谈判、公司最主要客户的拜访、参与公司重要决策的制定等,领导者此时就摆脱了具体指导阶段,成了员工的坚强支持者,这类员工通常是公司的骨干。
●充分授权
在一个企业当中,能被充分授权的,通常是该企业中的核心人才,是重点培養对象。对这类员工,领导者只需把任务交给他,就可以信马由缰,任其自由发挥。领导者要做的就是握住缰绳的一端,别让其偏离正常轨道。
总之,授权就像放风筝,下属能力弱时就要收一收,下属能力强时就要放一放。松下幸之助说得好:当你领导10个人的时候,你要站在前面干;当你领导100个人的时候,你要站在中间协调;当你领导1000个人的时候,你就要站在后面观察。
关于授权的错误认知
授权给下属,能有效帮助他们提升技术水平。因为随着决策权的加大,下属需要掌握更详细的技术知识作为决策的基础。得到授权的人更容易产生责任感,他们会迫不及待地去了解手头工作的要领,并多方尝试找出高效办事的途径。但要看到重要一点,授权给不具备相关能力的人是在组织内制造混乱。因此,准备授权的领导者要善于发现并刻意培训人才。根据前面的逻辑分析,笔者总结出现实工作中普遍存在的领导力误区。
●授之大吉,不闻不问
有的领导者授出权力后就撒手不管了,授权不是弃权,授出权力却不加以控制,后果很严重。要根据各方面的情况,交待、督促员工及时向自己反馈相关信息,保证授权沿着预定轨道前进。当下属潜能得到发挥,业绩突飞猛进时,要适时奖励,对其出色部分予以充分肯定并辅以相应的物质奖励;能力不足时也要提出意见、建议,给予指导。当下属的行为偏离原来轨道,甚至给公司造成了严重损失,或下属能力太低无法完成任务,领导者应立即停止授权,以免造成更大的损失。
●授权要求过于严格
有的领导者对任务的完成要求十分严格,有时甚至是完美的,不允许下属有任何失误,使得下属不敢放开手脚,感觉处处受束缚。结果就是遇到问题止步不前,组织的活力也随之消失。领导者在授权时要明白一个道理:下属在完成任务的过程中出现错误在所难免,错误本是领导者授权后必须承受的一部分,因此,授权后不要对下属做出过于严苛的要求,应当预先提示下属容易犯错的环节,并及时给予帮助。
●授权不反馈
授权后要和下属经常沟通,一起分析工作进展不力的原因。如果是下属的原因导致的,要让他知道错在哪里,如何改进。如此,不仅能让员工理解你的良苦用心,还能以此激励他。
●授权对象不当
如果将本该授予张三的权力授予了李四,或将张三更适合做的工作交给了李四,不仅会贻误展开工作的最好时机,甚至造成不堪设想的损失。
有个国王非常信任和宠爱一只猴子,甚至连自己的宝剑都让猴子拿着。一天,国王带着猴子去赏花,感到有点疲倦,就在花房里睡着了。不一会儿,一只蜜蜂飞了进来,落在国王头上。猴子一看就火了,心想“这个家伙竟敢在我的眼前蜇国王”,于是抽出宝剑照着蜜蜂就砍了下去,结果把国王的脑袋给砍了下来。
对领导者来说,授权并不是一件简单的事。国王的悲剧就在于将自己性命攸关的权力,授给了一个没有保护能力的猴子,这种不科学的授权,最终导致悲剧的发生。这虽然是一个寓言故事,却给了每位领导者警示,告诉我们要把权力授予能够承接这份权力的人,因此授权之前要对下属的能力、个性、意愿等有一个清晰全面的把握。